2021年苏州美博会管理问题及优化对策分析

郝兴娜 张秋芳

摘 要：社会经济的发展促进了各行各业的迅猛发展，会展业借助新时代、新政策和新技术，呈现出较成熟的发展态势。然而，会展业和其他产业形态存在较大差异，会展活动从策划、招商、招展、营销，直到组织执行的整体过程，都体现出高度配合性、严密组织性和科学规划性的特点。其中，展会现场的执行及管理水平直接影响了参展者和观众对展会的最终评价和认可。本文深入分析了2021年苏州国际美容化妆品博览会，发现该展会在运行过程中存在现场导向标识不全、入出場管理混乱、应急防疫物资缺乏等问题。因此，从展会主办方角度提出了增加现场导向标识;采用分流入场形式，加强出场安保力量;增放防疫物资三方面改进策略，希望能促进苏州美博会形成更完善的管理流程、取得更高效的展会质量。

关键词：美博会;现场管理;导向标识;出入口管理;问题及对策

本文索引：郝兴娜，张秋芳.<标题>[J].商展经济，2022（07）：-006.

中图分类号：F713.83 文献标识码：A

1 概述

1.1 展会现场管理概述

展会现场管理，指展会主办方对各展会参展方，如场馆方、参展商、展位搭建商、物流商等服务供应商以及参展观众进行全程管理、监督和引导的全过程，贯穿于展会的展前布展、展中展出、展后撤展整个流程，主办方的管理内容范围广、管理对象数量多、管理规定严格、管理手续繁琐，稍不注意就很容易出现各类问题。展会现场各环节工作直接面向全体参展商、参展观众，展会现场管理能力和服务水平的高低一目了然。因此，展会现场管理的效果成为评价一个展会主办方运营展会能力和服务水平高低的重要指标，对展会主办方的行业影响力和品牌知名度推广具有重大影响。展会现场管理工作的重要性不言而喻。

1.2 2021年苏州国际美容化妆品博览会概况

苏州国际美容化妆品博览会（以下简称2021年苏州美博会）是一个以美容、化妆品、美发等相关行业企业的制造商、批发商及零售商共同参与的专业展会，既是各类企业集中进行新产品市场推广、维系老客户、拓展新客户的良好契机，又是关联企业推广产品品牌、提高企业市场影响力的重要平台。2021年苏州美博会于2021年11月7日—11月9日在苏州国际博览中心D1E1馆举行，展会现场设置了600个国际标准展位，展出总面积达3万平方米。3天展期内，来自国内外的参展商有800多家，专业观众超过30000人次，现场汇聚了超过4000个国际品牌。展会主办方及参展商精心策划了多种现场活动及美业新产品，本地及长三角地区的专业买家带来了一场精彩纷呈的展览展示活动。

然而，这场专业化运营、针对性强的苏州美业盛会在现场观众引导、出入口管理等方面存在较明显问题。因此，本文拟深入调查研究，针对存在的问题进一步探求解决对策，以期提升苏州美博会今后的现场管理水平和服务质量。

2 2021年苏州美博会现场管理问题

2.1 现场导向标识不全

展会现场导向系统是会展参与者与展会环境沟通的媒介，也是展会成功举办的重要因素和重要组成部分，在展会现场起着“无声向导”的重要引导作用。然而，很多展会主办方出于各种因素会忽略现场的导向标识系统，导致无法发挥“无声向导”的多方面积极引导作用。

2021年苏州美博会现场的导向标识主要设置在展馆D1和E1展厅外的入口、两个展厅入口通道处，导向标识包括用来指示展会举办展厅的标识立牌、介绍美博会简介及举办展厅的海报，以及指明展览方向的箭头地标。从导向标识形态来看，包括了立牌、张贴在墙上的海报及箭头地标。但调研发现，该展会在两个展厅中并没有设置参观指南、消防器材的安放标识、卫生间方向标识、紧急出口标志。且D1和E1两个展厅总体展出面积较大，对初次进入展厅参观的观众而言，方向引导标识的缺失容易导致参展观众在刚进入展会内场时出现迷茫、无所适从的“蚂蚁综合症”心理。特别是对一些赶时间的专业观众来说，不能迅速准确地找到想参观的参展商展位，在很大程度上会浪费他们宝贵的参展时间，从而影响其对展会主办方组织和管理展会能力及水平的好感度。由此可以看出，现场导向标识不全面、不完善会使会展参与者对展会产生不良的参展体验，最终导致各类参与者对展会主办方产生展会组织能力不佳的心理判断。

