数字时代构建会计电子档案管理体系研究

安 芳

（潍坊学院 计划财务处，山东 潍坊 261061）

会计电子档案目前得到相关法律法规的认可和广泛应用，由于受电子化管理模式自身特点的影响，企业必须加强对会计电子档案管理体系的不断优化与完善。从管理制度、信息系统、安全体系、人员的素质等多元化角度入手，尽可能满足管理体系在完善过程中提出的各项要求，使现代化企业财务生态更加完善，促进智慧财务的积极建设与全面发展。

1 会计电子档案的优势

与传统纸质会计档案相比，电子档案不仅减少了墨盒和纸张等办公耗材的消耗量，而且能够使企业档案室的储存空间占用率大幅度降低，减少成本的同时，实现环保目标；电子档案以数字信息技术为基础，能够将各部门之间的时空限制彻底打破，实现资源共享；电子档案包含海量的数据资源，能够为财务人员调用数据提供便利的同时，使企业全面打造“数字化财务”新格局的目标得到有效实现。

2 数字时代背景下构建会计电子档案管理体系的有效途径

2.1 加强对电子档案管理制度标准的建立健全

近些年，在我国会计数字化以及电子化程度不断加深的带动下，政府部门紧跟时代发展脚步，从不同角度入手，对会计相关法律法规内容进行了多次修订，特别是对会计电子档案的建立以及管理要求给予了重点关注，为企业提高综合竞争能力提供行之有效的法律引导。

2.1.1 严格遵循法律准绳

企业应该以《会计档案管理办法》等法律法规内容为依据，结合自身实际情况，制定一套具有较高针对性的制度文件，文件内容不仅要包括归档范围内容、数据传递移交、保管标准、储存备份、调用程序等方面的条款标准，而且还要进行标准流程设定、岗位职责划分、明确审批权限，从根源入手，确保各项制度规范的标准性[1]。

2.1.2 高度聚焦关键节点

企业要加强对数字化以及一体化财务共享模式特点的深入了解与充分考虑，对数据在传输、储存、调用等关键环节中存在的风险点明确了解，不仅要对电子数据的储存与传递标准进行统一化设置，还要确保制定的编码规则以及格式参数具有较高契合性，提高电子签章审批流程规范性的同时，为提高会计电子档案的真实性与完整性提供有力保障[2]。

2.1.3 具备与时俱进的思想意识

目前我国会计电子档案整体发展水平正处于不断上升的关键时期，相关制度与政策在时代环境不断变化的过程中，不可避免的会与实际情况之间存在一定差异或出现背离现象。为了有效解决这个问题，企业应该结合自身制定的战略发展规划和会计电子档案管理流程，对相关内容进行不断更新，使具体制度文件的修订效果更加完善，使企业具备充分适应数字化时代发展需求与变化规律的能力[3]。企业在促进纸质会计档案向电子会计档案转换的过程中，必然会经历一定时间的过渡期，而相关制度的修订与完善也应循序渐进开展，避免由于过分激进导致纸质会计档案向电子会计档案转变过程中存在众多问题，从而为两种不同档案管理模式的更迭与演变提供积极引领[4]。

2.2 加强对会计电子档案系统的积极构建

电子化和数字化管理系统具有较高科学性和高效性，逐渐成为企业会计电子档案管理体系的核心基础，为企业实现智慧财务转型与升级提供源源不断的技术支持。

2.2.1 确保设计的系统具有较高覆盖率

会计电子档案系统对前端把控较为重视，因此，应该在系统的功能模块中设置会计档案管理目标、管理流程、管理要求等内容，在对具体岗位职责进行设定的同时，使各项工作的角色应用需求得到充分满足。在此基础上，对财务核算、档案管理、审计调用等不同场景下相关数据的具体应用规则进行设计，对会计信息在采集、传递、储存、应用的全部过程进行痕迹化管理，从而使会计电子档案系统的管控能力进一步提高、覆盖范围不断扩大[5]。

2.2.2 确保系统的流程功能具有较高数字化特征

在对会计电子档案系统进行设计的过程中，要加强对影像资料识别功能的积极开发，确保系统能够充分支持电脑端和移动设备对会计数据的采集工作，使业财系统的接口彻底打通，从而确保数据信息具备跨部门、跨系统的无缝传输能力，最终转变为能够被有效储存的会计语言，使会计凭证转化归档的完整性和准确性得到进一步提升；企业要加强对财务机器人等现代化人工智能工具的充分利用，将内容简单却重复度较高的档案分类、整理、归档等会计档案业务交由财务机器人完成，利用对编程方式的合理设定，将会计档案进行逐一编号并开展系统管理。对档案信息和原始凭证之间的联查功能进行深入开发，为相关信息的查询与调用提供便利，从而进一步提高会计工作效率。

