信息化在事业单位人力资源管理中的应用

●刘伟杰

前言

目前，信息技术在社会经济发展中占据着重要地位，进行信息化建设有利于提升事业单位的核心竞争力。在人力资源管理数据逐渐增多、管理难度不断加大的过程中，只有实现信息化管理才能够改善管理现状，增强管理效果。

一、信息化与人力资源管理概述

（一）信息化

信息化是利用以计算机为主的智能化工具形成新的生产力，并利用其造福社会的过程。信息化在网络、通信以及数据库等技术的基础上汇集数据信息并为人们提供信息服务，有利于提高生活与工作效率，降低成本。信息化具有易用性、灵活性、平台化、拓展性、安全性、整合性以及移动性等特点。企业在进行信息化管理建设时需构建知识管理平台、日常办公平台、信息集成平台、信息发布平台、协同工作平台、公文流转平台以及企业通信平台。

（二）人力资源管理

人力资源管理是企事业中关于人力资源的政策与活动，常见内容包括员工聘用、调配、薪酬、培训等。企事业需通过现代化管理方法组织和开展一系列人力资源活动，从而促进企事业发展目标的实现。人力资源管理具有六大特征，分别是人本特征、专业性与实践性、战略性与全面性、双赢性与互惠性、学科交叉性以及系统性与整体性。

二、在事业单位人力资源管理中进行信息化建设的意义

（一）事业单位发展的必然选择

信息技术对人类社会产生了巨大的影响，经过快速发展已成为人们生活与工作中的一部分。新时期，党和政府都对事业单位的工作提出了更高的要求、寄予了更多的期望。而人力资源管理在事业单位中发挥着重要作用，因此进行人力资源管理信息化建设是事业单位发展的必然选择。同时，信息化是人力资源管理转型的迫切需要。在市场经济体制改革中，事业单位的发展面临着激烈的市场竞争，传统的人力资源管理方式已无法满足工作需求，急需对人力资源管理进行转型。信息化管理的流程简单、效率较高，符合人力资源管理转型的要求。在人力资源管理中进行信息化建设可将单向管理转变为双向管理，提升人力资源的价值。一直以来，职工在单位发展中都处于被动状态，而利用信息化人力资源管理可以扭转这一现状，促进职工的个性化发展。

（二）有利于提高管理效率

与传统的人力资源管理方式相比，信息化人力资源管理可以为事业单位职工提供沟通交流的渠道，缩短工作耗费时间。例如，事业单位领导可以直接通过人力资源管理系统查看单位人员情况、绩效情况，职工也可以直接通过系统当中的职工入口查询所需信息，例如个人考勤、工资等，可减轻人力资源管理人员的工作压力，降低管理成本。在这种情况下，职工可以突破层级式管理的约束，进行跨级别交流。从这一角度来说，信息化的人力资源管理可以实现各个部门与各个职工之间的扁平化管理，增强事业单位的反应灵敏性，提高管理效率。

三、信息化在事业单位人力资源管理中的应用不足

（一）缺乏重视

事业单位人力资源管理信息化水平低主要是由事业单位对信息化缺乏重视造成的。首先，大多数事业单位受传统体制观念与管理理念的影响较深，管理思想因循守旧，所以无论是领导还是职工在工作过程中都是按部就班，很难接受新鲜事物，且事业单位的职工大都抱有“铁饭碗”的想法，认为自己只需要做好本职工作即可，即使不创新也不会失业，这种思想导致其不愿意学习新知识。其次，事业单位没有充分了解人力资源管理信息化，只是应用了计算机和一些简单的管理软件，没有构建功能完善的信息化系统，没有完善硬件设施与软件设施。

（二）信息化系统不完善

新时期对事业单位各项工作的要求都更高，在这种情况下，事业单位进行了基础的人力资源管理信息化建设，但这并不证明事业单位人力资源管理的信息化水平高。因为，在建设过程中，部分事业单位的信息化建设系统不完善，降低了人力资源信息化管理水平。首先，事业单位并没有构建人力资源数据库。随着社会经济的发展，事业单位的人力资源档案与数据都会不断增多，其中存在大量有效信息与无效信息，通过人工分析与处理效率过低，需利用数据库进行数据信息的采集、统计、分析与处理，但事业单位并没有构建数据库，无法有效收集人力资源数据，不能为人力资源管理工作提供数据支持。其次，事业单位没有构建具有针对性的人力资源管理平台。很多事业单位缺乏信息化建设经验，在信息化建设时便借鉴甚至抄袭其他企业或单位的管理平台与系统，但每个单位实际情况不同，对管理平台的功能需求不同，直接应用其他平台并不能满足自身工作需求。

（三）人才力量弱

管理人员是管理工作与信息化建设的主体，其专业能力与信息技术水平在一定程度上决定着事业单位人力资源管理与信息化建设的水平。然而，事业单位人力资源管理人员的水平远远达不到标准要求。部分事业单位进行了人力资源管理人员的调整，端正了其工作态度。但是，工作力度较弱，并没有从根本上提高人员水平，导致人才力量较弱。从实际情况来看，事业单位的部分职工在工作中仍然自由散漫、不认真负责、不积极学习先进技术，严重阻碍了人力资源管理的信息化建设。

