“互联网+”背景下城建档案管理的建设路径研究

■王长伟，黄文峰

（1.中山市自然资源档案馆，广东 中山 528403；2.广州大学建筑与城市规划学院，广东 广州 510000）

2021年1月1日新《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）正式实施，标志着我国档案事业进入了一个新的发展阶段。新档案法增加了“档案信息化建设”的章节，同时在第一条就明确提出“提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务”，这些都强调了档案管理要以信息化发展为重点，借助信息化技术更好地服务社会事业，这为今后档案工作的开展指明了方向。

在此背景下，档案业界提出了“互联网+档案”的新理念，然而“互联网+档案”也绝对不仅仅是先将档案数字化再挂到档案网站上即可。它是以档案数字化为基础，依托现代信息技术所形成的智慧化、知识化、个性化、人性化的档案服务互联网平台[1]。与传统档案管理相比，借助互联网实现从纸质档案到电子档案的变革，彻底转变了档案管理的模式，为档案事业的发展带来了新的机遇。

一、互联网对城建档案管理的积极影响

城建档案作为一个城市演变的见证，是城市形成、变迁和发展过程中具有留存价值的历史记录。随着城市的不断发展，城建档案接收、保存、开发利用等传统的方法已不能满足当前社会的需求。进入互联网时代应主动求变，将“互联网+”的理念和新技术引入到城建档案管理工作中，运用互联网技术管理城建档案。“互联网+”在城建档案管理的建设上有以下几个积极影响。

（一）管理维度：转变档案管理思路

在城市化的快速进程中工程建设如火如荼，同时产生的城建档案规模也在不断扩大、体量在不断增多。因此，以纸质形式接收、保管和利用的传统档案管理方式已经无法满足时代的需求。在这种时代背景下“互联网+档案”理念应运而生，它将互联网与档案管理深度融合，改变了档案的管理模式。一方面是档案接收形式的改变，由传统的纸质为主向以数字化的电子档案的形式转变；另一方面在档案的保存方面，由过去的纸质档案由库房存放向电子档案以计算机硬盘、光盘、云存储等方式转变，并且此类介质对于库房的空间、温度和湿度要求较小，从而降低了库房面积不断扩容的压力。

（二）技术维度：实现了电子档案同步移交

传统工程项目建设中，施工资料的形成主要依靠资料员个人的记录、整理、归档等形式完成，此类移交方式导致城建档案与项目进度较难保持同步，较多资料是在项目竣工后完成再一次性移交验收，纸质档案在送审后需要经办人员手工核对翻阅，时间花费长、验收效率低，严重影响了项目进度。互联网技术的发展，提供了多元化的管理方式，借助“互联网+档案”的移交模式实现全过程跟踪指导，把档案管理进行前置，实时动态监督工程资料与施工进度相匹配，同时实现了城建档案从源头上开展数字化加工，提升了工作效率。

（三）服务维度：创新档案服务模式

传统档案信息资源开发强调馆藏基础原则，这种开发方式未实现馆藏档案信息资源与用户需求的有效衔接。随着城建档案的网络化、数字化的发展，用户对档案服务提出了更高的要求，整合城建档案资源大数据，在研究和创新过程中提供以问题为导向的场景化智能服务成为当务之急。例如，当前公众获取信息主要依靠移动互联网，特别对于年轻一代在选择政务服务的方式上更倾向于使用互联网办理。城建档案部门顺应时代发展利用互联网在线为公众提供档案的接收、查阅、借用服务，群众不用出门就可以获得自己需要的档案资源，开拓了档案服务的新方向。

二、互联网环境下城建档案管理出现的问题

城建档案管理在网络化、数字化方面有了很大的进步和发展，特别是在工程电子档案数字化方面已经有了很多应用案例，在档案数字资源库的建设方面已经初具成效，但是目前在城建档案的接收、查阅利用、云存储等方面仍然面临很多问题亟待解决。

