开展档案规范化管理认证与提高医疗卫生档案管理水平研究

文/谭鸿玲

在我国，档案工作规范化管理认证是一种符合科学发展观与《中华人民共和国档案法》要求的，有助于提升档案管理水平的方式。目前，我国许多医疗卫生机构都未能重视档案管理工作的重要性，而这也对我国医疗卫生行业的发展带来了一定的影响。

1 医疗卫生档案管理简述

在医疗机构中，医生将从事医疗卫生各项事宜进行详细的记录，进而形成医疗卫生档案。医疗卫生档案不仅能够记录医疗单位对患者疾病的治疗详情与各类发展经营事件，更是记录了各类新兴技术与全新医疗设备在医疗过程当中的运用状况与运用经验，对于医疗机构具有重要作用。医疗事业本质上属于民心工程。医疗机构开展医疗卫生档案管理工作，一方面能够借助档案的借阅与分享促进各类疾病的治疗经验与治疗方法的传播与各类新兴医疗技术和医疗设备的应用方式的共享，从而使我国医疗卫生水平得到明显提升，更能够使我国各个地区的民众都能够享受到平等的医疗卫生权利，对于我国社会与民生问题的影响十分巨大。

2 提高档案管理机制的完善程度

对于医疗卫生单位而言，建立完善的档案管理机制对于加强单位内部的档案工作的管理有着非常重要的作用，医疗卫生单位必须要建立健全的档案管理责任制度，维护医疗卫生档案的完整性、规范性与安全性，才能使本单位的医疗卫生档案管理水平得到提升。而在医疗卫生单位档案管理机制完善的过程当中，需要对以下的几条措施格外注意：

2.1 建立规范化的档案管理认证领导小组

目前，在我国的一些大城市的医疗卫生机构对档案管理工作非常重视，他们的档案管理是有着专门的领导小组负责的，但在一些次一级的城市或乡村地区的医疗卫生机构，相对就不那么重视医疗卫生档案的管理工作，也没有相应的领导小组对医疗卫生档案的管理工作进行负责，这对于提高医疗卫生机构的档案管理水平而言有着非常大的影响。《中华人民共和国档案法》 第一章第四条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，只有提高对医疗卫生档案管理工作的认知，建立专门负责医疗卫生档案管理工作的领导小组，对医疗卫生档案工作进行分级管理，才能保持医疗卫生档案管理工作的顺利进行，提升医疗卫生机构档案管理工作的水平。

2.2 建立专业化的档案管理工作队伍

明确规定在我国一些大城市的医疗机构当中，通常都具备一支专业化的档案管理工作队伍，这使得这些医疗机构的档案管理工作具备高度的规范性，但在一些次一级的城市或乡村地区的医疗卫生机构就没有这样的档案管理工作队伍，导致档案管理工作不规范，甚至是无人管理。在档案管理工作当中，建立一支专业化的档案管理工作队伍是非常重要的，只有具备一支专业化的医疗卫生档案管理工作队伍，才能使医疗机构能够顺利开展医疗卫生档案的管理工作，并且将档案管理工作进行完善的责任划分，以此保证档案管理工作的规范性。

2.3 加强档案管理工作人员的学习培训

在医疗卫生档案的管理工作当中，除了需要具备一支专业的档案管理工作队伍之外，还需要对参与档案管理工作的工作人员进行强化培训，帮助工作人员提升自身在档案管理方面的知识与技能。《中华人民共和国档案法》第二章第十一条明确规定：档案工作人员应具备相应的专业知识与技能。在我国一些大城市的医疗机构当中，从事档案管理工作的工作人员很少会进行更换，除了医疗卫生机构需要保持档案管理人员的稳定之外，还有就是档案管理的工作人员会定期参与医疗卫生档案管理相关的培训课程，以此提升自身在医疗卫生档案管理工作方面的专业知识与管理技能，从而使医疗机构的档案管理工作能够更加顺利地开展。

