基于云提升学生日常事务管理效能的实践

周 浩

(湖北科技学院 资源环境科学与工程学院，湖北 咸宁 437100)

高校辅导员长期坚守在学生教育、管理、服务的第一线，“是开展大学生思想政治教育的骨干力量，是高等学校学生日常思想政治教育和管理工作的组织者、实施者、指导者” 。[1]

一、常态化疫情防控形势下高校辅导员的岗位现状

高校辅导员负责与学生相关的几乎所有工作,“包括党团建设、干部培养,学生生活、学习、心理,评优评奖,寝室工作,以及学生的各种信息表格统计等,繁杂的工作带来巨大的工作量。”[2]诸多工作中，学生日常事务管理占了极大比重，包括“开展入学教育、毕业生教育及相关管理和服务工作，组织开展学生军事训练，组织评选各类奖学金、助学金，指导学生办理助学贷款，组织学生开展勤工俭学活动，做好学生困难帮扶，为学生提供生活指导，促进学生和谐相处、互帮互助”[1]等等。按照《普通高等学校辅导员队伍建设规定》(中华人民共和国教育部令第43号)要求，“高等学校应当按总体上师生比不低于1:200的比例设置专职辅导员岗位”，[3]虽然近些年高校普遍加大了辅导员的配备力度，但因为历史欠账较多、人员流动较快等多方面原因，多数高校特别是地方高校的辅导员普遍处于超师生比和超负荷工作状态。常态化疫情防控形势下高校普遍处于严格的封闭管理状态，辅导员在日常工作之余又额外增加了值守登记、核查统计等大量常态化疫情防控工作，超时超压超负荷等长期没有解决的问题更显突出。

二、常态化疫情防控形势下高校学生日常事务管理的难点与痛点

我国高等教育历来强调以学生为本，要求“紧紧围绕学生需求，回应学生关切，引导学生成长”，[3]在因应疫情防控所需的持续校园封闭管理的现实环境下，叠加00前后学生个性日益突出、维权意识日益增强的时代背景，地方高校辅导员在处理学生日常事务中或多或少都遇到过困扰。

1.事务缠身，疲于应付。地方高校辅导员往往要面对超过200以上的学生，学生还会跨越多个专业、年级和班级，学生日常事务不仅数量大、种类多，还越来越个性化。学生千根线，辅导员一根针，忙碌是辅导员工作的常态化标签。

2.出现疏漏，引发后果。地方高校辅导员经常是处于多线程并发工作状态，人多事杂，事务本身急难程度也千差万别，偶发极少数事务没有被及时处理或处理不完整、处理进程没有被反馈等疏漏也是概率不小的存在，由此带来的后果轻则让当事学生感觉到被忽略或不快，重则甚至在师生间引发误解矛盾甚至冲突，危害不容忽略。

3.记录缺失，可溯性差。辅导员都有记工作日志的要求，但手写笔记效率差、难持续，PC机等桌面端方便编辑又不方便随身携带，手机平板等移动端方便携带却又屏幕太小不适合录入编辑，各有各的缺点，延宕开来便难以形成细致规范的台账，做到事务处理流程可溯好查，且还存在因PC机损坏、移动端设备遗失而造成资料缺损的隐患。

三、基于云提升学生日常事务管理效能的思路

常态化疫情防控形势下学生日常事务管理不仅给地方高校辅导员带来了痛点和难点，“工作方式日益多样化、工作内容日益复杂化、服务对象日益个性化等等”[4]趋势还在将痛点和难点持续放大，辅导员成天事务缠身被牵扯了大量精力不说，因为事务性工作极其琐碎还难以建立获得感和认同感，迫切需要以专业化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段来积极探索“精心教育、精细管理、精准服务的有效途径”[4]，以精细化管理来提升学生日常事务管理效能。

结合地方高校辅导员常见的工作条件，考虑通过系统化、数据化对学生日常事务进行标准化管理，再通过成熟易用的个人云空间实现管理流程的实时共享，使学生日常事务管理的完整闭环全程可查可控且富有时效。这个思路得以变现的核心是要有一个高安全、低成本、易获取、好操作的云空间来支持PC等桌面端和手机、平板等移动端的共享访问与管理，在反复试用和比对后，发现OneDrive云就是一个非常适合的选择。

(一)OneDrive云成熟可靠

OneDrive云是微软提供的有限免费商业模式通用云存储产品，个人用户使用Microsoft 账户注册OneDrive后就可以获得5GB的免费存储空间，具有0成本、部署方便、易于共享、多平台兼容性好等诸多优点，被国内网友公认是易用好用够用的生产力工具。

(二)OneDrive云用以提升地方高校学生日常事务管理效能的优势明显

可以轻松实现零成本投入。操作OneDrive云的技术要求门槛不高，地方高校辅导员通过简单自学即可轻易上手，学习成本为零；OneDrive云可免费获取，采购成本为零；OneDrive云5G以内的空间使用完全免费，运行成本为零。

