档案数字化前整理编目工作存在的问题及对策

胡晟 桐城市教育局教育干部档案室

作为一种21世纪新型的管理理念，档案数字化对档案管理来讲意义非凡，同时也面临着一定的挑战。不仅需要把与之相关的技术和档案管理理念进行融合，而且还要不断在实践中进行探索和修正，根据最近的情况进行调整，以确保档案的合理化录入，从而为后续的分析研究打好基础。

一、档案数字化前整理编目工作存在的问题

（一）资料复杂，较难归档

在针对文书类资料进行归档的过程中，首先要在档案数字化前对编目进行科学整理，在这一过程中往往由于资料较为杂乱无章而且比较复杂[2]，涉猎的面也相对比较宽泛，因此为资料的归档造成了一定程度上的困难。档案数字化这一技术针对这样复杂的资料有着很强的管理作用，随着管理人员思维逻辑以及管理能力的不断提升，在这一技术的合理应用下，面对复杂资料也能通过技术整理来将信息进行有效分类归档。依靠技术的确能实现复杂资料的归档，但在整理资料的过程中，往往还会出现以下几种难点：

1.存储不明确的难点

只把卷当作单位来整理存在案卷级目录，这样一来，文件的内容就很难展示出来。在整理资料时，过去的思维往往更加侧重于对资料横向的储存方式[1]，没有进行纵向归档，这样的举动往往会为后续的整理和归档埋下一定的整理隐患。

2.档案整理不灵活的难点

在进行文书类档案数字化前整理编目工作时，没有创新处理，一味地因循守旧，按照原有固化的思维模式进行归档，不仅没有设置文件级别的编目，而且对于案卷也没有清晰地划分，因此在一定程度上也为开展整理工作带来了一定的难度。

3.其他难点

在档案数字化前的编目整理这一过程中，极易出现杂卷、缺号、厚卷以及一卷多宗等此类问题[3]，此类现象为工作的开展造成了一定程度的困难。

（二）没有健全的档案管理体系

科学有效的档案管理体系对于档案的合理化管理有着重要意义。从业人员在面临复杂的资料时，最需要的就是一个完善健全的档案管理体系，在这一体系下，充分发挥自己的长处才能更好地完成任务。在目前绝大多数的档案管理中，往往都没能很好地创建一个科学健全的档案管理体系，因此，从业人员很难在工作中发挥其优势，同时也制约了档案的数字化进程。

（三）对实体档案没有进行合理存管

随着科技的进步，对实体档案的存管问题日趋严重化。由于在归档的过程中通常都会采用数字化的形式来进行归档[1]，于是部分人员以及管理者往往就会将实体档案的存管这一层面进行忽略。实体文档作为文档数字化前的根基，不仅涉及资料的完整性，更涉及到资料的准确性，它是录入资料的载体，更是一种强有力的备份，一旦忽略对其妥善存管的这一步骤，那么很有可能使得资料的完整性受到破坏，直接影响到信息资料的存管，为后期的查找带来一定困难。

（四）存管人员的智能化意识不强

对于信息化的当今社会来讲，信息化人才是高科技人才，是现代人类文明推进的先驱者，在各行各业中，信息化、数字化早已潜移默化地潜入其中了，对于档案数字化前整理编目工作这一项工作来说也是如此，需要大量的智能化、数字化意识的人才以及相关从业人员来为实现这一目标奠定基础。当前我国在文书类档案数字化前整理编目工作中从业的普遍人员往往分为两类，一类是刚刚毕业参加工作的从业人员，这类人群往往经验不足，不具备数字化智能化的意识，或者说并没有存管归档的经验，更谈不上将二者相结合；另一类人群是从业多年的具备存管经验的工作人员，这类工作人员往往对过去传统的归档方式较为明了，不过面对新型的整理方式由于年龄以及互联网经验较少等基本因素的影响，会为这一部分员工在工作的开展中带来一定困难。

