信息公开视角的我国公安档案管理研究

■ 王新 章晓春 曾涛

公安档案工作在国家档案工作中处于重要地位，同时有力支撑着公安部门各项工作的稳定运行。公安机关在履行自身职能过程中出现了大量公安档案材料，主要内容包括政治、经济、文化等各个方面的内容。公安机关必须要妥善管理档案材料，使其在实现社会安全稳定过程中展现更为积极的意义。尤其是进入信息化时代以来，我国各行各业均出现了巨大变化，档案管理引进信息化手段，对其进行深入开发利用，成为摆在公安部门面前的主要任务。

一、我国公安档案管理中暴露的不足

（一）公安档案管理体制不合理

我国档案管理当前实行“双重管理”的做法，公安部门属于国家行政管理部门，其档案管理同样也存在着政事不分的问题。当前公安机关档案管理模式已与时代发展需求相分离，如基层派出所直接负责档案管理，而进入新时期以来，公安工作内容不断丰富，基层档案管理要求不断提高，其档案管理体制与时代发展已经出现了脱节。有的地市级公安档案工作部门从属于办公室，工作人员流动性过强，而且经费缺短，一旦出现办公室领导不重视的问题，则不能发挥应有的作用[1]。

（二）信息化建设急待提高

当前，一些地区的档案管理工作依然应用手工操作的方法，这一现象在经济欠发达地区表现尤其明显。虽然有的地区已经开通了网上档案著录与查询系统，但基层派出所的文书、业务档案还不能实行电脑管理，当前公安档案信息管理系统不能稳定运行，数字化工作面临着诸多困难，只有少量档案材料能够上传网络。随着我国信息技术的不断更新，尤其是信息化建设对公安档案管理工作提出了新的要求，公安档案管理过程中出现了大量新问题，不利于数字化建设的顺利开展[2]。

（三）档案材料开发利用效率不高

我国公安机关的档案室在过去较长时期内得不到领导者的大力关注，档案管理人员大多是面临退休的民警，而公安档案具有较高的利用价值，其与公安工作中的刑事侦查、治安管理等关系密切，由于其中存在着大量问题，因此公安档案不能为刑事侦查、治安管理提供有力服务，其作用大打折扣，同时也阻碍着公安档案管理工作的顺利开展。第一，不能及时收集，进入信息化时代以来，公安档案不再以纸质形式大量出现，主要表现为磁、电、光等各种信息形式，这些公安档案可以在较短时间内传递，同时易于保存与管理，但有的单位却不能及时收集档案材料，一味关注红头文件，而忽略了其他文件材料的收集。有的单位采取定期收集的方法，过于依靠“等”的做法，导致大量公安档案资源流失。第二，档案材料不能发挥应有的作用，各部门间的档案信息不能实现及时交流，存在着大量重复性劳动，导致大量档案材料不能发挥应有的作用，如管理方法陈旧、工作量较大等。

（四）档案管理人员能力不足

第一，领导不重视。有的领导认为档案管理工作不重要，其思想观念不能更新，这种状态下无论档案管理人员付出多少努力，档案工作也不能发挥较大的作用，因此严重挫伤了档案工作人员的工作热情，阻碍着档案管理工作的稳定实施。第二，管理人员能力不足。档案管理不具备专业人才，不善于及时捕捉档案信息，不能对档案信息及时分类，信息查询困难较多，有的管理人员思想落后、不敢创新，只有在档案需求人员查找档案材料时才能提供各种服务，不能主动开发档案信息资源。第三，不具备专业档案管理人员。大多基层派出所的档案管理人员同时负责内勤工作，在档案管理过程中投入过少，不具备档案管理时间，只有遇到上级部门检查时才临时搞突击。第四，不能开展人员培训。大多公安档案管理人员没有参与过专业培训，档案管理方法过少，不了解档案管理各项规定，在实际管理过程中无从下手，导致档案管理工作水平不高，档案材料不完善不完整[3]。

二、信息时代我国公安档案管理策略

（一）完善档案管理体制

我国各级公安机关可以考虑创建公安档案信息资料中心，定期收集基层单位上报的各种公安档案信息。这种做法不但可以对基层派出所的档案管理工作进行指导与监督，而且进一步充实了公安档案信息资源。促进我国公安档案管理体系的日益完善与合理。

（二）建立合理的管理机制

第一，实行责任制。要求各单位领导负责档案管理工作，切实在档案管理工作中发挥重要作用，从而带动档案管理人员主动参与信息收集。领导人员可以利用抽查与定期检查相结合的做法，对档案管理人员进行监督与指导，有利于迅速确定档案管理工作中暴露的问题，并采取妥善的解决措施进行处理。第二，实现规范化建设。各级公安部门要认真遵循档案工作规范化标准，在档案材料的收集、整理、转移、保存等各个方面建立管理制度，定期对档案管理人员进行考核。结合公安档案管理要求，根据本单位实际情况制订管理制度与实际操作标准，将各项管理制度落到实处，通过严格的制度促进管理工作日益规范[4]。

