国有企业督办工作优化提升实践与思考——以中国铁路国际有限公司为例

中国铁路国际有限公司综合管理部 柳昕

一、引言

督办工作是国有企业有力有效推动工作落实的重要方式和关键环节。督办工作事关全局、不可或缺，积极探索督办工作更为科学有效的方式方法，对于提升国有企业工作效能、推动重大决策的贯彻落实具有十分重要的意义。

二、开展督办工作的重要意义

国有企业可持续发展离不开政令畅通，更与领导决策、部门执行的闭环管理密不可分，而督办工作的成效直接影响领导决策是否得以实施。从企业管理角度分析，领导研究决策的事项其实只进行了一半，更重要的另一部分是部门如何有效地贯彻执行，真正将研究决策的“指挥力”变为推动工作的“执行力”。因此，有力有效开展督办工作是整个闭环管理体系中不可或缺的重要一环。

三、督办工作存在的主要问题

公司组建初期，由于各项管理制度尚未建立健全，且中老、雅万、匈塞、拉合尔等境外重点项目已处于前期准备（或启动）阶段，为有效推动境外项目建设任务，公司于2016年正式启动督办工作。通过一个阶段的初步实施，发现督办工作存在三个主要问题。

（一）督办工作内容覆盖面不够

公司组建初期，督办工作主要侧重于国铁集团、公司领导关注的重点事项，以及路外单位重要文函批示落实等内容，缺乏对公司年度工作部署、专业会议研究事项、下一阶段性重点任务的整体关注。实施过程中，存在督办工作事项缺漏，督办内容覆盖面不够的问题。

（二）督办形式不便于跟踪管理

前期工作中，主要采取《督办事项通知书》的书面程序，辅以电话提醒、微信提示、协调沟通等方法跟踪进展，并形成月度《督办事项落实情况通报》。由于书面程序比较复杂，且一些重大（要）督办事项需相关部门、项目机构负责人出具反馈意见，不仅工作耗时费力，且督办周期较长，难以持续追踪督办工作的整体落实情况。

（三）督办工作思想重视度有待提高

前期工作中，督办工作偶尔出现决策比较好但贯彻执行不到位问题，致使某项具体工作达不到预期效果。具体来讲，对于由单一部门承办或明确牵头部门的决策事项，执行情况较好。但对于需要部门之间、部门与项目机构之间协作的事项，存在一定推诿扯皮、“踢皮球”现象，思想重视程度有待进一步提高。

四、督办工作提升的实践与思考

前一阶段工作中，虽然公司各部门、项目机构能够认真执行督办工作，但督办过程中普遍存在时效性不强、反馈不及时现象。同时，由于公司尚未启动信息化建设工作，部门文书普遍在收文登记簿内手动填写公司领导批示内容，受每日收发文件较多的影响，时常出现登记不及时情况，导致后续督办工作内容不完整。鉴于此，为有效提升督办工作效率，2017年至今，结合督办工作中存在的一些问题，逐步开展督办优化提升工作。具体内容分为六个方面。

（一）优化《督办事项通知书》，建立《督办事项清单》

前期，由于督办事项较少，《督办事项通知书》主要采用“一项任务一份通知”格式，不仅督办效率低，且不利于追踪掌握。2017年年初，按照“化繁为简”的工作思路，开始对《督办事项通知书》的书面材料进行集成，通过建立《月度督办事项表》，实现由“WORD文字版”向“EXCEL列表版”转换。经过2年多版本的优化调整，2020年年初，最终形成以“督办依据、督办事项、责任部门（机构）、完成时限、办理情况及进展详情”等六个大类模块为基础的《督办事项清单》，并通过每周滚动销号方式追踪掌握各部门、项目机构具体承办事项的进展情况。

（二）将“每月督办”转为“周周落实”

前期，督办工作每月开展一次，但各部门特别是项目机构时常因时差、传输渠道等客观因素出现反馈不及时、不全面等问题，鉴于此，尝试对督办周期进行优化。按照“化整为零”的工作思路，在《督办事项清单》的基础上，采用“周初督办立项、周末梳理汇总”的工作方式，将《督办事项月度情况通报》细分为4个单周工作循环，每周整理并对比各部门、项目机构上周填写的新增、延续及办结事项，实时追踪各项督办任务进程，为领导决策提供准确依据。经对比，每周开展督办工作后，各部门、项目机构督办完成率较同期分别提升3.5%和1.7%。

