数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化研究

刘丽雅 金华市环卫服务中心

在数字化时代下，各行业工作都开始应用数字化技术。事业单位经营管理中，在会计档案管理中应用数字化技术，全面提升工作效率。数字化技术，对行业发展模式影响大，同时为会计档案管理提供新机遇，通过数字化技术提升档案管理效率。在事业单位发展中，会计档案的作用价值高，凸显出档案管理工作重要性。在事业单位会计档案管理中，全面发挥出数字化技术优势，能够高效完成档案管理工作。

一、事业单位会计档案管理的数字化内容

（一）会计档案管理的数字化内容

会计档案管理，逐渐朝着数字化趋势发展，利用现代多媒体技术，将纸质档案转变为电子档案，并且存储到数据库内，实现网络化管理。会计档案管理，涉及数字化内容：电子档案存储、备份，优化管理制度、数字化思想意识、分类处理，提升管理人员专业素质。

（二）会计档案管理数字化优势

第一，纸质档案转变为电子档案，能够缩小纸质档案存储空间，提升档案利用率，延长档案存储时间，同时降低档案保存要求。第二，节省人力与物力：传统纸质档案存储，需要大量人力与物力存储，特别是纸质版档案，存储损坏率高、难度大，需要定期维护管理档案。第三，资源共享：管理会计档案数字化，注重建设信息平台，传输信息数据，便于各部门共享资源，促进数据交流沟通，及时发现和处理问题。第四，统一化管理：纸质档案管理期间，档案年限与保密权限不同，因此具备不同的管理标准。传输至互联网，需要利用网络技术管理，简化检索与查阅流程，便于统一化管理。第五，保证会计档案真实性：传统纸质档案记录资料，无法及时更新资料，且年久失修的资料价值丧失。应用网络技术存储资料，可以随时更新资料，保证会计档案真实性，提升会计档案管理效率。第六，存储范围大：会计数字化优势，明显高于传统会计档案管理，多表现在存储空间扩大，降低财务人员的工作强度，减少日常工作量。财务人员不再需要手工计算，将数据信息输入到软件中，能够快速制作财务报表，出错率低，整体效率高。现代会计档案管理范围大，明显大于传统档案管理范围，能够促进事业单位健康发展，提升档案管理工作质量，为事业单位数字化发展奠定基础。第七，档案管理条件严格：通常情况下，会计档案管理工作中，以数字化技术为主，能够快速查阅数据信息，提升档案管理效率，是光盘会计、磁盘会计管理无法实现的。但是，会计数字化发展，对档案管理条件提出严格要求，需要做好科学化存储，避免档案受到破坏影响，减少额外损失。在会计信息处理中，如果出现异常情况，计算机系统自动采取安全保障措施，同时发出预警通知，确保会计人员尽早发现问题，采取有效措施予以处理，维护会计信息安全性。

二、事业单位会计档案管理存在的问题

（一）管理问题

会计档案的数字化管理不到位，极大影响档案管理效果，多表现在以下几点：第一，事业单位管理工作中，不同因素限制影响大，事业单位在管理专业化、系统化方面存在问题，缺乏专业的档案管理人员，由兼职人员负责管理档案。在管理期间，容易出现不规范行为。第二，工作制度滞后。在会计档案管理制度中，没有规定档案规范、移交与整理工作，致使具体工作的依据不足。第三，数据冗杂问题，多是由于档案数据随意操作和篡改，降低档案信息真实性，还会降低工作效率。档案管理不到位问题明显，不注重信息内容更新，影响档案数据权威性、有效性。

