智能技术在再造结账流程中的应用

魏婧 （上海传兴科技有限公司 上海 201203）

一、引言

随着数字化发展，以人工智能为代表的新一代信息技术给财务管理带来了新的发展契机，促使财务从信息化向智能化转变。智能财务不仅是财务流程中部分环节的自动化，也不仅是某个财务流程的整体优化和再造，而是财务管理模式的重塑，它借助于人机深度融合的方式来共同实现前所未有的新型财务管理功能（刘勤、杨寅，2018）。智能财务平台建设，需要抓好业务流程梳理、表单附件梳理、数据标准梳理、信息系统梳理和模型算法梳理五项重点工作（刘梅玲、黄虎、佟成生、刘凯，2020）。本文从应用层面出发，结合企业的具体业务场景，按照业务流程步骤，探讨智能技术在企业财务结账中的应用。

二、传统财务的结账流程现状、弊端及改进

（一）传统财务的结账流程现状

传统财务业务处理方式受信息技术的限制，一般的业务都是靠流程传递数据，类似流水线，各个流程节点有先后顺序，结账必须按照顺序步骤操作。因各个系统比较孤立，没有很好的集成，财务月底结账时，有很多业务需要手工处理。一般结账流程要经过以下财务岗位或类似岗位进行月末处理工作，见表1。

表1 传统财务月结需要处理的工作

（二）传统结账流程的主要弊端

传统财务结账流程受信息技术的限制，只能依赖人工来填补，主要存在的弊端有：一是财务人工成本高。一般中型生产企业都需要按照各岗位配置操作层的财务人员，仅基层的财务操作人员就要配置十位左右，财务人员需求量大，人工成本高。结账工作主要集中在月初，月初财务工作量很大，月中相对工作量较少，工作量分布不均衡。二是财务报告及时性差。公司的实际经营数据每月才能看到一次，一般要到次月中下旬所有报告数据才能出来，经营问题会推迟更长时间，造成决策滞后性，不能实时对经营情况进行预警。三是大量的数据需要人工手工核对，工作效率很低。四是数据准确性差。由于数据量大，需要核对的系统较多，数据出口多，人工核对处理过程中，容易发生人为的错误，导致数据准确性问题。

（三）传统结账流程的改进

在智能财务阶段，对财务结账流程进行优化和再造，主要措施及步骤如下：一是结合公司业务特点以财务数据流转的整个业务链为基础，分析找出影响结账慢的原因和痛点；二是规范公司管理机制，优化业务流程，明确责权，建立统一的基础数据标准和财务核算流程，实现标准、流程统一；三是提高流程智能化水平，运用OCR智能识别、区块链电子发票、RPA等智能技术，去断点、去手工，实现全过程零基础作业，全线上自动业财融合；四是建立财务大数据中心，运用数字化思维模式，不再沿用传统财务的处理方式（通过业务流程将单据传递到财务），而是财务数据中心直接与交易事项连接，实时集成交易事项的多维度、多类型信息，形成财务的大数据中心；五是建立财务共享平台，通过大数据分析、RPA技术、数据挖掘等，提升财务共享运营平台的自动化水平，结合数据标签技术，实现指标报表的实时查询及源头追溯，并实现形象化展示及多维度分析。

三、智能财务在集团企业的应用案例

（一）案例概况

C公司主要从事以手机为核心的智能终端的设计、研发、生产、销售和品牌运营，公司自主研发智能终端操作系统，围绕 OS 操作系统开发应用商店、游戏平台、短视频、广告分发平台以及手机管家等工具类软件。在境外拥有多家运营主体，主要销售区域覆盖非洲、南亚、东南亚、中东和南美等 70 多个国家地区，公司下属境内外子公司共计 89家。C公司采用以产定购的采购模式、以销定产的生产模式，销售方面主要以经销商销售为主，采用先收款后发货的销售模式。

（二）C公司在财务核算和结账出报告中的主要痛点

一是集团公司采购、销售批次较多，与供应商、客户间结算工作量大，必须打通公司与供应商、客户的上下游业务链，实现数据共享；二是资金安全是公司重要的管控点，集团拥有近百家国内外公司，众多银行账户，海量的收支数据，必须打通企业与银行，实现自动收付并对账；三是C公司多事业部、多项目、多法人主体运营，很多管理人在管理上有交叉，必须要统一审批流程与规则，建立标准的授权审批体系；四是各业务运营模式不同，运营管理有差异，不同地域也有文化差异，必须统一表单格式与数据取数标准；五是集团公司合并层级多，各类分析报表需要的数据维度不同，必须从最基层开始规范，对字段名称、含义、取数规则等关键内容进行规范，采用云计算保存最原始数据，实现数出一门、数存一处和一数多用。

（三）C公司财务云信息系统总体架构

C公司结合公司运营管理方式，综合运用现行的各项智能技术进行系统优化与再造，完善各项管理制度，规范管理标准，重塑财务管理理念。C公司建立了FOL财务云信息系统架构，包括业务层、核算层、管理层和决策层，如图1所示。

