“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究

王 茜

(济南工程职业技术学院 档案馆，山东 济南 250101)

近年来，“互联网+”在经济发展方面起到了巨大的带动作用，行业与互联网的深度融合成为行业发展的新型动力，全新的经济模式在这样的背景下逐渐形成。高校的档案信息是国家的重要财富，也是重要的战略资源，为了促进高校档案管理工作水平的提升，提升档案管理的工作效率，高校的档案管理也要引进信息技术，借助于“互联网+”思维开展档案管理工作，加强档案管理的信息化建设，切实提升高校档案管理的服务水平。

1 高校档案信息化建设的内涵

高校的档案信息化指的就是转变传统档案管理的模式，将档案管理从档案实体资料保管中心转变为档案数字化资料，进而为高校乃至社会提供更为优质高效的服务。为在信息时代和知识社会创新形态的推动下，“互联网+”这一全新的业态形式出现，是互联网演进和经济社会不断发展催生的新形态。这一概念是2015年被提出的，后被引申出一个新的理念就是“跨界融合”，即将“互联网+”与各个主体相加，不断进行市场拓展，从而延伸到公共服务领域。在互联网不断发展的情况下，传统行业借助于信息和互联网平台进行发展，二者不断融合，互联网的优势得以展现，新的发展机会得以创造。“互联网+”优势突出，促使传统行业不断优化升级，推动着传统行业不断创新发展。互联网不仅促进了技术的进步，也使得效率得以创新，实体经济的发展力和社会生产力都有显著的提升。在这样的背景下，高校档案管理工作自然要顺应互联网发展的时代要求，大力开展信息化建设，实现档案信息资料的信息化、网络化，促使档案数据一体化管理、促进档案数据实时共享的实现。

2 “互联网+”背景下高校档案信息化建设的重要性

2.1 高校的档案资源采集工作智能化

新形势下，高校档案涵盖的数据资源越来越丰富，这些数据资源的存在形式也较为复杂，不仅包括纸质档案，还有众多的音频档案、电子文件档案和视频档案。传统的档案资源采集需要大量的人力、物力和财力的投入，档案资源的存储也是一个较大的难题，无论是存储设备、工作人员还是档案存储的库房都有着较高的要求。“互联网+”时代背景下，档案资源的采集更加的智能化，互联网的虚拟存储空间可以全方位的进行扩展，辐射面积广，互联网信息技术支持下的档案资源采集准确度也得到了保证。

2.2 高校档案管理工作的规范性增强

“互联网+”的相关技术当中，物联网技术的信息感知技术能够帮助档案管理进行智能化系统的建立，从而使得档案管理的生命周期控制可以更为精准和有效。“互联网+”思维之下进行的智能化管理平台的建立，能够很好地进行信息数据的融合，档案馆、数据、网络和用户都能被涵盖到网络当中，海量的档案数据都能够得到充分的挖掘。

2.3 促使档案服务工作高效化、便捷化

高校的档案建设工作如果能够与“互联网+”深度融合，就能够更为精准的进行相关信息的采集，学校的档案信息也能够真正地成为共享性资源。档案管理引入互联网技术，相关工作的流程能够得到有效的简化，人力和财力的投入也能得到有效地减少。用户也可以借助于互联网更为快捷的获得档案服务咨询的解答、能够第一时间获得信息检索、能够更为快速地完成纸质档案的查询等，学校的档案管理信息将真正做到跨出时间的限制，提升工作效率。

3 “互联网+”背景下高校档案管理信息化建设的现状及存在的问题

国家档案局对于档案事业的发展工作有着明确的要求和指示，曾经提出要在2020年初步实现档案管理现代化。档案管理现代化的核心就是档案管理工作的信息化建设。国家的教育改革和教育发展规划中也有关于智慧校园建设的相关要求，明确指出高等教育信息化建设是高校工作的一个核心性工作，这些都给高校的档案信息化建设提供了有力的条件。互联网不断发展的时代背景下，档案管理的传统模式需要改革和突破，档案管理要全方位的借助互联网技术和大数据应用技术，促进数字化档案馆的建立健全，这样才能真正地提升档案管理的服务质量，这也是档案管理工作的必然趋势。现如今，各个高校在相继的进行档案管理相关软件和硬件设备以及技术的更新，高校的数字化档案馆也在建设当中，已经成为现代化智慧校园建设的重要组成部分。虽然高校档案信息化建设是必然的趋势，但是，在高校建设的过程中还是存在一些相应的问题，具体体现在以下几个方面。