（三）探索“会议纪要督办化”工作模式

在“周初督办立项、周末梳理汇总”的基础上，为进一步提升督办工作的实效性，尝试以公司周例会为试点，借鉴国铁集团建设管理部《督办通知书》样式，将《公司周例会纪要》转换为《公司周工作督办通知书》，妥善解决了会议部署与督办工作的衔接问题。通过梳理国铁集团任务部署和公司阶段性重点工作安排，逐项明确牵头（配合）部门，并及时纳入每周《督办事项清单》，促使会议研究事项的落实力度进一步提高。

（四）由“单一领域”向“多元化”模式转换

在《公司周工作督办通知书》的基础上，对《督办事项清单》内容进行了“多元化”扩充。一方面，按照“年度重点工作安排、会议研究事项、领导批示事项”等三项重点内容，对督办列表及内容进行优化调整，重新编制了督办事项填写说明，确保每项督办工作的责任部门、完成时限、办理情况等一目了然。另一方面，进一步拓展了督办工作范畴，由“单一领域”的周例会督办，逐步拓展为经营管理、项目开发、工程建设、运营维护等“多元化”专题会议，实现督办工作与公司重点任务紧密相连。

（五）引入色彩管理，醒目提示督办事项

针对督办工作转向“多元化”，日均督办数量环比大幅增加的实际情况，为进一步协助各部门、项目机构更好地推动重点任务，一方面，创新采用了色彩管理法，将督办依据中“月度新增项”填充为“黄颜色”、督办事项中“本期新增项”标注为“红颜色”，以醒目颜色区分新增、原有督办事项。另一方面，引入日期管理条件函数并辅以颜色提醒，当日期临近办结时限时，此项工作对应的“完成时限”栏会自动填充为“深红色”，以醒目颜色提示承办部门此项工作急需落实。此外，还对“办理情况”栏的文本框颜色辅以条件函数，对办理中（黄颜色）、已办结（绿颜色）、未办结（深红色）进行醒目区分。引入色彩管理后，不仅承办部门对新增事项一目了然，督办工作链条也更加清晰明朗。

（六）转换模式畅通渠道，助推项目机构督办落实

项目机构是落实督办任务的重要环节，受国家之间时差、传输方式等客观因素的影响，督办效率较预期仍有一定差距。为进一步解决此项问题，一方面，通过调整“综合部——项目机构”单点督办模式，尝试以业务（综合）部门为轴心，建立“综合部——业务（综合）部门——项目机构”联动协作模式，明确业务（综合）部门为项目机构执行督办工作的牵头单位，通过专业领域的工作衔接，更好地推动督办任务落地实施。另一方面，综合考虑电子邮件查阅不及时等客观因素，与项目机构建立动态沟通机制，利用企业微信工作群组提示督办事项，并辅以阅读反馈提醒功能，及时掌握项目机构消息查阅动态，进一步提升督办工作效率。

五、下一步督办工作的方向与建议

通过对督办工作的优化提升，公司各部门、项目机构逐渐加深了督办工作重要性的认识，在工作执行力、任务办结率等方面均较以往有较大程度提升。同时，面对督办内容多元化的发展趋势，为进一步提升督办工作效率，2021年年初，正式启动督办信息化工作。

（一）探索督办信息化管理模式

现阶段，利用信息化手段提高督办效率和质量已显得尤为重要。虽然督办工作逐步构建以综合部为中枢，“综合部——业务（综合）部门——项目机构”的三级协调联动模式，但面对督办工作多元化的发展趋势，工作效率如何进一步提升已成为督办工作亟待解决的问题。鉴于此，结合公司OA信息系统上线实施，在充分借鉴国铁集团、中国移动、中国交建等督办系统的基础上，组织系统内相关单位就督办系统主要功能需求、管理流程等进行深入对接，通过信息化手段高效推进督办工作取得新成效。

（二）编写函数实现数据展示信息化

针对督办工作“点多线长面广”的问题，为更好地梳理统计各部门、项目机构的每月督办完成情况，探索在原《督办事项清单》的基础上，新建《部门办理情况汇总表》（EXCEL版），通过对“续转事项、新增事项、到期事项”进行数据筛选，逐项编写管理条件函数，并以百分率格式展示各部门、项目机构的督办事项办结情况，办结率一目了然，进一步为公司领导决策提供参考依据。

六、结束语

综上所述，本文对公司督办工作的优化提升进行了详细阐述，希望能够给予大家一些启发。督办工作对于许多国有企业来说普遍是一个薄弱环节，必须给予高度重视并采取科学合理的改进措施，不断提升督办工作效率和质量，为国有企业可持续发展提供坚强保障。