2.2 入出场管理混乱

展会参与者参加一场展会，首先接触的就是展会入场。因此展会的入场管理是展示展会主办方管理水平和服务能力的“第一面镜子”。2021年苏州美博会参展人次创历年新高，体现出良好的展会行业号召力的同时，展会现场的入场和出场也因参展人员过多而问题频出。

2021年苏州美博会入场处因检票工作人员安排不够充分，导致部分入场人员没有经过入场证件的验证或扫描二维码验证身份就直接进入展厅。

周六及周日上午参加展会的观众数量众多且人员情况较为复杂，既有来自本地的普通参展观众，又有来自异地的专业观众，主办方却没有根据客流量变化在入口处分配相应的工作人员，而是机械地从早到晚安排了2批次工作人员换岗进行入口安检。实际上，周六上午10点～下午2点和周日上午10点～12点，入场观众数量特别多，工作人员数量却没有增加，导致观众入场速度缓慢，甚至排起了队，部分观众还引发了插队纠纷，安检工作人员却疲于工作无法维持现场基本秩序。

此外，尽管展会主办方提前通知所有入场观众关注展会微信公众号、登录公众号后进行线上实名登记获取电子码，以电子码作为参展证入场。但仍有部分参展观众没有提前关注展会微信公众号并获取电子码参展证，他们来到展会入口处时因需现场关注微信公众号、登录个人信息，导致无法流畅地进入展厅。人流在入口处出现了一定程度的积压、排队入场队伍秩序混乱等情况，既降低了观众入场观展的效率，又容易使排队入场的观众因情绪过激产生语言或行动上的冲突，引发部分参展观众人身安全事故的发生。24E08CEB-6782-443D-81EE-D862E46CC8DF

2021年苏州美博会的出口安全管理不太到位。开展的3天时间里，前两天主办方在出口处安排了2名安保人员进行全天候执勤，检查是否有走错入口、走错展厅的观众从出口进入展厅，展期最后一天却没有安排任何安保人员对参展人员进行安全守护工作，最后一天甚至有部分未申请展位进行和展会主题无关产品推销的营销人员从出口进入了展厅，利用部分参展商提前撤展后空着的展位进行和展会主题无关的产品推销，给展厅内参展观众造成了较大困惑。有不少外地参展商因急于返程，且出口无人值守，他们能很顺利地提前撤展离开展馆，导致展期第3天时，部分标准展位上没有展品展具和工作人员，空空如也的展位给参展观众留下了“这个展会展位销售不佳”“展会管理水平不行”等不良印象。

2.3 应急防疫物资缺乏

新冠疫情自2020年1月在全世界开始蔓延，至2021年苏州美博会已经有1年多的时间。疫情常态化的防控要求越来越普遍，会展活动在短期内汇聚了大量的人员，严格做好各项疫情防控措施尤为重要。然而，2021年苏州美博会在疫情防控方面明显存在不当之处。

该展会现场主要出入通道及服务点附近缺少防疫物资。2021年苏州美博会展会入场处及参展观众接待处没有放置备用的医用口罩、消毒喷剂、温度检测仪器、酒精免洗手液;展厅内几个公共卫生间洗手台上也没有放置酒精洗手液。疫情常态化管理要求任何公共场地、政府政务管理场所均应放置上述防疫物资，以备他人不时之需。有大量人员聚集的会展场地却没有放置这类常规防疫物资，极容易因部分参展观众或缺乏公共卫生安全意识不佩戴口罩、因感冒咳嗽而传染其他参展人员、在前来场馆前接触到不明细菌而感染他人，造成更加嚴重的公共安全事件。

