大数据时代人力资源档案管理工作的研究

李文昕 河钢集团宣钢公司

大数据时代，数据体量扩大到无法使用传统工具获取、分析及得到结果，只能基于分布式架构进行数据处理和价值挖掘。这固然给使用者提出了更高的软硬件要求，但也从根本上突破了传统随机采样模式必然存在的局限与弊端。因此，越来越多传统行业积极应用大数据技术增强决策洞察力，同时基于技术升级加快对管理流程的优化。而当这种前沿理念与先进技术应用于人力资源档案管理，其产生的作用则不再局限于对档案资料简单的收集整理，而是可以基于资源视角重新定义人力资源档案管理的价值和意义。

一、大数据时代人力资源档案管理工作的历史机遇

（一）加快推进人力资源档案管理提质增效

大数据时代，以大数据分析为代表的先进技术为人力资源档案管理提供了前所未有的发展机遇。其中最为典型的莫过于加快推进人力资源档案管理提质增效。比如利用大数据分析帮助企业提高选贤任能的准确性、客观性、可靠性。传统模式下，不少企业人力资源档案管理仅仅停留在收集档案、整理资料和归档的初级阶段，几乎无法在企业人才招聘、绩效考核、岗位优化等环节发挥显而易见的促进作用。这种局限性往往导致企业人才选择或培养存在极为明显的主观性、粗放化、随意性问题，也就是主管人员凭感觉、印象挑选人才、任免职务或调整岗位。无疑，这种缺乏理性判断与数据支撑的管理方式不仅极其草率，且在人才管理各方面埋下了多种风险隐患。

而在大数据强大算力的支撑下，人力资源档案管理将最大限度发挥出海量数据精确、精准、精细的积极作用，帮助企业理性分析、客观判断，进而在人才选拔与培养等各方面大幅提高针对性、可靠性、有效性。这不仅有助于人力资源档案管理切实达到优质高效的水平，也有利于企业充分享受科研投入带来的技术红利，进而促使人力资源档案管理为企业发展作出更大贡献。

（二）充分挖掘人力资源档案信息资源的潜在价值

作为企业档案管理的重要组成，人力资源档案不仅是企业员工各种基本数据、重要信息的集合、记录，更是与企业人才队伍紧密相关的珍贵历史信息。当数据越来越成为社会发展的决定性因素，大数据分析将助力企业充分挖掘人力资源档案信息资源的潜在价值，而这也是大数据时代基于技术创新给人力资源档案管理工作带来的又一历史机遇。

例如，结合档案资料帮助企业人力资源岗位设置实现全面、系统的量化管理，也就是利用大数据分析技术为企业各类岗位、职务的增、减、调提供完整的数据支撑。这将有助于企业基于科学管理基本原则实现理性分析与客观判断，有利于人力资源管理规避主观臆测、凭感觉下结论的风险与缺陷。同时，全过程、全方位的大数据分析还将帮助企业在人才培养方面切实做到以人为本而不是片面强调人岗匹配。这才是企业实现人性化管理、最大限度激发员工创造力的根本举措。

二、大数据时代人力资源档案管理工作的常见问题

（一）重视程度较为有限

大数据时代，以大数据为代表的信息技术正在全面影响社会各行业、各领域。然而，不同于生产经营环节更加直接地价值创造，人力资源档案管理在贡献经济效益、社会效益方面相对间接、隐性。这也造成部分企业长期以来对人力资源档案管理缺乏足够重视。即便是大数据技术全面渗透的当下，这些企业也会由于工作思想的局限性而对人力资源档案管理大数据分析缺乏应有关注。

更有个别企业以节约成本、减少投入为借口限制大数据技术在档案管理环节的应用，以至于人力资源档案管理始终沿袭传统模式下过度依赖人工的陈旧机制和形式。这也是造成部分企业人力资源档案管理低质低效的重要原因之一。

（二）简单化、表面化现象较普遍

工作思想上缺乏重视造成的另一不利后果就是个别企业在大数据应用方面存在简单化和表面化的缺陷，表现在人力资源档案管理环节就是将大数据技术等同于计算机化、局域网化。即，这些企业人力资源档案管理并非真正实现了大数据化，而是徒有其表、名不符实。