四、信息化在事业单位人力资源管理中的应用对策

（一）提高认识，转变理念

思想意识对行动有指导作用，守旧的思想会影响信息化的应用，事业单位应树立新的管理理念，提高认知，并加强顶层设计。第一，事业单位应树立以加强信息化建设为主的人力资源管理理念。事业单位领导以及人力资源管理人员应深入研究信息化在人力资源管理中的价值与意义，充分了解信息化的内涵与特点，分析如何在人力资源管理中应用信息技术。第二，事业单位应树立以人为本的人力资源管理理念。在知识经济时代，事业单位不能再将职工当作生产资料，而应将其当作单位发展的第一资源，将职工需求纳入到信息化建设中，利用信息技术为职工提供更多的沟通渠道，加强人际关系的协调，满足职工需求。第三，事业单位应树立以组织公平感为主的人力资源管理理念，利用信息技术为职工提供良好的工作环境、氛围，加强监督，促进组织公平感的实现与信息化的建设。第四，事业单位应转变职工思想，端正职工工作态度，并积极宣传，让更多的职工了解信息化的应用，促进不同部门之间的相互配合，为信息化的应用提供帮助。

（二）灵活应用信息技术，完善信息化系统

当前，可应用在人力资源管理中的信息技术有很多，事业单位应加大技术引进与应用力度，完善管理系统。首先，事业单位应高度重视人力资源管理信息化建设，加大资金投入力度，引进先进技术与设备。事业单位的资金来源渠道相对单一，大多依靠国家财政支持，为此国家应为事业单位的信息化建设提供资金支持与政策支持。同时，事业单位也可以与私营企业合作，获取一定的资金，并将资金投入到信息化建设当中，完善软硬件设施建设。软硬件设施是信息化建设的基础，其中硬件设施主要包括计算机、传真机、打印机以及信息存储器等产品，而软件设施主要包括各种办公系统与办公软件。其次，事业单位应构建人力资源管理数据库。数据库属于电子化文件柜，具有存储、备份、截取等多种功能，可以实现海量数据的统一管理与共享。构建人力资源数据库可以快速采集、分析与处理人力资源数据信息，提高人力资源管理工作的效率。此外，事业单位应构建人力资源管理平台，完善信息化系统。若缺乏专业人员，事业单位可以通过其他专业公司合力打造管理平台、丰富模块、完善功能。人力资源管理系统应具备组织架构规划、员工事务管理、合同协议管理、薪资福利管理等多个功能模块。

（三）加强人才培养，提高信息技术应用水平

人力资源管理人员在人力资源管理信息化建设中至关重要，只有加强培养，提高其专业水平与信息技术应用水平才能推动信息化建设。首先，事业单位应增强职工的职责意识，消除其抱着“铁饭碗”不会被开除的不良心理，加强职业素养教育，端正其工作态度，使人力资源管理人员高度重视信息化建设工作。其次，事业单位应对人力资源管理人员进行信息化培训，让其在掌握Word、Excel、PPT 等基础办公软件的基础上学会应用数据库、信息化平台与系统，并提高其应用大数据、云计算等先进技术的应用能力，让人力资源管理人员学会利用信息技术完善人员招聘、培训、薪酬、社保等方面的机制，提高人力资源管理效率与水平。此外，若职工操作错误也会导致计算机损坏，因此事业单位应普及计算机、传真机等设备的基本操作和维护方法，避免出现操作错误。

（四）增强安全意识，加大系统维护力度

实现人力资源管理信息化、构建人力资源管理数据库与平台有较多的优势，但是也有一定的不足，例如安全性相对较低，很容易出现信息泄露、信息丢失等问题，而事业单位部分信息需要保密，一旦泄露或丢失将会造成严重后果。因此，事业单位应增强安全意识，加大信息化系统的维护力度，通过先进技术保护数据信息。第一，事业单位应从硬件设施入手。设备管理部门需科学制定信息化设施的管理制度，安排专业人员进行设施保养与维修，降低设备出现故障的几率。同时，管理人员需详细记录设施保养与维修情况，充分掌握设施状况。第二，事业单位应从软件设施入手。计算机网络经常会出现系统漏洞、病毒入侵、黑客入侵等情况，可能会造成信息泄露或丢失。事业单位需通过数据加密技术对信息进行加密处理，增强信息传输的安全性，并对数据信息进行备份保存处理，避免数据丢失造成的损失。也可利用数字与签名认证技术判断计算机网络使用者的身份，防止非法入侵人员进入网络系统，降低数据信息被非法人员盗取的几率，保障数据信息的安全性与完整性。

五、结语

实现人力资源管理的信息化不仅是事业单位发展的必然趋势，也是客观要求，事业单位应提高认识，对信息化人力资源管理进行顶层设计；灵活运用各种信息技术，科学把控信息化应用的方式；加强人才培养，增强信息化技术应用能力，提高人力资源管理的信息化、系统化水平。