疾控中心设备档案管理的重要性初探

苏居明 周伟 徐东

（山东省潍坊市疾病预防控制中心，山东 潍坊 261061）

当前随着科技的不断发展，疾控中心的设备也在不断地更新和换代，这些设备作为疾控工作的重要基础，直接影响到整个疾控中心的运行。在疾控中心设备管理中，设备档案管理是非常重要的一项内容，必须要予以重视，通过阐述疾控中心设备档案管理的重要性，并分析疾控中心设备档案管理现状，以及在实际的设备档案管理中需要采取的必要的技术，运用合理的手段，来提高设备档案管理的水平和效率。本文以此为出发点，着重在此基础上提出对应的解决措施，以期能够为疾控中心档案管理工作提供一定的帮助作用。

设备档案管理一直以来就是一项非常重要的工作，特别是对疾控中心而言，其设备档案管理直接关系到疾控中心的高效、有序运行，重要性不容忽视。同时设备档案管理工作又具备较强的专业性和政策性，随着疾控中心设备数量的增多，设备档案管理难度也有所增加，如何规范、有效对设备进行建档管理，已经成为疾控中心所迫切需要解决的一个重要问题。

当前疾控中心档案管理工作存在着管理方式和手段落后的情况，具体表现为信息化程度较低，依旧沿用以往人工记录、整理、归档的管理方式，这不仅使得档案管理工作繁琐性无法降低，同时也使得档案管理效率比较低下，无法快速完成对档案的归档、查找等基本工作。尽管这些年来我国针对疾控中心加大了资金的支持力度，也协助建设了相应的信息化管理平台，但是由于设备档案管理工作的不受重视，使得设备档案信息化管理在配置上迟迟不到位，档案的信息化管理效率也长期得不到提升[1]。

一、疾控中心设备档案管理概述及其重要性

所谓设备档案指的是在设备全寿命周期内所产生的一系列图纸材料、文字说明以及相关记录文件，包括设备的安装、设备维护、设备维修等多方面的内容，加以收集和整理就形成了设备档案。对疾控中心而言，其设备档案管理工作是整个设备管理工作中的一项核心内容，与疾控中心正常业务的展开有着非常密切的联系，只有切实做好设备档案的管理工作，才能使得疾控中心的档案管理水平得到有效的提升，进而保证相关设备的正常运转，为疾控中心相关业务的展开提供有力的支持作用。但同时疾控中心的设备又表现出高级、精密的特点，其档案管理工作有别于其他一般机构设备档案管理，难度也比较大，因此针对疾控中心设备档案管理，必须要认识到这一工作的重要性，在具体的管理方式上进行优化，以确保管理水平和管理效果的提升[2]，进而推动疾控中心相关工作的顺利展开。

二、疾控中心设备档案管理现状分析

1.设备档案管理重视程度不足

尽管疾控中心设备档案管理是一项核心的管理内容，但由于其工作的性质，决定了其所受到的重视程度不足。对高层管理者而言，设备档案管理本质上是管理档案，对个人能力要求不高，因此不甚重视，使得设备档案管理工作在整个管理体系中，处于一个非常边缘化的地位。对基层管理者而言，枯燥繁琐是设备档案管理工作的明显特征，管理人员长期在这样的氛围下开展管理工作，很难取得出色的成绩，也不容易被人重视，长此以往管理人员就没了工作的积极性，设备档案管理工作的实效性也就无法保证[3]。

2.设备档案管理人员综合素养偏低

疾控中心设备档案管理作为一项核心工作，理应配备对应的管理人员科学地开展管理活动。但就目前疾控中心设备档案管理现状来看，设备档案管理人员多由其他部门人员兼任，往往不具备档案管理相关知识，缺乏专业性，综合素养较低，加上在档案管理经验方面的不足，很难满足设备档案的整理、归档、利用等一系列工作的要求。不仅如此，还有一部分人员虽然专职于档案管理，但是却缺乏相应的计算机操作能力，无法满足当前信息化档案管理工作的需要，进而导致管理工作的效率以及质量难以满足工作要求，究其根本原因在于相关档案管理人员的整体素质不能够满足管理工作的实际要求，要提升管理人员整体的职业素养以及计算机应用能力，才能够科学、高效地开展好档案管理工作。

