企业文书档案收集归档管理问题及处理

陈琦

（上海沧达投资经济发展有限公司，上海 200126）

引言

文书档案管理工作的开展，需要专业人员的参与，通过对企业生产经营活动产生文件数据的收集与管理，才能保证文书的档案的完整性，避免出现重要信息丢失的情况。受种种因素影响，部分档案信息在收集与归档中出现一些问题，影响文书档案管理效果。为了解决这一问题，本文就企业文书档案管理工作进行分析。

一、企业文书档案收集归档管理的特点

第一，政策性。企业文书档案记录企业自发展以来行政管理中产生的数据信息，是类似与公文的文件材料。此类文件会对企业经营管理工作产生一定的约束性，具有指导企业工作开展的作用，因此具备政策性的特点。

第二，文体丰富。企业文书档案中的信息，可以反映出某一阶段企业经营管理情况，是一种规范体式、具有一定效力的文件材料[1]。文书档案的内容非常丰富，包含企业某个阶段的决定、下达的指令、命令、报告等。虽然文书档案信息的载体不同，但是其目的都是为了解决企业生产经营与管理中的问题，促使企业生产经营活动顺利进行。

第三，内容丰富。企业文书档案信息的内容非常丰富，包含企业的成立、各部门建设情况、企业经营管理情况、企业的改革等等。这些内容不仅反映出企业发展历程，同时也可以为后续工作的开展提供一定指导作用，是促使企业长远稳定发展的关键因素。

二、企业文书档案收集归档管理中存在的问题

1.重视程度有待提升

在文书档案收集归档管理工作中，需要企业领导人员的支持，通过对这一工作的创新与改革，可以提升档案管理工作效果，为更好地发挥档案的作用提供基础保障。通过对实际工作情况的分析，发现企业管理者对这一工作的重视程度并不高，没有意识到文书档案管理工作的重要性[2]。这一问题主要体现在以下几个方面：第一，部分领导认为文书档案管理就是将资料收集与整合在一起，没有意识到文书档案管理工作的重要性。文书档案收集归档工作的开展，可以了解企业各项工作的实施情况，能够为企业发展战略的制度提供帮助。但是因为管理人员的思想观念，影响这一工作的实施效果，不能为企业发展提供支持，第二，部分企业管理者认为这一工作的实施需要投入较多的资金，会影响企业其他方面工作的实施，不能为企业带来更多的价值，所以失去对文书档案收集归档的管理，影响这一工作实施效果。

2.基础设施建设水平薄弱

文书档案作为企业档案管理工作的重要组成部分，在日常收集归档管理工作中，需要基础设施的支持，通过对档案室、档案管理设备与工作环境的创建，可以提升文书档案管理工作效果，能够为文书档案收集归档工作开展提供基础保障。但是在实际工作中，发现文书档案收集归档设备的建设情况并不理想，不仅缺乏现代信息技术手段的支持，同时缺乏良好的工作环境，不能为文书档案管理工作开展提供支持。这一问题主要表现在以下几个方面：第一，部分企业的文书档案数量相对较多，文书档案室的空间较小，无法保证文书档案储存的安全，增加文书档案被破坏或者丢失的概率。第二，信息化设备投入不足。文书档案在企业经营管理中发挥着重要的作用，是促使企业稳定发展的关键因素。信息化文书档案管理工作，可以为文书档案收集、归档工作开展提供技术手段支持，同时能够减轻工作人员的压力。但是部分企业管理人员并没有意识到这一问题，将工作重点放在日常业务工作上，忽略对文书档案工作的创新。第三，缺乏文件夹等档案储存的必备工具，无法保证档案归档的规范性，增加档案信息收集、保存、归档的难度[3]。在企业文书档案收集归档工作中，需要工作人员做好基础设施的建设工作，创建良好的档案管理环境与氛围，为接下来工作的实施提供基础保障。