（一）对互联网技术的重要性认识不足

虽然互联网技术在各个领域飞速发展并广泛应用，但目前在档案领域受传统的观念和档案管理制度的影响，在档案的接收、查阅利用等方面依然采用的是传统的工作形式，对互联网新技术的应用存在重视不足的现象，仍然是一种被动的服务状态，其中主要原因表现在以下几个方面。一方面是创新观念不足。受传统观念的影响大多数档案管理部门在改善基础设施、创新档案管理方面不够重视，在互联网、大数据、智慧档案馆等新技术应用方面缺乏主动思考，使得当前档案的接收、保存、查阅仍然依靠人工完成，距离智能化档案管理存在较大差距。另一方面是资金投入不足。城建档案随着工程项目的建设在档案的体量上、规模上不断增大，有限的资金投入主要用在增加库房面积、防护设施方面，在互联网信息化方面的投入非常少，造成大多数城建档案仍然以纸质档案移交为主，基于互联网接收和云存储的电子档案移交方式存在滞后性。

（二）基于互联网的信息资源融合力度不够

城建档案馆作为专业的馆藏机构，档案管理资源上相对单一，在“互联网+”时代应借助网络实现跨界融合、资源共享，把城建档案馆与相关机构进行互联互通，提升档案管理的协同合作。例如，近年有行业专家提出把城建档案馆纳入到联合审批的综合审批管理平台中，实现并联审批，把工程项目的所有审批电子档案直接通过综合审批管理平台推送给城建档案馆，实现了无纸化审批和电子档案保存。这就响应了政府简政放权、简化审批流程、让群众少跑腿的服务理念，能够给群众提供一个快速高效、省时省力的服务平台。

（三）缺乏复合型的档案人才

以互联网为平台的档案管理模式不同于传统的档案管理，基于互联网的档案管理系统、云存储、智慧档案等新型技术应用在档案管理过程中，这对档案工作人员的综合素质提出了更高要求。但是当前档案从业人员的素质参差不齐，主要有以下几个原因：一方面工程建设单位的档案类人才结构失衡，由于工程行业对档案管理的重要性认识不够，导致对档案类人才缺乏培养，造成人才流失现象严重；另一方面是工程档案需要复合型人才，即具备档案、工程和计算机信息等多学科知识的复合人才。然而针对档案人员的培训较少，目前工程档案人员的学习方式以自学为主，相关的培训课程较少，很多档案从业者闭门造车，学习掌握知识较慢。

（四）基于“互联网+”的服务创新不足

当前城建档案信息资源的接收过程中始终以档案馆作为主体，档案管理部门存在重管理轻服务的思想，档案管理部门和用户之间缺乏有效的沟通机制，没有充分调研和收集用户的需求和建议，在“互联网+档案”的新理念上缺乏创新思维。因此，档案馆要转变观念，从过去的以档案馆为中心转变为以用户为中心，强化以用户需求为目标的档案信息资源开发模式，借助互联网可以真正实现档案资源的互联互通、整合共享，使得政府、社会、公民之间的交流变得容易[2]。

三、互联网环境下城建档案管理的创新举措

互联网技术的快速发展使城建档案管理工作面临前所未有的考验，是困难更是机遇，要转变观念做好城建档案管理工作的创新，开辟档案管理发展的新途径。从互联网在档案领域的研究和发展趋势看，主要有以下几个方面的创新举措。

（一）树立互联网思维，创新档案管理

在“互联网+”时代背景下，档案管理部门要与时俱进跟上信息化发展的步伐，利用互联网思维把档案管理转变为档案服务，努力把档案向网络化、数字化、智能化方向发展。例如，笔者所在单位依托网络技术改变传统的接收模式，组织开发了建设工程文件跟踪管理服务平台。该平台开发以互联网为载体线上审核接收工程档案，平台框架以档案接收流程为模型，主要包括档案的上传、档案的整理、档案的审核、档案的组卷、档案的归档等功能模块，实现了由传统的竣工后移交档案到项目开工即可进行档案移交报建，档案馆、建设单位、施工单位、监理单位等企事业单位都可以实时上传自己形成的资料，档案馆在线实时指导，全周期、全过程跟踪指导。在线接收系统以电子档案接收为主线，为后续国家规范由双套制向单套制发展奠定基础，同时也有利于解决库房容量不断增大的问题。

