信息时代图书情报档案一体化建设探讨

康晓琴

（湖南文理学院图书馆，湖南 常德 415000）

一、图书情报档案一体化的相关概述

图书、情报、档案作为信息的三大载体，在高校信息管理中发挥着重要作用。图书情报档案一体化建设实际上就是将传统的图书管理系统、情报管理系统以及档案管理系统进行有效整合，使之成为一个完整的统一体，实现资源的有效整合与充分利用。信息系统在高校发展中发挥着重要作用，无论是教学、科研，还是高校管理都需要完善的信息系统作为支撑，通过图书情报档案一体化建设可以实现高校内部各个部门间的信息共享，使不同类型的信息可以实现优势互补，也避免了信息的重复管理，对提高管理效率、优化资源配置等具有重要意义。在一体化建设中强调的是优化信息服务功能，通过网络共建、资源共享以及远程存取等技术手段，将信息、人员、技术、设备等多项要素之间进行有效关联，可以为用户提供更加优质的信息服务[1]。

同为信息资源范畴的图书、情报、档案在各自的领域中有着各自的信息特点，其中档案信息主要是对一些原始的数据以及信息进行收集、整理和保存，属于最原始的可参考性信息。情报信息主要是对一些关键性的最新信息以及数据进行收集和整理，强调的是信息的价值和信息的时效性。图书信息涵盖的范围相对较广，既包括了部分档案信息的特征，也包括了部分情报信息的特征，这也就形成了图书、情报、档案三者之间的关联性，为一体化建设提供了可行性基础。可以说三者属于同一类型的载体，即都是记录有关人类生存、发展的知识载体，这种知识载体的作用是将人类知识进行加工处理并以信息和数据的形式呈现，这些整理后的知识服务于人类的生活、生产。可见，三种信息载体的服务作用也相同。图书情报档案在信息管理上的技术也十分相似，因其管理技术相似，可以通过引进同样的技术进行管理技术的革新，提高管理效率[2]。此外，图书情报档案一体化管理在管理流程以及管理标准方面也能够实现统一，三种信息管理的流程相同，都是通过对信息进行收集、加工、处理、保存和运输几个流程来完成信息的管理，为用户提供良好的信息服务，因此，在一体化建设中可以采用相同管理流程以及管理标准来提高一体化管理的质量和效率。

总而言之，图书情报档案一体化是信息管理的一体化，要实现信息管理机构的整合、信息管理系统的整合、管理流程以及管理标准的整合，从而实现信息资源的充分融合与利用，最大程度的实现信息资源的共享，提高信息管理服务水平。

二、信息时代图书情报档案一体化建设的意义

信息时代下，人们对于信息的需求越来越高，尤其是高校信息管理工作直接影响着教学质量、科研质量以及高校的发展，提高信息服务水平、加强图书情报档案一体化建设迫在眉睫。图书情报档案一体化建设的意义主要体现在以下几方面：

其一，可以最大程度实现信息资源共享。从我国目前的信息管理情况来看，多数都是采用图书、情报、档案各自为政的管理模式，各自信息分开管理，各个机构之间又缺少联系，封闭性较强，难以有效实现对信息资源的共享，给用户的信息使用带来了不便，也严重阻碍了信息资源的开发、整合与使用[3]。信息资源共享是现代社会经济发展的必然需求，而各自为政的信息资源管理模式导致信息资源共享无法实现，会严重制约我国社会经济的健康发展。通过借助信息技术、网络技术，加强图书情报档案的一体化建设对实现信息资源的充分共享提供了可能。比如，可以借助于网络技术构建完整的图书情报档案信息中心，可以给用户提供一个完善的信息共享系统平台，在一体化平台中三方信息管理机构加强沟通与合作，不断优化信息资源共享管理，为用户提供良好的信息服务。

其二，有利于优化资源配置。信息时代对信息管理的要求不断提高，无论是图书信息管理机构、情报研究所还是档案管理部门都在不断进行信息管理形式的创新，加强技术以及设备的引进。然而，由于图书、档案以及情报三方面的信息管理中存在很多相同点，比如，在信息管理服务对象上是相同的，在信息管理流程以及管理标准上是相同的，在信息管理中依托的技术手段和管理方法是相同的。这些相同之处如果不加以整合，就会形成相关信息管理软件的重复开发、管理系统的重复创建、部分信息的重复管理，导致在人力上、物力上以及财力上形成严重浪费。而通过图书情报档案一体化建设，可以进行相关软件以及信息化系统的统一开发和建设，避免重复性工作的开展而造成的资源浪费，使得在信息资源管理中的资源配置得以优化。

