后疫情时代高校智能财务体系构建探究

□文/赵敬予 张颖萍 丁文婷 高 芳

（哈尔滨工业大学 黑龙江·哈尔滨）

［提要］ 突如其来的新冠肺炎疫情对各行各业都产生不小的影响，高校财务管理也是其中之一。疫情给高校原有的财务管理模式带来不小的冲击，高校财务工作面临巨大挑战。但是，面临挑战的同时也蕴含着机遇，应以此为契机，改进服务方式、提升服务质量，同时提高服务效率与工作效率。本文旨在分析“后疫情时代”高校财务原有管理模式的不足，运用智能化、信息化手段，提出改进措施与建议，为疫情防控常态化形势下构建高校智能财务管理模式提供参考。

随着高等教育事业的蓬勃发展，高校在我国科研领域扮演的角色愈加突显，国家对高校的科研创新也日益关注，并投入大量科研资金，加上高校招生规模的扩大，高校的资金来源更加多元化。因此，高校的财务管理工作不仅在量上明显增加，在报销类别上也具有多元化与复杂化的特点。“报账问题多”“报账矛盾突出”是目前大多高校在财务报销工作中存在的共性问题。疫情的突然到来，使高校原有的管理模式面临新的挑战，原有的空间密集、业务流程需要人与人之间接触多、层级签字手续繁琐等不利于疫情防控需求，因此改进高校的财务管理模式，构建“后疫情时代”科学、高效、智能的高校财务体系十分必要。

一、构建后疫情时代高校智能财务的意义

（一）智能财务是智慧校园建设的重要组成部分。国内大多学者发表观点，认为智慧校园建设是我国高校发展的未来趋势，智慧校园建设为高校分析与评价教学过程、决策管理等方面提供有效支撑，为学校良性发展提供开放舒适的教学和生活环境。高校财务作为高校管理的重要组成部分，做好高校智慧财务体系建设对提高高校整体管理和服务水平以及智慧校园建设具有至关重要的作用。

（二）智能财务是社会经济发展的必然要求。党的十九届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年计划和二〇三五年愿景目标的建议》提出：“加快数字社会、数字政府建设，提升公共服务、社会治理等数字智能化水平。”当前疫情之下，非接触式的自动化、智能化、数字化运行能力，既保障社会经济的平稳有序运行，也促进单位业务合规高效运转。财务作为单位的核心部门，更需要实现数据传递与处理的全面在线、实时互联，完成从价值守护到价值创造的“蝶变”。

（三）提高高校财务管理应对突发事件的管理效能。目前，我国高校财务管理采用的依然是线下和线上相结合的管理模式。2020 年突如其来的疫情，打破了正常的工作秩序，对于线下办理的工作业务更是挑战，高校财务管理工作也受到影响。疫情的严峻性、防控形势的复杂性导致高校一些线下工作不能有序开展，严重地影响了高校财务的工作效率和服务效能。高校财务管理工作应以此次疫情对高校财务工作的影响为契机，利用智能化等信息技术对高校财务管理工作进行智慧财务体系构建，旨在“后疫情时代”下高校财务可以精准发力、优化服务、保障工作，提高高校智慧财务建设精准化管理与服务水平。

二、传统高校财务管理模式应对疫情的不足

（一）高校传统报销模式的弊端

1、高校财务日常报销工作不能有序开展。由于疫情突然肆虐，正常的工作生活受到严重影响，许多日常工作都被按下了暂停键，为了保障高校的工资、奖助学金发放等特殊工作不受影响，又要兼顾到疫情防控的需求，只能采取特事特办的临时处理方式。而对于高校财务的基础工作——财务报销，一方面目前大多高校的财务报销还停留在纸质单据阶段，报销签字流程需要层层审批、面签；另一方面由于疫情的强传染性，通过飞沫和气溶胶等空气载体就能传播，为了有效抗击疫情，减少防控风险，高校的财务工作暂时放缓，如果疫情持续时间加长，将严重影响高校的报销业务有序开展，因此构建后疫情时代高校财务报销新模式是高校财务亟待解决的问题。

