基于知识管理的科研档案管理研究

杨圆

摘要：随着经济和科技水平的快速发展，科研院及各大企业科研部们从事国家前沿性、探索性、创新性科学研究，承担国家科研课题研究与开发，产出重大科研成果。科研档案是科研课题研发过程和成果产出的真实记录，是各单位档案体系中非常重要的档案类别，记录着各单位科研发展的轨迹，是科研能力继续开拓创新的基石。现在的科研任务来源广、类型多，有国家纵向科研课题，比如国家自然科学基金课题、省部级自然科学基金课题、科技部重大专项课题、省部级科研课题等;有横向科研课题，比如来自企业的课题;还有国家军工科研课题等。针对先进的科学技术研究工作，科研档案前期收集工作还存在很多难点和不足，需进一步加强管理并推进落实。

关键词：知识管理;科研部门;档案管理

引言

科研项目档案是指科研项目从征集指南到立项、实施、结题、成果产出等全过程中产生的具有保存价值的资料，它是科研项目管理工作的重要环节，真实客观地记录着科研项目生命周期的全过程，能为项目管理提供及时、准确、全面的信息。科研项目档案凝聚着科学研究工作者在基础研究与技术开发过程中的智慧，是科学技术储备的基本形式，是一种宝贵的信息资源，为科技创新奠定了基础，对今后科研工作的开展具有积极的史鉴意义。合理科学地管理科研项目档案对国家科研诚信体系的建设，学术生态环境的净化，科学知识的传播，科学研究的良性循环，科学技术的进步都有很好的促进作用。

1知识管理与档案管理的关系

知识分类有多种方法，根据其表达方式和传递方式，知识分为显性知识和隐性知识两种类型。显性知识，是指用正式语言、符号等清楚表达和传播的知识，主要存在于文献如图书、档案中。隐性知识，是指没有用语言、符号表达的隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如组织文化、价值观、员工技能、解决问题的思路等。档案是显性知识的一部分。被誉为“知识管理之父”的野中郁次郎提出知识创造和知识螺旋的概念，他认为，显性知识和隐性知识可以相互转化，而日本企业的成功之道，主要筑基于“组织知识创造”的能力与技术。档案管理与知识管理在管理目标和实施流程方面有很多相似之处，二者都是为用户提供有参考价值和凭证价值的信息服务，都是将分散的管理对象，即文件、档案、知识，予以收集、加工、整理，使之有序化，并通过提供服务利用实现管理的价值。档案管理与知识管理的内容存在交叉关系，但知识管理涵盖的范围比档案管理广泛。档案管理是知识管理的一部分。作为人类社会活动和思维活动原始信息的承载体，就内容而言，档案管理可以从知识管理的视角提升档案的价值。

2科研档案管理的创新策略

2.1建立科研材料归档工作协同机制

基于科研课题文件产生或办理于多个部门，故科研课题材料归档工作具有协同性，以笔者单位为例，专业院管理部门负责办理科研课题合同、合作协议、重要科研节点文件等管理性文件;各业务所产生所有研发过程文件;财务管理部门办理课题经费相关文件;安全生产部门办理设备采购、设备出入库管理文件;质量部办理知识产权、课题获奖等相关文件;综合档案室作为单位档案综合管理部门，被赋予相应的管理职能，能够推进并落实科研材料归档要求，联合各管理部门和科研课题承担部门，建立一种适合单位现状的归档协同机制，完善归档体系和制度。科研材料归档协同机制应明确涉及的部门和人员、各部门的工作职责、整体归档流程、归档文件要求、归档推进机制、不归档管控措施等。

2.2加强宣传，提高认识

通过墙报、网络平台、邀请知名专家开设大讲堂等方式，营造对科研档案浓厚的学习氛围，让所领导、各职能部门负责人、档案管理人员、科技工作者认识到科研档案工作的重要性，从思想上重视科研项目档案管理，树立做好科研档案管理工作是开展其他科学研究工作的前提条件，是科研管理工作的重要环节的意识，才能从源头上提高科研项目档案的质量。

2.3做好档案材料收集、整理等档案管理基础工作

档案部门要通过完善规章制度、制订专类归档范围、明确归档责任、实行节点控制等方式，尽可能完整地收集归档材料。对于归档的文件材料，应保证分类科学、目录清晰、著录准确，便于检索。只有做好档案管理基础工作，才具备知识管理的条件。档案部门作为科研部门历史与现实活动记录的集中保存中心，拥有大量档案信息资源。档案部门应对现有档案资源进行全面盘点，使档案实体与档案目录信息完全一致，在此基础上，结合知识管理内容要求更新与完善现有档案信息及主题标引，为各部门提供便捷的利用服务。

2.4活用电子查询利用技术及电子阅览技术

电子查询利用包括分类查询、全库搜索、光盘制作、借阅管理、档案编研等，主要為借阅者查询和编研档案使用。对于非档案人员，可在档案管理中进行档案查询，便于更好的数据利用及权限控制。借阅者可先选中“科研档案”，通过分类查询或条件查询，输入关键字，光标会有定位，有颜色亮度的提示，想要查询的符合条件的数据一目了然。电子借阅管理包括借阅登记、归还管理、超期信息、历史记录等。如果是通过审批的借阅科研档案信息，会显示在预约列表里，按借查阅人员分类，档案管理员通过右键功能把档案的信息移到借阅登记表，选择好相关信息直接登记。需要借查阅人员申请科研电子借阅时，需经本单位领导批准并进行电子签名确认，填写借阅期限，档案管理人员确认借阅需求，申请通过，如该文件没有涉密要求，可进行下载电子文件，用户下载完授权的电子档案，借阅到的科研电子档案可进行浏览，电子档案因为涉及借阅期限，到期后文件自动作废，无法再行浏览或使用。借阅者在借阅科研档案时，可以选择“借阅留证”，留下当时借阅的痕迹，或拍照留下照片，以便作为借阅留证参考。

2.5建设科研档案利用系统

科研材料收集与整理过程是分散和零乱的，而档案利用又是集中与系统的，并且当前科研档案利用的需求早已从原始档案材料转移到档案内部信息上。传统纸质档案利用模式已无法满足当前科研档案利用需求，我们应具备先进的快速定位档案信息的管理系统，开发存量档案价值，建设档案资源系统，提供有效档案信息服务，让科研人员快速获取所需档案信息，正向推动科研人员对档案价值的认识，从而提升科研人员对档案工作的支持。单位综合档案室在科研档案利用方面，应不断提升专业度，将档案使用者宽泛的档案需求迅速提炼并转化为具体档案信息，借助专业管理系统，快速、准确定位档案资源，提供利用服务。

结语

随着国家对科研课题管控力度的加强，多类科研课题增加了档案验收环节，在验收流程上要求单位档案管理部门参与评审，为档案管理部门切入课题管理流程提供了有利契机。企业科研档案是企业科技信息的重要载体，也是企业进行科学技术行为的关键基础，具备较强的信息价值与证据价值，科学管理企业档案势在必行。基于此，本文简要概述了企业科研档案的含义，分析了新形势下企业科研档案管理在质量方面的要求，并根据当下企业科研档案管理现状分析了相应的创新策略，以求为促进企业科研档案管理的良好发展提供理论上的支持。

参考文献：

[1]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（3）：25-34.

[2]潘世萍，贺真，徐云，李名选.我国科技计划项目档案构成及特点初探[J].北京档案，2018（10）：13-16.