其三，有利于提高信息资源的利用率。信息资源管理工作的最终目的就是为了能够提高信息资源利用率，充分发挥信息资源的使用价值。高校作为人才培养和科研的重要基地，其信息资源的利用率将直接影响人才培养质量以及科研质量。尤其是在信息时代，人们对于信息的要求不断提高，需要能够获得系统性且具有时效性的关键性信息，才能满足人们对于信息的使用需求。网络环境中各种信息不断涌现，鱼龙混杂，而高校的信息资源管理具有权威性，因此，人们对高校信息资源管理提出了更高的要求。通过加强图书情报档案一体化建设，可以将图书资源、情报资源以及档案资源进行统一管理，充分融合各类资源，用户登陆一体化信息平台，可以搜索到自己所需要的全部信息，为用户信息使用提供便利，使信息资源的利用率得到有效提升[4]。

三、信息时代图书情报档案一体化建设存在的问题

图书情报档案一体化建设，存在的问题有以下几个方面：

其一，管理理念有待更新。构建一体化的图书情报管理模式主要是为了能够提高信息资源的使用价值、提高信息管理服务质量，使信息资源得到充分利用，为教学以及科研提供信息帮助。然而，目前在图书情报档案一体化管理中，管理理念相对落后，仍然是以信息资源的收集、整理和存储为工作核心，不注重服务水平的提升，没有意识到信息管理工作是一种服务性质的工作，因此，在图书情报档案一体化建设中也不重视对管理功能的开发和创新。

其二，缺乏完善的信息化管理平台。在信息时代构建完善的信息化管理平台是图书情报档案一体化管理的重要基础，通过完善的信息化管理平台可以实现三种信息管理流程、管理标准以及管理技术的统一，提高管理效率。然而，目前在信息化管理平台的建设上无论是技术水平还是功能性都存在严重不足，还需进一步完善。

其三，缺乏综合型信息管理人才。图书情报档案一体化管理对信息管理人员自身的素质及能力要求不断提高，从现实情况来看，信息管理人员的专业水平、技术水平严重不足，无法满足一体化建设的需求。

四、信息时代图书情报档案一体化建设的实施策略

1.形成社会化的信息管理理念。图书情报档案一体化建设需要加强对信息管理理念的更新，转变传统老旧的管理理念，能够结合时代发展以及人们对信息的需求，形成社会化的信息管理理念。所谓社会化信息管理理念主要是指具有系统性的主动为用户提供所需服务的信息管理理念。信息管理人员需要对新时代中人们对于信息的需求是什么，都需要哪些信息服务，从而按照这个方向进行图书情报档案一体化建设。通过对现阶段人们对信息服务的需求上可以看到，主要需要更具有系统性、全面性的信息服务，不仅信息内容要真实、全面，而且需要提高信息的时效性，能够第一时间掌握最新、最关键的信息。因此，图书情报档案三者要转变各自为政的管理理念，结合社会发展需求，加强在人力、物力以及财力上的充分整合和优化，发挥各自的优势，实现信息资源的融合与共享，并采用现代化的信息管理理念构建数字化、信息化、智能化的信息管理系统，为用户提供信息资源的检索、读取等服务[5]。

2.构建完善的一体化信息领导机构。图书情报档案一体化建设中除了要对三种信息资源进行充分整合与共享，还需要对三个部门的岗位和人员进行融合和优化。可以引入市场机制的方式，对三个部门各自的责权进行明确划分，并将三个部门中重要的负责人融合到一起形成一体化管理层，并在管理层的统筹安排下，使图书情报档案一体化建设工作能得到顺利开展，有效解决一体化建设中存在的矛盾冲突问题，进行人员的合理安排，优化信息管理工作流程。

3.加强图书情报档案一体化信息中心建设。构建完善的图书情报档案一体化信息中心是一项重要的基础工作，也是将传统封闭式的各自为政的信息管理模式向着开放式的网络管理模式转型的重要途径。因此，应注重一体化信息管理平台的建设，强化平台的功能性，加强先进技术的引进。比如，将三种信息进行数字化、信息化的形式转换，并进行重新的分类和整理，使三种信息得到充分的整合。在信息化平台中对各类信息进行分类，为用户的查找以及浏览信息提供便利。与此同时，结合时代发展以及用户需求，进行信息特色的深入挖掘，从而使三种信息资源在各自领域分类的基础上，能够形成具有特色的联合目录，使用户在使用信息时，可以根据个人的需求在网络系统中搜索关键词条，对三种类型的信息资源进行综合浏览，这也促进了三种信息资源各自优势的充分发挥，使资源利用率得到提升[6]。

4.加强人才队伍建设。图书情报档案一体化建设对于信息管理人员的素质及能力有了更高的要求。由于是三种信息机构的融合，三种信息资源的共享，再加上信息时代人们对信息服务的需求不断提高，因此，信息管理人员需要结合时代发展需求不断提升自身的综合能力，打造高素质、高能力的综合型信息管理人才队伍。一方面，高校可以通过人才招聘的方式，针对图书情报档案一体化管理的需求，针对性的进行人才的招聘。另一方面，需要结合实际需求进行信息管理人员的系统化培训，不断完善信息管理人员的专业理论基础，提升信息管理人员的技术应用水平，培养管理人员的创新意识和创新能力，使其在信息管理与信息服务中不断创新管理模式，使图书情报档案一体化建设得到有效发展[7]。