“科学技术研究档案管理规定”修订背景下对科研档案管理工作的思考

张 晗

（中国飞机强度研究所，陕西 西安 710000）

0 引言

随着科技体制改革的深化和创新驱动战略的实施，我国科技实力不断提升，科研档案管理工作也不断发展。2020 年 9 月 11 日，国家档案局、科技部对《科学技术研究档案管理暂行规定》（以下简称 《暂行规定》）进行了修订，以第15 号令发布了《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）。 该规定的修订，符合当前科研工作的管理现状和科技体制改革的要求。同时，也对科研院所档案部门的实际工作带来巨大的影响。 笔者认为，档案部门应该根据《规定》的最新要求，根据工作实际情况进行思考，调整科研档案管理方法，提升档案工作服务科研活动的能力，从而促进科技发展和创新。

1 科研档案管理工作中存在的问题

1.1 科研档案管理各主体职责界限模糊

《暂行规定》 对科研部门及其人员的权责规定较为模糊，这造成部分科研人员对自己在档案工作中的责任不够明确，往往在项目前期不注重资料的收集归档，临近检查验收节点时才发现资料缺失。 对于合作完成的科研项目，项目牵头单位和参加单位科研人员有时不能够准确划分自己需要收集和归档的文件范围，容易造成管理的混乱。 此外，《暂行规定》在档案的鉴定销毁工作方面也没有明确职责划分，在实际工作中容易产生争议，不利于档案工作的开展。

1.2 科研档案的归档范围有待优化

《暂行规定》 是按照科研准备阶段、 研究试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段对归档内容进行列举的[1]，与现在的科研项目管理流程、形成文件内容不完全相符，对档案收集工作的指导性不强。 同时，在科研项目中归档内容偏重于结论性文件，对过程性文件资料收集不足，不能够反映科研项目实施的全流程，也很难在未来对项目或试验的复现提供有效依据。 此外，科研档案的归档载体比较单一，归档的内容以文字、照片形式的资料为主，对实物、数据等科研文件收集较少，不符合档案收集齐全、完整的要求。

1.3 科研档案的开发利用不足

在以往的工作中，科研档案大多面临着“重藏轻用”的问题。 一方面，由于档案人员对科研专业知识掌握不足，开发有深度的编研产品难度较高。 另一方面，由于保密和知识产权保护等因素，科研档案开发利用涉及的问题较多，编研产品稍有考虑不周就会被束之高阁，容易影响档案人员开发利用的积极性。 在此背景下，科研档案的利用仍是以借阅为主，大多数档案的开发利用也仅限于为本单位的科研人员提供服务，档案资源的共享存在很大困难。

1.4 科研电子文件单套制管理推行困难

单套制管理将是未来科研档案管理的重要趋势，然而目前推行单套制仍存在诸多困难。 一是部分业务系统缺少档案接口，很多文件、数据形成后不会直接以电子文件的形式归档。 二是缺乏配套的科研电子档案验收制度。 部分科研单位档案数字化的步伐较快，文件已经可以在网上完成审签发布，实现对电子文件的有效控制，初步具备了单套制管理的条件。 然而在一些科研项目验收时， 仍需要档案原件作为检查依据。 档案部门为了服务科研工作，只能采用双套制归档。 三是电子文件可用性掣肘档案的长期保存。 由于科研电子文件格式多样，部分格式的文件脱离其原始的业务系统进行归档保存，后续是否能再次复原其功能进行利用需要逐一试验考证。 基于当前的科研电子文件管理水平，这些问题有碍于单套制管理模式的实施和推广。

2 《科学技术研究档案管理规定》的新要求

2.1 科研档案管理职责更加明确

在档案管理部门和人员的职责方面，在《暂行规定》提出的“对本单位科研文件材料的归档工作进行监督和指导”的基础上，《规定》还补充了以下三点：一是“集中统一管理本单位科研档案[2]”；二是“协助科研人员做好收集、整理、归档及项目结题验收等工作”；三是划定了科研档案鉴定的职权， 即档案部门牵头，有关部门共同进行。 在科研部门和人员的职责方面，《规定》 明确了科研项目承担单位对所承担科研项目的档案工作负总责，同时应由专人负责文件材料的收集、整理、审核。 对于分工合作形式的科研项目，应以书面形式明确约定科研档案的归属、流向、处置和利用共享事项，避免给档案实际工作造成不便。

2.2 科研文件资料的归档范围大幅调整

《规定》 在多处修订中调整了科研档案管理的范围。 一方面，将科研档案定义中，将“具有保存价值的数据、标本、样本”纳入归档范围，完善和拓展了“科研档案”概念的内涵。 另一方面，《规定》按照现有科研项目管理过程增补了应纳入归档范围的科研文件材料，如研究实施及过程管理阶段的“实验、探测、测试、考察等的原始记录、整理记录”，以及“设计文件、图样等过程记录性文件资料”。 此外，还有“项目经费预算、经费的调整变更、已使用经费”等财务类文件材料。