3.设备档案管理方式和手段相对落后

新冠肺炎防控以来，各级党委和政府不断加大投入，购买了大量的仪器设备，尤其是增加了核酸检测的仪器，如无菌操作台等等，仪器设备管理任务日益加重。但是，市疾控中心设备档案仍然沿用库存说明书，档案橱存放的传统方式，并且还是以纸质版案卷存放为主，电子化、信息化管理程度不高，致使查阅不方便，跟踪管理不便，严重时会直接影响到疾病救助工作的顺利开展，造成严重的经济以及生命损失。有的疾控中心存在档案室年久失修、通风不良现象，有的档案柜、档案橱缺损。再就是，现在微机更新换代较快，管理软件也日益更新，但有的疾控中心仪器档案管理边缘化，微机老化，在管理上跟不上时代发展。还存在设备维修、维护登记不全现象，甚至已经过了报废时限也没有登记。信息的网络化，信息共享理念还没有建立起来，直接导致设备档案管理方式迟迟不能够满足工作要求。

三、疾控中心设备档案管理优化策略

1.强化对设备档案管理的认识

当前疾控中心对设备档案管理工作存在重视程度不足的问题，这是一个重要的意识问题，对此应当强化对设备档案管理工作的认识。疾控中心领导层应当清楚了解到设备档案管理工作的重要性，并给予设备档案管理工作以一定的支持，加大对设备档案管理的资金投入，挑选合适的人员，组建专门管理团队，形成一个从上而下的系统性设备档案管理体系，通过系统内的联动与协作，确保设备档案管理工作的有效展开。此外，还要加强档案管理知识的宣传与学习，提高设备档案管理人员对档案的了解程度，增强设备档案资产保护意识，防止出现因档案管理人员水平低下而导致的设备档案资料流失的现象发生[4]，以确保具备价值的设备档案都能够按照程序保存下来[5]，这样才能够保障档案管理工作能够满足实际工作需求。

2.运用信息化技术进行档案管理

计算机信息技术在档案管理方面有着无与伦比的优势，在多个行业档案管理中都有所应用，并且取得了不错的成就，就疾控中心档案管理工作而言，利用信息技术来提升管理水平和效率是非常可行并且有必要的。设备档案信息化管理通过硬盘、云盘等信息技术手段，能够实现无纸化档案管理，节省纸质档案的存储空间，同时也能通过防火墙的搭建，来保证设备档案的安全性。不仅如此，信息化管理手段极大地优化了设备档案管理流程，删减了许多不必要的环节，使得档案管理效率得到全面的提升。此外，整个信息化档案流程都是基于电子化操作，即便是在后期查找过程中，也可借助计算机的检索功能，实现对所需要信息的快速查找。信息化管理手段还加强了疾控中心的信息共享能力，通过内部网络便可以随时随地对信息进行查阅，而不再需要走繁琐的查阅流程，极大地满足了疾控中心工作对设备档案的需求[6]。疾控设备档案管理应在现有的档案管理系统上建立一个数据可兼容程度高的档案管理系统，以实现数据、信息的高效利用、共享。

3.明确设备档案管理模式，优化管理组织架构

疾控中心设备档案管理具备一定的复杂性，对此要针对设备管理工作成立专门领导小组，并将设备档案管理的责任落实到对应的人员身上，以确保设备档案管理工作的切实有效展开。在管理模式上，要严格遵循集中管理、统一领导、分级负责的原则，构建起“中心-科室-操作人员”的三级管理网络，形成“一个部门主管，其他部门配合”的管理机制，按照谁主管谁负责的原则[7]，为疾控中心档案管理工作的展开提供切实可行的管理模式。设备档案管理工作要与年度考核机制相互挂钩，以起到一定的督促和调动作用，保证设备档案管理相关措施的落实到位。

