大数据时代背景下交通运输部门档案管理优化

徐秀娟

（承德市交通运输综合行政执法支队，河北 承德 067000）

我国档案学最早出现在20 世纪30 年代。新中国成立后，具有中国特色的档案学学科体系开始重新构建。之后，陆续有相关法案法规颁布，逐步完善对档案管理的指导工作。2019 年1 月1 日起施行《机关档案管理规定》包括机关档案管理基本任务、基础设施建设和管理要求等内容，对于机关档案管理工作提出了明确的要求和具体指导意见，为新时代背景下机关档案管理更好地服务社会主义建设提供了法律依据。

1 档案管理人员的专业素养亟待提升

1.1 档案管理人员现状

目前我国有二十几所高校招收档案学专业，为各层级的档案管理部门提供专业性人才。档案学专业培养具备档案学基础理论知识，掌握现代管理知识、信息技术和档案管理专业技能，适合在各级档案局、各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位的档案部门、信息部门、文秘部门从事文件管理、档案管理、信息管理、秘书工作的复合型、应用型和创新型专门人才。

但是实际上，由于各种历史原因和客观因素的影响，很多基层交通运输单位档案管理工作人员并不具有专业的档案学学习经历。很多交通运输单位，尤其是基层单位的档案管理人员一方面缺乏专业知识，另一方面受到陈旧观念的影响，认为档案管理工作只是对历史资料的简单收集与保管。甚至是在部门领导的意识里，档案管理也只是保存资料和存储信息的后勤部门。所以在很多单位，档案管理职位入职门槛低，在人事安排上没有提升到一定的高度[1]。

以上原因导致档案管理人员的日常工作主要集中在档案资料的收入、归类、保存和提供查询等低层次的服务工作上。即使是在当今社会，电脑和网络办公已经成为各机关单位的主要办公手段，档案管理人员的工作也只是从处理纸质版资料简单挪移到电脑上，仅仅在信息处理的手段上发生了变化，但是在信息处理的观念上还停留在几十年前的水平，远远跟不上时代的进步。因此，有必要提升交通运输部门的档案管理人员的专业素养，树立全新的档案管理理念和服务意识，为本部门的整体工作效率提升做出贡献。

1.2 培养具有扎实专业知识的创新型档案管理人才

档案工作是一项管理性的、科学性的工作。交通运输部门档案管理人员在具体工作中应该具有该职位工作人员的基本能力，能够胜任和档案管理有关的日常工作。同时，他们还应该适应时代进步，学习我国关于档案管理的最新法律法规和管理规定，在工作中具有创新意识和探索精神，开发档案管理工作的新功能，为本部门的整体工作顺利开展做好服务。

《机关档案管理规定》中明确指出：机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发的力度和深度。大数据时代背景下，交通运输部门的档案内容也由原来单一的纸质版文字档案或图表档案转变为多元化的形式，现代多媒体、3D 等高科技技术为数字化资料的保存和使用提供了充分的可能。因此，和交通相关的档案资源会更加丰富，来源更加广泛，数据也迅速增加，网络化背景下的档案管理会要求管理者从多维度获取信息和多种技术手段处理资料。

首先，档案管理人员应具有管理纸质档案与电子档案的综合能力。交通运输部门具有接触范围广，交叉领域多，管理对象流动性大、具有不稳定性等特点。纸质档案主要由纸张、字迹材料以及字迹三个部分相互结合而成，整体结构形式上，将资料档案责任管理人的亲自签名进行了保留，使资料的可信度得到了提升，同时内容不会被轻易篡改。因此，原始性票据，签名等传统的纸质档案在交通运输领域仍然在发挥很大的作用。另外，纸质资料作为档案存储的原始资料在资料保存环节具有不可替代性的作用。所以档案管理人员要具有妥善保护和保存纸质材料的意识和能力。

