浅析食品检验机构样品管理要求和质量控制要点

韩宏乾，强世龙，李 辉，韩小虎，王海艳，姜 峰，赵治国，刘 瑜，金 雁，付海滨*

（1.沈阳海关技术中心，辽宁沈阳 110016；2.东港海关综合技术服务中心，辽宁东港 118300； 3.沈阳农业大学，辽宁沈阳 110866；4.呼和浩特海关技术中心，内蒙古呼和浩特 010020）

食品安全关系到人们的生命和健康，也是影响企业发展、社会稳定和政府威信的关键因素。对此，需各部门及人员对食品安全与质量进行全面性管控。食品检验实验室样品管控及质量控制是检验实验室开展检测工作的重要基础[1-2]。实验室样品规范化管理工作是实验室管理工作的关键步骤，样品管理工作主要是为了保障检验数据的准确且有据可循。而样品管理的质量好坏，也可以直接反映实验室管理工作的整体水平。食品样品管理是食品安全检测中最为重要的一部分。样品管理不当会直接导致数据不准确，造成结果错判、误判，严重的则构成食品安全事件。虽然食品检验机构制定了相应的管理体系文件以及规范管理要求，但由于一些因素的限制，尤其涉及多个检验地点的食品检验实验室，其文件及管理要求还存在很多不足。在实验室食品样品管理方面，对样品的接收、确认、标识、流转、留存和处置，是确保最终检测结果客观与公正的重要前提及依据。

1 样品的接收和确认

1.1 接样人员接收

待检食品样品送至实验室后，接收样品工作是食品检验的首要环节。食品检测单位应当设立接收样品的人员，确保收样工作规范、高效、准确以及收样的安全性。样品接收人员需要具备相应技术能力及高度的责任心，进而保证后续检验结果的准确性[3-4]。所以，实验室须授权专门人员接收样品，无关人员不得随便进入样品室。

接样人员和客户应尽量在接收样品的过程中同时在场，避免未知因素影响样品检测结果的公正性。在接样人员与送样单位同时在场的情况下，查看运输过程是否对样品造成影响，必要时，应选择拍照等方式对样品相关信息进行记录保存。接样人员无法接收缺少信息等不符合送检的样品。

1.2 样品的确认

样品接收人员进行委托协议的签字前，应认真核实委托协议提供的信息（名称、生产日期、批次号、包装规格、包装形式、生产许可证编号、生产厂家地址、联系方式和执行标准等）是否完整，初步判断实验室是否具备检测条件，同时核查样品数量和状态是否满足检测标准的要求。如果委托方的样品不适用于检测，或者样品所提供的描述与实际样品不符，或者没有详细的检测规定的情况下，样品接收人员应与委托方进行沟通，得到进一步的说明或达成共识，记录讨论的内容。如发现样品异常或与客户提供的资料不符，应及时与客户确认、及时退回，注明原因并要求重新送样。如果待检样品不能满足检验标准的相关要求，样品接收人员要通知客户相关状况，并配合采取其他措施。如果客户仍然需要检测样品，则实验室提前说明可能产生的后果，并与客户签订委托协议及在报告中标记免责声明[5-6]。

2 样品的标识与流转

2.1 样品的标识

样品接收后，检测人员应与委托单上的检测项目进行逐一核对，确认样品的数量、状态是否可以进行检测，并在数字化实验室管理系统进行登记，在样品上加贴由数字化实验室管理系统自动生成的唯一性标识。接收样品应分为两个部分，一部分用于检验，另一部分用于备份，并分别张贴检样样品标签和备样样品标签。检测人员应对待检样品的检测状态标识进行勾选。样品标识应该具有代表性、唯一性，且应清晰地粘贴在醒目但不妨碍后续检验的位置，不可模糊，不可与食品检验检测流程有差异。此外，样品标识应可靠、牢固，在流转过程中不掉落、不遗失，确保其完整性。检测样品应有统一格式的样品标识，内容包括检测项目、样品名称、编号、接样人、留样人等，作为该样品唯一性编号留存于样品流转、检测和储存整个过程直至销毁[7]。同时，在整个检测过程要做好“未检”“在检”“已检”“备样”等状态标识。现在也有很多食品检验检测实验室已经使用电子智能设备，如采用条形码或二维码等对食品样品进行标识。对于检验样品量大的食品检验机构，建议配备相应电子智能设备，可以有效避免人为导致的错误，提高工作效率。

2.2 样品的流转

样品管理人员与检测人员对接时，检测人员应对照检测项目及检测标准验收相应的检测样品，核对无误后在数字化实验室管理系统接收样品，登记待检样品的检验状态，使交接样品的人员签字确认，以免发生混淆。对于特殊包装如密封的样品，打开包装后对于后续检测影响较大的检测项目如水质、过氧化值、微生物等，实验室应尽快进行检验，避免保存时间影响检验结果[8]。在流转过程中，样品应避免丢失、污染、调换及发生变质，确保样品可控、安全。

3 样品的留存

实验室样品分为两部分，即检测样品和备份样品。检测样品用于正常检验，当检验结果出现异议需要复检或仲裁时，经样品管理员及部门负责人签字后，可调取备份样品进行使用。实验室样品的种类多、数量大、覆盖广，不同种类的样品的保存条件要求繁多、保存期限也不同[9]。若样品发生混淆、污染、损坏或退化等情况，均会影响检测质量。因此，实验室样品的留存至关重要。

