高职院校图书馆档案管理工作面临的问题与对策研究——以湖北科技职业学院图书馆为例

阮 芳

（湖北科技职业学院，湖北 武汉 430073）

湖北科技职业学院是由湖北省人民政府举办的全日制职业高等学校。它由湖北广播电视大学创办，实行“一套班子、两块牌子”的办学管理模式。湖北广播电视大学于1979年成立，2007年创办湖北科技职业学院，2021年4月更名为湖北开放大学。图书馆也由最早的图书室发展成如今的图书馆，现有藏书30多万册，电子图书5万余册，订阅各类纸质期刊310余种，并且购买了中国知网、读秀等文献数据库。

截至2022年1月，湖北科技职业学院在校生规模1万余人，按照高职院校办学评估标准计算，学校生均图书未能达标。近两年来学校陆续购置新书，在新形势下，图书馆文献资源建设迫在眉睫，图书馆档案管理工作的重要性愈加凸显。现有的管理模式已不能适应当前图书馆的发展。档案管理工作的最终目的就是有效地开发和利用图书馆档案信息资源，最大限度地服务教学、科研及学生。然而，现实情况不尽如人意，图书馆档案管理工作在管理制度、工作创新、文献备份方面存在诸多问题。档案管理工作如何做到规范化、现代化、信息化是当前亟待解决的重要难题。

1 图书馆档案管理工作存在的问题

1.1 图书馆档案管理意识淡薄，档案管理制度不完善

学校在校办设立档案馆（副处级单位），图书馆仅是学校档案管理的二级单位。2019年学校制订《档案管理分类方案、归档范围、保管期限》（表1）。

表1分类方案中一级类共13项，二级类共47项，下分归档范围共计299条，未涉及图书馆档案归档内容。图书馆很多有价值的文献资料，如近年来全国高职院校举办的信息素养大赛资料，它是学生在校期间学生学习过程、比赛参与过程的记录，体现学校办学过程，具有保存价值。另外，图书馆未对文献信息资源数据进行整理和归档，校档案馆缺乏与二级单位档案工作良性互动，导致很多有价值的文献数字资源未能有效保存和利用。

表1 档案管理分类方案、归档范围、保管期限

教育部印发的《普通高等学校图书馆规程》（教高〔2015〕14号）第七章第四十二条明确规定：图书馆应建立文书和档案管理制度，制订管理规范，妥善收集、整理和保存文书档案资料。湖北科技职业学院图书馆没有档案管理整理收集的规章制度，未将图书馆档案管理列入学校的工作发展规划中，学校档案馆与图书馆档案管理职责不清，档案管理工作不受重视，还停留在传统管理的思维模式。

《普通高等学校图书馆规程》第五章第二十三条明确规定：图书馆在文献信息资源建设中应统筹纸质资源、数字资源和其他载体资源，保持重要文献、特色资源的完整性与连续性，注重收藏本校以及与本校有关的各类型载体的教学、科研资料与成果，形成具有本校特色的文献信息资源体系。这条规定为图书馆档案工作指明了方向，图书档案管理工作要面向数字化服务，实现文献资源共享，而湖北科技职业学院图书馆档案管理工作还仅仅停留在传统的工作模式。

1.2 图书馆档案管理队伍专业素质有待进一步加强

目前，图书馆工作人员共16人，其中具备图书专业中级职称的5人、初级职称的3人，具备档案管理专业职称的1人。年龄结构上：45岁以上的13人，30岁以上的3人。年龄结构老化，没有既懂档案专业知识又懂图情专业知识的人员。《普通高等学校图书馆规程》对图书馆工作人员要求：专业馆员一般应具有硕士研究生及以上层次学历或高级专业技术职务，并经过图书馆学专业教育或系统培训；辅助馆员一般应具有高等教育专科及以上层次学历。专业素质成为图书馆档案管理工作中的“短板”，图书馆档案专业知识培训少之又少，专业能力不强，档案管理的专业知识欠缺，导致图书馆档案管理工作受到了制约，阻碍了图书馆档案管理工作的有效开展［1］。

1.3 图书馆档案运行经费不足，档案管理工作开展缺乏资金支持

湖北科技职业学院图书馆运行经费中2021年公用经费10万元（包括差旅费、办公电话费、期刊装订费），中国知网采购费29.5万元左右，读秀采购费5万元，系统发布费4.8万元，图书馆档案经费为零。图书馆库房设施落后，珍本书库和其他部门共用房间，库房与公共卫生间相连，卫生间墙角渗水流入库房内，库房缺少通风，空气中散发霉味。基础设施资金投入不足，导致基础设施建设滞后，珍本图书霉变现象严重，对有害生物缺乏应有的防范措施。由于图书馆资金缺乏，未建立电子信息档案库，购买的文献数据库如中国知网、读秀等文献数据未进行归档、备份。假设同方公司由于运营原因，造成用户无法登录，学校购买的电子文献无法再次使用，将遭受严重损失。