和纸质档案相比，电子档案的优势在于可以进行快捷检索，省去人们翻看纸质档案的过程，有效缩短查阅时间，提高工作效率。另外，电子档案具有共享性和便携性，交通运输部门内部的资料共享可以通过网络传输的方式传递到使用者的电脑上，避免了相关人员必须到固定的地点在规定的时间查阅档案资料，大大地节约了人力和物力[2]。

因此，在相当长的一段时间内，交通运输部门的档案管理人员必须具有同时处理两种档案管理模式的能力，构建本部门纸质档案管理与电子档案管理融合的工作平台。

其次，档案管理人员要对电子档案管理与纸质档案管理在方法上的差异性有清楚的认知，并且掌握相关的专业知识，在此基础上开展两个平台的档案管理工作。既可以熟练开展对纸质档案的分类、保存、调取等工作，又能够充分利用电子档案的优势，从以下两个方面进行电子信息的建设和使用：一是建立本部门档案管理双档制，完成纸质档案的电子录入，构建本部门的基础信息库，完善档案管理和方便信息查询。二是利用电子档案管理的优势，具有随时对于电子档案的材料进行整合和再利用的能力，使本部门的历史存档内容可以在大数据时代背景下为交通部门的信息管理和开发利用等提供保障。档案工作人员应该具有利用数据分析、文本挖掘等新方法来扩展档案开发的力度和深度的能力，使档案管理工作满足当今社会发展对交通部门提出的新挑战和新要求。

1.3 提升大数据时代背景下的保密意识和电子档案管理能力

按照国家《保密法》规定，档案管理人员应该严守国家和党的秘密，维护国家的安全和秘密，保证档案开发利用顺利进行。具体到交通运输部门的档案管理工作上，档案管理人员同样应该牢固树立保密保卫意识，确保机关档案的安全。要严格遵守保密制度，不得擅自转移、分散、销毁档案；不得擅自提供档案或向他人泄露档案内容，不得擅自将无关人员带入档案室；严格执行查阅、借用档案管理制度，必须经过相关领导批准，并且准确完成记录档案查阅或借阅的具体信息。

但是，在大数据时代背景下，档案管理人员除了要继续执行传统的保密制度，还要适应大数据给档案管理工作带来的新变化，强化大数据时代背景下的保密意识。如果电子档案管理人员的保密意识薄弱，保密工作不到位，就会造成信息外泄而不自知的严重后果。例如，在公共网络平台上查阅和传输文件档案，将未设置访问权限的档案管理系统交由其他岗位人员临时管理等，随意在手机等个人电子设备上存储或处理档案文件等不良用网习惯都是安全隐患，容易造成信息流失。在技术层面，电子档案的加密程度和防火墙或杀毒软件设置是否到位直接决定了数据信息的安全程度。不法分子会通过计算机端口连接蓝牙或外接USB 数据线等途径对数据信息进行复制，或者在局域网环境下，对数据信息实行远距离复制与传输；病毒能够对电子档案的数据信息加以复制[3]。以上问题都会给交通运输部门的档案管理的保密管理工作留下隐患。

对此，2019 年颁布的《机关档案管理规定》有明确的说明：“……电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准，分级保护等级应当与电子档案最高密级相适应。使用电子政务云服务的，应当与电子政务云管理机构明确安全管理责任。”“机关应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。”由此可见，在大数据时代背景下，数字化档案管理的安全性问题已经得到主管部门的足够重视。档案管理人员应该认真领会规定精神，一方面戒除不良用网习惯；另一方面加强网络维护，提升交通运输档案信息的安全性，更好彰显出数字化档案管理模式的重要价值。

2 构建交通运输部门内部的统一档案管理平台

客观来讲，交通运输部门档案管理工作处在逐步调整和完善的过程中，部门的管理者应该提升意识，形成大局观念，依托现代化的技术手段和信息平台，构建部门的网格化档案管理平台，实现行业内部的档案信息统一管理的标准化和法治化。

