医院人事档案管理创新研究

王思懿

（吉林省肿瘤医院，吉林 长春 130012）

随着深化医疗事业单位改革步伐的提速，医院逐渐进入了以市场需求为导向的发展深水区，现代化医院建设的要求逐年提升，创新开展人力资源管理工作成为提升医院现代化发展的内在动力。人事档案管理工作是医院人力资源管理的重要部分，人事档案管理工作是一项长期性、系统化工作，是医院开展各项工作的基础。在医院内部资源调配过程当中，财务人员可以通过人事档案获取人事信息，是制定相应财务标准的重要依据；在医务人员评职晋级过程当中，人事档案工作可以对员工的工作能力、日常表现、发展预期等方面进行全面直观的了解，是评职晋级全过程的重要保障。创新人事档案管理工作，不单纯是记载医院人事信息，更重要的是对医院整体情况、内部结构、发展水平等各方面工作的准确判断，也是职工与领导之间深入了解的重要通道，在引进人才的同时防止了人力资源流失，为医院现代化建设提供了重要保障。

一、创新医院人事档案管理的重要性

1.创新医院人力资源的有序提升

医院现代化发展离不开内涵式建设，人事档案管理工作是内涵式发展的重要举措之一。医院人事档案管理是医院长久运行的重要保障，是实现医院机构整合、整体发展的重要举措，全院各项事务都离不开人事档案信息。人事档案信息可以全面、直观地反应员工综合情况，在人力资源管理当中，员工成长的全过程都详细、真实地记录在个人档案信息当中，为领导决策提供有力支撑，避免了人为情感或信息不对称等现象发生。

2.切实提高员工成长的重要性

医院发展离不开专业人员技能提升，随着医学水平的不断提升，员工技能的增强与医院整体实力密不可分，医院定期组织员工开展技能培训和专业训练，通过学习医务人员业务水平不断提升，但员工之间具有差异性，如何准确了解每位员工的业务水平，切实有效地提高专业技能，成为了重要问题。这需要领导者及时掌握员工的真实情况，结合人事档案信息，了解医务人员的学术水平、专业技能、日常工作表现等方面，进行量体裁衣，精准开展培训工作。

3.推动事业健康有序发展的重要途径

档案管理工作是事业发展的重要组成部分，新时代的发展对人事档案管理工作提出了新的要求。一方面是医院现代化建设的内生动力，精准到每位员工的真实情况，促进员工发展，不断提升了医院内涵式建设；另一方面人事档案管理水平是实现单位内部结构优化、人力资源有效配置的重要举措，在全球化竞争的背景下，掌握人才就是事业发展的重要力量，加强人事档案管理工作，可以切实有效地提升医院的核心竞争力，实现长久的健康发展。

二、医院人事档案管理过程中面临的困境

1.缺乏顶层指导，对人事档案管理工作重视不足

人事档案管理工作是事业单位发展的基石，改革初期，由于医院转型整合等各类问题，缺乏事业单位管理层对人事档案管理工作的指导，在重视程度、技术支持、资源倾斜、人员配置等方面缺乏认识，导致人事档案管理工作发展迟缓，设备不能及时更新，缺乏有效培训，对新的管理体系认识不足，在问题发生时不能及时应对。医院内部制度不够健全，领导长期不过问人事档案管理工作，势必在改革的浪潮中被淘汰。

2.人事档案信息基础不牢

人事档案管理工作是一项长期性工作，由于历史原因，部分医院人事档案信息缺失现象频繁发生，档案装订错误、档案缺失等问题成为了无法弥补的材料。在医院职称评聘、人员考核、工作变动、薪资调整等方面经常出现材料缺失等现象，导致工作开展不够及时、准确。早期材料整理工作靠人工手写完成，时常出现乱孔与文字损坏等现象，档案中纸张多次被查阅，加上年久褪色，部分材料装订松动，加上此前操作不规范，对历史材料产生损坏。纸张材料比较多，在裁剪过程中容易导致内容破损，使材料完整性缺失。