（五）档案信息无序化

由于当前我们在对信息资源的具体编目这一过程中，仍旧属于初期阶段。所以在具体编目的过程中往往会存在档案信息无序化这一现象。另外，档案原文件的编目格式往往较为单一，原文件的目录往往处于参差不齐的状态[7]，于是就造成了档案原件处于一种无序化的状况。

（六）实体档案与电子档案不统一

随着我国档案数字化管理进程的不断增速，各个地区虽然已经设有相关的档案数字化体系，然而在这一过程中，存在各个地区步履不够一致的情况。发达地区往往在总体的管理以及技术的发展方面相对比较先进，而落后地区的资源和技术往往不能满足这项具体要求[5]，于是十分容易造成实体档案与电子档案不统一这一现象的产生，与此同时，二者脚步的不同往往直接导致了档案数字化进程的不一致。

二、档案数字化前整理编目工作的措施

（一）资料复杂难以归档问题的解决措施

在文书类档案数字化前整理编目的这一环节里，在对资料的归档整理中往往会存在许多细节上的问题可纰漏，其资料的复杂性往往为管理人员编目工作的开展造成了一定程度上的困扰。对于此类现象就要求相关从业人员对其进行妥善处理，以免后续其他工作被掣肘。具体细化解决方案如下：第一，在页码编写时要以件为单位进行重新编码，具体编码参照档案类材料来做；第二，如果原文件中饱含便签以及字条则要编写单独的页码进行编目和录入；第三，一旦遇到表格饱含两页纸张，那么要将其合二为一；第四，遇到空白表格要跳过，依次进行编码；第五，归档章的使用要规范，原本的归档上是不能进行盖章的，建议以纸张归档章条的方式来应对此类问题[4]。

（二）完善档案工作管理体系

档案数字化技术的搭建早已与档案室的发展相互融合，通过新时代的科技来为其注入新的活力，在当前的档案信息化技术的应用中，往往已经有了专有的、特殊的管理体系。在这一体系的支持下，化繁为简，为档案的整理工作带来了极大程度的便捷。全世界都在朝着信息化和科技化发展，各行各业也应当顺应时代潮流，不断地将自身行业与之相适应，对于档案管理机制来说也是如此，只有将数字化的档案工作管理体系植入到日常的工作中来[5]，服务于民，真正地将资料的归档做到极致，才能不断促进该行业的良性发展。在这一体系下对于相关的从业人员来说，要在开展档案数字化管理系统的具体实践中做到维持系统的运营安全以及稳定性，对系统保持一种定时查询的状态，来测试其稳定性；对于系统要求要始终处于安全的状态中，在运行中不能出现纰漏，数字化运行中一旦出现一个点的纰漏往往就会出现一个面的纰漏，可谓是牵一发而动全身。因此，考虑到整体运行的安全和稳定一定要设置专门的技术人员来对其进行日常维护和监管，定期针对系统中出现的问题进行及时修正和调节。

（三）合理存管实体档案

在对档案进行信息化、数字化的管理中，一旦从业人员适应了长期的线上存管，那么对实体档案存管的这一方面往往就会产生一定程度的忽略，针对这一现象一定要引起重视。主要可以采取以下手段：

1.及时修补档案资料

如果发现实体档案资料有破损，那么一定要对其进行及时的修补和调整，对于未查封的实体档案，要将上面的装订材料比如图钉等材料进行清除[6]，对于已经拆封的实体档案，要把破损页面放置在档案的卷宗内，与此同时，还要注意进行二次固定，以避免纸张的二次掉落，在处理这项工作时要在保证实体档案不受损的前提之下进行修补。

2.及时装订实体档案

修补实体档案资料过后，就可以对档案数字化整理编目工作进行开展了，通常在完成档案数字化的建成后，要对实体档案进行装订。一来可以保证对原资料的妥善保存，另外也起到了方便管理的作用，值得注意的是，在装订实体档案这一过程中，对装订的样子是否美观、精致、整齐有一定的要求，切忌不能存在脱落的现象。