2.1 构建交通运输部门内部的统一档案管理平台的必要性和紧迫性

众所周知，档案工作的服务性是档案工作赖以生存和发展的基本因素。但是在我国，档案工作不是一般的服务性行业，是保障社会主义现代化建设的重要组成部分，对档案管理工作的认识不应该仅仅停留在历史资料的存储上。交通运输涉及铁路、公路、航空、水路等多个部门，每个部门又分管的子部门。由于历史原因，不同部门的档案管理和各部门下属基层单位的档案管理工作具有分散性、各自为政的特点，不同部门在管理档案时所实施的方法是不同的，甚至出现矛盾和冲突之处。行业内部缺乏统一的管理模式和标准，容易造成档案重复管理和管理真空，这显然不符合当今社会对于档案信息科学系统管理的要求。为了实现档案工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心的目标，实现从简单的档案资料存储功能逐步调整到专业人员利用数据平台扩展档案开发的力度和深度的能力，有必要建设交通运输部门内部网格化管理平台[4]。

当今社会和经济的快速发展使和交通运输部门的有关的数据具有数量大、更新快等特点，对档案管理工作也提出了前所未有的较高要求。档案管理的网络平台建设可以帮助档案的动态管理，在更新和利用档案、服务整个部门方面发挥重要作用。

当前交通运输部门档案管理主要机构是各机关档案室或档案库房，工作重点为收集管理工作活动中所形成的文件资料以及人事档案等档案信息。这种实行分级、分专业管理档案的工作原则，从一定程度上利于在专业系统内实现档案流转，确保档案的完整性、安全性。但是弊端是它们各自独立，联系不够紧密，档案管理的制度和档案资料的调取也由各层级单位根据相关法规单独制定，因此在某些具体操作环节上会有不同。

2.2 构建交通运输部门内部的统一档案管理平台的可行性

信息化技术飞速发展和我国对于档案管理专业人才的培养使交通内部建立统一的行业管理平台变为可能。信息技术的普及已经给各行各业带来了前所未有的变化。每年受过专业教育的大批的档案管理专业人才进入各个行业，包括交通运输部门，分别为行业内部的平台建设提供了技术、经验和人员方面的保障。更重要的是“提高自主创新能力，建设创新型国家”已经成为我国国家发展战略的核心和提高综合国力的关键，也为各行业的创新型工作提供了明确的方向。交通运输部门的档案管理部门应该抓住大好契机，打造全新工作模式，把档案管理工作推向新的台阶，完成历史性转变[5]。

2.3 构建交通运输部门内部的统一档案管理平台的方式

1.加大进行数字化管理的投入。虽然目前许多单位使用电子档案，但是数字化水平不一，多数单位只是初步使用了档案管理软件进行档案目录的著录、编目、排序和检索，并没有把其拥有的档案信息全部实现数字化。建立统一管理平台，全部档案信息数字化的前提还需要配套硬件的完善。

2.上级部门统一规划和部署，搭建平台，自上而下的将各层级档案管理机构在一个网络平台上管理。

3.实现规范化档案管理，统一档案管理制度，统一档案查阅和调取制度。

4.明确交通运输部门档案保密层级，对应不同层级的档案管理部门使用权限。

5.定期培训专业技术人员，更新专业知识，提升专业素养，保障平台运转更好地服务于交通运输业快速发展。

事实上，构建交通运输部门内部的统一档案管理平台的重要意义，除了在高效整合资源，提高工作效率，节约人力物力，降低成本投入等方面起到重要作用。更重要的是，通过科技手段创新服务平台，规范技能，简化和优化业务流程，打造新型服务模式，为创建开发档案管理工作的新功能提供可能。

3 结论

作为新时代档案管理工作的重要组成部分，交通运输部门档案管理工作也应该与时俱进，无论是领导层面还是档案管理人员，都应该更新观念，改变工作方式，利用大数据优势，使档案管理工作在新时代发挥新的作用。