医院档案标准化管理的意义与作用

秦 丽

（青州市妇幼保健院，山东 青州 262500）

近几年来，医疗机构的档案管理逐渐受到医院工作人员和社会的关注。医院档案是医院发展过程中记录的客观事实，能反映医院的发展历程，总结档案使用经验，避免重犯，既能节约资源，又能提高医院的经济效益。档案是医疗机构信息的重要来源，是医院管理科学决策、医院现代化建设的重要依据。随着时代的发展，医院在现代化进程中也在不断地进行自我改造。对医院档案进行规范管理，能极大地促进医院快速发展，同时充分利用档案等各种资源，可以提高其与医院共同的效益和价值。

1 医院档案标准化管理概述及其意义

1.1 概述

建立医院档案标准化管理是进一步推进医院管理制度化、规范化、科学化的重要前提，也是不断提升医院基层管理水平的需要。档案是一个组织或个人在过去的社会活动中，通过文字、图形、声音、视频等形式直接产生的历史记录。医疗档案是医院管理的重要组成部分。对于医院的建设和发展至关重要。把档案管理系统与医院自身管理体系结合起来，建立组织结构，制定档案制度，建立网络管理系统，是做好档案工作、提高档案的完整性、加强档案建设的一个重要契机。

1.2 必要性

（1）有助于以后阅览方便。医院档案是医院在过去长期的医疗实践中保存的一种历史记录，它们具有历史意义，在医院发展中发挥着重要作用。医院档案内容多样，涉及面广，主要包括医院的医学知识、科研资料、医疗设备、医院经费、医疗技术、人员、党建、医院管理等。通过档案，可以发现和了解医院以往工作的痕迹。因此，医院必须加强档案管理，保存历史资料，发展医疗服务。

（2）医院档案管理是医院执行各项工作的基础。医疗记录和人力资源记录是医院日常活动的重要组成部分。比如医疗队的主要内容和综合人员信息系统。医院作为人才密集的单位，档案管理不力，将会给医院带来很大的困难，后续的发展和医疗创新将举步维艰。

（3）有助于专业知识的积累。从总体上看，医院专业化程度较高，规范的医疗档案管理对医学知识的积累与传播具有重要意义。例如，医院档案管理中的病历管理，如从入院到出院的整个诊断过程的总结和记录，不仅是医学研究中有价值的信息，而且是医学研究和治疗成功案例的来源。可供临床上同类疾病治疗及青年医师、医院实习医师等参考。另外，医院可以研究、分析成功治疗案例，总结经验和发现、促进新疗法的推广，促进医疗企业的快速发展。

（4）有利于形成独特的医院文化。一所医院独特的医院文化，是关系到全体医务人员价值观、思想和行为准则的接受。医院文化、精神文化教育也应立足于医学实践。通过一代又一代的努力，以及对医院和医务人员档案的详细管理，对医院精神文化建设的发展具有时代意义。

（5）有利于医院的长远发展。医院档案内容丰富，记录了医院在漫长的发展过程中所取得的各项卓越医疗成就，对医院的长远发展规划具有重要参考和领导作用。与此同时，每一个医院项目的发展规划、学术研究成果和单位成果都可以借助于规范的医院档案管理，可以直接了解和掌握医院总体运行状况，及时修改管理决策，适应发展战略，促进可持续发展。

2 医院档案规范化管理存在的问题

医院档案包含医院工作活动中形成的公文、图表、信函、日记、录像等。当前，国家档案局、国家中医药管理局、省档案局、卫生局等部门对医院档案管理提出了许多具体要求，并对档案工作给予了具体指导。为此，全国各医疗卫生行业和机构开展了有针对性的档案管理，建立综合性档案室，集中管理各类档案。同时，在提高档案标准的基础上，医院档案工作做了大量的基础性工作，如行政档案上交科室，工作档案逐步存入医院档案馆，使档案管理有了根本性的进展。但是，随着医院的不断发展，档案信息也在增加。但是，随着当前科技信息在医学、教学、科研等方面的快速发展，在档案管理方面还存在很多问题需要改进。

首先，档案管理意识薄弱，管理制度不健全。由于对档案管理的一些具体要求不了解，管理者在把档案转移到医院档案馆时，导致档案丢失或损坏。出现这种现象的主要原因是缺少统一的管理标准和管理模式，对档案管理的范围和内容没有明确的要求，导致一些需要档案没有及时存档。其次，医院档案信息化建设落后。尽管计算机技术进步很快，但档案管理软件的发展却相对滞后。随着档案制作速度的加快，原有的单机管理形式已不能满足现代化管理的要求。第三，资本投资减少。档案管理投入较低，许多档案管理部门仍采用传统的手工整理和查询档案的方式，大大降低了档案利用率。第四，团队的专业素质有待加强。目前，医院档案管理的信息化水平不断提高，不仅为档案管理提供了先进的科技手段，同时也对档案管理者提出了新的要求。建设档案信息系统，不仅要求员工具备传统的档案管理技能，而且要求员工要精通信息数据库处理技术。但是，在实际工作中，很多档案管理员的信息技术知识与医院档案管理电子化的标准、要求相去甚远。最后，档案标准化管理体系并不完善。医院档案的规范化管理是信息有效利用的重要保障。但我国大部分医院在病案档案管理方面没有完整统一的管理模式，缺乏网络管理经验，组织架构不统一，严重影响档案的有效利用。医院档案管理是一种跨部门的管理模式。例如，各种检查图像由检查部门管理，而综合医院各部门工作管理方式不一致，各部门管理任务不明确，各部门考核标准不一致。