2、纸质报销单据存在交叉感染风险。目前，大多高校采用的报销模式还是纸质版票据作为原始票据，即报销人整理好纸质版原始票据，签字审批后再交由财务部门处理。尽管目前大多高校都使用投递机接受投递预约单，但是鉴于新冠肺炎疫情的传播特性，一方面纸质单据存在携带病毒的可能；另一方面层层审批签字不可避免地导致了报销人员与签字审批人员的直接接触，种种报销模式都存在疫情交叉感染的风险，不利于疫情防控。

3、业务存在严重同质化现象，工作效率低。高校财务报销类别中，材料费和差旅费占比较大，目前的报销处理模式是逐单处理，工作重复性强、同质化现象严重，工作效率低下。随着高校拨款数额的逐年增加，报销业务量更是与日俱增，在高校财务工作人员有限的情况下，再加上疫情等突发状况影响，在预算执行考核时间节点或某个项目验收的时间节点时，会计工作人员加班处理报销单就成了常态。因此，构建智能化的高校财务报销模式对于提高高校财务报销人员的工作效率具有重要意义，同时也能解放高校财务报销工作人员，让其有更多的时间去做好延伸服务和监督管理工作。

（二）高校资金结算效率有待提高

1、资金支付及时性得不到有效保障。国库集中支付是目前大多公办高校采用的主要资金支付方式，分为直接支付和授权支付两种。为保证资金使用的安全性，财政主管部门对国库集中支付提出了至少需两人同时操作的需求，并且相应的密钥由专人负责保管。疫情防控期间，很容易因隔离或出行受限导致资金支付不及时等，工作不能顺利开展。一方面高校财务内部控制建设要求高校财务不相容、岗位相分离，资金支付需要至少两人完成；另一方面高校的财务办公环境大多为办公大厅的格局，财务部门自身的工作人员座位相对密集，加上前来办理业务的师生较多，增加了人员密集程度，以上现象表明传统的资金结算方式不利于疫情防控。

2、资金收入结算效率低。目前，高校虽然在收费方式上做了信息化的改进，大多收费采用了网上收缴的方式，但统计工作和入账工作受疫情防控影响会有延迟，资金结算效率大打折扣。

（三）存在内控环节效率低现象。目前，高校出于内部控制角度考虑，对不同经费项目类别、不同经费额度建立了审批制度，对应地需要各级领导对报销的票据进行审核，但很多领导会因为出差等因素不能保证签字的时效性。疫情影响下，面对面签字也加大了疫情感染的风险，不利于疫情防控。因此，构建智能的财务报销模式，利用电子审签的审批模式，一方面降低了疫情防控期间的传播风险；另一方面也提高了高校财务工作的智能化水平和工作效率。

三、构建高校智慧财务体系新模式

（一）重构高校智能财务报销模式。新的报销模式旨在实现全程网络化的“无接触式”线上报销模式，该流程既要符合高校内部控制的相关要求，也要兼顾到疫情防控形势下用户的实际需求，本着智能化与高效化的原则，从预约报销到复核后付款，全过程均实现线上办理，可以随时随地网上办、掌上办。

重构的高校报销模式分为两大类：一类是集中处理业务，如差旅费和材料费等采购业务，该类业务具有同质化特点，可以通过统一平台集中办理；另一类为零散业务，即不具备集中统一办理的其他业务，该类业务的原始票据为电子票据，报销人只需上传电子票据和其他需要的佐证材料即可完成线上报销流程。集中处理业务新财务报销模式、零散业务新财务报销模式如图1 所示。（图1）

图1 智能财务报销新模式图

1、预约与审批环节。集中处理业务由经办人发起申请，项目负责人完成在线审批后，采购的材料、资产或差旅服务流转到获取或服务的供应商采购平台，供应商集中采购平台根据需求统一生成批量结算单，根据高校的内部控制要求的业务流程，再经归口部门领导审批，财务部门审核无误后制单，直接付款给供应商，简化了线下审批环节，大大提高了工作效率，减少了接触风险，提高高校财务管理水平的同时大大降低了疫情防控风险。

