浅淡如何做好会议记录确保归档质量

魏 媛

（太原供水集团有限公司 山西太原 030000）

在机关单位的日常工作中，会议这种探讨的方式应用广泛。在开会过程中，不同的发言人就问题提出自己的看法，这些看法对于今后各种制度的制定有着直接的影响。尤其是对于管理工作来说，由于不同管理者负责的具体方面有所不同，因此，应用会议方式促进交流与探讨是十分必要的。会议记录这种形式，能够对会议中各方的发言进行记录，在会议结束之后，需要重要的与会者进行签字。会议中探讨的内容是具有一定效力的，发言者需要对自己的发言内容负责，确保发言记录存档。这对于后期工作具有极高的参考价值。然而，在现有的档案管理工作体系中，由于会议记录的非正式性，没有相关的规定对会议记录的归档方式进行明确说明。这对工作造成了一定的困难。因此，我们需要对此有所重视，根据现实需求，提升会议记录工作的质量。

一、规范会议记录的工作流程

在各单位中，会议记录工作的开展广泛，由于具体的会议内容以及记录的人员不同，会议记录工作的内容也会呈现出差异。会议记录文件本身的差异，会给后期的归档以及应用工作带来困难。尤其是在会议记录的过程中，其规范性不足导致的内容确实、重点不明确等等，会降低会议记录的档案价值。因此，我们需要就会议记录的工作流程进行规范，按照标准的记录方式，详细地记录会议当中的内容，并且完成全部工作流程，保证会议记录的正确性以及有效性。

（一）做好会议记录的准备工作

在会议记录的准备阶段，单位需要根据会议的内容选择适当的会议记录人员。会议记录人员要具有较好的文字功底，并且具有相关的工作经验。同时，单位对会议记录人员的政治思想水平要有所关注，要求其政治思想水平过硬，能够按照政治要求展开记录的工作[1]。

在会前，相关人员需要整理好会议中需要应用的相关资料，要求会议记录人员阅读这些资料，对会议的具体内容、探讨的重要问题有所认知。在此基础上，部门要为会议记录人员准备必须的工作工具，包括会议记录工作中需要应用的记录工具，专业纸张、速记设备、录音笔等。目前，一些录音笔有直接的语音输出功能，其对于补充会议记录内容，完成会议记录的细节有所帮助。为此，单位要重视对记录工作工具、技术应用进行有效更新，选择有助于工作质量提升的技术工具。

（二）在记录中严格遵守会议记录的规范

会议记录需要有严格的工作规范。

首先，记录人员需要完整地记录会议参与的细节，包括会议时间、与会人员、探讨的问题、重要发言的详细版本；其次，记录人员在记录中，需要按照严格的时间顺序，对不同与会人员的发言进行记录。需要注意的是，一些会议的延续时间较长，可能存在持续召开的状况，记录员就需要对每一部分的记录进行具体的时间标注。另外，在会议记录的过程中，记录人员需要正确地使用各种会议记录的工具，在会议记录的专用纸张上，都需要填写详细的内容，确保会议记录内容的详实，避免出现字迹潦草，不能识别内容的情况。最后，记录人员在会议记录之后，要对记录的内容进行再度整理，对于其中需要补充的内容，应当用录音笔等工具进行内容补充。根据会议的规模，会议记录需要由重要的与会人员或者全体与会人员进行内容的确认、签字，确保内容与真实状况相符合。会议记录人员也要对自己记录的内容负责，不能随意地篡改与会人员的发言。最好应当用发言原话作为记录的内容，以免在转述的过程中产生歧义。

（三）对会议记录进行初步梳理

在一些会议中，由于会议的时间较长，探讨的问题众多，会议记录中要点相对不突出。为了适于存档工作以及会议记录的应用，记录人员需要对这种类型的会议记录进行初步的梳理。例如，应用档案袋对会议记录进行保存，记录员需要在档案的背面应用标签的形式，对其中的主要内容进行标注。这些标注的内容，即是对会议记录的梳理。