2.4 完善档案管理工作中的奖惩制度

除了以上完善医疗卫生档案管理工作机制的方法之外，医疗卫生档案管理工作当中的奖惩机制的完善对于医疗卫生档案管理工作机制也有着非常重要的作用。在我国许多的医疗机构的档案管理工作当中，由于缺乏相应的奖惩制度，容易导致档案管理工作人员缺乏工作的热情，从而在档案管理工作当中出现失误，或是应付差事，进而导致医疗卫生机构的档案管理工作水平下降。完善档案管理工作当中的奖惩制度，对在档案管理工作当中作出突出贡献的档案管理人员进行奖励，对工作疏忽大意或未完成工作目标的档案管理人员进行处罚，可以提升档案管理工作人员对档案管理工作的热情与重视程度，从而能够使医疗卫生机构的档案管理工作水平得到整体的提高。

3 提升档案管理设施的建设程度

在我国医疗卫生机构的档案管理认证工作当中，档案管理相关的设施建设是做好档案管理认证工作的基础，只有提升档案管理设施的建设程度，才能促进医疗卫生机构的档案管理水平提高。《中华人民共和国档案法》第三章第十九条明确规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定配置是以档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全。而在医疗卫生机构档案管理设施的建设过程当中，需要从以下几个方面进行展开：

3.1 加强医疗卫生机构档案管理的资金投入

在我国，医疗卫生机构的档案管理设施建设水平相对较差，而这主要是因为医疗卫生机构在档案管理方面的资金投入相对较少。正所谓经济基础决定上层建筑，缺乏经济基础的支撑，使得我国许多医疗卫生机构都难以开展档案管理设施的建设工作。因此，要想提升医疗卫生机构的档案管理设施的建设程度，加强档案管理认证工作的效果，就必须让医疗机构增加对医疗卫生档案管理方面的资金投入。

3.2 建立专业的医疗卫生档案管理室

上文提到过，我国许多医疗卫生机构的档案管理方面的资金投入较少，这使得医疗卫生机构只能在尽可能节约经费的情况下开展医疗卫生档案管理的工作，其中最主要的节省项目就是对医疗卫生档案管理工作场地的节省，许多的医疗卫生机构在资金不足的情况下，都是直接将医疗卫生档案进行归纳整理之后与其他杂物一同放入仓库。一般来说，仓库的环境都是相对阴冷潮湿的，不仅不利于医疗卫生档案的保存，而且由于仓库储存物品相对较多，人员进出更加复杂，这就有可能导致医疗卫生档案的丢失或损坏等状况的发生。因此，当医疗部门加大对医疗卫生档案管理方面的投资之后，首先要做的就是建立一个专业的医疗卫生档案管理室，并以此为基础开展档案管理工作，才能保证医疗卫生档案管理认证工作的水平得到提升。

3.3 配置档案管理工作必需的各类设备

在专业的医疗卫生档案管理室建设完成之后，就需要为档案管理室配置档案管理工作所需的各类设备了。除去管理室内部必备的家具之外，还包含有空调、计算机、除湿器、装订工具与温湿度表等多种设备。其中，空调、除湿器、温湿度表可以用来控制室内温度与湿度，保证室内环境最适合进行医疗卫生档案的存放；而装订工具可以用来进行医疗卫生档案的整理装订，方便进行医疗卫生档案的保存。而随着计算机网络技术的发展，计算机也成为了档案管理工作当中必需的设备，《中华人民共和国档案法》第五章第三十六条明确规定：机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设。在档案管理工作当中，工作人员不仅能够借助计算机进行档案的管理与检索，还能够借助计算机的存储功能实现医疗卫生档案的信息化，对医疗卫生机构档案管理认证工作的开展有着非常大的帮助。

4 推动档案管理业务的业务开展

4.1 严格执行档案管理制度

在档案管理业务的开展过程当中，医疗卫生机构应当制定完善的档案管理制度，并且将档案管理制度进行严格施行。《中华人民共和国档案法》第三章第十二条明确规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。在执行档案管理制度的过程当中，医疗卫生机构需要注意对档案的真实性与规范性进行严格管理，确保医疗卫生档案当中的数据真实可靠，内容信息规范，并以此为基础加强对档案保管、保密、鉴定等各项程序的管理，才能使档案管理业务能够顺利开展。