2.3 强调科研档案的开发共享

《规定》 的实行进一步鼓励了科研档案开发利用工作，提出：“建立健全科研档案开放利用机制，促进信息共享，加强档案资源深度开发”。 此外，对于合作完成的科研项目规定中，提出了“应当以书面形势明确约定利用共享事项”。 这些条款为科研档案有序开发利用奠定了基础， 也为档案资源的共享勾画了蓝图。 同时，规定还强调了“科研档案的开发应严格按制度执行，符合知识产权保护要求，遵守保密规定”，并指出了未来科研档案开发工作中的重点问题。

2.4 细化电子文件的管理要求

随着科研管理信息化的趋势日渐显著，《规定》中进一步明确了科研档案电子文件管理的要求。 一是对科研项目管理系统中电子文件归档接口做出了规定：“建设科研项目管理系统时，应考虑档案管理需要，设置电子文件归档管理接口。 ”这一举措能够减少科研人员归档的工作环节，提升电子文件利用效率。 二是首次提出了符合指定条件，科研文件可仅以电子形式归档保存。 规定对电子文件单套制管理合规性的确认，将促进档案部门单套制管理的探索，给科研档案管理工作带来了更多可能。

3 科研档案管理工作的优化策略

3.1 梳理科研档案归档范围，调整档案收集重点

基于《规定》对归档范围的调整，档案部门应该结合本单位科研工作实际， 对归档范围进行调整和细化，修订单位内部的科研档案管理规定。 一方面，档案部门应加强与科研部门进行沟通，必要的可以成立规定编制小组，共同梳理各科研部门的业务流程及形成的资料形式，结合最新规定，共同确定新归档范围。 归档范围既要能够完整地反映科研项目的过程，又要确保符合科研人员的工作实际和利用需求。 另一方面，在调整归档范围时要有所侧重。 例如，《规定》中增补了“研究实施及过程管理阶段”的材料。 在调整归档范围的过程中，要加强对过程文件的梳理。 此外，也要关注科研数据、实物档案、软件等新形式的文件资料，确定其归档的具体内容、形式及保管期限。

3.2 明确各方权责关系，加强沟通协作

科研档案管理工作中的各主体应按照 《规定》明确具体权责关系。 作为档案管理人员，一是要积极发挥自己在档案管理工作中的作用，协助科研人员完成文件材料收集、整理及项目结题验收等任务。 二是要厘清本单位各科研项目的业务内容和管理流程，督促科研部门收集相关档案。 三是要积极开展档案宣传、培训，宣贯《规定》的最新要求，使科研人员了解自身在档案管理各环节中的职责。

科研人员要承担起文档管理的责任，提升档案意识， 明确科研项目实施的全过程中需要归档的资料。在合作的科研项目中，更要把握好自身角色对应的文档管理责任。 若为项目承担单位，除负责所承担课题形成的档案外，还负有对本单位所承担课题的子课题所形成档案的监督、指导和验收职责[3]。 此外，科研部门应指定专人担任“资料员”，成为科研部门和档案部门之间沟通的桥梁，协助档案部门做好归档工作。

3.3 加强科研档案资源开发，促进信息共享

科研档案资源是宝贵的科研财富，档案部门要进一步深入挖掘科研档案资源，发挥其重要价值。 一方面应了解科研部门对档案编研的需求，然后结合工作重点，利用档案馆藏优势，提供精准的档案编研产品。另一方面可以通过合作档案编研等方式，达到档案部门与科研部门优势互补的效果，深化科研档案编研成果的专业度。 此外，在档案资源开发的过程中，要重点关注保密问题。 对涉密档案进行开发利用时，要根据原档案的情况对编研产品标明密级，严格执行保密要求，明确划定不同密级人员的利用权限，在保证安全的前提下让科研档案资源得到更好的开发和利用。

3.4 提高电子文件管理能力，助力科研档案“单套制”管理

单套制管理将是未来科研档案工作的重要趋势。《规定》对科研电子文件管理提出了要求，也为科研档案单套制归档提供了具体依据。 现阶段应该在政策、软件、硬件等层面充分提升科研项目的电子文件管理水平， 为推行科研电子文件单套制管理工作打好基础。 第一，在建设科研项目管理系统时，就要严格按照《规定》要求，充分考虑档案工作的需要，配置电子文件归档接口，提升电子文件归档效率。 第二，政府相关部门应该积极协调，制订配套的科研项目管理制度和电子档案验收方案，支撑档案单套制管理的推行。 第三，要加快探索数据等载体的电子档案管理方案。 做好科研档案单套制管理，核心的问题是确保归档电子文件长期安全可用。 因此，针对科学数据、虚拟模型等载体的归档和长期保管等难题，建议档案部门与信息化部门联合组建研究团队来攻关解决，发挥档案部门和信息化部门在电子科研档案和科学数据管理中的优势，实现多元共治[4]。

4 结语

在科研事业不断发展和变革的背景下，科研档案的形式和内容也发生了巨大变化。 档案机构和工作人员应该以此为契机， 创新和优化科研档案管理工作，准确把握新时期科研档案管理的特点，比照国家和行业层面对于科研档案管理的最新要求，分析自身工作存在的问题，在此基础上进一步完善归档方案、理顺档案部门与科研单位间的权责关系、促进档案资源开发共享、提高电子文件管理能力，面向政策机遇和时代风向，实现科研档案管理工作的优化提升。