探究电子信息化在图书档案管理工作中的应用

李慧荣

（作者单位：中阳县文化市场综合行政执法队）

现阶段图书档案管理工作对信息化技术手段的应用不足，存在着归档效率低、档案资源利用率不高的问题，以上问题影响了档案管理工作效率。同时，面对海量的数据信息，传统的技术手段难以高效进行整理。加速图书档案信息化管理平台的建设十分有必要。工作人员不仅要将数据库技术、网页技术等多种信息化技术应用到档案管理工作中，还要健全相应的管理措施，为提升其整体管理水平奠定基础。

一、 目前图书档案管理工作面临的问题

（一）技术手段落后

图书档案管理工作现阶段面临的主要难题在于技术手段落后，许多工作人员多使用传统的工作手段进行管理，耗费了大量的人力物力。造成该问题的主要原因在于本项工作的投资资金匮乏，很多图书馆缺乏配套的电子信息化设备，缺乏专业的管理人才，导致技术发展速度缓慢。

（二）归档效率低

从事图书档案管理工作的人员数量是有限的，但图书、档案等数据资料数量却在不断地增加。人们借阅图书、归还图书需由专人负责，无法派更多的人手负责图书的归档工作，导致档案、图书的归档速度奇慢[1]。

（三）档案资源浪费

现阶段图书档案管理工作的制度趋于完善，但落实在实际应用中仍有难度。由于一些工作人员的技术水平不足、管理态度不端正，影响了线上、线下档案管理体系的应用效率，使工作人员未及时对相关书籍进行整理分类，使一些有价值的书籍被埋没在较多的图书资源中，导致图书资源的浪费。

二、电子信息化在图书档案管理中的应用价值

首先，电子信息技术具有技术水平高、工作效率高、运算速度飞快、储存量较大的优势，将电子信息技术应用到管理工作中，可以大大减少工作人员的工作量，同时提升检索工作的准确性。这样做能够大大减少人力劳动成本，提升图书档案管理工作的经济效益。其次，电子信息技术的应用能够使工作人员意识到传统工作观念的不足，转换其管理思维模式。该种技术手段下的管理模式与传统管理模式并不相同，其主要以计算机系统的智能运算与分析为主要手段，是一种重要的辅助管理工具。该种技术的投入使用让人们意识到了图书档案管理工作信息化发展的重要性。最后，电子信息技术的应用为管理工作的持续发展指明了方向。从本质上看，图书档案的管理是对信息资源的管理。而当今社会正处于海量资讯的时代，应用电子信息技术能够快速处理海量的信息数据，这为图书档案的信息化管理奠定了基础。以图书档案的分类、检索、贮存管理为例，应用电子信息技术能够在短时间内为图书档案指明归档的种类，并为其添加关键信息，这对于推进图书管理工作的信息化改革有着重要意义[2]。

三、电子信息化技术在图书档案管理中的应用

（一）SQL 技术的应用

1.系统需求的分析

系统需求分析包括用户需求分析、系统性能分析与系统功能分析三点。在分析用户需求时，要考虑图书管理系统中图书馆管理工作人员关于明确本馆藏书分布情况、了解读者的具体借阅信息、掌握图书的基本流通情况的具体需求；考虑系统数据库管理员关于系统稳定运行、系统数据整理与维护工作方便、数据查找数据备份操作安全的具体需求；考虑读者关于输入图书关键信息查阅想要借阅的图书的具体信息、查询本人借阅图书记录及时间的具体需求。在分析系统的性能需求时，需要考虑系统的运行需求，及其运行界面简洁、其对话框沟通方式简单、其查找、操作方式简便的需求；考虑系统的运行相应需求，及其运行速度应控制在几秒以内、其数据容错率与恢复能力、其数据查找速度设计等等；考虑系统的运行安全需求，及其用户权限设计、用户信息安全设计、数据安全保护设计、实施检验系统设计等等。在分析系统功能需求时，需要考虑其动态管理需求，即借阅人员借阅证办理、挂失、注销的需求以及图书借阅、归还、续借、遗失状态管理的需求；还需考虑其静态的管理需求，比如新书入库时图书具体信息的管理、报废图书报废处理的管理需求等等。