零散业务是经办人在财务预约系统上传票据电子版，如报销业务有佐证材料需求，经办人还需上传佐证材料电子版（如版面费录用通知、会议通知等）。预约系统根据业务类别、电子票据金额生成对应的预约单，准备齐全后，预约单推送至项目负责人审批，如该预约类型还有其他审批要求，根据业务类型和审批要求推送至下一审批环节，所有审批完成后，预约单流转到财务报销环节。财务工作人员收到报销预约单后，根据经办人上传的电子材料，在线进行审核，无误后完成入账与付款工作。

2、同质业务办理批量化。对于采购业务、差旅业务等发生量大、工作重复性强、同质化严重的业务通过集中采购平台实行集中统一处理，将财务工作者从烦躁、重复的工作中解放出来，让高校财务工作者有更多的时间与精力投入到高校财务管理层面上来，是高校财务工作发展的必然趋势。这种集中地处理批量业务不仅提高了高校智能化办理业务水平，同时也解决了高校目前编制短缺的问题。

3、电子归档环节。整个报销流程均在线上通过电子票据一步步流转完成，预约报销单、审核制单、会计凭证、复核付款、支付结果等全过程均可以追踪，时时查看业务所处环节，所有票据、佐证材料等附件最终以电子化档案形式存档。

（二）优化资金结算模式

1、使用银校互联系统。银校互联是目前高校比较青睐的一种新型支付手段，其优点是可以减少汇款信息重复录入等工作量，提高工作效率的同时降低了出错率。构建高校智慧财务体系对资金结算模块应优化银校互联系统，在银校互联系统中加入辅助核算模块，这样系统可以自动智能识别具体开户行等汇款信息，加大汇款正确率，提高工作效率。

2、加强内部控制。在新的报销模式下，改变了原有的资金结算方式，虽然新的资金结算可以线上完成，降低疫情防控风险，但内部控制的重点以及报销业务流程也发生了实质性的改变，因此需建立一套与新模式匹配的财务规章制度。首先，应建立新的财务报销规章制度，依据不相容岗位相分离的原则梳理全新的报销流程。设置资金支付与审批权限，做好各项资金监管工作，加大对新型资金结算介质的管理，及时有效地落实好对账工作。其次，银校互联系统虽然提高了资金支付的工作效率，但在与银行对账时间上提出了新的要求，应及时与银行反馈数据核对，找出差异，同时也要加强学校、银行和相应的技术服务公司的联系，有序科学地开展结算、数据核对、报表衔接及入账等工作，共同做好资金结算。

3、加强网络安全。优化后的资金结算方式都是在网络条件下完成的，大大提高了疫情防控期间的工作效率，但为了保证资金的安全，应做好网络安全保障，在工作中要做好网络的规范使用，合理区分外网和内网，根据需要可以设置一定的保护措施确保资金使用安全。高校的收费种类较多，开通网上缴费后缴费平台每日资金流入、资金流出频次激增，需做好统筹规划，对资金流入量和流出量做好评估，定期按照资金性质编制资金流入流出分析报告，有效提高资金使用率。

综上，财务管理作为高校管理的重要组成部分，构建高校智慧财务体系不仅提高了高校财务管理智能化、服务水平先进化，同时也促进了高校智慧校园建设，使高校整体的智能化管理水平迈向一个新高度。疫情之下，非接触式的自动化、智能化、数字化运行能力，既保障了社会经济的平稳有序运行，也促进了单位业务合规高效运转。高校财务作为高校管理的核心部门，更需要实现数据传递与处理的全面在线，实时互联，完成从价值守护到价值创造的“蝶变”。在后疫情时代这个大背景下，结合智慧校园理念，运用先进的信息化技术，针对高校财务工作在应对疫情等重大突发公共事件时突显出的问题与不足，运用信息化的手段构建一套高校智慧财务体系，并对该体系的有效实施提出保障措施。