对加强综合档案馆制度建设的思考

■ 吴志虹

最近，省档案局举办的综合档案馆制度建设视频会议结束后，不少综合档案馆提出将会议的授课内容提供各馆结合实际加以参考执行的诉求，笔者认为一方面档案馆加强制度建设是十分重要的，这是各馆高效管理的客观需要；另一方面当前我省各级综合档案馆的制度建设工作还有较大的提升完善空间，因此，笔者将相关内容作了梳理，提出一些引导性的观点与各馆探讨，供各馆参考。

从本质上看，人类的管理活动催生了制度，制度是管理活动的产物。“制”即节制、限制，“度”即尺度、标准。显然，制度是节制人的行为的尺度，是人类行为的规范或约束规则的总称。管理的核心是人，制度最终是管人的，是约束人的言行的随意性、自我性。通过制度设计和制度执行，规范人的社会活动，从而满足管理效能优化的需要。

综合档案馆作为公益一类事业单位，内部管理涉及若干方面，如人员管理、资产管理、财务管理、业务管理等，特别是档案馆的业务环节多，业务工作的实践性、运用性特点鲜明，建立和不断优化制度，是保证档案馆依法高效运转的必要条件。

一、人员管理方面的制度

应制定的主要规章制度是：档案馆工作职责；馆内各部门工作岗位职责；档案馆工作人员行为规范；年度考核制度；季度考核制度；责任追究制度；考勤管理制度；请销假制度；学术研究奖励制度等。

二、行政管理方面的制度

应制定的主要规章制度是：档案馆会议制度；公文处理办法；保密制度；安全保卫工作制度；灾害应急处置预案；消防安全管理制度；值班制度等。

三、财务管理方面的制度

应制定的主要规章制度是：固定资产管理办法；财务管理制度；行政经费使用审批制度；项目经费使用规定等。

四、业务管理方面的制度

综合档案馆业务工作具有专业性、运用性强的特点，应当建立和细化各业务环节的管理制度，有相应的工作标准和要求作支撑，通过覆盖各业务环节的制度建设，提高管理效率。目前，国家档案局和省档案局印发的档案行业标准规范多达百余种，这些国家标准或行业标准规范本身就属于制度范畴，成为综合档案馆业务实践活动需要共同遵守通用的约束性规定。近期，国家档案局一再强调了制度建设的重要性，要求各级档案部门要进一步增强重点领域标准供给，尽快构建起引领高质量发展的档案标准体系，认真抓好档案制度规范建设工程。

要充分发挥制度的刚性约束作用，必然要求制定制度时应充分体现制度的可操作性，充分明晰工作责任，即制度要实用管用，否则，制度设计是失效的，起不到其应有的约束作用。

表单是制度落地、落细、落具体的必要载体内容，没有配套的工作表单，很多制度成了高大上的“空中楼阁”，其约束性大打折扣。从这些年开展规范化管理认定、复查、业务建设评价中反映出来的情况看，我省综合档案馆业务管理方面的制度建设存在的主要问题是制度的可操作性不强，制度设计中没有配套的细化可操作的工作表单，工作表单种类稀少，表单内容设计简单，缺失应有的记录要素，工作责任不明，缺乏科学合理性。比如有的档案馆接收了档案而没有登记入账，馆藏数量不精确、查阅档案没有登记审批手续，档案出库没有记录等等，因此，各个档案馆应在制度化、制度具体化、制度可操作化方面再努力，把一些实际运用效果好的比较完善成熟的工作表单固化下来加以推广普及，积极向标准化、统一化方向推进。

（1）档案接收征集方面的制度

应制定的主要规章制度是：

a.接收（征集）进馆档案登记制度和登记明细表 （表的内容要素应含：全宗号、全宗名称、档案数量、门类载体、档案的年限、档案的保管期限、进馆时间、进库上架时间、接收经办人、移交经办人、经办时间、登记人、登记时间等）；

b.接收（征集）进馆档案交接制度和交接文据（表的内容要素应有：移出单位名称、接收单位名称、交接性质、档案所属年度、档案类别、移出说明、接收意见等），应以国家标准《档案交接文据格式》（GBT13968—92）为准；

c.进馆档案质量检查制度和检查登记表（表的内容要素应含：全宗名称、全宗号、档案起止年度、拟进馆档案门类及数量、档案实体及整理情况、目录及移交清册编制情况、档案数字化情况、档案解密和划控意见、全宗介绍编写情况、检查人意见及整改要求、质量部门负责人审核意见等）。