3.定期对实体档案进行检查

一旦由于巩固需要要对实体档案来做扫描工作时，势必要对实体档案进行检查，也可以说是逐卷地进行检查。那么在对实体档案进行检查时，要注意档案室内不能有危险物品，与此同时更不能有干扰到扫描的因素[7]，对实体档案中出现损坏现象的情况要及时记录在案并备注好，如果损坏情况相当严重，那么不要进行拆卷，要将其送达相关部门进行专业的存管。

（四）提高档案管理人员综合素质

科技的发展促进人类社会的进步，同时也对各个行业中的技术发展给予一定带动。对于档案管理人员来讲，在原有的传统技术前提下，与当代技术相融合是时代发展的产物，只有管理人员的综合素质得到不断提升，才能为档案管理带来更加清晰明了的未来。对于提高档案管理人员自身的综合素质这一层面来讲，首先，要对档案数字化相关的技术方法进行主动学习，在掌握专业技能后，为其他相关从业人员进行专业技能的培训[7]，使得从业人员内部整体对于档案数字化有全方位的了解和认知。其次，在综合能力得到提升以后，还要加强对思想意识方面的培训，让员工真地做到把数字化的概念植入到头脑中，树立良好的职业价值观。

（五）及时更新数字化档案设备

为保证档案数字化前整理编目工作顺利开展的一个首要前提，就是拥有先进的数字化设备以及完备的技术支撑。一方面，相关部门应当积极争取经费，为保证对于设备的充足以及后续的维护，在设备最近投入的过程中要将经费问题摆在优先发展的位置，只有充足的资金才能作为档案数字化进程的驱动力[8]。另一方面，先进的设备一旦引进，势必会大大提高员工学习和工作的积极性。因此，及时更新数字化档案设备在现阶段来讲，是一项十分重要的措施。

（六）打通内部外部壁垒建立技术体系的链接

档案数字化进程的加速离不开相关部门和外部相关技术部门的相互融合发展，打破由于技术问题导致的发展桎梏。将相关部门内部的档案数字化体系和外部专业的技术行业进行有效的链接很有必要，随着档案数字化服务范围的不断增大，当前固有的体系实际上是需要进行变通和升级的，只有将其内部共享与社会外部进行完美融合，才能促进档案的升级管理，并且使其发挥最大的作用。

（七）对档案资源进行有序管理

在上文中对于档案资源无序化的问题概述中，了解到当前档案数字化进程往往面对着这一具体问题。而想要解决这一问题，一定要针对相对应的无序化的档案和信息进行科学排列，从而使档案的信息处于一种更加良性有序的合理发展中。第一点，要求从业人员要有对档案信息资源整理的意识，调动档案管理工作人员的主观能动性，通过积极饱满的工作热忱来面对无序的档案资源，切忌在工作中因为资料的复杂无序而丧失耐心。第二点，想要保证信息资源的无序发展，使其走上有序的良性发展，就要求相关部门的管理者要按照档案信息的总体的现状以及未来的发展态势，结合国内外在这方面的相关管理经验，来为我国的档案数字化整理编目工作不断扩充升级[5]。第三点，建立与发展相符合的档案数字化编目体系，这一点的具体手段和内容在上述问题中已经给出了具体的分析建议，在此就不做赘述了。第四点，进行科学建立以后，要对其档案资源进行有序利用，一旦还是按照之前对实体档案的无序化使用方式，那么势必仍旧会造成档案资源再次出现无序化的现象。只有不断总结经验，汲取过去的经验教训并且与当代发展相顺应，才能做到真地对档案资料进行有序化管理。

三、结语

因此，只有在档案数字化前整理编目工作中做到以上几点，才能在日后工作的开展中为其进行完美铺垫，通过对当前在档案管理中存在的具体问题来进行全方位的调控和检查，并且制定相关对策，才能促进档案数字化前整理编目工作的顺利开展，从而全面促进我国档案的数字化进程。