大数据时代高校财务信息化建设探索

刘锐军（高级会计师） 罗德慧（中国地质大学（武汉）财务处 湖北武汉430074）

一、引言

随着科技的进步和互联网技术的快速发展，我国已全面进入信息时代和大数据时代，信息化技术已经渗透到社会的方方面面。2018年4月，教育部印发《教育信息化2.0行动计划》，目的是将教育信息化作为教育系统性变革的内生变量，支撑引领教育现代化发展，推动教育理念更新、模式变革、体系重构，使我国教育信息化发展水平走在世界前列，指出“教育信息化2.0行动计划是顺应智能环境下教育发展的必然选择”。

2021年7月，教育部在《关于进一步加强中央高校财务治理工作的意见（征求意见稿）》中强调，高校要依托先进信息技术，坚持系统推进财务信息化建设，加快实现向财务数字化的转型发展。要以数字化建设为主线，构建业务数据与财务数据贯通的信息资源共享体系。加快推进自动化、智能化的账务处理系统建设，提升财会数字化服务能力，打造以预决算为基础的财务预测与决策支持系统，实现业务流程与财务预算、交易处理、决算分析、风险管控的一体化、自动化和智能化。

二、高校财务信息化建设现状分析

（一）财务部门内部多个管理系统相互独立，数据不通，信息化集成程度不高。我国高等院校会计核算工作在1998年左右已普遍完成了从手工凭证到会计电算化的更新换代，经过二十多年的发展，高校财务信息化水平有了长足的进步。以C大学为例，从1998年至2020年，财务部门陆续引入或建设了多个管理系统，如财务核算系统、工资管理系统、学费管理系统、科研管理系统、预算管理系统、票据管理系统、网上报账系统、网上申报系统等，这些系统的建设和引入对高校财务管理现代化、提升管理水平、改善服务质量、提高工作效率起到了非常重要的作用。但这些系统从一开始就是为了解决当时的某些具体问题而建设的，没有考虑到与其他系统的衔接，系统之间缺乏必要的互联互通，如工资管理系统与核算管理系统、预算管理系统与核算管理系统、工资管理系统与预算管理系统等都未能做到有机衔接，导致财务部门在某些管理环节如预算控制、数据分析等方面无法通过信息化手段完成，只能通过效率较低且难以保证准确率的人工干预方式完成。这种多个管理系统相互独立、数据不通、标准不一、信息不能有效共享、兼容性较差、集成程度较低、在数据的处理方面不能实现即时性的情形在高校财务部门普遍存在。

（二）财务部门与校内其他部门之间数据割裂，存在信息孤岛现象。这种现象不利于高校信息化整体水平的提升，阻碍了高校的内涵式发展。在互联网技术发展初期，高校内部各部门的信息化历程与财务部门基本相似，都只立足于本部门的具体工作，基本不关注与其他部门之间的数据交换。如教务部门的教学服务系统、学工部门的学生管理系统、人事部门的人事管理系统、国资部门的资产管理系统、科研部门的科研管理系统等，部门之间的管理系统有技术壁垒，信息孤岛现象突出，有些本应一致的数据在各部门的管理系统间存在不一致的情形，数据割裂严重。比如教务部门的教学服务系统、学工部门的学生管理系统、财务部门的学费管理系统中都有学生数据，但经常会发生三个系统中学生数据不一致的情形，究其原因，是因为学生数据发生变更，但三个系统没有同步变更导致的。

高校内涵式发展要求管理精细化、信息化，同时要求资源、规模、质量、结构、效益统一，而目前高校各部门之间信息不通、数据统计不一致的现象普遍存在，造成数据获取效率较差，降低了数据的准确性和获取的时效性，再加上各部门都不愿意主动改变本部门的系统来适应其他部门，这些曾经大大提高高校各部门工作效率和管理水平的服务系统，如今阻碍了高校的内涵式发展。