2.系统输入输出设计

SQL 技术是一种典型的数据库技术，该技术构建的图书档案信息化管理系统包括图书信息登记管理子系统、图书借阅信息管理子系统、图书归还信息管理子系统与图书报废处理信息管理子系统。其系统设计主要以Maindb（主表）、Reader（读者表）、Jsqk（借阅信息表）三表为主要线索，通过设立功能窗口实现对功能模块的设计[3]。其中，输入系统的设计与输出系统的设计为系统设计工作的主要内容。输入系统的设计要以提升工作效率、减少工作错误为主要原则，其涉及到数据的录入与数据的预处理设计：一方面，要注意对基本数据总量的设计管理，在基础设计完成后确定计算编程内容、统计编程内容与检索编程内容。另一方面，要注意精简不必要的输入环节，使输入流程简单且完善，具有基本的工作性能以外提升工作效率。

3.系统实现流程

SQL 数据库系统的实现流程体现为以下几点：（1）系统登录模块的实现。使用SQL 编程语设计系统管理人员数据库、读者数据库和登录、操作、密码、信息查询数据库，使登录界面能够被良好应用。登录界面需简洁，只需用户名、密码、确定关闭几个按键即可。（2）系统主菜单模块的实现。主菜单是管理系统全部功能的直接显示，用户（管理员与读者）可以点击主菜单的具体管理模块办理相关业务，如读者借阅管理业务、图书流通管理业务、超期罚款管理业务等。（3）对子菜单界面进行设计实现管理。以读者信息管理子界面为例，技术人员先确定子界面查询的关键字，如姓名、编号等等。设计精确查询流程与模糊查询流程，并向内填充其他子模块，如性别、登记日期、出生日期、图书档案借阅次数等等。同时，开发该界面的增删改查功能，使管理员能够根据实际情况删除或增加、修改读者的用户信息[4]。（4）设置图书档案管理模块。该模块的主要功能是记录图书档案的具体信息，比如图书类型、图书价格、出版社名称、出版时间、作者等内容，以便于管理人员与读者根据分类信息进行分类查询。简化图书管理工作流程，将条形码技术与SQL 技术联合使用，使管理员在“扫码”的过程中将图书信息自动录入系统，由自动化技术对图书的流通情况进行管理。

（二）ASP.NET 技术的应用

1.系统应用架构的设计

从技术层面看，ASP.NET 系统的架构主要表现为以下几点：（1）底层数据层。使用的是SQL 数据语言，其主要功能是处理地层数据，借助编程语言实现对数据的储存、访问和处理管理。（2）持久处理数据层。将NHibernate 技术应用到本数层上，用于处理数据库与用户之间的具体问题。该层能够构建实体类对象与抽象关系的数据模型，使ASP.NET 网页的数据库长久使用。（3）逻辑层。本层的主要工作内容是处理客户端发送的请求，并在ASP.NET MVC 模块的相应功能下迅速处理本项业务，完成从底层输出数据到客户端的操作。（4）客户端表示层。由aspx、Jquery、CSS、echarts 等技术联合使用构成，其主要特点在于可以为用户提供交互感良好的使用体验，全方位地展示本系统的业务数据。

从实际应用层面看，ASP.NET 系统的架构由以下几方面构成：（1）基础的硬件设备。如计算机、路由器、网络传输设备、数据库服务器等等。（2）相应的软件平台。如支持计算机正常运行的操作系统、支持ASP.NET 正常运行的数据库管理系统等等。（3）应用服务系统。如维持管理系统持续运作电能安全服务系统、补丁管理系统、应用安全管理系统；使网页应用层能够持续提供服务的WEB 应用层；使读者管理、图书流通管理等功能可正常实现的应用系统层等等[5]。（4）基础组件系统。包括信息发送组件、即时通信组件等等，能够为本系统的用户发送数据信息。

2.系统功能模块的设计

ASP.NET 系统正常运行离不开登录模块、管理模块、查询模块等基本模块的正常应用。第一，登录模块的功能设计需要从两个角度考虑，一方面是读者登录模块的设计，这一模块只需要设计用户名、密码和用户信息三个数据库即可，不应给读者登录模块过多的功能；另一方面是管理员登录模块的设计，在基本的登录推出功能模块上给予这一模块更多的功能权限，使其具备管理用户、管理图书的多种功能。第二，管理模块的设计。其一是读者管理模块的设计，比如管理读者档案信息、对读者超限期还书做出惩罚等等。使该模块正常运转需使用页面中的jQuery 校本的addReaderFile 功能，在“弹出新窗口——建立档案——保存记录”的操作流程中将管理数据保存到后台数据库中。其二是图书管理模块的设计，比如基本信息的管理、借阅归还管理、续借管理等等。管理员使用user 登录系统登入后台管理系统，在orderInfoList.aspx 上浏览各种管理数据，并使用query()OrderList()功能进行查询管理。完成管理后，可使用refresh（）对网页进行刷新处理。第三，查询模块的功能设计。设计该模块时需要考虑其具体应用方向，并按照实际应用需求设计查询方式，使相关信息能够直接显示在用户界面。