4.增强多部门联动

设备档案管理水平的提升离不开同采购、基建等部门的联动。在设备的采购、安装过程中要增强设备采购、安装等过程的监督监控，以保证采购及工程合同、工程图纸、验收报告等专项材料的齐全，为大型仪器、设备的安全运行提供保证[8]，所以说在进行档案管理工作时，不能仅仅依赖于单一部门，而是应该强化对于各个部门以及管理环节的监督与管理，确保在进行档案管理工作时人员、设备均能够稳定工作，避免由于某一环节出现问题而影响到整体档案管理工作的顺利开展。通过鼓励多部门的联动，还能够保障档案信息的全面性以及科学性，各个部门相互监督又互相补充，使得整个档案管理工作建设更加完善、合理。

5.对标质量认证，规范设备档案管理内容

5.1 明确立档内容

疾控中心设备档案是各种仪器设备正常使用以及维护等工作展开的重要材料，对于设备档案归档范畴，疾控中心要出台设备档案管理办法并明确归档范围。疾控中心设备档案应当包括设备仪器的采购、验收、维护、修缮等各个环节中所形成的各种文件材料，能够对仪器设备进行全寿命周期的状态信息反馈。具体内容有：设备及软件名称；设备生产商名称、设备型号或者其他标识；设备正常、规范的检查记录；设备所处位置；设备使用说明书、检定报告或者证书；设备维护与保养记录；设备故障、损坏、改造、维修记录；设备报废档案；通过以上信息的立档，促使疾控中心设备档案管理工作能够贯穿设备的全寿命周期。

5.2 规范编制模式

疾控中心设备档案的组卷方法和原则要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）来施行。档案案卷内部文件的顺序要按照设备立项、审批、验收、调试、运行、维护、报废等工作程序或者阶段进行排列，只有规范编制模式，才能够对档案信息进行统一管理，保障档案信息管理工作更加规范、合理。

5.3 严格归档时限

疾控中心设备档案管理贯穿设备全寿命周期，也因此使得档案收集时间跨度较长，涉及到的人员及科室也比较多，为避免档案归档超限，要对设备档案的归档时限进行明确。各科室人员要根据设备文件资料的产生时间进行实时的收集与整理，并与次年三月份进行向档案室进行统一的移交，以确保设备档案及时归档，同时也能适当提高档案管理工作的规范性，确保整个档案管理环节更加规范、合理。

6.加强档案管理队伍建设，提升业务素养

设备档案管理队伍的综合水平，直接决定了档案管理的效率和质量，针对当前管理人员综合素养偏低的现状，应当重视工作人员业务素养的提升，疾控中心应当着手建设一支具备较高素养的档案管理队伍。一方面疾控中心要加强对档案管理人员的培训，强化其理论知识的学习，传授其档案管理的基本知识和工作技术要点，促使设备档案管理人员的管理能力得到改善，能够充分应对疾控中心档案管理工作的需求，切实提高设备档案管理的水平和效率。另一方面，疾控中心要积极引进具备丰富档案管理经验和先进管理理念的人才，对档案管理队伍进行充实，以拉高管理队伍的整体素养，使得设备档案管理队伍的综合能力得到提升。此外，还要重视管理人员计算机操作能力的培训和学习，以应对未来信息化档案管理工作的需求，推动疾控中心设备档案管理工作的有效展开。疾控中心要建立工作人员职责及档案管理制度，每年定期对工作人员开展培训和继续教育活动，并通过考核的方式对培训效果进行验收，同时将这些内容纳入工作人员的个人档案中，作为其后期任职、上岗的依据，以确保工作人员业务素养能满足设备档案管理工作的需求。

结语

综上所述，设备档案管理作为疾控中心管理工作中的一项重要内容，关系疾控中心的正常运转，其重要性非同一般。在实际的疾控中心工作中，应当切实做好设备档案管理工作，针对设备档案管理中所存在的问题和不足之处，采取措施加以改进，以使得疾控中心设备档案管理工作的水平和效率得到提升，促使疾控中心应有的作用得以更好发挥。