开放大学建设背景下学籍档案管理电子化建设研究

冯玉成

(内蒙古开放大学，内蒙古 呼和浩特 010011)

引言

基于开放大学建设背景，学籍档案管理的当务之急就是加快电子化。促使学籍档案管理切实满足学校管理需求，数据筛选效率也得到提升。

一、学籍档案管理电子化建设价值

(一)档案移交更加便捷

高校学生众多，一旦有移交档案的需求，涉及的档案信息十分庞大，在电子化技术的支持下，能够切实保障移交信息的完整和效率。[1]一般情况下，移交学生档案主要体现在两方面：移入和移出。学生在升入大学之后，原来学校会将学生的学籍档案移交到当前学校，主要通过网络形式实现。而在传统形式下，学生的档案以纸质形式呈现，如有移交的需求，要将其装入档案袋密封按照学生升入的大学一一转出，这种移交方式十分浪费人力资源和时间资源。另外，当学生完成学业毕业后，需要将学籍档案转出到单位或者学校，在电子化系统下，管理人员可以根据学生的实际情况将其准确地转出到相应的单位。

(二)档案管理更加先进

传统形式下，学生学籍档案的纸质材料在长时间的存储下很容易受到外部环境影响，出现档案遗失、破损的情况。为了保证材料的保存质量，学校对于档案存储区具有更高的要求。在长时间存储下，一些比较久远的资料想要保障完整性是非常困难的。但是电子化学籍档案管理方式避免了这一问题。学生在升学之后，学校接收学生的档案资料，并将其归类，形成电子档案。有需求的情况下可以根据关键词搜索，无论是管理和存储都具有充分的保障。高校通过建设电子化学籍档案，学生、教师和管理人员可以随时随地进入学校网络平台，搜寻想要了解的内容，对其进行修改和使用。[2]

(三)有利于数据筛选

互联网的普及，将人们与外部世界距离大大拉近，降低人们了解世界的成本。而电子化学籍档案的建设降低了了解信息的成本，使得工作更加顺利。在电子化系统之上，大量的学生信息被容纳进来，形成一个完整的、先进的数据库，该数据库能够提供所有学生和课程信息，使得管理学生的需求得到满足。同时管理人员在完善学生信息时，可以选择关键词，比如学生生源地、专业，从而确保档案信息的精细科学管理。管理人员在查询时，可以输入关键词，数据库会为其匹配档案信息。

二、开放大学建设背景下学籍档案管理电子化建设策略

在建设电子化学籍档案时，首先应该对使用者进行明确的规范，想要进入学籍管理系统须注册账号并完善个人信息，系统根据个人信息明确使用者的身份，并为其划分功能权限。开放大学建设背景下，学籍档案管理电子化建设可以分为四个方面：

(一)完善查询区系统

查询区的作用体现在：第一，呈现规范的学籍档案导引和范例；第二，使用者可以在系统中搜索并查看学生档案，在其权限内对学生档案进行修改反馈。在建设完善查询区系统时，应该从以下几点出发：第一，针对学籍档案概念和制作进行详细说明，表现为静态网页。在这一过程中也需要做好学籍档案归纳整理的工作，了解学籍档案信息的来源和传输渠道，并在保证各项基础信息完善和综合管控效果的同时强化学籍档案信息化建设力度，保障学籍档案在学生信息调度中的作用全面表现出来；第二，具备标准的、规范的学籍档案制作范例，为使用者和制作者提供借鉴，表现为静态网页。对开放大学学籍档案查询系统进行完善处理时，也需要按照各项基础要求更新关联静态网页，并且保证静态网页信息呈现效果和学籍档案传输共享达到合理状态，充分发挥网络在学籍档案管理和实际规划中的作用，避免学籍档案管理与开放大学综合管控要求存在出入，彰显学籍档案管理的电子化建设优势和信息传输共享成果，为开放大学各项档案资料综合管理提供有效参考；第三，能够展示所有学生的学籍档案，以学生姓名或者学号的形式，促使学生情况完整展现出来，同时给管理者和教师留下区域进行教学评价。在建设电子化学籍档案时，应该强调学籍档案系统的安全性，明确划分不同层级使用者权限，在清晰的权限下为其提供服务和开放区域。除此之外，学籍系统对于查询地点和设备不作限制，从而确保学籍系统使用具有更大的便利性。[3]

