档案数字化的质量和安全保密控制措施探讨

胡睿莉

（中检西部检测有限公司，陕西 西安 716000）

随着时代的变迁，科学技术的不断进步，以往传统的纸质档案管理方式已无法适应社会发展需求。数字化技术的诞生及应用让我国各行各业均迎来了春天，其作为档案管理中需要应用到的重要技术，不仅能让档案利用率及工作效率均得以有效提高，相较于传统档案管理方式，还能保证档案的完整性、全面性。但档案数字化技术应用中，数字化质量及其安全控制仍存在着一些不足，需要深入细致地分析，明确档案数字化质量及安全控制的内容，在此基础上探讨有效的优化改进措施。以下先阐述档案数字化质量及安全控制的内容，再分析档案数字化管理中暴露出的问题，最后探讨有助于提升档案数字化质量及安全保密性的控制措施，以期为档案的数字化、科学化、保密化管理提供建设性的意见。

1 档案数字化质量及安全控制内容

档案数字化质量控制及安全控制的目的在于档案利用率、档案管理效率的提高以及档案信息的安全性、保密性得到保障。其内容主要包括以下几方面：

1.1 数字化档案工作方案的制定

档案管理要想实现数字化，首先就要立足于档案应用的角度，研究和制定数字化档案的具体工作计划，再来拟定档案数字化管理的实施方案，并保证其科学性、合理性，切实加以执行和落实，以使档案数字化质量得以全面提高。数字化档案的工作方案具体涉及以下内容：数字化档案建设的流程以及数字化建设的投入预算、数字化档案应用软件的选择以及不同软件的功能、数字化档案功能的全面开发、数字化档案风险的应对措施、数字化档案具体使用环节的优化等，以构建科学、高效、安全的数字化档案的使用环境。

1.2 数字化档案监督验收体系的健全完善

档案的数字化管理离不开健全完善的监督验收体系，需要掌握数字化档案建设中所涉及的每一环节的实际情况，据此来建立相应的档案数据信息库。档案数字化建设中包含人员、设备、流程等多个环节的运转情况，需要加大各环节的检查监督力度，以及时发现档案数字化运行过程中存在的问题，针对这些问题进行深入分析，提出解决的改进措施。此外，评估数字化档案的完整性、清晰度等多个方面是数字化档案验收工作的重要内容，需给予数字化档案客观的评价，为后续数字化档案管理提供建议和支持。

1.3 数字化档案信息数据的维护

数字化技术的应用虽然提高了档案管理工作的效率，但若不注意信息数据的维护，也会存在档案丢失、损毁的风险。因此，为消除风险隐患，需对数据信息的备份管理进行全面强化，及时对全部数字化档案信息加以备份，也可异地存储，以避免档案信息遭篡改，发挥备份档案在必要时的作用，以使档案数字化质量得到有效保障。

1.4 明确数字化档案安全管理内容

档案数字化其目的在于实现档案管理的高效，但在互联网普及的当今，黑客、木马病毒的入侵将对档案信息安全构成威胁，因此要想保证档案信息的安全性，需要在明确档案安全管理内容的基础上采取有效的安全保密控制措施，以化解风险。数字化档案安全管理工作涉及诸多内容：如数字化档案安全管理目标的明确以及安全制度的建立、档案数字化设备及软件的安全管理、相关岗位人员肩负的安全管理责任、档案数字化安全管理环境的构建、档案管理者与用户身份的识别及使用权限的设定等。为构建数字化档案安全运营的软硬件环境，需重视网络安防系统的建设，保证档案在数字化全过程中始终处于全封闭的计算机环境中。此外，为避免档案信息出现越级访问的现象，还应对档案安全系统设置准入机制，验证和识别档案管理者及用户的身份，为档案信息的数字化提供安全可靠的运行环境。

