试析中学档案如何实现有效管理

龙小妮

关键词：中学档案;现状;管理;措施

档案管理是学校常规管理工作的重要组成部分，是提高教育教学质量，办好、办出特色学校的基础，开展中学档案管理工作的目的是为了更好地服务学校，促进学校常规工作的顺利开展，为学校各项管理工作提供最原始、最基础的支持，为此，做好中学档案管理工作就显得尤其重要。但是在中学档案管理工作的开展当中，由于受到各种因素的影响，还存在很多的问题。

一、中学档案管理存在的问题

（一）档案管理意识相对薄弱

档案管理的意识相对比较薄弱，并没有认识到档案管理所发挥的重要作用，尤其是在档案的收集方面，部门缺乏收集归档的意识，没有做到及时、按时移交档案，收集是档案管理工作中很重要的一个环节，直接影响档案管理的工作进程，移交不及时最终导致档案的归档整理不够规范和完整。另外，在日常的档案管理工作中，意识较随意散漫，安全意识有待加强，会出现档案工作管理体系不完善的现象。

（二）档案管理人员素质有待进一步的提升

档案管理人员素质能力不足，缺乏比较专业的档案知识。尤其是在新时代发展下，档案管理人员现有的专业知识水平适应不了新时代的发展，在目前学校档案管理工作中，档案管理人员都是兼职或者是文化专业水平并不高，对档案管理当中需要注意的事项以及关键点并不了解[1]。另一方面，由于学校对于档案管理并不重视，投入的力度比较少，也没有意识到对档案管理人员进行培训的重要性，导致档案管理工作开展的并不理想。

（三）信息化意识不强

随着信息时代的发展，档案管理也逐渐向信息化方向发展，档案数字化显得亟不可待，这就需要学校加快数字化进程，应用信息技术手段对档案管理带来更多便捷。但是很多学校对于信息化建设的力度并不够，不论是在硬件的设置还是软件的配置上，都存在很多的问题。为此，这就需要在中学档案管理工作当中意识到以上问题的存在，有针对性的采用相关的措施，进而更好的优化档案管理工作，发挥档案最大的作用和价值。

二、中学档案管理的有效策略

（一）完善档案管理理念

在中学档案管理工作中，首先要能够创新自身的管理理念，在中学发展中，要认识到档案管理工作开展的必要性。档案管理工作主要是记录中学生的发展的每一个阶段，为学生的发展记录有效的数据，能够为学生的后续学习和成长奠定扎实的基础[2]。其中也涉及到学校的建校发展历史，在这段时间发展当中所发生的重大事件，为学校培养了多少人才等，这些档案对学校来说是最重要的原始档案，对学校的管理工作起到承前启后的作用，因此，必须要认识到档案管理工作开展的必要性，以此为学校各项管理工作的落实做好铺垫。

（二）规范档案管理流程

为了更好的提升档案管理工作开展的有效性，中学档案管理工作中要规范各个流程，基于学校自身发展的实际情况，构建科学完善的管理制度，明确档案管理自身的范围，从而使得档案管理工作的开展做到有章可循。在档案管理工作的开展当中，要注重明确档案管理开展的流程，规范档案管理的各个环节的工作开展[3]。同时，在档案管理工作当中，也要注重明确档案管理人员自身的职责，要能够认识到档案当中的每一个环节，每一道工序都影响到最终档案管理的效果。为此，要注重落实每一个环节，以此保障档案管理工作完整有效性，提升档案管理工作开展的水平。

通过制定明确的管理制度，构建管理部门，并设置专门的管理人员，结合具体工作设置明确的目标、计划，明确各个部门所具有的职责，构建相对规范化的档案管理制度。真正的做到档案工作的有序开展，从而更好地提升档案管理工作开展的实效性。

（三）提高档案信息化管理水平

随着当前网络时代的发展，中学档案管理工作也要紧随时代发展的需求，构建电子档案形式，将信息技术应用到中学档案管理工作之中。通过借助信息化的软件和平台，构建电子档案信息数据库，做到纸质的档案管理和信息化的档案管理同步。此外，也要注重构建相对比较完善的电子化档案管理流程，以此更好的服务电子档案，可以开展在线档案检索，为档案资料的阅读创造更加快捷的条件[4]。做好对档案管理工作开展的评估和诊断，为中学档案管理提供统计报表、综合评估檔案管理情况。此外，还要提升对风险的防控能力，避免出现网络故障或者是病毒的现象，通过这种方式可以有效的防止资料出现丢失的情况，从而达到优化档案管理实效性的目的。

（四）培养档案管理人才

中学档案管理中，要培养专业化的人才，以此更好地落实各项工作。档案管理工作人员要积极参加上级部门或者是学校开展的业务培训，不断吸取最新的档案知识，提高档案管理能力，适应新时代的发展。通过培训，着重加强档案管理工作人员的业务能力。首先，档案管理工作人员应具备较强的计算机操作能力，这样才能够保证在档案管理工作当中紧随时代的发展需求，也能够确保信息管理工作的准确性。其次，中学档案管理相关的工作人员要掌握科学的档案管理方式方法，按照明确的流程落实每个工作环节，能够对档案管理中所需要的索引以及自动化的技术熟练的掌握，针对档案管理中存在的问题，有针对性的分析、解决，促进工作人员综合素质的提升。

结语

总之，在中学档案管理工作当中，要意识到自身所存在的问题，紧随着时代的发展需求，更新自身的教育教学理念，采用多样化的方式方法并提升档案管理工作人员的素质和技能，以此更好地推动和落实档案管理工作的开展。在中学档案管理工作中，还要不断的探索相关的对策，以此更好地做好档案管理工作，优化教育教学效果。

参考文献：

[1]吴忠民.中学档案管理存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案，2021（04）：162-163.

[2]张毓森.网络环境下的中学档案著录工作探析[J].兰台内外，2021（09）：27-28.

[3]陈丽.新时期做好中学档案资料收集工作的几点思考[J].兰台内外，2020（36）：63-64.

[4]于敏.中学档案现代化管理对策研究[J].山东档案，2020（04）：51-52.