图1 FOL财务云信息系统架构图

整个系统架构由业务层、核算层、管理层、决策层四个层次构成，利用在线智能信息采集系统从员工、供应商、客户三个业务相关系统把基础业务信息数据采集出来，经过电子影像系统、报账系统、收款管理系统及共享运营系统等共享核算系统的加工处理，自动生成会计核算系统数据；会计核算系统自动向资金管理系统发送付款指令，会计核算系统对接税务管理系统自动进行认证、自动开具销售发票、自动生成纳税申报表。通过核算层的数据收集、加工和发布，为管理层的预算管理、成本管理、绩效管理、内控风险管理提供数据和信息资源，从而为决策层决策提供依据。在制度规范方面，通过合规要求统一、业务流程统一、单据附件统一、信息系统统一、数据标准统一、集成方式统一、会计科目统一、核算规则统一、管理模式统一等九个统一为财务云信息系统架构的落地保驾护航。

（二）具体各主要业务的对应方案

1.日常费用报销流程再造。（1）公司费用APP利用电子发票、OCR智能信息采集、移动化办公等技术实现智能报销。（2）费用APP将微信卡包的电子发票或利用拍照OCR智能采集各类发票的数据，并与税务管理系统集成自动完成发票的验真和验重，员工只需简单勾选需要报销的发票即可自动提交报销单。（3）审批层各级领导可以通过移动端查看单据，并能随时随地进行审批。（4）移动端流程审批与财务内网共享运营系统同步共享，通过会计引擎，自动生成会计核算系统的会计凭证。（5）会计核算系统与银行管理系统自动对接，通过银企直连系统完成自动付款及付款会计凭证的生成，并实现银企自动对账。借助智能技术，对日常费用报销流程改造后，实现公司报账数据与外部商旅平台数据对接，提高数据的完整性、准确性、真实性；各业务数据从最基础的数据开始，自动集成，实现数出一门，提高了共享运营系统数据的及时性；公司内各系统一键对账，并实时校对，提高了数据处理效率，减少月结对账的工作量。

2.采购环节的流程再造。在供应商采购及结算环节，利用供应商协同平台、电子影像系统、银企直连、进项发票管理系统等，通过 MRP 逻辑运算实现从销售订单、下采购单、供应商结算等的全自动线上运行。（1）由客户销售订单触发采购系统的订货指令，依据单位标准用货量及销售订单，计算安全库存、生产材料需求；依据现有库存、安全库存及生产需求，自动计算采购需求。（2）利用供应商协同平台，跟踪供应商发货信息、仓库实际库存入库记录。（3）实现供应商结算实时对账，自动生成结算单；智能采集供应商发票信息导入金税三期，发票管理自动验真、验重、认证。（4）供应商对账完毕，自动生成会计凭证，依据付款账期，通过银企直连自动付款，付款后反馈实付信息，实时清账，银企实时对账。供应商采购环节流程经过智能再造后，实现订单与结算、发货与验收、开票与认证等各业务闭环；各系统数据从最基础的数据开始，自动集成，实现数出一门，各系统间一键对账并实时校对，实现了数据的准确性和可追溯性，减少了采购会计大量手工对账的工作，减少了税务会计月末处理认证发票的工作量，可随时查看各订单的完成状态。

3.销售环节的流程再造。（1）在销售环节，利用客户协同平台、税务管理系统、银行管理系统、智能会计引擎等系统，通过 RPA和机器学习，实现从销售订单、预收款、发货控制、客户结算、自动开票等的全自动线上运行。（2）客户需要在客户协同平台下客户的采购单，客户协同平台的订单自动推送到销售系统。（3）资金管理系统将对应订单的实际收款反馈到销售系统。（4）销售系统把已收到款的订单，自动推送到库存系统，生成发货请求。（5）库存系统发货后，向销售系统推送发货反馈，客户收到货物后，在客户协同平台登记实际收货，并将收货信息实时反馈给销售系统。（6）实现客户一键对账结算，自动生成结算单；对账完毕的订单，自动推送发票管理系统开票。销售环节流程经过智能再造后，实现订单与收款、发货与验收、结算与开票等各业务闭环；实现预收风险控制，只有实际收款才推送发货请求，系统进行了风险管控。各系统自动推送，减少销售会计大量手工对账的工作，减少税务会计日常开票工作及月末纳税申报工作量；系统的可追溯性，可随时查看各订单的完成状态。

4.成本及其他环节流程再造。在生产环节，采用以销定产的模式，依据标准成本，自动推送标准领料单。成本系统可以按单个商品归集生产成本、分摊制造费用，利用RPA、机器学习等技术，自动归集生产成本，自动生成半成品、产成品等的验收入库，实时跟踪产品状态，并与会计核算系统实施集成同步。集团内关联交易，可以由一个公司发起交易的原始数据，另一公司自动接收，核对确认、审批后，自动生成会计凭证，并推送金税系统开票、认证，依据集团内结算账期，推送集团内资金自动调拨清账。

经过以上智能再造过程，资金会计的收款确认、付款发起及月末资金对账，完全可以由系统替代；采购会计、销售会计、费用会计需要手工处理的发票开票、确认、供应商/客户对账、供应商/客户结算，可以通过系统自动集成，对应的财务人员可以只专注异常单据，并可以腾出时间做数据分析、成本优化、费用控制等业务；税务会计和总账会计需要手工处理的发票、报表、对账可以通过系统自动生成，他们可以把重点放在对政策、法规的研究，税收筹划、核算规则制定、报表分析等业务。经过智能财务管理系统的再造，实时数据集成，实时对账，以实现财务处理的全流程自动化，降低成本、提高效率、减少人为差错，提高财务数据准确性和财务报告的及时性。