2 档案数字化质量及安全控制存在的问题

2.1 相应法律法规制度的欠缺

档案的数字化管理有利于发挥其信息资源的价值，但数字化管理不仅对档案的安全性和保密性有着严格要求，还涉及到著作权。现阶段，我国涉及档案数字化方面的法律法规及相关标准还存在着出台不足、专业性不强等欠缺。现有的法律法规距数字化档案建设的需求有着较大差距，不具备专业的指导性。由于档案数字化管理及运营中缺乏相应的法律法规为指导，无法为档案管理工作及数字化安全运营提供指导依据和行为准则。

2.2 缺少强有力的技术支撑和保障

档案数字化是集专业性、安全性、实用性、科学性于一身的工作，上述任一特性均有着极高要求。但从纵观当前我国档案工作数字化技术应用现状，在档案信息数据安全性方面的加密技术尚有待大幅提升，现有的无论是防火墙技术、机密技术还是对操作系统的安全控制技术均存在水平有限的问题。由于缺少强有力的技术支撑和保障，若档案信息资源处于复杂环境下则无法完全保证其信息数据的安全，急需对现有安全控制技术手段进行更新，引入先进技术，提高档案数字化质量的同时，实现对档案数字化运转过程中风险隐患的有效防控。

2.3 档案管理者专业素养有待提高

档案数字化建设及管理是一项长期而持久的工作，档案管理者不仅要具备丰富的专业知识，还要掌握当今先进的信息技术，能够将前者与后者有效结合，运用信息技术的优势来对档案进行电子化、数据化、智能化管理，才能提升档案数字化质量。但从当前档案管理从业人员来看，普遍缺乏既具扎实档案管理专业知识又具熟练掌握信息技术的复合型人才，档案管理者要么信息技术技能不足，要么因年龄偏大在新技术新技能的学习上需要经历一个较长的过程方可适应，不利于数字化档案的高效科学管理。

3 提升档案数字化质量及安全保密性的控制措施探讨

3.1 档案数字化质量控制措施

3.1.1 出台和完善档案数字化相关的法律法规，健全档案质量管理体系

为保证档案数字化建设质量及运营安全，国家、各级政府部门需要针对当前档案数字化管理的现状出台并完善相应的法律法规及其工作标准，以进一步明确其具体要求，从而为数字化档案运转体系的科学构建提供指导依据，为档案的数字化管理提供行为准则。同时，各级企事业单位应以档案数字化管理的相关法律法规为依据，健全各单位档案管理质量体系。通过数字化档案管理体系及相应规章制度的建立，让档案工作的科学化、数字化管理做到有章可循，有据可查。此外，出台配套的奖惩细则，发挥奖优罚劣、奖勤罚懒的作用。如在档案监督验收工作环节中，档案清晰度、完整度的评价及考评可与该岗位人员绩效考核挂钩，以强化档案管理者的工作责任心，调动其工作积极性，激发其上进心，更好地投入到档案数字化管理工作中。

3.1.2 数字化档案管理准备工作的落实

档案数字化建设及管理需要积极落实好前期准备工作，以保证数字化档案管理各项工作的顺利开展。可从以下几方面来进行：一是对档案数字化加工中整理、归档等各个工作环节的要求应明确，对档案数字化、信息化管理中档案数字化运营场所、设备及人员构建责任分工体系，以对档案数字化工作各环节实施有效控制，提升档案数字化管理整体质量水平。二是对不符合档案数字化建设的流程加以修订和完善，以为档案数字化建设及管理创造有利条件。三是档案数字化管理工作中，应创新管理思维，统筹兼顾，既要保证档案排序、目录编制、页码编写按既定流程及标准有序及时归档，又要统一验证档案资料的保管期限，确保档案信息数字化加工后具有真实可靠性、科学完整性。