（2）档案保管保护方面的制度

应制定的主要规章制度是：

a.新入库档案清点交接制度和记录单（单的内容要素应含：主要移交经办人、主要接收经办人、档案门类及数量、清点时间、特殊情况备注、职能处科股室负责人审核意见等）；

b.新入库档案除虫灭菌制度和记录单（单的内容要素应含：全宗号、档案数量、进馆时间、消毒起始时间、消毒终止时间、操作人签名、登记人签名、登记时间、职能处科股室负责人审核意见等）；

c.库藏档案存放标识索引表（表的内容要素应含：全宗号、全宗名称、起止目录号、起止件号、起止年度、保管期限、存放位置（库号、列号、柜号、箱号等）；

d.库藏档案清点制度和清点记录表（表的内容要素应含：库号、库存各全宗档案明细登记、空号漏号跳号重号情况登记、检查人签名、检查日期、职能处科股室负责人审核意见等）；

e.库藏档案质量检查制度和检查记录表（表的内容要素应含：库号、全宗号、档案生虫生霉破损情况记录、采取的处置措施、检查时间、检查人签名、职能处科股室负责人审核意见等）；

f.库藏档案出库归库登记制度和登记表（表的内容要素应含：库号、出库档案档号、出库时间、出库原因、归库档案档号、归库时间、库房管理人员签名等）；

g.全宗卷管理规定；

h.库房内温湿度观测调控制度和观测记录单（单的内容要素应含：库号、观测记录时间和时段、温度值、相对湿度值、调控措施、观测人签名等）；

i.库房内保洁制度和记录单（单的内容要素应含：库号、保洁时间、保洁措施、保洁人员签名、职能处科股室负责人审核意见等）；

j.库房管理人员入库登记制度和记录单（单的内容要素应含：库号、入库原因、入库时间和时段、出库时间和时段、库房管理人员签名等）；

k.库房内设施设备检查制度和记录单（单的内容要素应含：库号、检查时间、设施设备名称、检查结果记录、处置措施、检查人员签名、职能处科股室负责人审核意见等）；

l.接待参观库房的制度和登记表（表的内容要素应含：参观单位、参观原因、参观人数、带队人员签名、接待人员签名、参观时间等）；

m.抢救修复档案制度和记录单（单的内容要素应含：抢救修复档案的档号、数量、生虫生霉破损情况登记、抢救修复时间、抢救修复方法、操作人员签名、档案交接人员签名、职能处科股室负责人审核意见等）；

n.销毁档案制度和登记清单（单的内容要素应含：销毁档案的档号、销毁档案的标题、销毁数量、销毁方式、销毁地点、监销人员签名、经办人员、职能处科股室负责人审批意见、馆领导审批意见、销毁日期等）。

（3）档案查阅利用方面的制度

应制定的主要规章制度是：

a.查阅档案登记制度和登记表（表的内容要素应含：查档日期、查档单位、查档人员姓名、证件名称及证件编号、查阅内容、查阅用途、查阅档案的档号、职能处科股室负责人审批意见、馆领导审批意见、查阅目的、查阅档案数量及类别、查阅结果、满意度反馈等）；

b.调取归还档案记录制度和记录单（单的内容要素应含：调取档案的档号、调取日期、调取人员签名、查阅档案人员签名、归还日期、归还人员签名、收回档案人员签名等）；

c.查阅档案效果登记制度和登记表（表的内容要素应含：查档日期、查档单位、查档用途、查阅结果、社会效益和经济效益预估等）；

d.开放档案鉴定制度和明细表（表的内容要素应含：拟开放档案的档号及标题、鉴定意见、鉴定人员签名、鉴定日期、职能处科股室负责人审核意见、馆领导审核意见、鉴定小组或鉴定委员会审核意见、审核日期等）。

（4）档案数字化方面的制度

各个档案馆在执行《纸质档案数字化规范》（DAT31--2017）、《录音录像档案数字化规范》（DAT62--2017)、《档案服务外包工作规范》（DAT68--2017）的同时，应结合实际工作需要，制定相应的规章制度，如数字化加工场所安全巡查制度、质量抽查制度、数字化档案验收办法、数字化档案验收工作细则等，并设计相应配套的工作表单，把制度细化、具体化，如巡查记录单、质量抽查登记表等。

（5）档案统计工作方面的制度

应制定的主要规章制度是馆藏档案统计制度和统计表，把统计范围、统计责任、统计内容、统计时间等加以明确。馆藏各门类载体档案应分别进行统计，统计表的内容要素应含：全宗号、全宗名称、档案起止年度、保管期限、数量、材质等。通过统计，精准地反映馆藏档案的全貌，为精细化、规范化管理提供基础数据支撑。

概言之，任何制度都难以做到完美无缺，总会存在制度的缝隙和边界，制定制度是否能取得预期效果，取决于制度是否得到严格执行和具体落实，是否存在实施过程中的特殊和例外。如果制度得不到有效落实，只是写在纸上、贴在墙上、锁在抽屉里，那么制度就形同稻草人，成为不具有刚性约束力的橡皮筋。我省各级综合档案馆管理中尚存的短板弱项，与管理制度不完善，制度执行不力、制度可操作性不强有密切关系，因此，各个馆的制度建设更显得迫切必要，任重道远。