3.1 高校的档案信息化建设意识有待提升

信息技术的发展是突飞猛进的，促使高校的档案管理工作进入重大的变革时期，传统的纸质实体档案管理较为单调，效率低，需要向智能化的电子档案管理模式全面的转变。现如今，高校的档案工作管理人员还没有做到全员高度重视，有的工作人员在档案信息化建设方面还存在一定的观念偏差，档案工作方式依然采取传统的形式。另外，档案工作部门在高校的各个工作部门中始终处于较为边缘的位置，得不到切实的重视和支持，还有待校领导给予高度的重视，这样才能切实推进档案信息化建设的进程。

3.2 高校档案信息化建设的投入相对较少

高校的档案信息化建设本身是一项较为复杂的工程，系统性比较强，需要足够资金的支持和大量设备的投入，软件和硬件设施是必不可少的。有的高校对于档案信息化建设的深层内涵还没有深入的理解，因此档案信息化建设的资金和设备投入不够，缺口比较大，使得档案信息化建设的进程较为缓慢。高校的档案信息化建设投入不足主要体现在两个方面：①硬件设施的缺乏。档案信息化建设首要的就是要有与之相匹配的网络连接和管理，这样使用者才能顺利的登录到系统当中，同时，信息的传输有着较高的网络传输速度，现在的电脑硬件设施与信息化的要求不相符，传输速度和容量都没有达到相应的要求。②软件技术的水平还较为落后。高校的档案信息化建设需要相应的自动化工作平台，还需要与文件类型相匹配的处理系统，信息检索和保存平台也需要与文件类型相适应，用户登录系统身份认证，如果软件技术较低，主体的相关要求是不能得到满足的。

3.3 档案信息化建设队伍的素质有待提升

高校的档案管理工作人员专业性不强是一个较为普遍的情况，很多工作人员都是非专业的，缺乏档案管理的专业性素养，本身的工作效率就比较低，档案管理工作的规范性不强，这对于高校档案信息化建设是有较大影响的。高校档案信息化建设是一项综合性强、专业性高的工作，如果建设队伍素质不过硬，档案信息化建设工作很难顺利地进行推进。

3.4 缺乏相应的管理制度

相应的管理制度对于档案信息化建设是非常必要的，对于档案数据的收集整理、存储传输、资源共享等都有着重要的意义，也是档案信息化建设得到落实的重要支撑，也是信息化建设得以规范的重要前提。现在高校的档案信息化建设工作缺乏完善的管理制度，工作的随意性比较强，这将直接影响高校档案信息化建设的质量。

4 “互联网+”背景下高校档案信息化建设的主要路径

4.1 进行档案资源系统的构建

档案信息化建设需要进行档案资源系统的建立，具体来说分成三步：①做好重要档案数据的分类工作，并分别进行保存，做好来源地的标记。档案在收集过程中，一定要做好转交记录，确保档案信息收集的规范性和全面性。高校的档案管理部门可以采取联合机制，协同校内的相关部门借助于集成平台，进行资料的统一收集和整理。②强化电子档案原件的保存和备份工作，档案在传输的过程中一定要做好保密工作。③档案的保密等级在比较低的情况下，可以利用数字扫描技术进行批量扫描，然后将获得的数据文件进行统一转移保管。

4.2 进行信息服务系统的建设

该系统主要就是进行数据的标准化管理。具体来说需要从4个方面入手：①扩大档案信息化建设中相关资金规模，以保证不同类型基础的设备实现互通互联。②在信息服务系统当中进行档案智能管理单元的增设，确保档案信息化管理系统和校园网之间实现无缝对接，电子档案和纸质档案真正实现分类管理。③以档案信息化管理系统作为核心，进行整个学校的应用系统的构建，保证校内的各个类型的子系统都能与信息化档案管理稳定的进行连接。确保档案处理的效率和信息传输的效率。④档案信息化建设的运维人员需要对运维计划进行定期的制定与完善，保证档案信息化管理系统稳定运行，确保档案管理工作效率的切实提升。

4.3 提升档案管理人员的整体素质

①档案管理部门要重视基层档案管理人员的素质提升，转变传统的档案管理模式，进行工作激励机制的建立。②档案管理部门要定期进行相关培训的组织，通过业内专业人士的培训提升档案管理人员的整体素质。

4.4 进行档案数据安全保密制度的建立

①建立保密安全管理制度，结合档案保密等级进行管理人员的合理配备，部分重要的档案可以采用多人联合的管理方式，确保档案的安全管理。②制定相应的管理规范，对相关职责进行细化，确保档案管理整体的工作安全。

5 结束语

高校的档案信息化建设对于高校办学质量的提升有着重要的作用，高校的档案信息化建设还处于初级阶段，各个高校要与时俱进，顺应发展趋势，通过建立科学规范的管理制度，提升工作人员素质，建立信息资源管理平台等措施，大力推进高校档案信息化建设的进程，促进高校档案管理质量和服务水平的全面提升。