三、大数据时代人力资源档案管理工作的优化策略

（一）提高认识水平、强化制度供给

意识决定行动。大数据技术的发展不仅是前沿科技的全面普及和深入应用，更是管理思想、工作意识与时俱进的突破和超越。只有在思想意识的高度充分认识到大数据在人力资源档案管理领域的积极作用，以企业为代表的各类组织、机构才能最大限度激发出算力在挖掘档案信息价值方面的显著功效。故，大数据时代人力资源档案管理探索优化创新首先需要转变陈旧落后的工作思想，通过提高认识水平让技术从理论落实到管理实践。尤其是对企业领导与管理层而言，重新给予大数据技术以科学定位至关重要，而实现科学定位的基本保障就是强化制度供给。

比如，尽快构建标准化、精细化的人力资源档案管理规则体系。即，凡涉及人力资源档案的数据信息均需遵循高度统一的精细化标准，且该标准体系足以覆盖与人力资源档案管理相关的所有岗位、节点、端口。之所以强调标准化与精细化，原因在于大数据技术发挥作用的先决条件就是覆盖全局的海量数据资源。只有无所遗漏的数据覆盖才能实现对所有样本的抽取，才能避免数据盲区、信息漏洞导致的不完整性或失真失实。

在传统模式下，依赖人工作业的人力资源档案管理恰恰不同程度存在不标准、不精细的问题。一些企业在人力资源档案管理工作中粗枝大叶、得过且过，认为人力资源档案仅仅是企业员工基本信息的记录，只要基本满足格式要求、填写内容完整就万事大吉。这些企业不仅对人力资源档案管理缺乏重视，且粗放化、随意性的管理缺陷长期存在。

在大数据时代背景下，任何不标准、不精细的数据都是对数据分析工作的严重阻碍，会从源头降低大数据分析技术的客观性、可行性、真实性、可靠性。换言之，缺乏标准化、精细化的管理制度，大数据分析就不可能在人力资源档案管理中正常使用，就会在起步阶段被阻挡在管理科学化的门外。

因此，企业人力资源档案管理应用大数据技术的前提就是完善标准化、精细化的制度设计。只有建立健全全面统一、规格一致、精益求精的管理细则，企业才能在人力资源档案管理工作中充分发挥大数据技术的根本作用。

又如，构建常态化、长效化的人力资源档案管理大数据分析机制。即，企业需要针对人力资源档案管理大数据分析形成循序渐进的螺旋式上升模式。例如，通常情况下，按一个年度为周期开展人力资源档案管理大数据分析。要求以期初数据为基数，结合企业人力资源月度或季度的绩效考核、职务评价等数据信息开展对比分析，再以企业年度发展目标为参照系，利用大数据分析计算出最终结果，由此获得各岗位、职务在该年度的业绩贡献、人才成长值等定量或定性结论。最后，企业根据数据分析结论维持或调整员工岗位或职务设置等。

可见，这类常态化与长效化机制不仅有助于人力资源档案管理持续挖掘档案信息的潜在价值，也有利于企业不断优化人才培养与筛选的管理架构。从这一角度讲，该机制的构建也是在实践层面保障大数据算力优势的制度基础，是完善人力资源档案管理机制的重要组成。

（二）构建联动机制、深入挖潜革新

作为极其珍贵的信息资源，人力资源档案不仅是企业档案管理工作中不可或缺的核心内容，更需要将管理结果充分应用于人才管理与培养的每个环节与步骤，这才是企业不断加强人力资源档案管理的根本意义与价值所在。因此，大数据时代背景下，人力资源档案管理实现优化创新的根本策略之一就是要将大数据分析结果与人才管理实践有机结合，使其在企业选贤任能的方方面面提升决策的前瞻性、战略措施的有效性。故，构建联动机制、深入挖潜革新至关重要。

比如，人力资源档案管理需要与人力资源绩效考核、岗位晋升等紧密结合，二者相辅相成、互为辅助。一方面，企业开展人力资源绩效考核或岗位晋升等需要充分参考历史数据，以更加系统性的整体视角客观评价员工工作状态、业务能力，从而最大限度地实现人才管理公平公正、客观理性。另一方面，人力资源档案管理要结合每次绩效考核或岗位调整结果充实数据库，不断提高大数据分析结果的针对性、准确性、有效性，从而为未来可持续的人才优选、岗位优化提供更加优质高效的服务。

又如，人力资源档案管理大数据分析应当为企业稳定员工队伍、构建和谐劳动关系作也更大贡献。尤其是在双向选择成为基本趋势的大环境下，新生代年轻劳动者在岗位选择、工作态度等各方面都发生了显著变化。更加多元的需求决定了企业人力资源管理必然面临更多挑战与冲击。一旦环境发生变化，企业员工队伍极有可能出现无法预估的变动。这种愈发不稳定的状态迫切需要人力资源档案管理基于大数据分析提前示警，从而帮助企业未雨绸缪、防患于未然。

