医院科研物资采购与管理工作的思考与实践

叶婕,王婧,刘季芳

(广州医科大学附属第五医院，广东 广州 510700)

1 背景

党的十八大以来，党中央、国务院出台了一系列优化科研经费管理的政策和措施，特别是在《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)发布后，赋予了科研人员更大的科研经费管理自主权。在“放管服”的大趋势下，如何做到科研经费的有效监管，是管理部门需要思考的问题[1]。其中，如何科学规范的进行医院科研试剂耗材和技术服务类产品(以下统称为科研物资)的采购，推进医院精细化管理，提升科研效率是本文将重点探讨的内容。

2 存在的问题

通过文献研究法与调查法，笔者发现，由于医院科研物资的采购量远低于临床耗材及药品，相对重视度不够；部分单位科研由于尚在起步或发展阶段，科研体量相对偏小或是职能部门人手不足等原因，导致在科研物资的采购与管理方面存在监管缺位的现象。目前，医院科研物资的采购与管理过程中存在的问题主要体现在以下几个方面。

采购统计与管理不便。不同课题组采购的科研物资往往在种类、规格、型号等的要求上不一，医院职能部门没有好的统计方式，难以全面掌握，也极难有针对性的管理。大的课题组通常交由课题助理统一管理科研经费，这需要耗费课题助理大量的时间与精力去整理课题组的采购需求[2]。

信息不对称导致采购周期长。由于科研物资的多样化特性[3]，商品的规格、型号、品牌稍有出入，选择的产品便具备一定的差异。采购人计划采购某种科研物资时，通常咨询合作过的供货商或同实验室或其他课题组人员的采购渠道，缺乏相对权威的查询渠道，对市场信息缺乏充分的了解。采购的商品价格不透明，询价比价过程繁琐，科研人员尤其是忙于临床和教学工作的一线医生自行采购无暇顾及，效率低下，科研经费存在一定程度的浪费[4，5]。而交由职能部门采购，特别是通过招标方式采购则需要相当长的时间，无法满足科研实验要求的时效性特点。

易滋生科研腐败。近年来，国家对科研的投入不断加大，科研腐败也越来越引起了人们的关注。科研过程中的监管是很重要的一个环节，而科研物资的采购长期缺乏有效的监管方式[6]。根据李璐等对科研腐败行为的统计分析，科研经费在科研物资方面的腐败现象体现为以购买实验用品材料、测试费、燃料费形式虚开发票套取科研经费包括以低于实际消费金额虚开发票、购买发票、开假发票等[7]。

突击采购。在临近财务年终清算的年底或课题结题的时间截点，科研人员存在突击使用科研经费的情况或倾向，间接导致突击采购。

课题组科研经费管理人员更替频繁却不交接。除少数课题组有科研助理或相对固定的经费管理人员外，大部分课题组负责管理科研经费的通常为在读研究生。随着研究生的毕业与新招，人员流动却不进行管理交接，科研经费管理比较混乱，科研物资采购较为随意。

因此，我们希望在立足现状与充分调研的基础上，结合实际情况，改进科研物资采购和管理方式，以期既便于科研人员开展科研工作，又能建立长效监管机制。

3 单位现状与采购流程建设

目前市面上科研物资采购方式主要有以下几种：自行分散采购、单位集中采购，单位自建平台采购，电子商城采购[6，8-10]。

由于科研物资的特殊性，我院的采购方式主要为科研人员根据实验需求自行联系供应商采购，随买随用的分散采购。采购人联系供货商，供货商将商品、发票、送货单等交给采购人，由课题组根据单位要求办理验收、出入库手续并按科研经费报销程序进行报销。现有的这种方式采购监督机制不够完善，存在一定的腐败风险。

由于科研物资种类、规格、需求多样化，医院目前总体采购量相对较少，而自建平台需要投入大量的人力、财力且医院尚无独立的采购管理部门，单位自建采购平台，还不贴合实际[9]。而单位集中采购需要的采购周期长，科研人员多样化的需求可能无法及时得到满足，会大大影响到有时间或特殊要求的科研实验[10]。

电子商城采购方式供应商资源集中、流程完善且使用单位投入小[8]。其缺点在于为平台盈利模式主导，可能导致商城部分采购商品价高的结果，或是由于科研物资的多样化，部分商品还未上线电子商城，无法满足科研人员的实验需求。

鉴于以上情况，2020年初，医院在调研多家单位科研物资管理情况的基础上，结合自身实际，决定采用通过电子商城采购与线下采购相结合的方式，加强医院科研物资管理，规范采购行为，以提高科研活动效率。

2020年5月，我们按流程引进电子商城作为医院的科研物资采购平台。商城在商家入驻前进行相应的资质审查审察。商城页面提供的服务类似于大众常用的淘宝、京东，商品尽可能的齐全供采购人选择，商城为采购人提供全面的商品信息、可以直观的比较价格、与商家沟通具体事项，选定下单等等，既能避免科研经费的浪费，又能满足科研人员采购的时效性要求。商城可实现采购、收货、出入库等功能的一体化，具体流程图见图1。已采购订单随时可查，便于课题组科研经费的管理与实时统计。线下采购物资能在商城统一出入库，全程留痕。因此，线上与线下采购的商品均能得到有效监管。

图1 科研物资采购与管理流程图

4 电子商城+线下采购方式运行效果

中山大学肿瘤防治中心通过电子商城采购，促进供应商之间的良性竞争有效控制采购价格，既解放了科研人员，又能满足内控需求[5]。中国农业科学院通过使用科研物资采购平台，提升了采购管理规范化、科学化水平，提高监管效率和资金效益，推动管理现代化[11]。

通过电子商城+线下采购方式，我们规范了科研物资采购与管理流程，有效加强了监管，且采购效率高，为科研人员提供了极大的便利。2021年10月，面向我院科研人员对运行一年多的采购方式进行满意度调查，就使用过的平台情况、我院使用的平台满意度、现有平台存在问题等多方面进行调查。调查结果显示，75%的人员评价为比较满意或非常满意，21%的人员评价为一般。反馈出来商城存在的问题主要为部分商品无货，商品库还需进一步丰富等。单位与商城沟通反馈相应问题，进一步完善商城运行效率。随后，发布电子商城采购管理办法，进一步规范了医院科研物资采购与管理工作。

5 总结与展望

通过电子商城与线下采购相结合的方式，医院规范了科研物资的采购流程，防范了科研腐败风险，并且采购过程公开透明，科研人员可以网上比价、降低了采购成本，经费支出明细和余额可查、便于科研经费的管理，采购、验货、出入库流程一体化，节省精力。总体上，提高了工作效率，且进行了有效的全程监管。

下一步，希望进一步完善电子商城功能，打破职能科室之间的“信息孤岛”，实现采购系统、财务系统与科研管理系统的对接，实现采购报销一体化，减轻科研人员与相关职能科室工作人员的负担，且能实时了解个人、课题组、科室科研经费总额与各支出科目的使用状况，更便于进一步规划课题的执行进度且合理安排科研经费的使用。进一步规划科研物资线下采购渠道的科学性，尽可能在合理合规的前提下，简化线下采购流程、提高科研活动效率。