（二）重视人才建设，培养复合型人才

互联网技术在档案领域的创新和发展根本是依靠人才建设，传统环境下档案从业人员的结构比较单一，以档案专业、汉语言专业为主。在互联网背景下应重视档案人才的建设，努力培养具备计算机、数字技术、档案知识等复合性、多学科的人才。一方面，加强复合型人才培养。落实好专业技术人员年度继续教育的学习，保持对档案行业前沿新技术、新知识、新理念的学习和实践应用；邀请行业内专家给档案类从业人员进行技术培训和专业指导，开展网络技术实践操作课程，提升档案业务人员的技术能力。另一方面，加强人才交流学习。通过与高等院校、专业研究机构进行人才、技术的交流，提升从业人员的视野、专业技术知识，可以快速解决专业知识储备欠缺的问题，为“互联网+档案”的发展奠定基础。

（三）树立共享理念，实现互联网档案资源融合

“共建共享”的发展理念是“互联网+”环境下各行各业发展的重要思路[3]。首先档案管理部门要重视互联网的发展，依托互联网平台实现资源共享，打破信息孤岛、资源零散封闭的现状。其次档案主管部门在技术上寻求跨行业的合作关系，要积极主动同高校、研究机构和技术公司等数字技术团队或专家合作，形成资源和技术的融合体，借助信息化技术实现工程电子档案接收、保管和利用。再次政府也要营造好的市场环境，鼓励企业参与档案信息化技术的研发，调动社会力量参与进来，倡导开放性、多元性、包容性的理念。例如，笔者所在城市搭建工程项目联合审批平台，该平台实现了“一窗受理、一网通办、一次告知”的办理模式，群众由原来的一个项目跑十几个地方盖章审批到现在的“一次跑腿、送一次文件”就能完成审批。城建档案馆作为资料接收的最后环节把所有前端审批的电子资料直接抓取留存，通过共享平台实时动态跟踪，提升了服务效率。

（四）运用“互联网+”思维，创新政务服务模式

数据时代背景下，互联网正在深刻地改变政府的治理模式和服务方式，创新政府公共服务势在必行，城建档案管理部门应当强化互联网思维，创新政务服务模式，主要做法有以下几个方面。一是推出一窗受理、一次告知业务。档案馆作为资料验收的最后环节做到提前介入、靠前服务，把档案审核业务由传统的线下纸质审核转变为基于互联网平台的审核、反馈、组卷、入库、云存储等线上办理业务，做到了及时、高效地完成档案入库。二是推出限时办结业务。笔者所在单位为提高办事效率实行档案业务办理时限压缩工作，全面梳理城建档案的接收、审核、反馈整改、组卷、移交入库等环节，压缩办理时间，规定从资料齐全申报到办结全程7个工作日，有力提升了群众办理业务的效率。

（五）加强互联网信息安全，完善信息化安全体系

在互联网时代风险与机遇并存，为工程档案信息化建设带来了机遇，但是也同样存在着风险，如病毒导致系统瘫痪、数据备份损坏、机密档案丢失等。因此，档案部门要有风险意识，做好档案的信息安全保障。一是制定档案信息化安全制度。新《档案法》第八条规定:“国家档案主管部门主管全国的档案工作,负责全国档案事业的统筹规划和组织协调,建立统一制度,实行监督和指导。”因此,各级档案部门可通过立法的手段,确立工程档案信息化建设的法律地位。二是在技术层面设置网络防火墙、安全检查软件。对网络设置一道安全屏障，防止来自外部的病毒攻击。定期更新病毒库，设置访问控制，利用实名身份验证的方式，确保用户的可靠性。三是在人员方面加强安全教育和保密知识培训，特别是在计算机网络、信息安全知识方面，防止人为因素造成档案破坏和丢失。

城建档案是一项基础工作，它记载着一个城市从古至今的历史变迁，作为新时代的档案人要深化创新研究，把档案的接收、保管和利用同信息化相结合，提高服务质量，不断提升城建档案的科学化和规范化水平。本文主要从互联网对城建档案的积极影响出发，从新理念、新技术和新服务等角度探讨了互联网技术带来的变革。基于档案管理机构在面临互联网时代背景下下出现的一些问题本文提出了一些措施，为“互联网+”环境下城建档案管理提供了参考。