企业可在人力资源档案管理数据平台开辟风险预警模块，将其与绩效考核、岗位调整等板块相连接。结合历次员工队伍变动数据分析，人力资源档案管理平台可以及时发现异动。一旦数据变化幅度超出预设阈值，平台即刻向人力资源档案管理负责人、主管等发出警示消息。有需要的情况下，平台也可同时提供应对风险的预设方案、系统建议等。这将有助于企业尽量提前布局，防止出现员工队伍大幅波动导致的各种意外损失或不必要的资源浪费。

（三）重视人才培养，强化激励引导

无论是从事档案管理还是进行大数据分析，专业知识与实践技巧都是不可或缺的根本要素。因此，人的因素决定着大数据技术在人力资源档案管理中发挥作用的程度。而企业基于大数据支持推动人力资源档案管理优化也需要重视人才培养，强化激励引导。

一方面，企业需要结合未来发展目标适当优化档案管理人员队伍。尤其是对部分传统企业而言，多年来习以为常的管理方式造就了一支学历背景、业务素质参差不齐的管理队伍，造成企业人力资源档案管理始终处于原地踏步、闭门造车的地步。这种由于人的局限性制约管理工作品质和效率的情况并不鲜见，也是这些企业格外需要着力突破的症结与瓶颈所在。因此，企业不仅需要面向社会公开招聘兼具档案管理与大数据分析技术的复合型人才，也需要结合时代发展要求及企业成长目标及时淘汰不合格、不称职的员工。

换言之，只有科学、合理、适度提高准入门槛，企业才能对人力资源档案管理做好源头治理，才能从人才队伍的基础层面充分发挥大数据技术的算力优势。

另一方面，培养人才、持续挖掘人才潜力也是企业人力资源档案管理的根本任务。大数据时代，各种先进技术升级换代的频率越来越高、时限越来越短，只有不断强化教育、培训和学习，员工个体与企业整体才能得到持续提升。而企业着力培育人才则是一个负责任经济组织应尽的义务与社会责任。故，企业应当着眼于大数据分析加强对人力资源档案管理人才队伍的再教育。

有条件的企业不妨分期分批组织档案管理人员接受大数据技术的专业学习，包括委托专业教育机构开展脱产委培在内，中长期的系统性教育教学可从根本上解决部分企业人力资源档案管理人员学历低、素质差等问题。缺少条件或暂不具备条件的企业则应从短期内部培训着手。可以采取邀请信息技术专业人士现场授课的方式，也可以通过编写线上课程组织员工进行远程学习、自主学习。

总之，对于人才的教育和培训不仅是企业在投入人力资源成本，更是在储备一支专业化、复合型人才队伍。只有持之以恒地开展员工教育与培训，企业才能不断夯实人力资源档案管理人才基础，才能在更加长远的时期内让大数据技术实现价值最大化，使大数据技术与人力资源档案管理充分融合并产生1+1＞2的显著作用。

四、结语

大数据时代，技术给予人力资源档案管理工作以前所未有的强大算力支撑，很大程度上减轻了人工作业的劳动强度，也最大限度地提高了档案管理工作品质和效率。因此，绝大多数企业很快构建了档案管理信息化机制与模式，同时不断深入探索大数据技术对档案管理工作的促进作用。不过，受到长期以来传统管理思想的限制，部分企业对于大数据技术的先进性认识较为有限，仍然习惯性地停留在较为简单和肤浅的表面，以至于人力资源档案管理工作应用大数据技术时也满足于较为基础的自动收集、整理、归档等内容。显然，这种认知层面的局限性很大程度上限制了大数据技术充分发挥其算力优势，也无助于人力资源档案管理基于大数据实现颠覆性超越和突破。因此，大数据时代背景下，企业人力资源档案管理更加需要切实转变工作思想、认识到人力资源档案作为珍贵信息资源的价值所在。只有从工作思想和管理理念的高度认识到档案对于人才价值挖掘的决定性作用，企业才能最大限度发挥出大数据技术的积极作用，才能基于大数据分析的强大算力大幅提升人才选拔、任用、培育的精准性、有效性。这才是大数据时代人力资源档案管理提质增效的突破口与立足点，也是新形势下人力资源档案管理工作基于大数据技术实现转型升级与可持续发展的必由之路。