（三）财务人员队伍结构不合理，复合型财务人才不足。高校财务人员是财务信息化建设的主体，对财务信息化建设起着至关重要的作用。但财务人员一般都是财会专业出身，本身不懂计算机网络信息方面的知识，再加上财务工作分工精细，日常工作繁琐，多数财务人员只对本岗位工作比较熟悉，对财务全局工作知之甚少。通过调查发现，我国中等规模的高校财务部门一般只有一名系统维护人员，少数高校有两名以上系统维护人员。他们的计算机网络技术虽然熟练，但对财务工作却又一知半解。目前几乎所有高校财务部门都缺乏“财务+IT”的复合型人才，人才的缺乏大大制约了高校财务信息化进程。

（四）网络信息安全难以保证。信息化建设是一项成本较高并且在短时间内难见成效的系统工程，而高校的办学经费本身就很紧张，很多高校在信息化建设过程中设备投入不足、人员投入不足，导致财务信息管理系统缺少必要的安全防护，一般仅通过设置防火墙、身份认证、VPN连接和局域网等方式来保护系统安全。很多高校的财务信息系统是存在安全隐患的。另外财务信息系统中有大量敏感数据和师生员工的私密数据，如“三公”经费、教职工个人收入、身份信息、银行卡信息、联系电话等，这些私密或敏感数据未经加密和脱敏处理，存在数据安全隐患。

三、大数据时代高校财务信息化建设方向

（一）加强数据标准化治理，打破信息孤岛。这是高校财务信息化建设的首要任务。高校信息化建设已是不可逆转的时代潮流，高校要坚持全校一盘棋的思想，重新整合、改造校内所有部门现有的信息化系统，打通关节，打破信息孤岛，对数据进行标准化治理，实现数据的互联互通。财务部门应积极对各个管理系统进行数据升级改造，统一编码规则，完善系统对接，如预算系统与核算系统对接、学生收费系统与核算系统对接、工资管理系统与核算系统对接等。同时，财务部门应积极与校内其他部门协调联系，将财务信息系统与校内其他部门的信息系统对接，如学生收费管理系统与教务部门对接、工资管理系统与人事部门对接、核算管理系统与资产管理部门、设备管理部门对接等，实现数据实时传输，确保部门之间数据统一、准确，有效提高数据交换效率。

（二）走“业财融合”之路是高校财务信息化建设的必然选择。这是高校目前所处的大环境和内涵式高质量发展需求所决定的。2018年，教育部发布《教育信息化2.0行动计划》，2019年新政府会计制度正式实施，互联网、区块链技术的快速发展，大数据技术的广泛应用等，是高校目前所处的大环境，叠加高校内在的高质量发展需求，很明显，传统的事后会计核算模式已不能满足高校的财务管理需求，新的财务管理模式必须贯穿业务全流程，即“业财融合”。对财务部门来说，必须深入到业务活动中，特别是要将财务管理工作前移到业务前端，通过对数据的预测和分析，反馈给业务部门及决策层，使高校的管理决策更加科学；同时，通过把握业务流程的关键控制点和潜在风险点，实施有针对性的改进，降低运营风险，提高管理效率。目前国内有很多高校正在进行这方面的尝试，很多软件开发公司针对高校的需求开发了相应的“业财融合”平台，如差旅服务平台、采购服务平台等。“业财融合”平台的核心要义是价值链管理，即通过对业务流、财务流和管理流的关键节点进行管理和控制，在业务执行过程中实时纠偏、优化，达到业务、财务、管理三者协同合作，实现财务数据与业务数据的有机统一，实现管理效益最大化。

