西藏医院人事档案信息化管理优势及实施困境

秦萨

西藏自治区藏医院人事处 西藏拉萨 850000

医院管理中的人事档案管理是医院正常发展的重要部分，随着经济发展，医院规模和医疗队伍在不断的扩大，实现人事档案信息化管理可以对有效的人事信息和人力资源进行管理，随着科技水平提升，计算机网络技术运用于生活的方方面面，医院管理中也广泛应用，如医院的财务、药品和医疗设备管理等。医院人事档案信息化管理顺应了时代的发展，使得人事档案管理变得更加信息化和精确化，对医院的管理和发展起到良好的促进作用。

1 医院人事档案信息化管理的优势

1.1 充分发挥出人事档案的作用

纸质档案资料使用效率差，查看信息无法对比，严重影响医院的人力资源调动，无法发挥出人事档案的作用。而信息化管理可以快速查看人事档案信息，且能从多个方面对医护人员的信息进行比对，从而更有效的进行人力资源调动，为医院的人力资源管理提供准确的依据。除此之外，还可以建立起完善的人事档案信息化管理流程，让医院的人事档案管理和医院的其他部门的工作联系起来，实现信息在各个部门的共享。

1.2 提高人事档案的管理效率

信息化档案管理，可在计算机网络上建立医院的人事管理信息库和搜索目录，从而快速搜索想要查询的信息，提高人事档案的管理效率，大大节省了人力，且利于保存。

1.3 延长人事档案信息的使用寿命

传统纸质资料在管理过程中可能会遭受老鼠、蛀虫的损坏，受空气湿度的影响，在保存过程中可能会受潮发生霉变，纸张保存时间长了会出现字迹不清楚，纸张会泛黄现象。经常的翻阅利用，可能会造成信息缺失或混乱，还可能会受到人为故意的破坏，最终难以保证人事档案信息的完整性，信息的使用寿命较短。信息化就正好解决了这些问题，将人事信息录入到计算机中，档案的保存、查看、调动可直接在计算机上进行，且能实现信息共享，有助于人力资源的管理和分配，减少因外界因素导致的人事档案不完整、不准确。此外，人事档案信息还可保存在网盘、云端和移动硬盘等存储空间中，有效的延长人事档案信息的使用寿命，节约资源，及时对信息进行更新备份，避免信息资源的丢失。

1.4 有利于实现信息资源的共享

建立起比较全面的信息资源库，并对资源库中的各类信息进行整理和分类，实现综合化的管理模式。节约人事档案查看时间，解决了传统管理方式中容易丢失信息的弊端，大大提高了信息交换的效率，从而有利于实现人力资源的管理。

2 医院人事档案信息化管理的实施困境

2.1 管理人员的专业技能较低

医院的人事档案要想实现信息化管理模式，管理人员不但需要掌握管理的基本内容和管理知识，还要熟练使用计算机网络技术，能够利用计算机解决管理上的问题。就目前情况来看，人事档案管理人员并非此专业出身，其管理知识和技能都是在长期工作中积累下的经验，对管理并不算了解，计算机应用能力也限于简单的操作，不具备计算机档案信息化操作技术，在管理过程中，不能快速有效的对信息进行录入和查询。

2.2 没有充分利用人事档案信息

没有确定的目标和方向，只注重信息化的建设，没有意识到人事档案信息的作用，没有充分利用人事档案中的信息资源。医院消耗大量的资金人事档案管理采购设备和管理的软件、硬件等，只是将纸张上的信息转移到计算机网络中，并没有将档案资料中的信息挖掘出来，为人力资源管理提供管理和决策依据。

2.3 存在安全隐患

人事档案信息化管理时要注意安全风险，管理人员缺少安全意识，认为网络技术是非常准确的，没有意识到其中存在安全隐患，忽略对计算机的定期查毒和清理垃圾，以至于在浏览网站信息或者打开一些陌生邮件时感染病毒，导致医院内部的信息资源丢失或被不法分子窃取，一旦信息资源丢失，会对医院工作人员的隐私造成伤害，影响医院的正常发展。

2.4 缺少完善的档案信息化管理制度

档案信息化管理制度在很大程度上决定了管理工作的效率，直接影响档案信息管理的水平和发展。从医院的管理来看，人事档案管理缺少完善的制度，导致人事资料不够完整；缺少正确的管理流程，以至于档案管理人员的工作不严谨、不规范。

3 解决医院人事档案信息化管理实施困境的对策

3.1 提高管理人员的专业技能

要想从根本上提高管理人员的专业技能，一是引进具备高水平计算机能力的人才，让专业的计算机人才帮助医院管理人员掌握计算机管理的技能。二是为档案管理人员提供学习和提高能力的机会。管理人员要不断更新自己管理知识和管理技能，从而更好的为医院人事档案信息化管理服务，提高医院人力资源的管理水平。

3.2 充分利用人事档案信息

人事档案资源信息复杂多样，为更好的将纸质版的信息资源转移到计算机网络中，可以引进一些先进的技术，比如利用扫描仪或是高清相机获取图像，进而将纸质版的资料转变成电子版的资料。可以为电子版的资料添加目录，将电子档案分类整理，确保人事档案信息的准确性。医院还能充分利用人事档案信息，快速的查找相关人员的信息，根据医院的需求，对医护人员进行合理的分配和调动，将医护人员分配到需要的岗位。

3.3 提高安全意识

为了确保人事档案信息的安全性，管理人员就要提高安全意识，正确的看待可能存在的任何风险，建立起相关的人事档案信息安全管理制度，管理人员要定期的对计算机进行杀毒和清理，对于陌生信息谨慎点查，浏览网站时尽量使用安全网站，减少病毒入侵，及时对人事档案信息进行拷贝，保存双份人事档案信息，以备不时之需。另外，还要定期对保存档案的软件、硬件进行检查，检测其性能是否完整，对于一些落后的软件或硬件要及时的淘汰。

3.4 制定完善的人事档案信息化管理制度

医院要结合医院发展的实际情况和人事档案信息的利用情况，来制定完善的人事档案信息化管理制度，管理人员要严格按照制度的标准和流程进行管理工作，制度建立的内容要包括对信息的安全管理、电子档案归档标准、计算机的保管、外来人员的查询、信息数据的维护和更新及库房管理的标准等，保证人事档案信息的的安全性，从而有效的提高医院的信息档案管理水平。

总而言之，医院人事档案实现信息化管理，能够有效的推动医院稳定健康的发展，医院人事档案信息化管理的推进，不但能够充分挖掘出人事档案中的有用信息，发挥出人事档案的作用；实现快速查找信息，提高人事档案的管理效率；还能延长人事档案信息的使用寿命，保证人事档案信息的准确性和安全性，实现人事信息资源的共享。医院要想完全实现人事档案信息化管理，既要提高管理人员的专业技能和安全防范意识，还要制定完善的管理制度和流程标准，保证人事档案信息管理工作的正常进行，从而实现真正意义上的档案管理，促进医院可持续的发展。