浅谈山东博物馆藏品管理系统的建设

滕卫 张兴

摘 要：山东博物馆藏品管理系统基于现有藏品管理业务，整合了原有的数字资源，实现了藏品征集、登编、保管、注销、鉴定、修复利用管理、展览利用管理、拍摄利用管理、账目查询、统计分析等基本功能，建立了完善合理的藏品利用指标体系—定义符合国家标准、满足本馆实际需要的藏品利用指标体系;开发严格合理的藏品利用管理流程—通过流程定制，将藏品选择、利用限制管理、藏品占用管理等工作流程化、规范化;开发强大的统计查询功能—通过大量的统计报表，实时统计当前馆藏藏品的各种利用信息;设计完善的对外接口—通过合理、完善的对外接口设计，为以后系统的对外服务提供强力保障。系统还使用统一的用户管理和权限管理系统，基于角色的权限管理，使业务流程实现起来更清晰，针对角色管理使得权限管理更加灵活。

关键词：藏品管理利用流程;身份认证;流程化审批

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.04.013

1 开发背景

山东博物馆是新中国成立后建立的第一座省级综合性地志博物馆，成立于1954年，新馆于2010年11月16日向社会开放。山东博物馆具有丰富的藏品优势，尤其青铜器、陶瓷器、甲骨文、碑帖古籍、古生物化石等方面的收藏在国内位居前列。

山东博物馆的藏品数字化建设分别经历了几个阶段：2009年全国珍贵文物数据库建设时的48895件（套）;2013至2016年第一次全国可移动文物普查中，共采集登录文物、资料、化石标本14万余件（套）;2015年山东数字化博物馆建设时2036件（套）馆藏精品文物的3D扫描影像信息。多种版本、多种数据格式导致的问题就是：①没有统一的管理系统，各自成体系而又不能统一为用，数字资源信息孤岛化，不能做到馆内藏品资源信息共享。②已有的单机版管理系统功能不完善，自身存在着一些不可实现的功能和系统封闭性，导致系统“天生缺失”。③馆内沟通、协调、反馈三大难，缺乏一整套标准的管理服务协同系统。

因此，希望通过建设山东博物馆自己的数字化管理项目，将不同体系、不同格式的数据进行整合，提高馆藏数据利用率，规范业务流程，从而确保数据安全。

2016年3月4日，国务院颁发的《关于进一步加强文物工作的指导意见》中指出：“健全国家文物登录制度。建立国家文物资源总目录和数据资源库，全面掌握文物保存状况和保护需求，实现文物资源动态管理，推进信息资源社会共享。”2016年是第一次全国可移动文物普查项目的收官之年，普查的成果在行政管理、行业应用、公众服务等方面的应用尤为迫切。为了充分利用好通过普查建立的可移动文物数据，山东博物馆适时决定建设自己的藏品管理系统。2016年、2017年两年间，经过招标、设计、研发工作的有序推进，该系统于2017年6月正式上线运行。

2 建设目标

山东博物馆藏品管理系统的用户划分为以下几个不同角色：馆内职工、藏品征集员、藏品登编员、摄影师、总账管理员、库房责任保管员、各部门主管主任、馆领导。每个不同角色在系统中拥有不同权限。

山东博物馆藏品管理系统的建设目标：①建立完善的藏品著录指标体系—依据国家标准，在征集指标、编目指标、鉴定指标、方位指标、藏品利用指标、出退库管理指标等基础上，制定博物馆藏品著录指标体系。②实现合理的账目管理功能—通过对藏品征集信息、登编信息、方位信息、出退库（馆）信息、相关资料信息、完残信息等的管理，生成藏品总账、各分类账。支持账目查询、导出或打印各种报表。③实现严格的藏品出退库（馆）管理—通过藏品出退库流程化、规范化管理，实现藏品在线审批、单据打印、在线点交等出退库管理。④提供强大的藏品综合查询功能—在合理的权限管理的限制内，针对各种不同业务需要的用户群，开发便捷的查询功能，包括藏品信息查询、账目查询、出退库记录查询等。⑤支持多维度的统计功能—通过大量的统计报表，实时统计藏品的各种动态信息，用户可根据需求选择多种统计指标，自定义统计标准，生成各类统计图和统计报表。⑥设计完善的对外接口—通过合理、完善的对外接口设计，为以后系统的对外服务提供强力保障。