(二)完善制作区系统

制作区的作用体现在：第一，呈现学生管理卷宗的名称；第二，为使用者提供学生个人学籍档案；第三，为教师提供学生的档案信息。制作区系统是教师和学生可以共同使用的系统，教师在学生档案上做出说明，而学生在学籍卷宗上完善自己的学习档案。在建设完善制作区系统时，应该从以下几点出发：第一，在卷宗名称上，学生根据不同的单元建立学籍卷宗，具有修改和删除的权限。而且不同专业学生综合素养和理论知识学习情况等方面存在一定差异，这就需要从专业教学和学生学籍档案内容入手做好改善工作，在保证学生学籍档案与开放大学专业教学要求关联性和协调配合度的同时更新系统，保证标准完善的电子系统在开放大学建设和学籍档案管理中的作用。降低开放大学各时期学籍档案管理以及相关系统在运行过程中出现问题的可能性。第二，学生在建立一份学籍档案之后，可以将其提交到学籍卷宗当中，并且根据档案内容在上面附注说明。同时还需要在保证说明准确性的条件下，积极解决系统在运行和管控过程中可能出现的问题。突出学籍档案管理电子化系统构建的现实意义和具体作用，借助电子化系统和网络推进开放大学学籍档案管理，继而将各项学籍档案在开放大学综合管理和学生基础信息归纳收集上提供有效参考。第三，为使用者赋予档案修改和删除权限，确保学籍档案得到完善。而对于开放大学学籍档案在管理和应用过程中可能出现的问题来说，也需要从现代系统角度出发，对问题进行有效解决，并对不够准确合理的学籍档案进行有效更新，从而发挥信息化手段在学籍档案管理和现存问题综合调整中的作用，继而将开放大学建设背景下学籍档案管理电子化建设的优势表现出来。

(三)完善讨论区系统

讨论区的作用体现在：为使用者提供一定的讨论空间，让其针对学籍信息进行讨论和分析。在建设完善讨论区系统时，应该从以下几点出发：第一，可以设定发表主题，并阐述自己的意见。而对相关系统进行完善讨论时，也需要保证信息的合理性和准确性，并在标准完善信息支持下及时处理学籍档案管理讨论区系统现实存在的问题，满足系统使用者对学籍档案管理提出的要求，为方便相关人员从标准化系统入手，针对学籍档案信息展开有效讨论。破除开放大学建设背景下学籍档案管理电子化建设和基础信息管理过程中遇到的限制。第二，对于讨论主题进行回复，并在保证信息回复及时性和准确性的条件下将开放大学建设的目标落到实处，使得学籍档案管理以及电子化系统运行均可以满足开放大学建设要求。同时还可以强化对学籍档案管理以及相关系统的归纳调整力度，强化电子化建设作用，继而为学籍档案管理以及开放大学整体建设稳步开展提供标准化参考。第三，可以针对某项内容、标题和发表人进行系统内搜索。同时通过电子化建设还能为学籍档案管理以及信息查询提供便利支持，借此保证相关系统运行的稳定性和学籍档案信息管理的全面性，缩小电子化系统规划与学籍档案管理要求的差距，确保这两项工作可以满足开放大学建设和学生基础信息管理要求。第四，针对讨论区内的文章，根据其特定特征进行排序。[4]将文章潜藏的信息清楚表现出来，发挥各项基础信息在学籍档案管理和电子化系统规划建设中的作用，找准学籍档案管理电子化调控与开放大学建设契合点，使得各项文章资料在学籍档案管理中的作用发挥。

(四)完善管理区系统

管理区的作用体现在：管理区是主要为管理人员提供的区域，管理人员可以在该区域对学籍进行修改，提交学生成绩等信息，同时定期对这些信息进行更新和维护。在建设完善管理区系统时，应该从以下几点出发：第一，提交信息，确保管理人员具有修改、更新和维护学生信息的权限，同时管理人员发布的信息会体现在最新消息的区域；第二，管理人员应该对学生学籍档案以及课程做出新增和有效管理；第三，对各项内容进行专题分类，结合档案主题管理和修改；第四，使用者会在系统反馈处提出意见，管理者可以做出回复并且修改问题。同时学籍档案的管理者一般包括教师、学生和管理员，在不同的身份下，在系统中对应不同的权限，从而确保落实管理职能。[5]

结语

通过对开放大学建设的了解，在学籍档案管理中，积极推进电子化建设，对学籍档案管理创新进步具有重要影响。结合当前开放大学建设实际，学籍档案管理融合信息化技术对其未来发展具有直接影响。因此，应立足开放大学建设背景，明确电子化建设优势，推动信息化技术充分运用，为学籍档案管理升级优化奠定基础，从而进一步强化开放大学的先进性。