数据化在事业单位人事档案管理中的实践

涿州市交通运输局 宁宇

激烈的市场竞争为事业单位的发展带来了更大的挑战，优秀的人才在事业单位可持续发展中起着非常关键的作用，而加强对人事档案管理的重视是解决人力资源问题的根本。鉴于此，在信息时代的背景下，促进人事档案管理工作的改革，将信息技术与人事档案管理工作有效结合是当前提升事业单位综合实力的前提。通过信息技术的应用能够真正实现事业单位人事档案管理的先进性、科学性和效率性，有效提升事业单位人事档案管理的工作效率。因此，加强信息技术在事业单位人事档案管理中的应用是我们必须要面对和思考的问题。

一、大数据的特征

大数据虽然没有统一的界定概念，但是其拥有以下三种特征：第一，具有大量的数据。现阶段，大多数人借助互联网对想要的信息进行查询，抑或是借助于互联网活动留下关于自身较多的信息。立足于此两点，计算机可以帮助取得较为繁杂的多种数据。第二，低密度价值。过去人们需要在一个限定的区域来查询自己想要的信息，而随着大数据技术的运用，人们可以在较大区域查询自己想要获得的信息内容。故此可知，大数据具有低密度价值。第三，快速的处理速度。在大数据时代，互联网资源可以接受较多的信息内容，因此需要不断加快信息处理速度，从而使相关用户能够快速获得这些信息，进而提升用户的满意度。

二、事业单位人事档案管理现状

（一）缺乏信息化开发

大数据时代，信息化的发展是一个标志性现象，数字化经营管理模式渗透到一家又一家企业，能够有效帮助企业利用科技与数据进行更加高效化、智能化的管理，好处是降低管理的成本，提高档案的利用率，但是，大多数事业单位依旧采用纸质形式管理档案，没有意识到数字化管理的重要性，也没有科学高效的制度，单位内部的人事资料管理依旧采用传统形式，不适应信息化时代，在组织活动中无法及时利用人事档案资料进行人才的任聘工作，降低工作效率。除此之外，纸张保存管理也是难题，如果没有专人维护和保养，很容易造成档案的损坏，降低档案使用的及时性与准确性，纸质材料也非常容易丢失，信息化程度的低下导致了档案本身的安全问题。

（二）传统人事档案管理制度落后

现在虽然在国家层面反复提倡各行各业改革创新，但是部分事业单位对顺应时代要求、与时俱进创新的理念还没有一个深刻的理解，依旧在沿袭传统的人事档案管理模式。以纸质档案保存下来的各类人事信息，在单位员工数量增加、各种工作不断深化的情况下，极难满足事业单位发展的需要，导致人事档案管理工作的难度增加、效率低下。另外，这种纸质档案保存信息的方式，也导致其进行二次非正常修改和操作的可能性大大增加，不利于保证人事档案的真实性。

（三）存在安全性问题

目前，大多数单位会运用电子档案，因为电子档案的成本相对较小，其所占的空间也较小，在一定程度上利于环保工作的开展，进而得到广泛运用。虽然其便捷性相对较强，但在存储过程中的安全漏洞也相对较大。在安全层面经常会受到网络病毒的感染，导致计算机中存储的文档遭到破坏。计算机网络被攻击时，机关单位内的档案就会被黑客获取，导致有关的机密性档案泄露，给机关单位带来较为严重的损失。因为机关电子档案有独特性，档案部门在对档案进行管理的时候，更需要重视安全性问题。

三、大数据时代事业单位人事档案管理的创新路径

（一）紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念

在对大数据时代下企业档案管理工作的创新思路进行研究时，可以针对这一问题，通过紧跟时代潮流、改善自身档案管理观念的方式，在提高档案管理效率的同时，有效促进企业档案管理工作的优化和发展。在实际进行完善的过程中，企业单位可以针对当前档案管理的现状，从其中的实际弊端入手，充分发挥大数据时代信息化、智能化优势，完善自身的档案管理架构，在提高档案管理效率的同时，有效促进企业档案管理工作的优化和发展。首先，是对自身档案管理观念的转变，在实际进行操作时，企业领导可以安排相关领导和档案管理人员，到先进档案管理示范点进行参观，了解大数据时代信息化档案管理的优势和实际内容，通过直观的效果体现，进而有效转变自身的档案管理观念。其次，在转变观念的基础上，对自身的档案管理架构进行改革，在实际进行改革过程中，不能直接一刀切，而是要循序渐进，先从某一部分档案入手。以企业人事档案为例，这一方面的档案信息比较简单，并且流动性比较大，在完善过程中，可以利用大数据时代数据信息的便利性，创建和购买相应的档案管理软件，对人事档案的调入、储存、查看、更新、调出等板块进行整体构建，以人事档案为试点，在体会优势的基础上，促进档案管理观念的转变。