（二）安全问题

数字化背景下，网络计算机、信息系统、存储器等成为档案管理工作基础，但是为实际工作带来较大影响，降低会计档案管理效果。会计档案管理中，存在较多安全隐患，具体如下：第一，相关人员误操作，对档案材料真实性影响大，致使数据信息失真。第二，技术问题：计算机防火墙、网络管理软件应用不足，致使系统瘫痪。文件数据格式、版本更新转换问题，致使会计档案数据损坏或丢失，泄漏档案数据信息，影响用户操作。第三，档案管理环境，包括存储环境、管理环境，当发生灾害、意外问题时，则会损坏档案数据，增加事业单位经济损失。第四，针对数字化会计档案，尽管实际应用与存储存在优势，然而材料为电子格式，即使篡改也不会留下痕迹，极易引发安全问题。此种情况下，会严重影响会计档案数字化管理工作，阻碍档案管理工作未来发展。

三、数字化背景下事业单位会计档案管理优化对策

（一）以数字化方式处理档案管理问题

会计档案的数字化管理，借助数据库、计算机技术，转变纸质载体资料，编制电子档案，通过网络化与数字化技术联接并存储，科学管理会计档案信息，建立会计档案信息库，共享会计档案信息。会计档案的数字化管理，可以缩小存储空间占比，提升档案利用率，增加经济效益，同时可以确保档案资料归档、查询、检索便利性，提升信息服务共享自动化、网络化。

数字化管理期间，纸质档案、电子档案并存，会增加事业单位档案管理难度。在事业单位中，不仅包含会计凭证、账簿、财务报表等材料，同时包括数字化会计档案系统、数字化账簿、凭证、财务报表。会计档案的数字化管理，以计算机系统为载体，具备占地面积小、存储量大优势。相比于传统档案，数字化管理复杂，需要在计算机系统内查看信息，对管理人员素质能力要求严格。数字化环境下，档案管理必须确保网络系统安全性、完整性。实行数字化管理，能够提升信息利用率，共享会计档案资源，要求系统具备防盗功能，避免黑客入侵、病毒感染等。

（二）完善管理制度，加大设施投入

数字化背景下，会计档案管理以计算机技术、存储与扫描技术，转换会计信息档案。档案信息以文字、声音、图像方式存储。为了做好档案信息收集、存储、阅读、检索，必须完善相关管理细则。事业单位要提升档案管理投资力度，建设会计档案管理体系。针对会计档案资料，实行信息化分类管理，加快信息收档、查询速度，减少管理人力与物力投入，确保会计档案管理效果。

会计档案管理中，必须高度重视安全问题。会计管理人员存档时，明确存档范围，注重文档资料存储目标性、分类有序性，避免工作失误所致档案丢失。为了维护会计档案资料安全性，必须做好会计档案环境管理，加强计算机存储介质安保。事业单位派遣专人检测和维护计算机网络，减少病毒与黑客影响。由专人管理会计文档，减少文档损坏与丢失。针对高机密性文件与数据，事业单位利用数据加密方式存储，维护文档安全性与机密性。计算机快速检索资料，确保管理人员核算与查询数据，为管理人员提供数据、信息核算服务，确保财务系统信息完整性。

数字化背景下，事业单位开展会计档案管理，极易受到软件与硬件配置影响。所以，领导层加强会计档案管理意识，加大软件与硬件投入力度，定期组织管理人员参与培训，将核算人员逐渐转变为管理人员，建立便于管理的数字化文档。部分会计档案的管理模块，依赖于财务管理软件，比如资产、报表、总账数据库系统，能够提升数据查阅、信息录入效率。所以，事业单位注重会计档案管理，做好信息化设施建设工作，做好管理人员新技术、新设备培训，使其适应现代数字化管理要求。

加大设施投入的同时，还应当创造良好硬件环境。事业单位按照会计档案硬件环境，升级和改造管理档案硬件，于单位内部建设档案室，做好硬件设备防潮与防磁处理。此外，针对会计管理档案，制定授权批准制度，按照规定查询和处理档案，研究多种防御技术，维护会计档案信息安全性，以免日常使用丢失档案数据，增加事业单位经济损失。注重计算机系统监管，安装会计档案软件，做好软件日常维护，以确保会计档案信息安全性。设置档案入侵提醒功能，能够尽早发现档案系统安全隐患。

