检验检测类事业单位存货管理存在的问题及对策探讨

谢海燕 丁 怡 岳 倩

青岛市食品药品检验研究院 山东 青岛

一、存货概述

存货是指单位在开展业务活动及其他活动中为耗用或出售而储存的各种材料、产品、包装物、低值易耗品，以及达不到固定资产标准的用具、装具、动植物等。存货管理主要包括存货实物资产管理，以及存货会计信息管理和在此基础上的决策分析，进行有效控制以达到存货管理的最终目的提高经济效益。

检验检测类事业单位的主要业务即是对食品、药品、保健品、化妆品、医疗器械、药品包材、纤维、产品质量、特种设备、环境等进行检测，并对检测对象是否符合标准出具检测报告。检验检测类事业单位在开展检测业务过程中会用到大量的实验试剂、标准品、色谱柱、玻璃器皿、实验消耗品甚至包括一些实验所需的剧毒试剂，这些都属于检验检测类事业单位的存货。一方面检验检测类事业单位存货支出相比其他事业单位占比较大，另一方面检验检测类事业单位存货具有一定的特殊性，因此检验检测类事业的存货管理非常重要，既关系到财政资金使用效率问题又关系到安全环保问题。

二、存货管理的必要性

1.提高财政资金使用效率

存货是检验检测类事业单位检测成本的重要构成部分，是影响检测成本的关键因素。加强存货管理，合理采购、合理备库，对于减少不必要的存货采购，减少存货资金占用，避免存货积压或短缺，控制检测成本，提高资金使用效率具有重要意义。

2.提高事业单位综合管理水平

存货管理属于财务管理中营运资金管理范畴，加强存货管理工作，规范管理存货，有助于提升单位财务管理水平。财务管理属于单位内部管理的一部分，服务于单位管理职能与管理目标。因此，提高存货管理水平有助于提升事业单位综合管理水平，有效促进事业单位各项工作顺利高效开展，推动事业单位高质量发展。

三、存货管理现状

1.存货管理意识薄弱，没有明确的存货管理目标

事业单位的经费来源基本是财政拨款，并且存货属于消耗性资产，不能直接为单位带来经济利益。因此，很多事业单位对存货管理并不重视，不愿意投入过多的资源和精力。甚至为了预算执行进度，忽视存货实际库存情况以及实际业务需求而随意采购，导致存货积压，造成财政资金浪费。大部分事业单位缺乏存货管理意识，没有明确的存货管理目标，或者存货管理的目标仅仅为保证账实相符。对检验检测类事业单位来说，由于日常业务存货耗用量大，因此疏于存货管理造成的后果更为严重。

2.账务处理不规范，导致账外资产，不利于存货管理

虽然近年来行政事业单位固定资产管理工作不断加强，但却忽视了存货资产管理。财务人员重视财政经费核算，忽视实物的管理和监督。财务工作中，为简化账务处理，将一些本该做入出库管理的低值易耗品直接列为费用，导致账外资产、家底不清，不利于掌握单位现存资产情况、合理安排采购计划。实际工作中，有部分实验试剂、标准品或者低值易耗品等是随买随用的，采购入库就被实验科室直接领用了，此类业务直接计入费用而未通过存货科目核算，导致存货信息失真。

3.存货实物管理混乱

存货实物管理涉及采购、运输、入库、储存、领用出库、报废处置等环节。采购环节，部分单位存在随意采购、不按实际业务需求采购、不按规定的采购方式采购等问题；采购部门与需求部门疏于沟通导致采购物品不符合实验需求。验收环节，采购物品到货未严格验收，未严格核对采购清单与实物，导致采购物品与实际需求不符。储存环节，各种存货混放，未进行分类分区存放。购进存货忽视其储存环境，未按规定温度、湿度等环境要求存放，导致存货变质，无法使用；过期损坏物品未及时办理报废手续，占用仓储空间，导致资产账面金额不实。存货领用出库环节，领用行为较为随意，存在无领用手续领用物品的情况，并且存货领用以后的使用情况缺乏监督，造成存货浪费、使用效率低下；日常领用存货过程中存在领用后退库情况，但未办理有关手续，导致账实不符发生。报废处置环节，日常管理中发现存货毁损变质、无法满足实验需求的情况应及时进行报废处置，处置环节存在处置不及时、处置存货不符合安全环保要求等问题。盘点环节，大部分单位长期不进行存货盘点，导致存货闲置、积压、重复采购甚至过期无法使用，造成财政资金的浪费；存货盘点流于形式，缺少财务人员对存货盘点监督，发现账实不符情况怠于处理。