1.4 图书馆档案信息化建设有待进一步提升

《普通高等学校图书馆规程》第五章第二十七条规定：图书馆应注重建设数字信息资源管理和服务系统，参与校园信息化建设和学校学术资源的数字化工作，建立数字信息资源的长期保存机制，保障信息安全。在信息时代背景下，图书馆档案实现信息化管理，是发展的必然趋势。高校图书馆的档案信息资料可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的文献保障。高校图书馆档案管理的主要工作内容是收集丰富的文献信息资源，对数字信息资源进行分类，使图书馆的数字档案资源更好地为在校师生提供一体化信息资源服务。图书、档案都是为社会提供文献信息服务，随着现代信息技术的发展，把传统的图书馆与档案馆推向网络化、数字化新境界，文献信息资源的网络化、数字化便于各类文献信息资源向一体化方向整合。而湖北科技职业学院从行政管理职能上看，档案馆、图书馆、信息技术中心三部门各自为政，无业务沟通，造成各自拥有的数字资源无法实现数据共享，没有进行数字资源整合，缺乏馆藏信息沟通。

2 优化图书馆档案管理工作的对策

2.1 领导重视

重视档案信息化建设对学校未来的发展具有重要意义。首先，改变传统观念，学校领导要转变对图书馆档案管理工作的观念，尽管图书馆是服务部门不是创收部门，但是图书馆在学校教学和科研中具有非常重要的地位。增加经费投入，方便图书馆利用现代化设备收集整理文献资源数据，让图书馆开展更多的服务项目。其次，要把学校档案信息化建设列为学校发展的重点项目，从硬件上购置设备，建立现代化、信息化的高校档案管理平台。引进高素质、具有专业水平的人才，组建优秀的图书档案管理团队。

2.2 资金投入

图书馆档案管理工作看似不产生直接经济效益，但在传播知识、提供文献服务方面发挥着不可替代的重要作用。当前，学校图书馆档案信息化管理程度不高的主要原因是缺乏技术和资金支持。通过创建良好的档案管理软件环境，提高计算机的利用效率，建立电子档案室，为档案查找提供便捷的服务。将图书馆多种类型的档案如图片、视频、文字等信息进行整理分类，从而满足不同用户的不同需求。增加档案管理的经费、解决硬件设备、改善库房条件，并优化档案管理工作环境和工作条件，从而促进档案工作的有效开展［1］。

2.3 队伍提升

图书与档案都属于文献家庭成员，发挥了凭证价值与参考价值，实现了在社会活动中信息资源提供利用、信息与知识传播、文化交流、科学教育等功能［2］。图书馆工作人员既要有丰富的图书学专业知识，还需要有档案学专业知识，因此需要培养其具有广博的文化知识，成为一专多能的技能型人才。首先，业务素质上，图书馆工作人员要树立学习观念，加强对图书档案专业知识的学习，能适应当前专业岗位。其次，图书馆工作人员不仅要掌握图书馆学、档案学方面的专业知识，同时还要了解办公自动化、人文历史、计算机科学的相关知识，具备扎实的文字功底，树立终身学习观念，不断更新知识结构，只有这样，才能适应瞬息万变的信息社会，适应本岗位工作。注重馆员素质的培养，通过学科教育、在岗培训增强图书馆员的职业技能和综合素养。学校“十四五”规划中网络化、数字化建设不断深入，构建一个现代化的信息服务中心的目标，没有专业人员无法实现。根据《普通高等学校图书馆规程》第十三条：鼓励图书馆工作人员通过在职学习和进修，提高知识水平和业务技能。加强业务培训，提高专业人员的业务素质和业务技能。增强馆际交流与协作，分期分批次组织骨干力量到有关高校及档案馆参观学习，以达到解放思想、更新观念、取长补短的目的，推进图书馆档案工作不断进步。最后，开展学术研究活动，并积极申报科研课题和论文。

2.4 加快图书档案数字化建设

在信息时代背景下，实现图书馆档案数字化管理是时代发展的必然要求［3］。随着计算机技术的迅猛发展和互联网广泛应用，图书馆档案正在以数字化的形式收集、存储，是今后图书馆的档案工作开展的必然趋势［3］。图书档案数字化管理模式能够提升图书档案综合管理水平与质量，确保图书档案信息资源安全，这也是实现图书档案数字化管理的直接彰显。

学校持续推进职业教育提质培优行动计划，加强内涵建设，综合办学实力进入全省高职院校前列。图书馆新馆项目建设正在进行，图书馆数字档案管理势在必行，新馆建成后图书馆档案数字化是图书馆工作的重中之重，图书馆对数字档案进行整理、归档、保护、利用及分类，需要图书馆工作人员提高自身业务素质和知识水平及业务技能，做好档案资源信息管理，使图书馆的档案资源由传统逐步推向数字化、网络化［3］。另外，引进计算机信息技术和图书情报专业人才，对数字信息资源进行分类，对文献数字资源进行整合，使图书馆的数字档案资源更好地为师生提供信息资源服务。

2.5 建立健全图书档案管理制度

建立健全档案管理制度，明确管理人员工作职责。应以《普通高等学校图书馆规程》为依据，结合学校的实际情况，制定图书馆档案管理制度，明确档案管理人员的岗位目标责任，制订考核方案并与年终考核挂钩，如年终评先、评优、职称评定。最大限度地调动图书馆工作人员的积极性和创造性，将图书馆的档案管理工作提高到一个新水平。

图书馆档案管理工作是一项长期、全面而具体的工作，档案管理工作规范化、现代化、信息化的实现不是图书馆某一个部门的工作，也不是单靠几个计算技术人员、馆员就能实现的，它需要学校领导的高度重视、经费支持、图书馆全体人员的积极参与及学校档案部门的配合，图书馆档案是“图书馆历史文明之母”“高校文化之母”，只有图书馆与时俱进地进行档案管理改革，提高管理效率及档案利用率，才能更好地服务教学、科研，服务师生。