3.1.3 及时更新档案管理设备，引进高新先进技术

档案数字化建设不仅需要配套的设备设施来开展数字化管理工作，还离不开先进科学技术的支撑。因此现代档案管理倡导前瞻意识，一方面对于陈旧老化的设备设施应报废处理，及时更新换代，投入现代化的先进档案技术设备来提高工作效率，辅助档案管理者大刀阔斧进行数字化改革工作。同时，配备相应的安防系统，让档案资料牌封闭、安全、温湿度适宜的环境中，定期进行研究档案管理设备的运行、调试、保养工作，确保设备设施处于良好运动状态。除硬件设备设施外，对于档案数字化管理中需要应用到的软件系统，也应配备相应的杀毒软件，以经常性地对档案进行研判防控分析，以提升档案技防水平。另一方面完善和提升防火墙、病毒查杀等软件，如有必要，引进档案安防技术人才或技术企业，为档案数据信息的安全提供技术上的支持，利用信息技术优势发挥远程协助的作用，以提升风险预防管控水平。

3.1.4 强化数字化档案管理队伍力量建设

档案数字化管理是档案管理者必须适应的一种新型工作方式，管理人员的专业素养、技术技能对档案数字化质量的高低产生直接影响。因此，要想提高档案数字化整体质量水平，必须重视档案管理队伍力量的建设。各级企事业单位要定期对在岗档案管理人员进行档案管理专业知识、信息技术、互联网技术、计算机操作技术等知识的培训，采取集中培训、分期分批外送培训班、参观学习数字化档案管理先进单位等多种方式来帮助他们充实专业知识，提高数字化操作技能，成为兼具档案管理专业知识及娴熟运用信息技术的复合型人才，实现档案管理队伍整体管理水平的提升。此外，还可从高校、社会上选拔数字化档案管理的高材生及专业人才，为档案管理队伍注入新鲜血液，优化和调整档案管理队伍人员结构，形成一支年轻化、专业化、技能化的档案管理队伍，致力于数字化档案事业的发展。

3.2 档案数字化安全保密控制措施

3.2.1 档案数字化安全保密控制技术措施

为确保档案信息在数字化环境中的安全性和保密性，需要应用一系列的保密控制的技术手段及措施，从而预防和避免档案数据的泄露和丢失，从根本上杜绝档案信息的安全隐患。如防火墙技术、签名技术、加密技术等安全控制技术均可借助计算机及网络技术来寻求支持和帮助，为数字化档案构建安全的运营环境。这其中应用最多最普遍的就是加密技术，效果明显，能有效保证档案数据的完整性和安全性，并且加密技术的具体方式很多，如公开密钥和保私钥可分别用于信息的发送和接收中，这种加密方式能有效防止档案信息数据被第三方破译和获取，从而让数字化档案的安全性和保密性得以提升。具体采用哪种安全保密控制技术，可视档案安全管理工作实际需要，选择适宜的控制技术。同时，对档案安全保密工作要加以细化，无论是用于档案数字化加工的设备还是网络，都应与其他设备及网络分开，并做好设备的防潮、防震工作及屏幕措施，保证设备处于干燥整洁环境中，档案管理者要做到不使用无线键盘、网卡等设备。此外，全面追踪并记录档案数据访问情况，运用各种防控软件来维护数据库，避免出现数据被篡改或丢失的风险。

3.2.2 档案数字化安全保密控制制度措施

档案数字化安全管理工作除应用有效的安全保密控制技术外，还要建立档案安全管理制度，并逐级向上负责，层层强化。如成立档案安全质控小组，对档案数字化管理质量及其安全性进行监管，以便针对监管中发现的质量问题、安全问题及时督促相关部门及人员整改，为档案数字化质量的提升及风险防控奠定基础。同时，明确划分各岗位人员工作职责，赋予其不同的文件处理权限，定期进行研究档案安全管理教育培训，以强化其安全防控意识。通过数字化档案安全管理制度的实施，促进档案安全管理工作的制度化、规划化，从而为档案数据提供安全保证。

综上所述，我国的档案管理正处于数字化建设和发展中，在法律法规方面尚需要完善，在先进技术的应用和支撑方面尚有待加强，在档案管理人员的专业素养方面尚有待提高，面对档案管理数字化进程中出现的这些问题，需要从业人员迎难而上，分析原因，积极探索有效的解决对策，以推动档案数字化管理质量及安全保密性的持续提升。