4.存货内控制度及监督考核机制有待完善

存货内控制度不健全、流程欠规范，日常工作没有参照标准，导致存货从预算编制环节到采购计划，到购买、验收入库再到付款、出库等各个环节缺乏必要的控制及监督。随意采购、随意处置现象频发，盘盈盘亏现象同时存在，资产账面金额与实际库存金额严重不符。近几年在财政部积极推进事业单位建立并执行内控制度的背景下，存货管理开始逐步得到重视，大部分单位已经开始建立存货内控制度，但是制度建设参差不齐，并且由于种种原因执行落实不到位，这些都导致存货管理混乱、资产流失、财务信息不真实。

即使有了健全完善的存货管理制度，如果执行不到位也无法发挥制度的规范制约作用。为检验制度的执行情况就需要建立监督考核机制，通过考核环节落实制度的执行情况，促进制度的贯彻执行。大部分事业单位并没有建立存货管理监督考核机制，存货管理制度形同虚设，存货管理情况差强人意。

5.存货管理人员业务素质有待提高

检验检测类事业单位的主要业务是检验，领导更多精力放在检验人员的招聘以及素质提升上面。而对于存货管理这样的后勤部门，领导重视不足，认为这种工作没有太多技术要求，不需要专业基础也不需要进行相关培训。因此，大部分存货管理人员并非专职人员，而是兼职管理存货，缺乏与岗位相适应的专业基础知识，也没有经过岗前培训。存货管理人员只是负责按业务科室的需求采购存货，按需发放存货，欣缺存货管理意识，有些存货管理人员身兼数职，导致其疲于应付，无心提升管理水平。

四、加强存货管理的建议

1.增强存货管理意识，明确存货管理目标

存货在检验检测类事业单位中占比较大，日常开展业务活动会消耗大量的试剂、耗材，存货的采购占用大量的财政资金。各级管理人员应增强存货管理意识，通过政策宣传、专项会议等方式在全单位营造重视存货管理的内部环境，督促各级人员合理配置存货，加强存货管理，提高存货使用效率。明确存货管理目标，存货管理的目标应该是在保证存货的数量和质量符合要求的同时尽量降低存货采购成本；提高存货周转率，降低存货占用成本。制定合理的存货备库计划，降低存货的储存成本。在保证完成年度检验检测任务的前提下，尽量降低检验检测工作所需要的存货量、降低检测成本。

2.规范会计核算，发挥财务监督职能

存货会计核算应遵从《政府会计准则第1号――存货》准则的规定，严格按照存货的定义、确认条件及其他相关信息进行存货的确认、计量，准确把握与区分“存货”科目的边界。符合存货确认条件的应全部确认为存货，不符合确认条件的一律不准确认存货。事业单位存货的取得及发出、盘盈、盘亏、报废处置等业务均应通过“存货”会计科目及时进行核算。除了随买随用的零星办公用品外，严禁将存货直接计入费用，导致账外资产。财务人员应从原始凭证入手，把好存货出入库审核关。对于涉及存货入库、出库的业务，会计人员要认真审核入、出库凭证，据以记账。对于填写不规范、签字不完整的单据坚决予以退回。

