信息化背景下高校财务管理流程优化探析*

文/程颖 陈炳元（.江西科技师范大学；.中铁二十四局集团南昌铁路工程有限公司）

一、引言

随着科技的进步与发展，互联网技术成为我们工作和生活中重要的一部分。近年来大数据、云计算等概念的提出，使得互联网技术在各个行业中得以应用和普及，高校的财务管理工作进入了信息化的时代，通过互联网技术，高校的财务管理流程趋于更加便捷、更加效率，许多高校提出“智慧校园”“数字校园”建设，但在信息化发展的进程中，高校的财务管理工作也面临着诸多问题与挑战。

高校的财务管理工作要突破传统的运作模式，从预算工作、核算工作、决算工作三方面着手，优化各个业务流程，以适应高校改革发展的需要。

二、财务信息化的内涵

财务信息化在高校的财务管理工作中属于基础性工作，无论从预算管理、财务核算还是决算分析哪个环节来说，都需要信息化的支持。高校财务信息化的发展可以追溯到20世纪90年代初，起步于会计电算化，经过了多年的发展和更新升级，大体可以归纳为四个阶段：会计电算化阶段、财务网络化建设阶段、财务集成化建设阶段、财务智能化建设阶段，高校信息化的发展未来还将面临更多的机遇和挑战。随着信息技术的不断发展和高校资金规模的不断扩大，高校财务工作对信息化的依赖程度也会越来越高，随着信息化水平的提高，高校财务工作的效率、财务管理水平以及财务监管能力都会愈来愈好。

三、信息化建设在高校财务管理工作中的重要性

在高校的发展过程中，财务工作至关重要。经济基础决定上层建筑，财务工作做好了，为高校开源节流创造条件，推动高校的高质量发展。在高校的财务管理工作中，推动信息化建设，一方面能提升财务管理工作的速度和效率，一定程度上减轻财务人员的工作强度，把财务人员从烦琐的“做分录”“录数据”等工作中解脱出来，给财务人员留出更多的精力去学习和进行管理化工作；另一方面信息化建设能推动财务数据的统计及收集更加效率便捷，为财务数据提供给其他部门作为决策依据提供了便利，进一步推动了财务信息的共享。而高校财务人员，他们的素质和能力也影响了高校财务管理工作质量的好坏，因此在信息化的建设中，财务人员的专业技能和计算机水平以及信息化所需要的知识技能也要相应的提升，这样才能高质量地推动高校财务管理工作的开展。

四、高校财务管理工作的现状

高校的财务管理工作主要包括三大模块：预算、核算、决算。三者之间既相互独立、又相互反映、并相互促进。预算工作引领着核算工作，是会计核算的依据；会计核算工作是预算管理工作的基础。决算工作是对年度预算执行情况和会计核算情况的总结，高校的决算报表综合反映了高校财务状况和年度预算收支执行情况。在目前的高校财务管理工作中，预算工作、核算工作、决算工作三者之间的衔接存在着许多问题。

（一）预算工作方面

由于预算的编制前准备不充分，高校的预算编制与业务部门的实际实施之间存在差异，预算的编制有一定的随意性，而在预算的执行过程中，由于缺乏监督和考核机制，预算的执行率低，再者由于预算管理制度缺失，出现预算与实际工作相脱节等情况，甚至有的高校在预算调整方面不规范、不严谨。

（二）核算工作方面

目前高校普遍存在财务制度的更新和补充滞后问题，往往是经济业务已经发生，但是按要求却不能办理核算。目前许多高校报账需要报销人去财务部门现场排队完成，加上高校不同于企业，存在寒暑假，报销的月份往往集中在3、6、9、11、12月份，因为3月份是上年度票据报销的截止时间，6月份是暑假放假前期，9月刚开学许多教师学生假期发生差旅费、培训费需报销等，11月和12月因接近年底，许多资金如果未使用完要收回，加上年底涉及福利发放和各部门收入分配，以上时间段容易出现集中报销的情况，这不仅使得财务人员工作量加大，也会使报销人产生报账难的抱怨。

（三）决算工作方面

决算工作需要预算数据和核算数据进行财务分析，由于目前预算工作和核算工作缺乏有效的衔接，可能会产生信息数据不完整、不准确的情况，从而影响了决算工作的严谨和规范性。

五、高校财务管理工作的现状分析

（一）高校财务管理观念落后

高校的财务管理要紧跟国家财政政策的变化，具有很强的系统性和专业性，高校属于事业单位，其特殊性使得其盈亏压力远小于企业，这就导致高校容易轻视财务管理工作，高校的领导往往会不重视财务工作，甚至许多高校的基层财务人员也未能重视，简单地认为做好财务工作就是做好记账工作和转账工作。落后的财务观念，会导致高校财务管理工作的停滞不前，甚至在信息化的时代，高校的财务管理工作有时落后于企业。