实验室应设置专用房间存放备份样品，由样品管理员负责备份样品的保管。样品室应具备防火、防水、防霉、防盗功能。为确保样品的有效性，样品室还应保持清洁、干燥、通风，避免阳光直接照射样品，防止样品因保存环境不当受潮发霉、腐败变质。检测样品由实验室人员负责保管，存放于各检验实验室的样品室中。

样品管理人员必须经过实验室管理体系文件和相关产品标准的培训才能上岗。样品管理人员应根据样品的种类分类、分区存放，以确保备份样品在留样期间不发生交叉污染、不腐蚀变质、不丢失、不损坏。对于保存条件有特殊要求的样品，如需要在冷冻、冷藏条件下保存的，应按照规定的保存要求进行保存，并依据样品的保质期及任务类型的要求确定储存时限[10-11]。易发生变质的检测样品、易受实验室环境条件干扰的检测项目，应特别注意实验室保存条件的管控，防止因保存条件不当而影响检验结果。样品管理员要保持样品室的干净整洁，做好防火、防潮、防毒、防失窃等工作，并做好样品室的环境监测记录。

3.1 样品室的环境设施要求

样品室环境设施的区域划分，应考虑光照、便捷等综合因素。在存储阶段需按照留样、备样等环节要求，配备冷藏室、冷冻室以及常温室。备样和留样的冷藏柜和冷冻柜应配备温控设备。同时，样品室应在安全监控范围内，以清晰如实地记录样品存储情况，保证样品在留样期不丢失、不被调换[12-13]。做好储存样品的房间环境防护，确保留样室的防鼠、防虫、防盗以及消防达到要求，注意阳光直照、墙体霉变、环境卫生、空气等影响因素，必要时配置温度和湿度管理设施，以保证高温季节室内阴凉干燥，日常及时做好监控记录。

3.2 保存条件要求

样品种类不同，规定的保存条件也不同，应按照规定的储存条件进行保存。米面制品、食用油、调味品等一般要求常温条件保存；鲜蛋类、乳制品类、罐头食品类等一般要求冷藏条件保存；禽肉类、鱼类、甲壳类等一般要求冷冻条件保存。冷冻室应定期清洁，采取除霜措施。冷藏冷冻样品需做好冰箱制冷情况监控，避免冰箱温度异常导致样品腐败变质。监测感官的样品应保持原样；检测水分、微生物的样品要保持密封，并及时检验；检测酸价、过氧化值的样品需冷藏、冷冻保存，避免影响检测结果[14]。液体和含油量高的样品要放置于专门的收纳盒，防止样品泄露或油脂渗出，造成环境污染。

4 样品的处置

资质认定检验检测机构应明确规定各类样品的处置条件和处置期限。实验室样品保存期限依据样品的种类有不同的规定要求[15]。委托样品的保存期限应尽量在与客户约定有效的期限内保存，各类抽查检验样品务必保存至报告签发后3 个月。若对检测结果有异议，保存至报告异议期后方可申请处理备份样品；若样品保质期不足异议期的，报相关负责人签字审批后方可申请处置；若过保质期或保留期的备份样品，经相关负责人批准后，样品可进行无毒、无害化处理，处理人员做好样品处置记录；海关、农业系统食品检验实验室样品处理应按照《食品安全抽样检验管理办法》等相关文件的规定执行；委托方有特殊要求的，备份样品要按照委托方要求的时限保存[16]。

实验室需根据与客户签订的委托协议书要求进行样品的检测、保存和处理，严格执行保密要求，对客户的样品、检验数据及有关信息进行保密。样品管理人员要严格按照实验室管理体系要求对到期的样品实施无害化处理，并做好样品处理记录；如果样品涉及生物安全，要进行高压灭菌处理，避免对周边环境造成污染。

5 样品管理过程中出现的问题及解决方法

①样品接收及流转过程中涉及接样人员和检验人员，无论哪个环节出错，都会影响检测结果的准确性，所以从业人员必须要有过硬的技术。食品检测机构要定期安排从业人员进行业务培训，如内部质量培训、全国性质培训，进而提高从业人员的素质。②食品检验机构应建立健全管理制度，专人专职，制定每个环节的责任人和职责，严把各个环节质量。③优化检验流程。对于只有一个包装且涉及多人多项目的样品，在开袋之前，应计划好检测工作。微生物及开袋有影响的项目优先检测；多个项目、不同实验人员检测的，应安排一名专门采样人员或者多项目同时采样，避免多次开袋对样品造成污染，影响检测结果。对于一些常规理化项目，如脂肪、蛋白质等前处理耗时长的，可以多采购一些玻璃装置，批量处理，缩短检测时间。

6 结语

食品样品的科学规范管理是确保食品检验全过程及结果准确有效的重要组成部分，但由于食品样品的复杂性，食品检验机构应高度重视样品的科学管理工作，保证样品管理的所有环节规范化，从而保证检验数据的可靠性、真实性、准确性，不断提升实验室样品管理的工作效率和检验检测精细化管理能力。只有样品管理规范，才能安全进入样品制备环节，让样品管理的整个工作获得质的提升，从而为食品检测奠定扎实的基础。