3.建立完善的存货内控制度并严格执行

实际工作中，大部分事业单位管理人员认为存货管理仅与存货保管部门有关，由存货保管部门负责。从内部控制的角度看，存货管理应该涵盖预算计划、采购、验收、保管、领用、使用、报废处置等环节的全过程，涉及单位所有部门。存货采购保管部门、财务部门、存货使用部门都应承担各自的存货管理责任。事业单位应建立健全并贯彻执行存货内控制度，配备存货计划、采购、保管人员，明确各自岗位职责，严格执行不相容岗位相分离的原则。存货预算的编制应当综合考虑年初库存数量以及本年检验检测工作计划，合理保证预算编制符合实际。存货采购环节应参照政府采购管理制度要求，选择合适的采购方式。单位应确定供应商选择标准，从质量、价格、供货及时率等多维度指标选择最优供应商。对于供货及时率满足要求的存货可减少备货量或者不备货，降低存货过期风险以及仓储成本。对于日常检验过程中重复消耗的通用型存货应根据历史资料分析确定日均消耗量，以及经济订货批量，合理确定常用存货的采购频次、每次采购量。验收环节存货保管人员应仔细核对货物数量、质量、规格型号与采购需求是否一致，验收完毕办理入库手续；存货保管环节要特别注意温度、湿度、通风等环境指标的要求，避免存货因储存环境不合要求导致毁损变质。不同存货分类分区摆放，库房钥匙应由专人保管，无关人员禁止进入库房，单价较高的存货以及具有威胁人身安全因素的存货应单独存放，由双人保管钥匙。存货领用环节坚持先申请后领用，无领用申请保管人员不得发放物品；领用应根据实际工作需要，不得随意领用；对于领用后有剩余或者不符合实验要求的存货需要办理退回库房手续。各业务科室使用存货应坚持节约原则、避免浪费、重复领用，应建立存货台账，明确存货的领用情况。库管员应随时关注存货数量以及质量情况，对于过期、毁损变质的存货要分析原因，是存放环境不适宜还是因为备库计划不合理，导致长期未领用。分析结果用于备库计划的编制。对于需要报废处置的存货，应根据存货性质选择合适的报废处置方式：比如试剂类存货，尤其是易制毒易制爆存货或者剧毒存货需要选择具有相应资质的处置单位进行处置，确保处置符合环保要求以及避免发生安全事故。处置存货发生的处置净收入应及时上缴财政。存货盘点是存货管理中的一个重要环节，通过盘点能够了解库存存货的数量以及质量情况。存货盘点不仅要关注存货的数量是否与财务账面数量一致，还应关注存货的质量。盘点存货发现过期、毁损变质，不符合使用要求的存货应及时处置。单位应建立健全存货盘点制度，明确存货盘点方式、盘点频率，盘盈盘亏处理方式等。每年至少全面盘点一次存货，并且由财务部门抽调人员进行监督盘点。除库存物品以外还应盘点各部门领用的使用年限在一年以上的存货。对关键、重点存货制定不定期抽查盘点制度。盘点之前应制定盘点工作方案并通过专项会议布置实施，保证存货盘点工作保质保量开展。财务人员应明确监督盘点的职责，认真履行监督责任。

4.建立存货消耗定额，进行部门绩效考核，落实制度执行

检验检测类事业单位可以从历史财务数据以及同行业数据中收集资料研究建立检验检测业务消耗的存货定额。比如实验中需要用到的色谱柱、标准品等单价较高的实验消耗品，应严格控制使用量。办公用品类比如价值比较高的硒鼓应根据部门工作性质确定使用周期，每次领用新的硒鼓，需交回旧的硒鼓。对于打印工作较多的部门，比如负责打印检测报告的部门可以适当缩短硒鼓使用周期。定期将实际消耗成本与历史成本、标准成本、计划成本等标准进行对比，分析存货消耗成本变化情况，并综合考虑年度检验工作量以及存货市场价格变化等因素，确定存货消耗成本变化的原因，明确各部门的责任。

再完善的制度设计如果得不到有效的执行，也无法达到控制目标。检验检测类事业单位在存货管理工作实务中应严格执行存货管理制度，尽量避免存货管理工作中可能面临的各种风险。为提高存货使用效率、节约财政资金，切实提高存货管理水平，事业单位可以研究建立存货管理考核体系，将存货管理情况纳入单位内部部门考核范围，作为期末考核评优的依据。比如将存货管理工作组织情况、部门消耗存货成本、存货周转率、完成工作量、存货成本降低率等分别作为绩效考核指标，分指标设置分数标准，明确各指标的评分依据，根据评分标准汇总出各部门的总分数，总分的高低则反应存货管理水平的高低。以此发挥绩效考核的导向作用，督促全单位加强存货管理意识，提高存货使用效率，节约财政资金，降本增效。

5.加强岗位培训，明确岗位职责，提高存货管理人员的业务素质

应设置专门的存货管理岗位，负责存货管理相关工作。对存货管理相关人员进行岗前培训，明确其自身岗位职责。同时，还应定期组织存货管理人员进行线上或者线下培训，学习存货管理相关专业知识、内部控制制度，以及最新的财经法规政策，加强职业道德培训，防范廉政风险。

五、结语

存货在检验检测类事业单位中占比较大，如何科学管理存货、不断降低检验成本、节约财政资金、防范廉政风险，对检验检测类事业单位的高质量发展具有重要意义。检验检测类事业单位应增强存货管理意识，建立并执行完善的存货内控制度，培养高素质的存货管理人员，加强存货管理，控制检测成本，提高财政资金使用效率，利用有限的财政资金提供更多更有效的社会服务。