（二）信息化基础设施薄弱

在高校的财务信息化建设中，需要软硬件设施，以及完备的网络环境和服务器等，以满足信息化的基本条件，但许多高校财务部门的硬件设备落后，网络信息化设备陈旧，不足以支撑信息化系统，如计算机软硬件配置不高、网络环境差、电脑运行速度慢等问题，这些都不能满足实际工作需要，另一方面也使得信息数据的安全性得不到保障。许多高校在信息化这一块资金投入不足、相关基础设施建设不到位，甚至认为信息化的建设降低了财务人员的工作难度，没有意识到信息化建设给教职工带来的便利和对学校财务管理工作的意义。

（三）高校的财务信息化管理制度欠缺

由于高校领导的不重视，必然也会导致高校财务信息化管理制度的欠缺，许多高校没有制定与信息化建设相匹配的财务制度，这就导致在实际的工作中很多业务没有制度作为参照依据，就会出现在会计信息化管理的过程中，信息化的功能受限，不能发挥其作用。在传统的财务管理工作中，往往只重视财务数据的真实性和准确性，在信息化发展的趋势下，财务管理工作还要确保财务数据的及时性和安全性。高校财务信息化工作的重点不只是事后的业务核算，还应该将重心放在事前与事中的控制和监督上，发挥财务控制和监督的职能，肩负起对资金的监管职责，依托完善的制度，管好钱、用好钱。

（四）高校财务管理效率落后

目前许多高校财务管理的效率落后，报账流程比较烦琐且工作量大。有些高校还在使用手工报账，有些高校才刚刚跟上信息化的步伐使用信息化。在目前高校的报账流程中，往往是先由报销人根据相关管理办法准备报销材料，请领导审签，然后去财务部门办理报销手续，接着由会计人员对票据金额等进行审核并办理报销。如果没有任何问题，则复核人员复核结束后交由出纳转账；若出现问题在经办会计或是复核人员处进行退回并反馈，请报销人员进行修正后择日报销。如在财务人员进行报销的过程中，经常会出现经费不足、预算不足等情况，这就需要退单给报销人员。这类问题的出现往往会使得报销人员对报销充满抱怨不满情绪，报销人员不理解甚至情绪激动，也会使得财务人员的工作陷入频繁的解释工作中，加上会计人员单据审核的业务量大，频繁的退单和解释工作也耗费了会计人员大量的时间和精力，导致会计人员疲于应付，也容易激化会计人员和报销人员的矛盾。另一方面，高校领导的工作繁忙，由于出差、开会等原因不可能随时在岗，这也导致了报销人员出现领导难找、字难签的情况。从报销人员的角度来说，受预算下拨时间、科研结题、预算计划未完成等客观因素的影响，报销往往集中在年中或年尾的时间段，集中在这个时间段报账，人多拥堵，也会导致报账人的不满情绪。

（五）财务系统封闭

高校财务管理的预算和核算工作面临巨大压力。相对于其他信息而言，财务信息对保密要求较高，导致高校的财务系统比较封闭，不能与其他部门之间实现共享，这也就导致了核算时不能准确地将财务情况反映出来。比如资产管理部门与财务部门因为资料不共享、平台使用不同，导致两部门之间出现数据不一致的情况。高校的各个部门之间既相互联系，又各自独立，由于各个部门有自己的信息系统，并且相互独立，信息口径的不一致导致高校内各部门之间的信息不能有效互动，这些实际情况也导致工作效率和工作质量受到影响。再加上财务工作的特殊性，也使得财务信息数据处于封闭不共享状态。

（六）财务人员职业技能水平不足

高校财务人员的技能水平不足。一方面，会计的信息化进程使得原手工做账、对账等工作逐渐被计算机取代，这就要求财务人员不仅要掌握财务知识，还要了解计算机信息化等技能；另一方面，由于高校一直以来都是实行预算会计制度，近年来随着政府会计制度改革的推进，高校也要进行预算和财务相结合的改革，高校的会计核算要实行“双分录”，这就对财务人员的技能水平提出了更高的要求。

六、高校财务管理工作的优化路径

（一）转变财务管理观念

随着高校财务管理内外部的环境发生变化，高校领导人以及财务工作者必须转变自己的观念，重视高校的财务管理工作和信息化建设，最大限度提升高校的财务管理水平。在信息化的背景下，高校财务人员要将工作的重点转变为利用财务数据分析学校的财务状况，并及时作出管理决策，以有效利用学校资金。工作思路的转变，需要财务人员有扎实的财务管理知识和对财务工作发展方向的高度敏感性。

