会计信息化发展趋势下如何优化企业发票的数字化管理

◎文 朱子丰

相比纸质发票，电子发票样式更加简洁，使用更加便捷，远程交付更高效，降低了纳税人的发票管理成本，避免发票丢失和损毁的风险。同时，也解决了纸质发票存在的诸多问题。但目前，电子发票和纸质发票、非定额发票和定额发票混合使用，给发票管理带来了一定难度，也给会计信息化进程带来了阻力。

本文从财务会计信息化和税收征管现代化角度出发，分析集团企业内部发票数字化的背景和问题，并给出相应的改进的建议。

会计信息化和发票数字化的必要性

税收征管改革的要求2021年3月印发的《关于进一步深化税收征管改革的意见》（以下简称《意见》）中写到，“到2025年，深化税收征管制度改革取得显著成效，基本建成功能强大的智慧税务，形成国内一流的智能化行政应用系统”。《意见》在全面推进税收征管数字化升级和智能化改造方面提出了要求。其主要内容是加快推进智慧税务建设、稳步实施发票电子化改革、深化税收大数据共享应用。这不仅是对税收征管方的要求，也体现了税收缴纳企业报税、纳税等流程变化的趋势。

优化会计信息化的要求根据《会计改革与发展“十四五”规划纲要》有关精神，会计信息化是数字经济高质量发展的基石之一。财政部在《会计信息化发展规划（2021-2025年）》中指出，会计信息化工作主要目的是应用会计数据标准、推进会计数字化转型，支撑会计职能拓展，助力全国数字经济发展。这与税收征管数字化升级和智能化改造的要求不谋而合。过去几年，会计信息化建设有序推进，业财融合程度逐步加强，新一代信息技术得到应用，电子会计资料逐步推广。这有力促进了会计信息的深度应用。但从实务操作和基层经验看来，会计信息化是庞大而复杂的工程，现有会计信息化水平距离财政部的目标，以及数字经济联动实体经济发展需求还有很大距离。

业财融合的需要从业务部门的角度看，在开展业务的过程中，要有经营思维和风险意识，要清晰地认识到开展业务旨在为公司创造价值，并尽可能规避风险；从财务部门的角度看，要深入业务活动，特别是将财务管理前移到业务前端，通过对数据的预测和分析，反馈给业务部门及决策层，使企业的管理决策更科学，并精准把握业务流程的关键控制点和潜在风险点。对于财务管理部门来说，业财融合的核心是“跳出财务看财务”，实现业务发展与财务管理相结合。其实，业财本身就是一体的，只是当下财务数据无法对业务数据进行实时反映，弱化了财务对业务的支持作用，导致业务和财务部门目标的不一致。究其原因，主要是双方数据没有打通。

发票是业务活动发生和存在的证明与依据，而财务则是业务和税务之间的媒介，发票用财务的语言表达业务的活动。在一体化平台上，财务和业务数据打通，能进一步提升企业业务预测与控制能力，降低经营风险，提升效率。

降本增效的需要目前，大部分集团企业的业务—财务—税务数据尚未打通，造成财务人员效率低下，机械化流程较多，财务风险增加，工作质量不高。从企业内部发票管理来说，普通电子发票存在重复报账的可能性。财务人员花费大量精力保存电子发票数据，程序繁琐且和财务系统分离；从企业外部来说，开票软件无法自动导入业务数据实现智能开票、收到的发票无法实时确认其真实性、报税数据复杂……这些都是当下发票管理的短板。而且即使财务人员花费大量时间和精力，依旧不能保证其准确性和完整性，这不符合成本—效益原则。

会计信息化和发票数字化存在的问题

工作效率低下且容易出错一是进项税认证操作繁琐。目前，财务系统和增值税综合服务平台没有对接，导致每月花费大量时间、精力进行进项税勾选认证。当认证发票数量较少时，需逐笔手工输入发票号码查询勾选；发票数量较多时，虽可把事先整理好的发票信息录入电子表格，再批量导入进行勾选，但仍旧效率低下且容易出错。而部分企业选择依靠装备扫描发票二维码信息，进行勾选，但效率依旧不高。

二是税务开票和财务及业务系统没有对接。在这种情况下，无法准确区分当期销售收入中已开和未开票金额，其明细需要办税人员手动输入并进行人工计算。同时，开票人员在开具发票时，只能手动输入货物的品种和规格，工作量较大。

存在财务风险一是存在电子普票重复报账风险。电子普票不需要通过增值税综合服务平台认证，财务系统也没有电子发票专用识别功能，可以重复上传及打印。财务人员在审核过程中防不胜防，容易造成重复报账的风险。

二是不合规增值税专用发票抵扣提醒迟滞。在筛选认证当期所属发票数据时，须在认证前确认已收到增值税专用发票或电子发票原件，并已在NC系统中做账。但对于不合规或者异常状态下的专票，在勾选认证时才能查出问题，导致税务风险增加。

三是特殊发票存在识别漏洞。定额和手工发票在财务报销资料中并不少见。这两类发票虽然在税控系统内可查询真假，但其业务活动记载的真实性无法有效认证，存在虚报风险。

财务归档风险和漏洞目前，财务系统的发票，主要是通过上传电子版，打印纸质发票，作为报销附件相结合的方式。在这种模式下，单个报销单和凭证电子发票材料是比较齐全的。但是发票归集、整理、归档尚未有相应的要求和流程，会对财务档案管理带来风险和漏洞。

优化会计信息化和发票数字化的策略

录入电子发票关键识别信息在现有的模式下，电子发票报销仅需上传发票电子格式文件，不需要录入其金额、发票号等“身份”信息。这样的电子发票在系统中没有唯一性和独有性。在录入电子发票关键识别信息后，电子发票相当于有了“身份证号码”，这就大大降低了利用电子发票重复报账的风险。同时，关键识别信息的录入也拓宽了信息共享渠道，有利于税控系统和财务系统的整合。

建立共享“发票池”发票不仅仅单纯地用于财务报销。其开具、流转、归档反应了业务流程的真实性、合法性和连贯性。业务是资金流的开端，财务是资金流的末端。从这种角度来说，建立财务与业务共有的发票池对推动业财融合具有一定的现实意义。发票池类似数据中台，收纳企业开具和收到的发票，包括但不限于增值税专用发票和电子发票。不论是财务还是业务部门都可以从中调取数据，这对于识别已开与未开票销售收入、发票的收集和归档等方面都有一定的助力作用。