谈云南省机关事业单位文书档案工作继续教育的重要性

昆明市滇池水生态管理中心 王亚萍

一、文书档案工作的重要性

文书是什么?多指公文、书信、契约等，重要的文书形式包括请示、函、报告、通知、通报等。《中华人民共和国档案法》总则中所规定的档案指的是“过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图片、声像等不同形式的历史记录。”[1]文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生包括请示、批复、报告、通知、会议（纪要）记录等文本。与图片、声像等历史记录相比，文书记录或档案在我国的行政机关单位有着举足轻重的地位，曾有历史学家说道：“中国行政机构实为‘以文（公文）治天下’”。文书或文书档案在我国国家治理过程中的重要性不言而喻。

如何规范、有效、准确地做好文书档案的归档、整理、管理工作？也就成为一个档案工作人员基本职业素养。文书的分类、整理工作，又在档案管理工作的“前端”，任务繁重。作为文书档案工作人员，需要对大量的文书原件尤其是与归档责任单位相关的文书真伪性、合法性、全面性、系统性进行甄别，需要花大量的人力、物力；同时，伴随着“数据化时代”的到来，更要求档案管理适应数据化发展，符合“一秒定律”，随即产生了档案数据化的时代需求，对文书档案工作人员亦提出更高的工作要求。

尽管《云南省档案条例》第十二条中明确：“档案工作人员应具备档案专业知识，经培训并由云南省档案行政管理部门考核合格后方可以从事档案工作。”[1]但就现实情况来看，并不乐观。不少机关、事业单位档案工作人员，皆为兼职人员，专职人员岗位少，很多亦没有接受过系统或专业知识或技能培训。

二、文书档案工作中存在的问题

以下笔者结合自身工作经验、个案访谈及文献综述，谈谈云南省机关事业单位文书档案工作中存在的问题：

第一，文书办理与档案实务之间的“衔接”存在“脱节”。文书工作与档案实务两者有较强的联系，但又在分工上各有不同，这就形成了文书办理与文书档案后期管理的分离管（考）机制，并在一定程度上导致了文书业务与档案实务之间的距离不断拉大，甚至出现“扯皮”与“脱节”。据反馈，有不少机构出现10余年未进行文书档案归档、整理、移交的情况，也就很容易造成文书档案成为自家业绩；一旦文书人员档案意识淡薄或文书工作人员办文能力较弱，均容易导致公文处理及归档不规范，甚至是文书档案丢失；同时，监督、监管机制的缺失，也容易造成文书档案无人问津的状态。

第二，文书档案管理人员配备不足、管理工作重视程度不够。不少机关事业单位普遍存在的情况是，文书档案管理工作通常由办公室文职人员兼任，专职的档案管理人员较少，身兼数职（包括办文、信访、会议、后勤等职责）的办公室人员自身精力有限；同时，档案工作年度归档的特性，亦让办公室人员不需要及时对档案资料进行收集、分类、鉴别，时间战线越长，亦进一步增加了档案实务的难度；而档案兼职人员本身对文书档案价值的鉴定也很难进行把控，就更容易导致文书档案在收集阶段就存在着价值判断失误。当然，因职责不清、重视度不够等原因，亦很容易造成“领导不重视，科室不管理”的艰难现状。

第三，文书档案管理人员招聘有待改善。机关事业单位文书档案工作人员的业务能力有待提升，有一个重要原因在于多数文书档案工作人员均是“半路出家”。随机查询一家云南省机关事业单位近几年文书档案业务处室（设置）的招聘信息就能够看到，招聘人员专业限制非常宽泛，“科班”出身的文书或档案管理工作者非常少见。

为此，也就造成新进工作人员需要一个较长的适应过程，文书档案工作，多属“传帮带”模式，即师傅带徒弟；如若师傅能力有限，徒弟或新人的局限也就可想而知，还会造成新人多走弯路的情况时有发生。加之并不注重新进人员的专业技能继续教育，也就更容易造成对文书档案工作的推动不足。