四、基于OneDrive云提升地方高校学生日常事务管理效能的探索与实践

1.OneDrive云空间的获取与搭建

地方高校辅导员首先需要注册一个Microsoft账户，再使用注册成功的Microsoft账户登录OneDrive云并完善相关信息。

2.OneDrive云在本地桌面端的安装与管理

注册成功的辅导员可选择在个人常用的PC端上下载并安装OneDrive云客户端，设置为开机自动运行，随后，按提示设置本地共享文件夹。

完成后，PC端会建立醒目的“OneDrive”文件夹，操作此文件夹与操作PC端其它本地文件夹别无二致，PC端和云端同步更新将在完全无感的状态下自动完成。

以上注册Microsoft账户和获得5G的OneDrive云空间是完全免费的，而且，OneDrive云空间可根据用户个人需要新建多个二级文件夹，空间使用情况也可以实时查看。

OneDrive云端的二级文件夹在桌面端显示或者隐藏经由简单的设置即可实现，操作的灵活度非常高。

3.OneDrive云在移动端的安装与管理

接下来辅导员需要为每台需要访问OneDrive云的移动终端安装OneDrive云App，OneDrive云对微软、苹果和安卓都完美支持，不存在选择困难问题，安装完成并使用Microsoft账户登录后即可开启共享之旅。见图1

图1 OneDrive云移动端图标及操作界面图示

Microsoft账户支持多设备管理，通过浏览器登录Microsoft账户后所有设备将以图表化直观呈现，一目了然。图2

图2 Microsoft账户的多设备管理界面图示

4.OneDrive云应用于地方高校学生日常事务管理的实践

地方高校学生日常事务具有典型的碎片化特征，为提高管理的针对性，尝试以专业化为前提、系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段对碎片化的学生日常事务进行表格化管理, 使其直观易读，易于建立索引和进行挖掘分析。

基于易用好用免费用的原则，电子表格的选取推荐最常见的Excel，Excel表格不仅拥有直观的界面、出色的计算功能和完备的图表工具，堪称电子表格界独一无二的霸主，且Excel表格的创建和编辑软件易于免费获取和无偿使用，完全不需要额外投入成本。

桌面端Excel表格考虑到Microsoft Excel正版软件要收费，建议采用WPS个人版，功能强大，集成度高，可无偿使用。见图3

图3 WPS软件下载界面图示

移动端Excel表格操作软件则建议因人而异，既可和桌面端一样采用WPS个人版，也可以采用Microsoft Excel移动版，Microsoft Excel移动版支持屏幕尺寸小于10.1英寸的设备免费使用，苹果和安卓皆可，辅导员的个人使用习惯得到了完美照顾。见图4

图4 Microsoft Excel移动版官方简介图示

大数据时代地方高校的辅导员一般都同时拥有PC机等桌面端设备和平板、手机等移动端设备，考虑到大屏幕和常规键盘、鼠标操作的相对便捷性，建立Excel表格和大数据量编辑、汇总统计挖掘等工作建议在常用的桌面端上完成。Excel表格的结构可以自主设计，辅导员可以按个人习惯将学生日常事务以时间、学号、姓名、类别等字段为索引来编排，每件事务有始有终形成闭环即可。

编辑好的Excel表格直接保存在桌面端的OneDrive文件夹中，它会自动同步到OneDrive云端，前期已完成认证的所有设备在网络通畅的情况下可持续共享访问OneDrive中的Excel表格，将最新最全的学生日常事务处理进展及时更新到Excel表格中，以供查阅和掌握。

除Excel表格以外，还可以将移动端拍摄的与学生日常事务处理相关的照片也存放在OneDrive云的“照片”文件夹中，实现方便快捷的共享调取，并形成支撑。

至此，以OneDrive云为共享平台、以Excel表格为主要数据载体、以常用移动终端为访问工具、以及时更新为保障手段的地方高校学生日常事务管理体系即构建完成。

五、实践效果与结语

基于云构建地方高校学生日常事务管理体系的想法由来已有近两年时间，突如其来的新冠肺炎疫情和其后常态化疫情防控形势给想法的实践提供了时间窗口，从半年多的探索与实践来看，这套体系在管理效能提升、工作疏漏减少、工作台账建立、工作成就获得等多方面取得明显成效。

1.原本零散的桌面端、移动端设备经由OneDrive云整合成一套关系紧密、互为支撑的生产力工具体系，工作效能显著提高。

2.学生日常事务管理的精细化水平明显提高，工作中的疏漏和由此引发的学生投诉明显减少。

3.通过对时间、当事人、学号、事件关键词等不同字段建立不同索引，可以针对不同需求精确快捷的输出相应工作台账，为统计、分析、数据挖掘利用等工作打下了坚实基础。

4.面对条理清晰的Excel表格，辅导员不仅个人获得感和成就感显著提升，而且，从中寻找规律以提升业务水平和科研能力的信心也得到了很大增强。

5.管理信息等资料存放在云端，基本消除了因个人设备损坏或遗失而造成资料缺损的隐患。

就实践效果而言，基于OneDrive云构建起来的学生日常事务管理体系虽然不能将地方高校辅导员从繁杂的事务性工作中完全解放出来，但却可以有效提升事务性工作的管理效能和管理的精细化水平，当然，需要注意的是，要想使被提高的效能得以持续，还需要持续做好信息保护、空间有效利用等多方面的工作。

1.必须切实保护好学生个人信息，全程避免因学生个人信息被泄露而带来不良后果和法律风险。

2.要及时更新学生日常事务的处理进展，力争做到日清日结、件件闭环，避免形成信息积压。

3.要定期清理OneDrive云端文件，确保5G免费空间得到循环充分利用。