（二）增强管理人员素养，提升业务技能水平

事业单位中的人事档案管理员应重视大数据的重要性，不断提升自身的综合业务能力。首先，人事档案管理员应丰富自身的学习渠道，在保障质量的基础上，不断学习新知识。档案管理员在最初接触大数据时，应先熟悉大数据的基本概念，再熟练应用大数据技术，并最终实现精通大数据技术。其次，人事档案管理具有极强的操作性，档案管理员应在深刻理解大数据理论常识的基础上，将理论常识付诸实践，促使在人事档案管理工作中充分发挥大数据技术的本质功能。最后，档案管理员在应用大数据技术后，需细致观察大数据为工作带来的便利性，并深度挖掘尚存的弊端，积极寻求改进措施。如此不仅能丰富档案管理员的大数据视野，更能提高工作质量与效率。

（三）健全档案信息化管理系统

机关单位工作强度相对较高，在高强度的工作模式之下，机关单位收集和留存的档案信息就会越积越多，如果不能及时地将这些信息进行整理、归纳和分类，会使得大量档案信息丢失或是失效。因此，机关单位要及时建立并健全相关管理系统，除了可以改善以上诸多情况，还可以使机关单位内人员实时共享部分档案信息。机关单位的档案信息分为两部分，一部分是具有隐私性质的，另一部分是具有开放性质的，这可以实现部分档案信息的公开。与此同时，机关单位可以融入扁平化的管理模式，这种管理模式的优势在于可以打破原有单一的信息传递方式，并且使得机关单位内部相关档案信息的传送速度加快，可以在一定程度上实现机关单位内部信息的共享和互动，促进机关单位信息化管理的全面发展。

（四）确保人事档案信息的安全性

在建立健全了人事档案现代化管理系统之后，要聘请专业的技术人员进行系统信息的安全维护，定期更新不同人员进入该系统的权限，避免无关人员侵入系统。比如在人事档案中，关于基础信息修改一项可以进行一个永久性痕迹残留，在出现安全问题之后可以根据这个浏览修改痕迹去查寻非法操作的来源。还要加强人事档案管理系统的安全防固，比如建立防火墙、设置秘钥等等，以确保人事档案现代化管理系统万无一失。对于传统的纸质文档也可以进行一个备份，以备出现问题核查。

（五）强化档案维护

以信息技术促进人事档案管理工作改革中，相关的管理人员要加强对档案数据的维护，确保其安全性与保密性。首先从硬件与软件设备的建设角度出发，加强资金的投入力度，实现软硬件设备设施的更新，使用较为先进的软硬件设备。由于网络环境较为复杂，多数机密档案信息容易受到黑客的攻击，因而要加强对网络环境的安全防护，合理选择杀毒软件，提高防火墙技术，最大程度地防止内部网络受到外界的攻击。其次，应当明确不同档案的密级，对不同的人事档案进行分类整理，通过设置不同的用户权限来保障人事档案使用的规范性，借助电子密钥的方式确认登录者的身份。除此之外，在电子档案查阅的过程中，针对不同的用户也要设置不同的权限范围，强化对用户活动的监督管理，避免信息在查阅过程中出现丢失或窃取的问题，对人事档案信息的安全性造成一定的影响。

（六）信息化设施建设

目前，人事档案管理的关键问题在于信息设施的不完善。大数据时代，人事档案有信息化、科学化的要求，能够对数据进行分析和整理，并安全地存储文件，都是企业人才未来调用和发展的必要环节。企业引进新技术首先要完善信息设施，这就要求机构加强软硬件设施的投入。只有实现基础，才能使原有的人事档案管理系统与数字化办公系统有效、准确对接，保证人事档案管理系统的信息化建设水平。大数据时代，人事档案的科学管理将带来极大的便利，事业单位将为信息设施建设奠定坚实的基础，保证企业管理的高效运行。

四、结语

在大数据时代，顺应时代要求创新开展工作是非常必要的。对于事业单位的人事档案管理而言，创新就是要和大数据时代的信息技术相结合，同时考虑本单位的性质来建立人事档案管理系统，相比传统的人事档案管理模式，这更有利于促进人事档案工作效率的提高，更有利于提高事业单位人事档案的管理质量。