3.医院人事档案管理从业人员专业化程度有待加强

由于医院编制和岗位要求，部分医院人事档案管理工作从业人员为兼职人员，难以达到专业化水平，长期以来，工作人员身兼数职，工作繁琐而且量大，难以专心从事人事档案管理工作。部分单位存在人事档案管理工作重视不足现象，往往出现临时性、阶段性等非长期工作状态，导致人员新老交替频繁，后任不理前任业务，没有持续性。部分从业人员具有随意性状态，不能高度重视人事档案管理工作，存在懈怠、放任等状态，长期下去，就会造成工作的科学性、系统性不足。

4.人事档案管理工作缺乏制度化建设

随着时代的发展，医院工作人员新老交替，部分制度还是在建院初期制定的，后期修改较少，随着医院现代化建设的开展，部分人事档案管理规章制度与医院现有实际情况脱轨，很多制度没有更新，无法适应新时代的要求。目前，信息化建设和大数据已经覆盖大多数领域，人事档案管理工作需要进行转型升级，需要取代过去以往的纸质记载，在少数医院，人事档案制度混乱，没有专人负责工作，长期以来领导层不够重视此项工作，很多档案管理问题未能得到及时解决。

三、提升医院人事档案管理工作的有效途径

1.加强人事档案管理工作顶层指导

医院现代化建设离不开人力资源管理工作，档案管理工作是贯穿人事资源工作的始终，长期看来，人事档案管理工作将会影响事业发展全局，不仅可以帮助顶层管理者对全体员工的基本信息进行掌握了解，同时还可以在重要决策和改革时为事业发展提供重要的数据和参考，人事档案管理工作可以将人力资源管理发挥到最大限度，进而提升单位核心竞争力，将人才力量充分体现出来，决策者可以根据员工真实数据信息结合日常表现，准确发挥各个员工优势和特点，在适合的工作岗位使其发挥最大的作用，同时也对每位员工的思想品行进行了了解，员工的每次成长都记录在册，为将来单位和个人发展打下良好基础。现代化医院的建设需要对人事档案管理工作进行顶层指导，统筹协调，将人事档案管理工作贯穿到医院各项工作当中，做到事事有记载，发展有依据。

2.加快人事档案管理工作现代化建设

人事档案管理工作现代化建设需要以信息化、数据化为依托，在开展档案创建、归档、整理、调阅等工作当中需要对传统管理模式进行转型升级。随着互联网时代的到来，人事档案管理工作需要实现网络化、自动化，使每份档案进入大数据库，使其与智慧数据管理进行一体化建设。在需要对档案进行查询时，可以迅速直接查询到所需数据信息，第一时间进行档案查阅，同时减少了纸质化办公的资源浪费。现代化医院建设当中不仅需要掌握本院职工档案信息，同时需要记录患者病历信息，通过不断提升人力资源管理现代化技术，在大数据库中进行分类建档，动态管理数据信息，不断升级系统服务，及时补充各类数据，长期为医院信息管理提供参考依据。人事档案管理工作现代化进程当中，需要不断提升数据安全管理系统，制定符合自身发展同时具有严格章程的制度，明确责任主体，逐级落实安全责任，建立对应的数据管理和备份机制，针对不同层级管理人员设置查阅权限，确保人事档案信息的安全性和保密性，不断提升档案管理现代化水平。

3.加强人力资源管理工作专业化队伍建设

现代化医院建设需要不断提升人力资源的管理水平，如何有效提高人力资源管理人员的专业化水平，成为了医院现代化建设的重中之重。从业人员专业化水平和职业素养需要不断提升和加强，首先，要建立人力资源从业人员管理制度，专业化队伍建设离不开制度保障，通过规章制度规范人员职业道德和水平，使其对人力资源管理工作产生热爱和尊重，不断端正从业者心态，加强从业者对自身职业的认同感。然后，要加强人力资源管理工作的职业培训，定期开展职业生涯规划和专业培训工作，深入提升从业者管理水平，不断提高管理工作专业化建设。其次，要建立人事档案工作从业人员上升通道，创建职业发展平台，在评职晋级、干部选拔方面给予政策倾斜，增强从业人员的归属感和获得感。最后，专业化队伍建设离不开思想道德教育，要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，不断加强从业人员思想政治教育，将党的建设与专业化队伍建设结合起来，树立党员标杆，以先进工作者为引领，宣传优良端正的工作作风，真扎实干，使人事档案工作长期扎实发展。