3 完善苏州美博会的管理对策

3.1 增加现场导向标识

2021年苏州美博会聚集了全国各地的美业人，主要包括各年龄段的中外观众，主办方可以在进入展厅的门口安排些许工作人员发放纸质参观指南（多种语言版），若人流量较多，则采取在室内多个指定方位张贴参观指南专栏并在旁边放置多个装有纸质参观指南（多种语言版）的架子。消防器材标识的安放、卫生间方向标识的安放、紧急出口标志的安放也是必不可少的，为了方便简洁，展会主办方可以将这三个现场导向标识放置在一个平面上并张贴在室内多个指定方位。通过以上措施，可使参展观众在刚进入展会内场时快速对此次展会各个展位方位及内容有大体的了解，避免产生迷茫的状态。并且，对一些赶时间的观众来说，可以迅速准确地找到位置，节省了寻找展位的时间，在一定程度上大大提高了会展参与者的体验感。

3.2 采用分流入场形式，加强出场安保力量

为有效解决苏州美博会入场管理混乱的问题，采用分流入场的方式能让入场观众获得更佳的参展体验。美博会于周五上午正式开始，前来参加开幕式的嘉宾及参展商数量较多;周六是休息日，城市居民成为参展观众的主要力量，因此周六全天前来展馆参展的观众人数会达到一个峰值。这两天，可以预先在展馆前设置专门检验参展观众健康码、健康行程码及身份证验证的检查处，再在展厅入口处增加电子检票口的数量和对应的工作人员，并且设立一个专门用于问题咨询的独立窗口，以应对大量入场观众。分流入场形式能有效缓解人流压力，提高展会现场入场流速;多种不同的检票方式有助于对会展参与者流量数据的细化管理与分析，并助力展会主办方进行展会后期的客流量数据变化统计。

此外，出口处安保力量也应加强，严格管控展会出口。第一，在展期内全天候设置专门安保人员监管出口处，更要求每位进入出口处安保岗位的安保人员牢记出口处观众管理的严明纪律，同时严格监督并规劝部分想要少走路而从出口进入展厅的观众，提高安保人员对出口处安全管理的重视和警醒。第二，展会主办方和场馆方也应派专人对出口处安保人员的工作情况进行“不通知、不定时、不定人”的巡查和检查，确保出口处安保人员以最佳的工作状态面对所有出展厅的参展观众和参展商，从侧面展示展会主办方良好的展会管控能力。

通过对入场采取“分流入场”、对出口采取“三不”措施，美博会入场和出场管理一定能保持井然有序、安全流畅的现场秩序。

3.3 增放防疫物资

苏州美博会现场应增加医用口罩、消毒喷剂、温度测量仪、酒精免洗手液等必备防疫物资的投放，并在投放点附上各类防疫物资的正确使用方法，以防会展参与者使用错误。在公共厕所的洗手台上放置酒精洗手液，避免病菌的沾染。在新冠疫情中，佩戴口罩是预防细菌和病毒传播的重要手段之一，对细菌和病毒的抵抗能力相对较强。由于苏州美博会的展会活动现场人流量较大且空间具有密闭性，展会主办方更应严格要求各个会展参与者在参展全程佩戴口罩，并在展会举办过程中不定时利用广播提醒全体人员佩戴好口罩（除体验项目需要），若口罩弄湿或弄脏，要及时更换。

新型冠状病毒的传播并未停止，随着毒株的不断变异，疫情防控工作仍压力重重。会展活动人员密集程度较高，因此主办方应采取多种严密措施，保持高度警惕，牢牢抓紧疫情防控安全底线不松懈，确保展会活动顺利有序安全运行。

4 结语

2021年苏州美博会举办以来，一直以高端、精品、品质作为展会口号和宗旨，对各美业参展商品牌而言，参加该展会虽能较大程度地提高自身品牌在业界的口碑和认知度，但上述问题会严重影响该展会进一步高质量发展。为此，主办方有必要采取针对性措施，切实解决存在的问题，以进一步提高参展商的满意度和观众的好感度，最终提高该展会的品牌知名度和影响力。

参考文献

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