4.2 认真进行档案分类工作

在档案管理业务开展的过程当中，医疗卫生机构需要加强对档案材料的分类整理工作，因为档案材料的类别与编号工作是直接推动医疗卫生机构档案管理工作规范化与标准化的前提。在医疗卫生机构的经营服务过程当中，所产生的能够用于归档的材料往往是由许多不同的信息载体，如文字、图片、表格、视频等方式进行记录的，如果档案的分类工作做得不到位，不仅会导致医疗卫生机构的工作人员在需要查询档案的时候出现混乱，而且还会影响到医疗卫生机构档案管理工作的规范化。因此，认真进行档案分类工作，是我国医疗卫生机构开展档案管理业务，提高档案管理水平的关键。

4.3 完成档案收集归档任务

对于医疗卫生机构在档案管理业务当中的档案收集归档任务，在《中华人民共和国档案法》第三章第十三条明确规定：反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的材料与反映社会服务机构主要研发、建设、生产、经营和服务活动的材料应当纳入归档范围；《中华人民共和国档案法》第三章第十四条明确规定：应当归档的材料，安照国家有关规定定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有。由于医疗卫生档案涉及到疾病的防治与卫生的监督，因此对于医疗卫生机构而言有着相当大的收集与归档的价值，因此，医疗卫生机构需要加强整个机构的工作人员对档案重要性的认知，引导工作人员配合档案管理人员的材料收集归档工作，才能确保档案管理业务的顺利开展。

5 加强对医疗卫生档案的开发与利用

5.1 立足实际工作需求，转变档案工作模式

在医疗机构进行档案规范化管理认证，推动档案管理业务开展的过程当中，需要根据工作人员的实际工作需求来转变档案的工作模式，将档案工作由传统的管理型转变为开发与服务型，从而把原本的“死档案”变成“活档案”，提升档案在医疗机构工作当中的运用。在我国，医疗机构在以往的运营过程当中的档案工作比较死板，只有在医护工作人员有查阅档案的需求的情况下前往档案管理部门请求查阅档案时，档案管理部门才会通过一套比较复杂的档案管理登记手续将档案借出，且档案管理部门只会将医护工作人员需要的档案进行外借，而不会主动将与医护人员需求相关的档案外借，这就导致我国医护人员在档案使用的过程当中出现了比较严重的局限性。因此，医疗机构应当立足于医护工作人员的实际工作需求，转变档案工作人员的服务态度，将馆内档案进行定期整理并印发目录，以此为医护工作人员的档案查询提供便利。除此之外，医疗机构还应当发挥出机构内部信息网络的作用，开放档案工作的内部网络平台，通过“档案在线调阅”与“案卷送货上门”的方式来简化医护工作人员调阅档案的方式，以此为医疗机构的医护工作人员提供更加快捷与人性化的服务。

5.2 编制档案检索工具，提升档案应用效率

在医疗机构进行档案规范化管理认证，推动档案管理业务开展的过程当中，不仅要加强档案工作模式的转变，还需要提升医护工作人员与档案管理人员的档案应用效率，而编制相应的档案检索工具就是提升档案应用效率这一工作当中最为重要的部分。在我国医疗机构以往的档案管理过程当中，对档案的分类与检索工作的设置并不详细，大多数档案工作人员只会根据档案来源与档案整理归档日期将档案进行轻度的分类，这就导致了档案工作人员与医护工作人员在查阅档案时遇到了巨大的不便。因此，医疗机构应当加强对档案的管理与分类，针对档案的内容编制多样化的检索工具，例如制作出档案的全引目录、专题目录、底图目录、文号索引、上级文件目录、专题检索卡片等多种检索工具，以此在提升医护工作人员的档案查阅的便捷性的同时，加强档案管理部门对档案的管理工作。此外，档案工作人员还需要加强对医疗卫生档案应用效果的追查与管理，结合实际工作情况来调整医疗卫生档案检索工作，促进档案在医疗机构的工作当中能够得到更好的使用，以此推动我国医疗卫生事业的进一步发展。

结束语：

综上，对于医疗卫生机构而言，开展档案规范化管理认证工作有着非常重要的意义，不仅能够促进医疗卫生机构档案管理环境的改善，提升档案管理工作队伍的整体素质，更能够使医疗卫生机构的档案管理工作遵照《中华人民共和国档案法》的规定进行发展，从而为我国医疗卫生行业的发展带来良好的推动效果。