在对会计信息进行储存的过程中，应该加强对区块链技术的充分利用，构建一个由多部门共同合作对系统进行维护的分布式财务档案共享数据库，通过对电子签名审批权限的科学设定以及对修改痕迹化管理措施的积极推行，确保每一份会计档案备份都能在各部门的区块链中找到对应独立节点。能够对由于数据篡改导致的风险进行有效防范，确保会计工作具有较高完整性和真实性；在对会计信息进行调用的过程中，可以通过利用大数据技术和云计算技术，在海量的数据库中提取对应数字信息进行分析，并且将最终得到的分析结果和报告储存到数据库中，为后续各项工作的取用提供便利，使企业管理层能够以此为依据制定各项决策。通过不断加快数字资源价值的转化，落实全方位数据赋能目标，为企业培育品牌、开展市场营销、改进工作流程、制定战略规划提供具有较高精准性的分析，确保数据信息能够真正转化为企业的经济效益和管理效益，使企业“得数据、得未来”的美好愿望得到充分实现[6]。

2.2.3 提高档案保管与整理的智能化水平

通过对电子标签以及二维码的充分利用，对纸质会计档案以及电子会计档案进行一体化管理，确保档案室内部的红外报警系统、温湿度控制系统、门禁监控系统、烟雾感应系统能够在物联网技术的充分整合下互相融合、协调发挥作用，相关工作人员只需对系统检查保管期限、归档内容、储存环境等档案管理情况进行定期查看即可，从而使会计电子档案智能化管控目标得到充分实现[7]。

2.3 加强对会计电子档案安全保障机制的建立健全

在数字化时代背景下，网络环境具有较高的复杂性特征，企业在现代化发展过程中面临的重要管理问题之一就是信息安全，作为能够对企业日常经营管理活动进行客观反映的关键资料，会计档案内容具有较高的价值和重要性。因此，企业在对会计电子档案系统进行开发和应用的过程中，要对安全性、效率性、规范性进行高度统一和统筹兼顾，最大程度确保相关数据信息的安全。

2.3.1企业要在内部管理体系中为会计电子档案管理工作设置专门的安全管理岗位

企业在制定会计电子档案管理制度的过程中，应该对安全管理工作的具体目标、实际操作管理风险、人员责任划分等相关内容进行明确，并且设置专职专岗，负责系统信息安全的全面管理。不仅要指派专职人员对电子档案管理工作的风险点和系统漏洞进行仔细巡查，而且还要定期组织管理人员开展专业培训和安全教育，对恶意篡改、网络攻击，泄密失密等事件进行及时有效的处理，从而在企业内部形成牢固的安全闭环管理模式[8]。

2.3.2 企业要建立切实可行的安全风险评估体系

在对会计电子档案相关内容进行分类的过程中，应该结合档案数据信息的具体价值、保密等级、成本费用等不同维度，制定一套具有不同层次的档案分级归档体系。通过对大数据技术的充分利用，对不同等级的档案数据信息进行安全风险评估，有针对性地落实各项风险管控措施，最大程度降低安全风险等级的同时，进一步提高档案管理工作的质量和效率[9]。

2.3.3 企业要加强对全面保障机制的积极建立

在对线上档案进行管理的过程中，必须严格遵循电子审批制度的要求，加强对访问控制措施的强化力度，通过利用防毒软件、信息加密、防火墙等安全防护技术，对网络的具体动向进行实时监控。在此基础上，对网络攻击应急预案进行科学制定并有效实施，进一步强化网络安全应急处置能力的同时，为企业组建一张集风险预防、风险跟踪、风险处理为一体的防护网。对于线下档案而言，企业要优先选择国产高质量载体媒介对电子档案进行保存，确保档案室的预警监测功能、防火防盗功能得到有效提升，使电路得到优化改善。在此基础上，定期开展安全巡视检查工作，严格鉴定储存介质的实际使用状态，使电子档案备份管理具有的稳定性和安全性得到保障。另外，企业应该围绕工作人员、生产设备、评估体系、管理制度等众多内容，为会计电子档案制定全方位的安全防护措施，形成立体化的安全保障体系，促进数字化技术的效能得到充分发挥，使企业信息化管理水平得到进一步提升[10]。

3 结束语

以互联网和云计算为主的现代化信息技术整体发展水平不断提升，不仅能够使会计档案管理工作在高效、便捷的电子化模式管理下，将传统纸质档案管理成本较高、劳动强度较大、信息传递分享效率较低等问题彻底解决，是现代社会企业实现可持续发展目标的必然趋势。在将会计档案数据的重要性与互联网信息技术的特征进行充分结合时，会产生全新的控制风险，对企业提高自身竞争能力产生了一定影响。因此，必须加强对会计电子档案管理体系的建立健全，将信息化和数字化技术具有的优势充分发挥到防范网络风险、化解安全风险相关工作中，对企业现代化发展模式进行积极探索，确保财务审计工作能够以数字化和智能化为突破口全面转变，促进企业业财融合的同时，推动各项信息技术的充分整合。在此基础上，有效实现信息共享沟通目标，使企业在大数据技术的辅助下创造更多价值。