3.文书档案信息不完整

在文书档案管理工作中，需要工作人员做好收集、归档工作，通过对不同环节档案信息，可以保证文书档案的完整性，能够为企业发展提供内在支持。通过对文书档案信息内容的分析，发现部分档案信息出现丢失、不全面的情况。致使这一问题出现的原因，主要有以下几点：第一，文书档案收集方式单一，部分企业文书档案收集工作中，主要利用人工的方式进行文书信息的收集。人工收集的方式，存在较多的问题，会因为主观因素出现重要信息丢失的情况，无法保证文书档案信息收集效果。第二，文书档案归档过程存在问题。在文书档案归档的过程中，要求工作人员按照相关的要求，对档案信息是否完整、格式是否标准等进行检查，通过这一环节工作的实施，可以保证文书档案的完整性，对后续利用与使用具有很大的帮助。但是因为工作人员检查管理力度不强，所以无法保证信息的完整性。

4.档案管理人员能力参差不齐

企业文书档案管理工作中，对从业人员的要求较高，需要工作人员具备专业知识与技能，以此保证文书档案收集与归档工作的效果。但是部分人员在岗位工作中出现消极怠工的情况，认为自己只要按照相关的规定工作即可，忽略对文书档案收集归档工作质量的控制，影响后续工作的实施。部分工作人员并不具备文书档案收集归档的工作经验，是由其他岗位兼职，缺乏工作经验与技能，无法为这一工作提供保障。从业人员的业务能力，是文书档案收集归档工作质量的保障，也是促使这一工作顺利进行的前提。通过专业人员的参与，可以提升文书档案管理工作效果，能够为企业发展提供更多的支持[4]。由于工作人员自身的问题，影响这一工作效果，无法为企业长远发展提供文书档案支持。

三、企业文书档案收集归档管理工作开展的对策

1.重视文书档收集管理工作

企业文书档案管理工作中，应提升管理者与基层工作人员的文书档案收集、归档工作的重视，并主动参与文书档案管理工作中，为相关工作的实施与开展提供基础保障。针对以往文书档案管理中存在的问题，可以从以下方面入手，提升工作人员对文书档案管理工作的重视，为接下来工作的实施提供基础保障。

第一，转变管理者的思想观念，使其认识到文书的档案管理工作的价值。管理者是企业内部各项工作的组织者，管理者的档案管理理念，会对文书档案管理工作开展产生一定的影响，是促使文书档案管理工作进一步开展的关键因素。企业可以邀请企业领导者参与相关的学习活动，将文书档案管理工作的价值（对企业发展的积极作用）呈现出来，使管理者在学习中意识到文书档案的价值，并主动为文书的档案管理工作开展提供支持。

第二，提升职能部门对文书档案管理工作的重视。文书档案收集归档管理工作中，需要职能部门的配合，通过各个部门相互合作的方式，可以提升档案信息收集与归档效果，可以为针对性管理工作的开展提供基础保障。文书档案部门可以组织宣传活动，将文书档案收集、归档工作实施的必要性、职能部门的责任体现在宣传活动中，利用宣传栏或者会议宣传的方式营造良好工作氛围，借此提升各部门人员的参与意识，为高质量文书档案管理工作开展提供基础保障。

2.构建信息化文书档案收集归档管理模式

在文书档案收集归档管理工作中，信息技术的运用，可以提升档案管理效果，保证档案信息收集的有效性与保存的完整性，对文书档案信息的使用具有促进作用。为了提升文书档案管理工作效果，提升企业档案管理水平，需要做好以下工作：

第一，加强基础设施的建设工作。无论是信息化文书档案管理模式，还是传统纸质档案管理模式工作，都离不开基础设备的支持。在实际管理工作中，需要以企业工作情况为基础，结合企业使用的文书档案管理模式，采购相应的基础设施，为高质量管理工作开展提供基础保障。以信息化文书的档案管理为例，运用这一方法进行文书档案收集归档管理时，需要工作人员做好计算机、局域网、扫描仪等设备的采购工作，将信息化文书档案管理需求的设施准备齐全，为接下来工作的实施提供基础保障。

第二，做好宣传与普及工作。部分企业并没有认识到信息化文书档案管理工作的优势，仍以人工的方式开展工作。宣传普及工作的实施，可以提升各个企业的信息化发展意识，能够为信息技术与文书档案管理工作融合发展提供支持，同时可以解决文书档案收集归档效率低下的问题，对企业文书档案管理工作实施具有促进作用。