（三）强化数字化管理意识，提升档案水平

为了做好会计档案数字化管理，必须加强管理人员的思想认知，使其高度重视档案的数字化管理，落实各项工作管理制度，加强管理人员培训力度。事业单位注重会计档案管理人才建设，注入新活力，引进高端管理人才。组织档案管理人员参与教育培训，确保财务人员经过培训考核后，能够提升知识技能水平。此外，注重加强管理人员扫描技术、网络技术培养，不断提升信息技术使用水平，成为会计档案管理主体。事业单位管理时，鼓励员工学习新技术、新设备，建立人员评价与考核制度，不断提升会计档案管理质量。只有在单位内部建立全员负责机制，才能够将数字化管理意识落实到档案管理中，确保管理人员了解档案管理的价值。

数字化背景下，事业单位加强管理人员素质能力，优先录取高学历人才。针对现有档案管理人才，应当定期开展强化教育，围绕岗位工作需求，分层次开展培养工作。组织档案管理队伍建设，不断优化会计档案管理模式，加强管理人员对新技术、新设备的使用能力。事业单位建立考评机制，按照会计档案管理实际情况考评。同时，鼓励会计档案人员学习和应用信息技术、新设备，做好会计档案工作的专业技能与知识考核评分。针对新进计算机专业人员，需要详细介绍会计档案业务，使其借助专业能力、计算机技术，联合会计档案管理业务特点，为会计档案管理提供优质服务。事业单位设置多元考核体系，实现会计档案信息化、平衡化发展。注重会计档案管理信息化质量考核，重点在于档案信息化建设、运行质量、资产结构等，以提升会计档案管理质量。档案室人员任务与职责，必须制定岗位责任制度。遵循标准化要求，做好档案与资料的采集、梳理、统计等工作，通过数字化方式存储。实行开放制度，为科室管理提供档案资料服务。注重提升信息工作的综合建设能力，全面落实信息编辑工作，深度挖掘档案价值。

（四）注重会计档案安全管理

数字化依赖网络平台，所以安全隐患比较大。当安全系数较低时，则会影响数据资料工作。因此，为了加强档案管理质量，事业单位需要完善档案存储硬件环境，有效开展档案管理工作。单位内部建立会计档案室，注重设施防潮、防磁、防尘处理，为电子信息存储提供优质环境。对于互联网安全隐患，由技术人员借助防火墙技术，深入研究计算机病毒隐患，设置网络屏障，维护档案数据信息安全，减少由于档案数据丢失所致损失。针对信息化建设存在的问题，需要采取针对性措施，以免发展为大影响。

事业单位建立信息化管理平台，维护数据信息完整性与安全性，实现各部门信息数据共享。信息化进程中，必须高度重视档案管理安全问题，要求事业单位注重管理安全风险，加大工作进程进度与管理力度，通过信息技术建立风险预警体系。同时，建立防火墙装置，积极预防黑客与病毒攻击，高效保护数据信息安全，建立电子化档案，可以消除信息数据潜在风险。管理人员采集档案数据，使用高清晰度扫描仪，将数据信息传输到管理平台上，提升信息资源使用效果。建立数字信息平台，连接上级网络与互联网，及时更新、升级应用软件。在大数据社会环境下，对电子档案管理的制度要求进行严格控制，全面维护档案信息的安全性。

四、结语

综上所述，事业单位重视会计档案管理工作，制定和完善管理制度与方法，充分发挥数字化管理作用，处理档案管理问题，完善数字化管理制度，加大设施投入，强化管理人员的数字化管理意识，持续提升会计档案管理水平，应用现代信息技术，保障会计档案安全管理效果。只有做好以上工作，才可以提升会计档案管理效率与质量，为事业单位发展提供资料参考，满足新时代发展要求，扩展会计档案数字化管理新局面。