3.系统功能测试技术

系统测试是在软件系统被正式投入使用前的试运行，主要目的是在测试过程中发现系统隐藏的问题，并及时对其采取相关操作，使问题得到解决和修正。使用测试技术时需要考虑测试操作的具体目标、功能测试的具体方法两方面问题。常见的电子信息化测试技术包括黑盒测试与白盒测试，两种测试方法各有侧重。技术人员需根据本系统的实际情况选择合适的测试方法。测试前技术人员需确定测试的基本流程，并理清测试技术的使用范围。现实中的测试工作包含以下几个流程：（1）确定测试功能和目的。根据设计测试用例确定功能测试的具体方案。（2）根据“测试用例编写——准备报告——记录测试流程与数据——编写测试数据报告”的具体步骤进行测试[6]。（3）对各子系统的实际功能进行测试。以登录功能测试为例，技术人员对链接地址采取访问操作，成功打开登录界面，并按照指示操作。如果登录操作后顺利进入主菜单页面则证明登录系统正常运行；如果出现了提示窗口或进不去主菜单界面，则表示登录系统存在BUG。

四、推进图书档案管理信息化发展的具体策略

（一）追加信息化建设的资金与投入

电子信息化的建设需要较多资金的支持。要解决当前图书档案管理工作面临的信息化不足的难题，就必须追加信息化建设资金，使图书馆有充足的资金招揽技术人才、革新馆内的各项电子信息设备。第一，响应国家政策的号召，积极向国家的相关管理部门寻求资金支持。第二，求变创新，开顺应互联网发展的潮流拓展经营渠道，用经济手段提升馆内的收入。馆内资金充足后，应着手提升馆内人员工资待遇与创新馆内应用系统两项工作，在内打造良好的工作环境，在外树立良好的图书馆口碑，使图书馆向着良性循环的方向发展。

（二）开发多种信息化系统应用功能

图书档案管理工作效率低、出现资源浪费的问题，原因在于当下的系统管理功能不完善。加大对电子信息化技术的应用程度，通过引入新的管理系统、聘请高素质软件开发人员等多种方式对原有的管理系统进行优化调整，使管理系统的功能趋于完善。第一，对原有的分页面功能进行优化。考虑到普通读者用户与档案管理人员的不同，两者使用分页面功能时的诉求也不同。技术人员需建立不同的数据库储存相关信息，使二者的页面区分显示不同，并保证数据信息的真实有效。第二，对原有的图书检索、借阅、归还、续借等功能进行优化。以往的录入操作过于繁琐，需管理人员将信息完全打在系统内，耗时耗力。开发自动化录入系统，对不同图书进行编码，在借阅、归还的过程中对其进行扫码操作，提升图书管理的效率。第三，开发线上图书档案节约管理系统。开发小程序或APP，使读者扫码登录线上图书馆，并在线上进行借阅、归还，进一步推进图书档案管理工作的信息化发展。

（三）推进图书管理制度的全面落实

当下的电子信息化图书档案管理制度趋于完善，但在落实方面遇到阻碍，导致一些管理人员管理态度不严谨，出现了消极怠工问题。对此需要采取以下手段：第一，重视思想建设工作，定期组织教育管理会议，教育期间培养其爱岗敬业、无私奉献的工作态度，使其能够坚决以相关制度条例约束自己，进行管理工作。第二，健全馆内的信息化管理系统。使监控系统联网，工作期间监控工作人员的实际工作情况，并进行阶段性总结。发现工作人员未按照相关管理条例操作的予以惩罚，有工作人员严格按照具体管理制度履行工作职责的，予以奖励。从多方面着手帮助管理人员树立严肃认真的工作观念，推进电子信息化管理制度的落实。

五、结语

综上所述，图书档案管理工作的信息化发展顺应了时代发展的潮流，为提升管理工作效率提供了新的工作思路。新时代下，工作人员应积极革新自身的工作观念，并加强对SQL、ASP 等信息技术的学习与应用。通过开发信息化管理系统的功能、建设信息化管理的制度等方式提升管理工作的信息化水平，满足当代人们对图书档案管理工作的具体要求。