（二）加大资金投入，提升硬件设备

高校财务信息化建设最重要的就是财务部门的基础设施建设，一方面要加强财务部门的硬软件设施建设和网络环境的建设，另一方面也要加强网络的安全建设，最大程度保障服务器工作的安全、可靠、稳定。高校财务部门的硬软件设备及时更新升级，才能使信息化建设顺利开展，更好地为高校财务管理的优化服务。

（三）制定科学合理的管理制度，优化管理流程

随着社会的发展、科技的进步，一成不变的管理制度和模式已经不符合时代发展的需求，也不再适用于实际情况，许多矛盾就产生于实际情况的需要与制度流程的要求不匹配。因此，作为高校主体而言，在信息化的背景下，高校要结合相关文件的内容，根据自身的发展以及师生实际操作的需要，在不违反法律法规及国家政策的情况下，制定符合本高校实际情况的财务信息化管理制度体系。高校必须对原有的业务流程进行更新重组，对岗位设置进行调整，建立与信息化相匹配的激励机制和管理制度。通过制度的建立和完善来明确职责的划分，并在此基础上进行岗位监督，确保高校的财务管理工作顺利有效开展，从而避免一些因为制度缺失或者不清晰而引发的错误和矛盾。

（四）提升高校财务管理效率

高校要实现发展，就要紧跟信息时代的发展脚步，摒弃落后的财务管理观念，转变传统的财务管理模式。在高校进行财务管理的过程中，秉着“为师生服务”的原则，优化管理流程，提升财务管理效率，让师生少跑腿、不跑腿，解决签字难、信息不对称等难题。通过信息化手段，逐步实现网上流程审批、电子报账影像系统，这样报销人可以在网上办理审批流程，避免排队难、签字难，也能避免出现报账单据不齐往返财务部门不停返工的问题。通过信息化系统的一站式处理，报销人员可以足不出户办理报账业务，同时，与其他部门之间的信息传递，也可以通过财务业务一体化系统实现直接授权提取数据。如通过信息化实现银行和高校的信息互通，实现资产管理中的自动计提折旧等，以及通过信息化实现财务信息的自助查询及共享。

（五）建立智慧校园，实现财务业务一体化

在互联网高速发展的背景下，从高校的角度看，应该以网络为基础不断推进智慧校园的建立，将高校的财务、招标、资产管理、科研以及其他管理部门的信息系统整合起来，建立一个统一的信息化平台以实现数字化管理和信息的共享。在整个过程中，通过制度的建立，逐步规范信息收录口径，在互联网的介入下，实现数据传递和信息交流的线上传递，将传统的信息传递方式彻底改变，这样就能够避免办事人员等待过久，提升办事效率。通过建立智慧校园，能够实现人事、资产、财务、招投标、收费等信息的整合，使得各项信息能够方便快捷地查询和获取，这样既能避免办事人员重复收集处理数据，也方便了办事师生能够通过平台实现信息自助查询，提升了办事效率，也提升了服务质量。通过智慧校园，能实现报销系统和其他系统的无缝对接，压缩了重复无效的管理环节，让高校的财务工作和其他工作更加透明、更加有效率。当然，在智慧校园建立的基础上，高校还需要对记录信息系统进行定期的更换与升级，避免数据不准确、信息不完整等问题出现。

（六）重视财务人员的培养

重视财务人员的培养，提升高校财务管理人员的综合素质，建立一支综合素质强、水平高的信息化管理团队，是实现高校财务信息化的基本条件。高校的财务人员不仅要有过硬的会计财务管理知识，还需要在丰富实践经验的基础上，增强计算机以及网络知识的储备，这样才能更好地提升管理水平，才能跟上时代发展的需求。对高校来说，一方面要积极引进多学科、跨学科人才，如财务知识和计算机网络知识兼具的人才；另一方面也要提升现有财务职工的业务技能水平，创造再学习条件，开展继续教育培训，组织会计信息化专题学习，引导提高财务人员对信息化的重视程度，推动财务人员会计信息化的应用能力和处理能力。另外，高校在财务信息化的建设中，不能闭门造车，要同其他高校及上级部门沟通交流，遇到问题及时纠正。

七、结束语

本文梳理了在信息化发展的背景下，高校的财务管理的流程和现状，通过对现状的分析发现高校财务管理中存在的普遍问题，针对这些问题提出解决路径。在信息时代，财务部门必将成为联系高校其他管理部门的核心职能部门，通过信息化以资金运行的路径作为脉络，把高校其他各个职能部门紧密联系在一起，高校的财务人员也必须树立全局意识，成为搭建高校高水平、高效新型财务业务一体化平台的主力军，通过优化财务管理流程，推动高校改革创新发展。