这一工作需要参与会议记录的人员与档案存放人员进行合作。会议记录人员，对自己记录的内容了解较为透彻，档案管理人员，要根据档案工作的管理细节，标注会议档案。双方之间合作，能够有效地减少工作中出现的错误。首先，工作双反需要核对会议的具体细节，包括会议时间、地点、次数、与会人员等等。档案管理人员要核对会议记录后的签字，确保会议参与者的签字数量与实际状况一致。其次，会议记录人员要对会议中探讨的重要话题进行提取，由于会议记录对今后的单位管理工作会持续地发挥作用，需要应用一部分的会议意见。同时，会议主题与会议中具体的探讨话题，在一些情况下会存在不一致，本次会议中的发言可能会对探讨主题之外的管理工作发挥积极作用。对于其中有价值的发言内容，档案管理人员需要做好标注。由于会议记录者以及档案管理人员对话题具体内容认识的深度有限，记录人员要根据发言人员以及其他与会人员的强调，标注这一部分的内容[2]。

二、优化会议记录档案管理工作的质量

（一）做好对档案内容的分类

在一般的情况下，单位中会议记录档案的分类是按照时间的顺序进行划分的。不同机关单位中会议的规模、频次存在差异，这种形式在一些情况下，会造成档案调取的困难，降低会议记录档案的应用率。一般对于会议次数较少、规模较小的单位来说，其应用单纯的时间分类法就能够进行有效的档案分类。对于会议内容较多的单位来说，会议记录要结合会议的主题，再按照时间顺序进行档案的分类。这种方式在会议记录档案的应用中，能够看到明显的意见变化状况，对于探讨问题的优化能够起到帮助。

另外，不同类型的会议，其重要程度也是有所区别的。在单位中，其他类型的文件在保管中，有不同的档案级别。会议记录的档案整理工作，也可以按照分级的方式，对会议记录档案的级别进行划定，将不同级别的内容归入同一区域。在其后的会议记录档案调取中，档案管理人员要根据其能够调用档案的级别，进行相关的档案调动，做好相应的保管工作与保密工作[3]。

（二）优化档案管理的工作方式

现阶段的档案管理工作，信息化的程度不断提升，会议记录的档案管理工作，也要跟随信息技术的变化而进行。不同单位中信息技术的应用、电子文档的应用程度有所区别，档案管理工作也要根据具体的情况，合理地应用电子信息技术。

比如，单位中整体的档案管理工作信息化程度较低，会议记录的档案管理工作需要与整体的管理方式保持一致，随着技术的进步再进行提升。一般情况下，档案管理需要建立起相应的电子目录。应用电子目录可以快速检索相关的内容，确定会议记录档案的存放位置。一些单位的信息化档案管理水平较高，对于重要的文件都分别应用纸质文件以及电子文档两种形式进行保存。为了提升今后的应用效率，重要的会议内容，也需要档案管理员整理成为电子档案形式，在电子档案库中存档管理。另外，在目前的技术与设备支持下，重要会议的录像录音资料也要进行保存。一般情况下，录音资料仅作为会议记录工作的参考资料，录像资料中各种信息较为明确，有的资料价值更高。在电子信息库中，档案管理人员需要对相关的文字资料以及影音资料进行整合，确保能够在需要应用时，及时地进行全部资料的调取，互为补充[4]。

三、结束语

要想把会开好，会议组织是关键，会前准备是前提。规范高效的会议，用好记录人，是做好会议记录的基础。会议记录要做到要素和内容的齐全、完整、真实、客观，层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号正确、字迹清晰，不出错别字。达到以上程度，就是好的会议记录。整理归档后，会议记录将以档案的形式继续发挥作用。档案管理人员要根据档案应用的需求进行档案的归档管理，持续推进会议记录整体工作水平的提升。