三、云南省机关事业单位文书档案工作人员继续教育现状

“半路出家”居多，“传帮带”局限明显，文书档案继续教育就显得尤为重要。文书档案继续教育，指的是对档案工作人员进行知识和技能更新、补充、扩展和提高的过程，旨在不断提高从业人员的专业技术工作能力。而档案工作在机关事业单位内作为专业技术岗，按照有关专业技术人员继续教育的最新要求，继续教育内容包括了公共科目和专业科目，同时，对继续教育的学时也作出了相应规定，即每年累计不少于90学时，其中，专业科目不少于总学时的2/3。

由于从事文书档案工作人员的教育背景不同，学历、阅历等不同，文书档案专业技术人员层次自然不同，对于学习的内容需求、培训方式等要求也就不一。

就目前来看，云南省机关事业单位文书档案继续教育主要由云南省档案局及云南省档案学会主持，从双方官网公布的继续教育通知及要求来看，目前云南省内的档案继续教育主要以基础知识培训、学术讲座、专业研讨等方式进行，培训形式以授课为主，每期培训时间在7天左右，每天的课程安排在6个课时，每年开班培训次数在4-5次，主讲人主要为档案工作一线工作人员或高校档案专业教师。

四、文书档案继续教育存在的问题

第一，继续教育机会少。笔者在与不少云南省机关事业单位的文书档案工作人员进行交流中发现，机关事业单位中真正从事文书档案工作的专业技术人员少，主要是专业技术岗位（编制）设置少，接受继续教育的机会亦较少。

第二，机关事业单位不少领导不重视新进专业技术人员的入职及继续教育培训，并且保障力度不够。不少机关事业单位中，因对文书档案工作不重视，也就很容易忽视专业技术能力及水平；对文书档案人员的继续教育就更不重视；不少人还认为通过招聘考试的文书档案或文秘工作人员，自然就应当具备了基本的专业的文书或文书档案专业技能，不需要接受继续教育，继续教育尤其是脱产培训还会影响到单位的日常工作开展；不少专业技术人员主动提出培训要求，内部还不能够得到资金或工作协调保障。

第三，当然，不少文书档案工作人员本身的参与积极性也并不高。由于领导不重视文书档案工作，认为文书档案工作清闲、事少。为此，不少机关事业单位从事文书档案的工作人员年龄结构偏大，认为档案工作是没有“仕途”的岗位，对于参加文书档案继续教育的热情也不高。同时，档案工作人员的整体职业社会认同度较低等也直接影响到了文书档案工作人员的积极性。

五、文书档案继续教育对策探析

综上所述，笔者对文书档案继续教育提出以下几点意见及建议：

（1）加强继续教育制度建设，扩大文书档案继续教育人员覆盖范围。主管部门应加强继续教育制度建设，给予从事相关工作的专业技术人员以继续教育制度或法律保障。同时，由于文书档案工作涉及部门多、人员广，应扩大接受继续教育人员群体，整体提高文书档案工作人员（专兼）专业技术能力。

（2）提高业务培训频次，充实继续教育内容。主管部门应提高继续教育频次，同时，应根据文书档案工作发展的需要，结合文书档案专业技术人员的实际，根据不同档案类别专业技术人员目标、知识结构和实际需要确定教学内容，以形成新的文书档案继续教育教材体系，开阔文书档案管理人员的视野，增强对新时代档案事业变革适应性。

（3）多应用新技术设备，注重变革教学方法。主管部门应积极应用并推广现代化教学手段，如互联网媒介新形式直播、腾讯会议等；丰富继续教育形式，增加继续教育学——用反馈机制，不断提升档案管理实务“授”与“用”效能。

（4）增加文书档案人员外出实地考察继续教育机会。主管部门应该充分利用“国际档案日”[2]学习交流的机会，多组织同行业工作人员举行行业交流，或到沿海城市（如杭州等地）进行考察学习；多举办相应的学术论坛等继续教育活动，拓宽文书档案工作人员的工作格局与视野，以便了解国内外档案工作的最新特点和发展趋势[3]。

（5）加强档案行政执法力度和广度，将档案继续教育纳入档案行政执法及机关事业单位年度目标考核体系，以确保档案继续教育实施成效。此外，加大档案继续教育宣传力度，提升档案职业形象等亦对档案继续事业具有助力作用。