4.创新建设医院人才储备数据中心

现代化医院的建设离不开大数据的支撑，人才培养和岗位晋升需要充足的数据信息，充分利用人事档案管理工作能够获得准确、真实的人员档案信息，合理化利用和分类、及时更新数据信息等是人才储备数据中心建立的重要手段。人才储备数据中心的建设现代化医院人力资源科学规划、岗位科学配置、动态人员调配、岗位考核和提升计划等各个方面提供了有力保障，在人才数据中心建设过程当中，要协调好专业技术人员的培训和指导，不断加强专业技术人员计算机能力和专业操作能力，及时掌握各项电子化功能，对操作的重点领域和重要环节要加强培训，在后续工作开展中进行全面动态化管理。

5.健全医院人事档案管理制度化建设

一项工作长期稳定的开展离不开制度化建设，制定切实有效、长期稳定的制度管理方案是人力资源管理工作顺利开展的重要保障。人事档案管理制度不是一项规定化制度，需要不断与时俱进，在实践和改革中更新完善相应管理制度，及时制定合理有效的监督机制。由于医院人事档案管理过程中突发事件时有发生，及时有效的预警和应急预案，可以为医院平稳解决人事档案管理工作。无论是医务人员档案还是患者档案，都需要经过严密、细致的收集、整理、管理、入库等过程，每项工作都要有专人负责，按照相应的规定进行操作，应保证档案管理工作的安全规范性。

以吉林省某医院为例，该单位在人事档案管理制度化建设过程中走在了同类医院前列。该单位明确要求，凡归档的材料一律用钢笔书写，字迹要清楚，文字简明，内容要真实。档案保管人员要有计划地搜集、补充档案材料，做到定期检查，及时做好归档工作。编制使用方便的检索工具，做到有条不紊，井然有序，查找方便，提供迅速。档案保管人员及借阅档案人员做好保密工作。建立健全保密制度，严防失密、涉密事故发生，保证干部档案的安全。调出调入及时调档，不经科长批准不准私自携带档案，不经科长批准不阅档。查阅档案时要爱护档案材料，不得在档案材料上涂改、勾画、批示，不得折叠、撕毁、污损、折卷、抽出文件材料。如发现不轨行为，视情节轻重给予必要的教育和行政处分。保证所管理的档案数量齐全，完好无损，内容完整。严禁任何人私自保存任何人的档案材料。严格控制档案借阅，须持有符合上级规定的介绍信，经科领导同意方可借阅。除审干借用档案可出档案室阅卷外，其他借阅者均不得将档案带出档案室，如当天不能阅完，可第二天查阅。凡借阅档案，一律履行借阅登记手续。对归还档案，要严格检查，无缺损方可注销借阅手续。新调入人员档案未及时过来的，要及时主动向院单位催要。调出人员要及时转递档案。专设档案室、档案柜，档案柜要坚固实用，经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和安全设施，贯彻“以防为主，防治兼施”的方针。每年核对一次档案。认识档案应通过机要交通传递，不准公开邮寄或交本人自带。收到档案单位，经校对无误后，应在回执上签字盖章。抄录档案要准确无误，不得更改。要在抄件上注明抄录人的姓名、单位、抄录时间，经接待人盖章后方可带走。提高应付突发事变的能力，出现意外情况，应积极采取措施，及时向上级主管部门报告。档案工作人员变动时，交接双方须逐卷、逐件进行清点，编制移交目录，工作移交后可离职。

四、结语

医院现代化建设的进程中需要不断提升人力资源管理制度，深化人力档案管理工作的开发和利用，切实为医院长期稳定发展提供真实有效的数据信息，不断创新工作方法和思路是新时代医院人事档案管理工作提升的有效途径。