3 业务主线设计

山东博物馆藏品管理工作主要分为藏品入藏、编目、修改、利用、移库、注销等几方面。其中，藏品入藏是基础，包括藏品入藏审批、藏品登编、上传影像、分配库房、入库点交等;藏品编目、修改是指藏品编目信息的修改及审批，包括重要指标项信息修改和普通指標项信息修改;藏品利用是指因各种需要进行的藏品提用，包括提用申请、审批、出退库藏品状况的查验、出退库点交等;藏品移库是指藏品存放位置的变更，包括同一责任保管员名下库房藏品移库、部门内移库、跨部门移库的申请和审批;藏品注销是指藏品生命周期的终结，如藏品因损毁、调拨、交换出馆等情况，需办理藏品注销手续，不再进行该藏品的管理。

①藏品入藏—登编—上传影像—入库。这条业务主线是博物馆藏品从无到有的过程，主要包括藏品入馆、入库两项业务。在藏品入馆环节，由具有相关录入权限的人员录入征集单据、藏品信息、鉴定意见等信息后，提交给征集部门进行审核、根据实际需要提交给分管馆长、馆长进行审核。全部审核通过之后，将单据信息提交给登编人员进行登编。登编是指将征集来的藏品进行分类整理、录入藏品相关信息，例如年代、尺寸、简要描述等。藏品入库点交：登编完成之后，藏品需要交由库房进行收藏管理，在收进库房之前，库房责任保管人员和总账、征集人员等几方同时对藏品进行点交，确认藏品的完残情况等信息，便于管理中分权分责。

②藏品提用申请—藏品出退库管理。藏品提用是博物馆发挥藏品作用的一项重要工作，这条业务主线是藏品在提用过程中的各项业务管理。当需要进行筹展、拍照、修复保护等利用藏品时，需要提出藏品出库申请，写明利用原因、地点、时间等，选择相应藏品进行提交，经由主任、总账管理员、分管馆长进行审核（出馆藏品需经馆长进行审批）。全部审批结束之后申请人才能去库房提用藏品。藏品出退库点交是在进行出库申请之后，申请人到库房提取藏品时，需要申请人和库房保管员对藏品进行点交，需要多方认可藏品的完残信息，需要出馆的藏品须有总账人员作为第三方进行监督验放。当藏品利用完成退库时，还需要退库送回人和库房保管员进行点交，多方重新对藏品完残信息进行确认。点交后，藏品的安全责任回归库房保管员。

③修改编目信息—更新总账记录。这条业务主线是藏品在日常保管过程中，保管员对藏品信息不断完善的业务。包括重要指标项和普通指标项信息维护两部分。变更后的藏品信息自动更新到总登记账中，并保留修改痕迹，以便进行备查。

④藏品移库申请—藏品移库点交。这条业务线是记录藏品存放方位的变化及相关保管负责人的变化。包括藏品移库申请审批，双方库房责任保管员进行藏品验伤、点交。部门内部移库需要部门主任审批即可，部门间移库需要目标库房主任进行审批，当两库房属于不同责任保管员时还需要库房保管员之间进行点交，确定藏品完残信息。

⑤藏品注销申请—适时在藏品总账中进行相应信息的注销。藏品拨出等情况发生时，要对藏品进行注销，说明藏品已经不在馆内保管。要有注销申请权限的人员进行申请，填写注销原因、注销凭证号等信息后提交给审核人员进行审核。审核通过后进行藏品注销，当再进行申请出库、移库申请时将检索不到该件藏品。

一方面，藏品管理系统建设可以对博物馆的藏品管理主线有更清晰的划分，让藏品各个阶段的业务更加清楚明了;另一方面，从博物馆的管理工作看，藏品管理系统建设可以对相关的业务进行分析，相较之前各部门独立的管理工作更集中，各业务之间的关联性也更紧密，藏品信息数据不断在业务发展变化中得到完善，业务的变化促进数据动态的变化和更新。文物总账室和各个保管部门始终能掌握第一手准确、完整的藏品动态数据，可以进行各类藏品、单据、动态的查询统计，为全馆各业务部门人员使用数据提供了便利条件，同时，多维度的统计报表也为馆领导提供辅助决策支持。

4 系统功能模块

山东博物馆藏品管理系统的主要功能模块有：①藏品管理;②登编入库;③利用审批;④出退库管理;⑤移库审批;⑥编目修改审批;⑦注销审批;⑧查询统计;⑨统计分析。

4.1 山东博物馆藏品入馆流程

藏品入馆是获取藏品数据、藏品管理的最初始点，入馆模块可以分为两个过程：一个是藏品入账过程，一个是藏品登编入库过程。入账包括：征集员提交征集申请—录入征集藏品信息—录入鉴定意见—部门主任和主管领导审核—产生征集单据和藏品基本信息;登编入库包括：登编员完善藏品信息—摄影师上传藏品影像—分配库房—责任保管员入库验伤—录入存放方位—三方入库点交。整个过程通过藏品征集获取第一手藏品数据，再经过登编完善藏品信息、验伤点交进入库房。正式入库后，藏品基本信息及相关的鉴定信息、影像信息、完残情况等信息自动计入藏品总分类账，无须再次录入。

