医院文书档案管理的办公自动化应用分析

张晓霞

淄博市第七人民医院 山东 淄博 255000

引言

档案管理在医院各部门中非常重要，而文书档案管理是档案管理中占比比较大且重要的部分，而且对医院发展具有一定的参考价值，对医疗技术的进步也有一定的推动作用。目前，社会发展越来越快，医疗体系也随着时代的发展而改革创新，医院文书管理也逐渐进入办公自动化，这不仅是时代发展的要求，也是医院发展的必经之路。

1 医院文书档案管理办公自动化的作用

1.1 提升办公室工作效率

伴随计算机技术的快速发展，人们办公的形式逐渐从纸质办公过渡到了无纸化办公，将信息记录方式从手工记录过渡到了计算机记录，同时文书档案信息的储存介质也有了本质的变化。尤其是档案管理工作，传统的管理方式耗费庞大的人力资源，管理过程依靠手工，管理过程非常复杂。而储存方式过渡成为数字信息的形式，在网络环境下，实现了管理流程、方法的便捷性，减少检索的繁杂程度，降低了医院人力资源的消耗，提高了医院文书档案管理工作的效率[1]。

1.2 提高文书档案管理的使用效率

在传统的文书档案管理过程中，主要是依靠手工操作，同时这项工作有比较高的操作要求，而且非常容易出现错误。但计算机相对人而言，其具有强大的信息处理能力，能够更加有效的储存和统计各种信息，有序管理文件，文件的书写、传递也更加便捷，极大地提高了办公效率。随着我国市场经济的发展，以及医疗系统改革的持续深入，医院档案管理也需要进行相应的提升，尤其是文书档案管理的使用效率。

1.3 强化医院信息资源共享和利用效率

医院档案部门记录是医院发展当中的历程，像一个纪实类纪录片一样记录医院的发展脚步，包含了医院在不同时间点的大事件、人物、事件、工作等。随着信息技术的进步，以及对各个行业的渗透，医院文书档案管理也逐步进入系统化、科学化、信息化的管理中。在医院文书档案管理信息化之后，管理逐渐从单向过渡到体系化，同时也合并了目录和内容，另外信息和记录载体的分离，也实现了医疗机构之间的信息进行资源共享，提升医院信息资源利用率，而医院信息的脱机处理、实时调用、查询准确率等都有了巨大的提升[2]。

2 医院文书档案管理办公自动化应用策略

2.1 强化档案管理制度

在医院的日常管理当中，要对文书档案进行细分化分类，如按照性质、特点、作用等，同时结合办公自动化所需，从制度层面不断完善文书档案管理，在融入办公自动化后形成相应的规章制度，如档案收集、编目鉴定、统计检索等制度，从而规范档案管理。同时，医院要依据相关的管理制度，在明确档案办公自动化的要求后，对档案管理岗位职责进行科学的调整，不断改良档案管理流程、方式等，进而强化档案管理制度。

2.2 组建合理的办公自动化系统

就文书档案管理自动化而言，与其联系非常紧密的就是管理的信息系统。医院需要立足自身发展方向、远景等，对文书档案中的问题进行客观分析，强化办公的自动化，不断吸取更加前沿的技术，进而构建属于自身的办公自动化系统。实现各种信息的数字化采集、识别，最终能够通过相关的电子设备，在自动化系统中用数字化的方式显示出来。另外，医院在组建自身的自动化系统过程中，要注重管理过程中的流程细节，将工作规范化、合理化，如其中的分类、鉴定、排序、归档、调取等，从而让获取的档案信息更加具有自动化、信息化的特点，尤其是在信息检索和输入的环节，充分为信息使用者提供更加便捷的使用渠道和方式。完成文书档案信息共享过程中，还需要充分应用网络技术提升信息利用率，进而强化自动化系统，构建具有自身特色的信息处理体系，合理的归类、处理各种文书档案，确保文书档案工作流程的流畅、便捷、准确等[3]。

2.3 强化工作人员信息素养

随着医院办公自动化的应用，文书档案工作岗位对信息素养越来越高，部分工作人员的信息素养无法适应相应的岗位要求。所以，医院要充分重视工作人员信息素养的强化，并且切实落实工作人员的培养制度。医院要根据自身办公自动化的需求，对工作人员进行相应的培训，让员工能够充分掌握相应的理论，并且能够熟练应用各种技巧，如信息采集、整理等流程中计算机的应用，并提供更多的实践机会，强化工作人员信息素养，提升医院文书档案管理的办公自动化水平。同时，医院也要注重引进相关的人才，合理安排档案部门的员工结构，提升工作人员信息素养的平均水平。

2.4 提高文书档案信息数据的安全性

在文书档案管理自动化应用过程中，电子数据的传输和加密会受到各种因素的影响而产生安全风险。所以，医院相关工作人员要定时定期检测设备，以及检查电子设备中的档案文件信息，以及电子数据传输的安全性，发现问题实时解决。另外，文书档案管理部门要设置专员管理和监督电子设备，并定期对电子档案的储存、传输设备进行清理维护，确保电子设备能够正常工作。另外，医院也要在文书档案管理部门的电子设备中加入防火墙，防止信息被盗窃，以及加入信息调用时进行身份验证的方式，进而确保办公自动化过程中数据的安全性。

3 结束语

综上所述，文书档案是医院当中非常重要的信息记录，文书档案管理能够有效记录这些信息，进而为医院未来的发展提供相应的参考基础。随着信息技术的发展，各个领域的办公进入信息化、自动化已经是时代发展的趋势，所以医院要重视文书档案管理的办公自动化应用，根据自身情况设置相应的应用和管理制度体系，确保医院在信息化时代发展更快、更高效。