（三）制度嵌入、强化内控是高校财务信息化建设的重要内容。高校的内控制度相对完善，但在执行过程中经常会发生偏差，因为制度是靠人执行的，每个人对制度的掌握和理解有所不同。在近年来针对高校的各项检查中，主要存在业务内容不真实、业务流程不规范、超标准执行文件、监管不力等问题。因此，高校信息化建设的一项重要内容是要将各项制度、规则嵌入到信息化系统中，完善内控制度。教育部有关负责人在相关会议中提出了几点需要高校重点关注的工作，指出要“强化风险意识，做实内控建设”，提出要将内控信息化建设作为做实内控建设的重要抓手，加快推进财务、资产、基建、采购、科研、教学、人事等业务系统的对接，建立规则内嵌的所有业务内控信息化系统，实现业务流、资金流、信息流等数据的融合共享，实现用制度、用系统管人管事。

目前，有很多高校的财务部门在信息化建设中，通过“业财融合”平台，有效地将规则和制度嵌入，如通过差旅平台，将差旅审批程序、差旅费标准内置于信息系统中，从源头规范差旅费管理；通过采购服务平台，将采购审批程序、招标程序、资产入库程序内置于信息系统之中，实现全流程控制，同时将没有资质或信用不良的供货方排除在平台之外，以防范不必要的风险，彻底实现将内控由人为控制转变为制度和信息系统共同控制的内控模式。

（四）RPA技术与AI人工智能技术的应用是高校财务信息化建设的重要手段。RPA（机器人流程自动化软件，Robotic Process Automation）是一种新型的人工智能的虚拟流程自动化机器人。经过近几年的发展，RPA已经广泛应用于各个需要流程自动化的领域，特别是在财税自动化领域。AI人工智能是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。AI人工智能具有深度学习的能力，对财务工作过程中大量重复性或类似性的劳动，AI人工智能具有比财务人员更加明显的优势。

大数据时代高校财务信息化建设本质上是向数字化和智能化方向转型，在财务领域重构财务组织、再造业务流程，提升财务数据质量和财务运营效率，更好地赋能业务、支持管理、辅助经营和支撑决策；提升会计信息质量、增强管控能力。要达到这个目标，高校必须借助智能机器（智能软件+硬件）和财务人员共同组成的人机一体化混合智能系统，才能完成复杂的财务管理活动。智能化分为以下三个层次：（1）基于规则的自动化，比如自动对账、录入、应答等；（2）基于对话式用户界面的数字助理，语言交互、人机协作是其重要特征；（3）基于深度学习的企业大脑，以大数据为基础的智能决策和风险内控是其典型场景。目前在高校财务信息化建设中，RPA技术与人工智能技术的应用已经比较广泛，如财务自动应答机器人、智能自动识别报销系统等。

RPA技术与人工智能技术再造财务报销流程与传统报销流程相比有着明显的优势，比如更加节省人力，可全天候工作，由于没有人工干预，更加客观、准确、规范。如图1、图2所示。

图1 高校财务传统报销流程图

图2 应用RPA技术与AI人工智能技术财务报销流程图

传统方式下，经办人填写报销单其实是一个比较复杂的过程，首先要对票据进行整理、分类，然后逐个录入系统，这也是高校师生厌烦财务报账的原因之一。应用RPA技术与AI人工智能技术后，由于前期智能系统进行了大量的深度学习，填写报销单据变得相对简单便利，报账人员只需要通过手机将发票拍照上传（同一张照片可包含一张或多张发票），智能填报系统能自主完成票据切割（同一张照片含多张发票时），能根据发票信息自主识别并判断业务内容、金额，自动生成报销单。比如某位教师报销差旅费，只需将火车票、飞机票和住宿费发票平铺桌面，拍照上传，智能填报系统即会自动切割发票，并根据火车票、飞机票的日期、地点、座位等级、金额等信息判断出差的时间、地点、乘坐的交通工具及座位等级等，结合住宿费发票自动完成差旅费的填报工作。智能稽核则是系统通过深度学习、透彻理解国家财经政策和学校财务制度，如《差旅费管理办法》《实验材料管理办法》《会议费管理办法》等，结合学校的预算安排，对智能填报的报销单据做全面审核，如差旅住宿、乘坐等级是否超标，办公用品是否超出预算等。智能稽核类似于财务审核人员但优于财务审核人员。前两项工作完成后，项目负责人或单位负责人可通过PC端或手机端在线审批，审批通过后，业务经办人员即可将发票投入到财务指定的智能收单机中，收单时，机器会自动比对上传的单据信息与投入的单据信息是否相符，如果相符，则可以直接通过智能核算系统自动生成会计凭证，并与投入的发票绑定，形成数字档案。如果投入的单据与上传的单据不一致，系统则会拒绝收单。显然，应用RPA技术与AI人工智能技术后，可以大大提高财务工作效率，使财务工作进一步标准化和规范化。