另外，藏品管理系统中最重要的是形成第一手完整的藏品信息档案。藏品的各类信息在管理利用期间会发生各种变化，有些源于各项业务，有些源于藏品编目信息修改，而无论何种变化，最终都体现在藏品信息档案中。我们在进行系统设计时仔细分析了各项业务对信息产生变动的触发点以及变动的指标项信息，同时与变动的相关影响结果进行联动。

4.2 以藏品出库申请为例说明藏品提用流程

对拟提用藏品，需由申请人提出申请，填写相应单据信息，并选择需要出库的藏品，提交给主管主任进行审核。审核通过后，单据提交分管馆长审核。审核通过后，如果有一级品或者藏品出馆等情况，系统自动提交给馆长审核;否则通知申请人，同时将单据按照库房分单后，进入“藏品出退库点交”流程。

在馆长审核确认提交之前，如果认为申请单有问题，如所选择的某件藏品不能出库等原因则可以逐级退回，退回到申请人，再对单据信息进行修改或者增删藏品。

在使用过程中，我们将单据按照“待办”“已办”主动推送到业务人员的工作桌面上。业务人员只需要打开自己的待办列表，就可以看见所有等待自己处理的工作单据，处理完成以后，单据自动转移到已办列表中。业务人员可以检索查询自己的已办列表，通过已办列表检索自己已经处理过的单据，可以查询当时处理的详细信息，也可以查看当前单据的位置。

5 统一身份认证平台

山东博物馆藏品管理系统建设了公用的认证系统，统一管理和验证用户的身份。用户实名从统一认证平台中获取证书或令牌，通过所在部门和密码的认证，可以实现在平台和多个集成系统之间切换，系统会根据用户的角色和权限自动完成身份认证。同时完成用户管理功能，主要包括单点登录、人员信息管理、组织机构信息管理以及统计查询四个部分内容。

5.1 单点登录

提供单点登录功能，用户只需在登录系统时认证一次，即可以在不同业务模块之间自由切换。

5.2 人员信息管理

实现用户信息的录入、修改、注销等功能，并给用户指定组织机构。

①添加、编辑、注销人员信息，包括文本、照片、PDF等多种类型的资源;②支持批量导入人員信息;③人员信息以身份证号作为唯一标识;④人员信息一旦发布，系统将不支持该人员信息的删除，只能通过注销的方式退出人员管理范围。

5.3 组织机构信息管理

实现部门信息的录入、修改、注销等功能。组织机构发生调整后，其下面的人员信息支持组织机构信息的自动更新。

5.4 统计查询

人员信息检索结果和统计结果支持数据导出功能。

6 系统外部接口

作为博物馆信息化建设的一部分，藏品管理系统并不是孤立存在的，支持与其他现有或将来再上的系统进行交互。系统在设计时分析了藏品管理系统的外部接口，左侧为藏品管理系统调用的其他系统接口，右侧为藏品管理系统提供的可供外部应用系统与之集成的接口。藏品管理系统与各个业务系统之间可以通过Web Service接口实现数据的共享和交互。

7 结语

山东博物馆藏品管理系统通过两年来的线上运行，基本上实现了馆内相关业务部室藏品管理与协同利用，业务主线的设计也基本满足了藏品入账、点交、利用申请、编目修改、注销等功能的流程化管理，经过层层审批，增强了系统中录入数据的正确性，减少误差，责任明确。利用统一的用户管理与基于角色的权限管理对系统中的用户信息以及角色分配等功能进行统一的管理，减少用户维护的不一致性，降低权限维护的复杂度。但山东博物馆藏品管理系统仅仅就围绕藏品所发生的最基本的工作流程进行了框架式搭建，诸如影像管理、藏品修复保护等方面仍需进一步展开设计并加以细化完善，以期为山东博物馆藏品管理水平的提高再添助力。■

参考文献

[1]唐华云，郭芬，桑英硕.工作流管理平台的设计及其在自助服务中的应用[J].计算机系统应用，2016（7）：89-95.

[2]丁振凡，费钧，宋岚.基于工作流的固定资产管理平台设计与实现[J].华东交通大学学报，2014（5）：106-111.