（三）引进档案管理信息化手段

第一，创建开发平台。只有创建合理的开发平台才能保证公安档案实现网络化管理，才能及时收集各级公安机关上传的档案数据，并实现部门间的信息共享。数据库模式设计涉及各个方面的问题，公安档案网络化管理离不开数据库建设，要保证数据库设计具有较高的性能，才能与当前警务应用结合在一起。第二，引进信息化基础设施。以公安网为基础创建档案信息化管理网络体系，使当前档案信息发挥应有的作用，在市局与各县合理配置档案管理专用服务器，分配数量合理的档案管理专业人员，由软件公司承担售后服务工作，各单位档案管理人员及时上传本单位档案信息，各个基层派出所不再单独建立数据库，可以利用公安网直接上传档案信息。第三，引进现代管理技术。档案数据在数字档案中占有重要地位，因此不但要重视软硬件建设，而且要时刻关注网络安全，提高档案管理人员的风险意识，这是公安档案管理部门开展信息化建设的重点。数据备份是为了随时恢复保存的数据，一旦备份无法恢复则意味着失去了备份的作用，所以做好数据备份工作非常关键[5]。

（四）重视公安档案资源的开发利用

第一，提高服务意识。公安档案管理部门要随着时代的快速更新及时转变管理思想，主动接受与公安工作有关的新政策、新观念，主动研究公安档案管理工作新情况，学习公安档案开发利用新理论新知识，这是信息时代公安档案管理人员应该具备的基本素质。档案管理人员要具备主动意识，利用档案信息为公安各项工作提供超前服务，要着眼于公安机关的整体发展。要想真正发挥公安档案材料的作用，则需对当前档案资源进行大力开发。进入信息时代以来，公安档案管理人员要敢于应用计算机网络技术与数据库，对掌握的数字档案资源进行开发，开创数字档案信息服务新形式，有力支持公安档案管理工作的稳定实施。第二，重视文件收集。只有做好文件材料的收集工作，才能对文件材料进行开发，（1）制订完善的收集制度，档案收集制度应该覆盖收集原则、收集范围、收集要求、收集方法等各个方面，对收集的档案材料进行严格管理。（2）应用重点收集与广泛收集相结合的方法，不但要重视收集纸质档案材料，而且也要收集录音带、光盘、各种视频等档案信息。（3）规定收集时间，做到定时收集定期上交。针对公安机关召开的重要会议、发生的重大事件、大案要案等信息材料要定时收集，并要保证档案材料的完整。第三，充分利用公安档案信息。开展档案管理工作是为了更好地应用档案信息，公安档案管理工作应该以档案开发为主，进入信息时代以来，社会形势与治安形势不断变化，公安档案管理部门要在档案资源开发过程中引进丰富多样的方法与措施，创新档案管理工作方式，尽快实现网上查阅档案材料，为公安机关实战创造有利条件，提供多样化服务。

（五）充实公安档案管理团队

第一，加强领导。要求公安机关各级领导大力重视档案管理工作，及时转变管理思想，深入理解信息时代档案管理工作性质与地位，档案管理人员也要做好档案管理宣传工作，通过强调实际效果帮助广大公安民警转变对档案管理工作的认识。公安档案管理工作涉及大量内容与各个领域的知识，要求管理人员对本职工作高度负责。因此各级公安机关在档案库房建设、配备专业管理人员等方面要加大投入力度，真正解决公安档案管理过程中出现的困难。第二，充实档案管理团队。各级公安机关要进一步明确档案管理职责，要求档案管理人员切实承担档案管理责任。可以通过建立档案管理工作激励制度强化管理，针对表现突出、成果显著的工作人员及时给予奖励。为了保证档案管理团队的稳定性，在减轻档案管理人员劳动强度的同时强化其奉献意识，防止管理人员出现不稳定情绪。要为档案管理人员学习创造有利条件，定时支持管理人员外出参观，学习先进单位的成功做法，激励管理人员的工作热情。同时应用人才招聘的方法及时引进一批专业技能突出的本科毕业生，使其承担基层档案管理工作，有利于保证档案管理团队的稳定，促进基层公安档案建设的顺利开展。

三、小 结

进入信息化时代以来，公安档案管理工作在迎来发展机会的同时面临着诸多困难，而利用信息公开有利于推动公安档案管理工作的顺利开展，使其有力支撑公安机关各项工作的稳定运行。随着我国科学技术的快速更新，公安信息公开成为时代发展的主流，我国公安机关档案管理工作务必认请形势，及时转变思想，实现跨越性发展。