（五）强化网络信息安全是高校财务信息化建设的重要保证。高校财务系统不仅能直观反映高校的财务状况、办学规模、科研经费来源等信息，还有大量涉及教职工和学生身份信息、银行账号、联系电话的私密数据，因此在信息化建设时必须兼顾信息系统安全、数据安全完整，除传统的防火墙、VPN等防护手段之外，还应加装保垒机，对敏感数据和私密数据进行脱敏和加密处理。

（六）加强财务队伍建设。高校财务信息化建设要求财务工作逐渐由以职能为重心的运作模式向以流程为重心的运作模式转变，促使财务人员从传统的财务核算会计向管理会计方向转变，财务人员必须与时俱进，自我革新，以适应新形势及高校发展要求。高校财务部门应加大“财务+IT”复合型人才的引进力度，积极培养本部门专业技能过硬并有一定IT知识的财务人员向复合型人才转变，为高校财务信息化建设提供人员保证。另一方面，高校对财务人员应该进行必要的业务培训和专业指导，除财务专业知识和政策法规培训外，还应加强对计算机网络信息知识的学习和培训，比如系统运行、后台管理和维护等。

四、高校财务信息化建设的架构与实践

通过近年来的发展与实践，高校财务信息化建设的目标越来越清晰，高校财务信息化平台必然是基于“业财融合”和RPA及人工智能技术、同时内嵌规则和制度的一体化智能平台，是高校信息化建设的重要组成部分。高校财务信息化平台将以数据为核心、内控为抓手、提质增效为目标，通过财务信息系统与资产、基建、采购、科研、教学、人事等业务系统的对接，实现业务流、资金流、信息流等数据的融合共享，实现用制度、用系统管人管事。上页图3是一个比较典型的高校财务信息化平台架构。

图3 高校财务信息化平台架构图

从上页图3可以看到，最上层是学校的OA门户网站入口，从OA门户网站通过身份认证登录后，即可进入智能财务信息平台，不同角色可以选择不同的服务，师生如需报账可以选择智能报账服务，收入查询可以选择综合查询服务，科研项目相关查询、结题审计可以选择科研财务服务，部门负责人或学校负责人可以选择智能分析服务，如果不知道该选择何种服务则可以选择智能问答服务（RPA），财务虚拟智能机器人可以提供二十四小时咨询服务。信息平台的中间部分则更多是“业财融合”系统和内部控制系统，如智能采购、智能差旅、智能填报、项目授权、预算控制、线上审批等。“业财融合”系统与内部控制系统及财务其他数据如会计电子档案、全面预算、会计核算等系统产生的大量数据形成了财务数字资产档案即大数据中心，而大数据中心是支撑上层财务服务的基础数据。底层的AI技术、RPA技术、主数据管理、影像管理等则是实现财务信息化智能平台的技术支撑。

五、结语

高校财务信息化工作，不能是简单的技术上的“加法”，通过信息技术的提高可以带来更多“溢出效应”，通过完善的内控环节来防范各类风险的发生，通过大数据来推动高校的成本核算，通过绩效评估、投入产出分析对高校的长远目标提出切实可行的建设性建议。