3 加强医院档案标准化管理的有效措施

针对医院档案管理中存在的诸多实际问题，管理者必须给予足够的重视，及时采取有效措施，不断完善现有的档案管理体系，为医院的可持续发展奠定良好的基础。

（1）重视医院档案管理。首先要提高档案管理意识。医院管理层应认识到档案的有效作用及其在医院发展中的积极作用。医院档案客观地反映了医院的发展过程和医患双方的具体情况。它不仅为医院管理提供了有效的基础，也为医生和患者的利益提供了有效的基础。只有医院管理层重视档案管理，才能更好地促进档案管理的发展。

（2）加强档案信息管理。伴随着现代科技的发展，档案信息化管理普遍应用在医院中。档案在形式和内容上都是真实的，它真实地反映了医院工作现状，成为记录医院发展的宝贵载体，具有不可替代的法律依据。档案的价值和作用决定了医院档案统一管理的必要性。档案信息系统的建立必须使软件和硬件适应档案管理的现代化，建立标准化的档案系统，支持实时浏览和内网检索功能。因此，档案管理的标准化是档案信息有效利用、实现档案数据共享使用的关键。

（3）建立档案归档制度。档案归档制度是档案工作顺利开展的保障和前提。只有在完善的档案制度下进行归档，才能获得高质量的档案信息。所有的档案归档制度都依赖于法律、法规和规章，从而提高档案工作的效率。现行档案归档系统有些细节不够详细，有的内容缺少工作记录。从而造成档案人员在开展工作时，往往思维不清，甚至仅凭自己的理解工作，造成工作偏差。为了得到一个系统的工作计划，需要一个科学合理的档案系统。除了限制归档的内容和流程外，还必须规定归档的形式、方法和步骤，以便归档人员的工作和想法可以追溯到源头。

（4）以多种方式开发档案资源。一是强化档案管理，充分发挥档案的作用与价值。作为档案管理者，不仅要对档案进行分类，更要从多方面积极研究档案的信息价值。档案工作者首先要科学合理地对档案进行分类，建立快速检索系统。二是为医学研究提供服务信息，为科学研究提供物质支持。加大档案信息使用反馈力度，逐步收集有效档案信息，并进一步汇总，大大提高档案管理工作的效率。最后，加强与不同医院的沟通，分享管理经验，实现资源交流，为中国医疗行业的发展做出贡献。

（5）提高医院员工的档案管理意识。加强医院档案专业人员的培训。通过短期培训、相互观察和沟通，以及不定期的指导、检查和监督，使医院员工尽快熟悉和精通档案管理工作。需要改变传统的服务模式，建立“快速服务、跟踪服务、全程服务”的档案信息资源服务新模式。在医院系统大胆创新的基础上，构建了立体快速的检索工具，实现了医院设备档案资源的共享。档案标准化管理改变了档案工作的现状，提高了员工工作积极性和责任感，改变了工作现状。

（6）加强档案管理的长远规划。在医院发展过程中，往往需要规划医院发展方向，如医院规模、诊疗科目、医疗设备和人员等。没有可持续发展的长期档案管理，已不能适应卫生事业快速发展的需要。近几年来，计算机网络技术被广泛应用于医院的档案管理，极大地提高了医院科室的工作效率。但是，计算机系统在档案管理方面的使用率还比较低，多停留在人工记录归档的方式上。因此，医院应将档案管理纳入医院的长远规划。根据医院发展的范围和需求，增加对档案管理过程所需的各种设备的投资，使档案管理适应医院的业务发展。

（7）加强硬件建设。加强硬件设备是档案标准化管理的基础。硬件设备是否合理，直接决定了档案管理的效果。同时，也在一定程度上体现了医院的管理水平。以往由科室设立的科室档案管理方式已不能适应现代医院发展的要求。为了实现医院档案的标准化管理，必须按照防盗、防火、防潮、耐高温、防尘的要求进行建设。档案管理馆要做到防光、防虫、防有害气体等，为医院档案馆硬件建设打好基础。

4 结束语

档案管理是医院业务展开的重要组成部分，同时也是医院管理的重点核心内容。规范的医院档案管理能够准确、客观地反映医院的医疗质量和管理水平。为此，医院应进一步加强档案管理体系，强化档案管理人员结构，建立健全档案管理体系，提高管理质量，不断创新管理模式，保证医院档案管理工作的有效、顺利进行。医院档案建设必须与医院发展规划相结合。为进一步推动档案业务与医院业务的同步发展，实现档案管理现代化，更好地为医院可持续发展服务，必须做好医院档案管理工作，提高档案管理水平，更好地促进医院医疗改革和医疗事业的发展，具有十分重要的意义。