第三，建立文书的档案信息化管理平台。通过该平台的操作，将企业经营管理产生的文书档案整合在一起，为高质量管理工作开展提供基础保障。企业可以根据自身经营管理需求，发挥大数据技术的优势，建立信息化管理平台，确定平台的功能、操作方法，并要求档案管理人员根据此开展工作，以此提升档案管理工作效果。当前市面上有较多类型的信息化档案管理平台，企业可以与之建立合作关系，直接引进市面上的信息化档案管理平台，将此作为文书档案收集归档管理的工作平台。同时也可以自主研发，设计符合自身经营管理情况的信息平台，为档案管理工作的实施提供技术手段支持[5]。

第四，建立文书档案数据库。数据库的建设，可以解决文书档案储存空间不足的问题，同时能够保证文书的档案信息的安全，减少信息丢失或者被破坏的情况。企业文书档案管理工作中，发挥大数据技术的优势，将企业内部的文书档案以电子、图片等方式集中保存在一起，以数据库的方式提升文书档案管理工作效果。以我国某单位为例，该单位利用信息技术手段，建立了科学化检索体系，共归档各门类档案卷宗共计12337册。实行档案“数据库”化管理，实现了1956年以来全部文书诉讼档案可以全文检索。数据库的建设，实现对文书档案和其他类型档案的在线收集和全过程规范化管理，为相关工作开展提供技术手段支持。

3.建立文书档案收集归档管理制度

企业文书档案收集归档管理工作中，规章制度的建设，可以明确工作人员的责任与工作内容，能够减少工作人员态度不积极性、文书档案管理不规范的问题。首先，建立文书档案管理的责任制度。岗位责任制度的建设，可以确定文书档案管理人员承担的责任与工作内容，使其对自身的使命形成更加深刻的认识，并围绕此开展相关的工作，规范文书档案管理模式的同时，提升档案管理工作效果[6]。其次，建立文书档案考核机制。对文书档案管理人员工作完成情况、制度实施情况等进行全方位的考核与评价。借助考核评价制度，提升工作人员的认真工作意识，使其更加主动地参与文书档案管理工作中。同时还应建立奖惩制度。结合考核机制，建立奖惩制度，对文书档案管理人员进行经济、非经济方面的鼓励，使工作人员在岗位工作中获得更多积极的感受，提升文书档案收集归档工作效果。最后，确定文书档案收集、归档标准，明确文书档案管理工作收集的要求与归档的标准，要求工作人员根据此开展文书档案管理工作，保证档案信息的完整性与安全性。

4.加强文书档案收集归档管理人员队伍的建设

在文书档案管理工作中，需要做好从业人员队伍的培训工作，提升文书档案管理人员的业务能力与职业素养，为高质量文书档案管理工作开展提供基础保障。首先，根据文书档案管理工作的特点做好人员招聘活动。文书档案管理工作具有综合性的特点，需要从业人员掌握企业内部各项工作实施情况与文书档案的管理的特点，结合相关的制度开展工作，以此保证文书档案管理工作的效果[7]。人员招聘活动的实施，解决人员队伍素质不高的问题，同时可以为针对性管理工作开展提供支持，对文书档案管理工作开展具有促进意义。其次，做好文书档案管理工作人员的培训活动，针对工作人员的职业发展需求与文书档案管理工作的要求，进行个性化的培训，将文书档案管理相关的理论内容、涉及的管理手段、信息技术手段等作为培训内容，提升从业者的综合素质与业务能力，使其掌握更多的方法与技能，为高质量文书档案管理工作开展提供基础保障。培训中，可以采用面对面培训、线上培训、业务交流等方式进行，丰富培训模式，提升业务培训效果。利用多种不同的方式，实现优秀人才队伍建设的目的，为企业文书档案管理工作实施提供内在支持。

结语

总而言之，在企业文书档案收集归档管理工作中，因为管理者的思想观念、基础设施、从业人员素质等方面的问题，影响企业文书档案管理工作效果，无法为展示文书档案管理工作的价值与作用。实际工作中，提升企业管理者与职能部门对这一工作的重视，加强信息化建设，利用完善的规章制度与专业的人才队伍，提升企业文书档案管理工作效果，为企业文化建设与内部管理工作开展提供基础保障。