企业智能协同办公平台的构建研究

黄洪斌

中车建设工程有限公司 北京 100078

引言

互联网信息时代下，企业的信息化建设经历了多年的发展，如今日趋成熟，在提高企业经营能力的同时，提升了工作人员的办公效率。智能协同办公系统可以让企业的日常经营管理运转更便捷高效，随着智能终端处理能力的提高和5G网络的普及，办公系统也将会朝着移动化的方向发展。

1 企业智能协同办公平台建设现状

互联网时代带动了社会经济的繁荣，越来越多的企业应运而生，面对日常办公问题，要求企业管理者加强对智能化办公平台的重视。针对目前企业协同办公平台的建设现状，主要体现如下：①办公审批流程烦琐，审批中存在资源浪费的情况。员工在日常工作中需要拿着各式各样的文档和单据穿梭在不同部门间，等待部门领导审批签字，如果领导出差或者审批被驳回，员工还要继续等待或者来回邮寄材料，无形中增加了企业的运营成本，不利于工作效率的提升。②业务操作不规范，存在信息孤岛。线下签批时存在印章滥用等情况，部门间业务弹性过大导致企业业务流程不规范。各部门之间联系不够及时，没有实现信息共享，这些问题的出现会导致企业业务系统形成信息孤岛，信息统计和分析存在困难，严重影响工作效率[1]。③不同阶段上线的各类信息系统繁多，操作烦琐。企业在信息化建设过程中陆续进行各类信息系统上线，没有进行协同办公理念，各系统基本处于独立应用的状态，PC端、移动端均需要装多个软件，使用人员需要多个产品（系统）频繁切换，操作烦琐；各系统间数据不能互通，重复操作多，而且容易产生信息安全隐患。

2 企业智能协同办公平台的功能需求

2.1 邮件功能需求

当前企业内建立了基于个人计算机平台的邮件系统，由于企业内部有外出办公或出差人员，无法在自己的计算机中收发邮件。为了突出移动办公的便捷性优势，有必要开发出一套将办公应用拓展到个人移动端的邮件系统。系统可同时通过PC端和移动端处理邮件。

2.2 工作流程需求

因企业有员工需出差或外出办公，无法及时上企业内网查询办公业务信息，会对项目进度造成影响。因此，智能协同办公平台需开发可以随时为出差和外出员工通过微信等即时通讯软件向系统提交工作发布的功能模块。比如系统管理员可提前对审批申请、请假申请等相关工作流程进行设置，员工根据需要提前定义好的表单填写，使工作流程更加顺利[2]，员工也可随时查看流程进度，推进流程进行。

2.3 员工考勤需求

以往企业的员工考勤设备主要依靠“指纹考勤机”和“人脸考勤机”两种，这些考勤设备只能在固定位置考勤，考勤时间单一，操作者只可以设置考勤时间，无法对设备灵活化应用。有的企业规模庞大，考勤地点多，外勤人员考核需要加入自身实时位置信息，只有这样才能准确判断外勤人员的考勤真实性。不仅如此，针对员工工作请假加班、节假日休息等情况，系统应提前根据实际情况做好排班联动，或者系统需要在下班时间升级，考勤系统可根据前一天加班情况适当减少第二天员工出勤时间，帮助员工提供串休安排等。

2.4 即时通信需求

以企业员工通信录为基础，智能化协同办公系统支持单聊和群聊等多种即时通讯模式。单聊就是员工一对一聊天，内容仅支持二人可见，具有较高的隐私性。群聊信息就是公司或部门管理员建立聊天群，邀请相关人员进入，管理方式比较严格，只有通过申请的人才能进入[3]，在必要的时间及时清理群成员或者解散群组。此外，还有聊天室模式，该模式下聊天环境是开放的，员工可以随时进来或离开，管理松散，管理者可在聊天室内抛出开放性话题供员工讨论，比如提出对企业现代化管理改革的意见或建议。在不同的通信模式下，平台带有信息提醒功能，可存储聊天记录，整合信息流，将同一类型的话题集中显示，方便员工查询。平台消息发送支持文字、图片、文件、表情、语音以及视频等模式，也可以在群聊中发送红包和链接，全方位提高企业沟通效率。

2.5 方案设计需求

一方面，平台设计应满足企业安全保密要求。移动应用的安全问题至关重要，其中存在物理风险、有意破坏风险、管理风险以及无意操作失误风险几种情况，根据以上风险对平台物理层做出安全防护，从技术上和系统机制上保障平台的运行安全。

另一方面，平台设计应满足使用性能要求。保持平台使用认定，在应用系统实施日常操作时，极特殊情况除外，不应出现任何系统错误或者系统意外中止运行的情况。平台需要具有良好的开放式接口设计，保证未来系统扩展和二次开发的能力，适应公司未来需求的变化和发展；保证平台系统使用灵活，系统和软件接口变化时，用户操作方式、信息获取方式也会做出相应改变，此时软件系统应及时调整，时刻保持高度灵活，适应不同的运行环境，为企业营造良好的办公环境。

3 企业智能协同办公平台的设计原则与实现目标

3.1 设计原则

智能协同办公平台的系统设计应遵循相应的原则。遵循统一性原则，即统一规划标准，统一平台管理，分步实施各项操作，拉近各部门间的联系，实现全体员工的高效协同。遵循集成性原则，解决以往企业存在的信息孤岛问题，对操作系统和数据库实现数据对接。遵循实用性原则，从企业实际发展需求出发，采用无代码的方式开发定制业务，尽可能提高用户需求响应率，提高企业市场竞争力，增强企业和客户之间的黏度。遵循可持续性发展的原则，面向服务的平台体系架构，以可拓展标记语言作为设计基础，提高系统灵活度，使系统可以根据业务的变化而做出调整。

3.2 实现目标

依靠互联网信息技术和SOA系统架构模式，建设简单便捷、响应迅速、功能丰富的企业智能协同办公平台，推动办公审批流程的无纸化和业务流转的自动化。关于智能协同办公平台的建设目标，主要如下：①规范化，即遵循统一接口标准，保证服务调用模式统一，规范信息传输方式。②可扩展化，以平台现有功能为基础提供标准接口，满足用户个性化需求，采用高内聚和松耦合的平台组件形式，按照用户实际需求部署组件，为企业提供高效多功能的系统管理帮助。③移动应用目标。按照用户需求进行门户的灵活配置，关注用户体验，强化平台使用功能，通过智能手机和平板等移动设备，打破以往办公的时空限制，采用平台移动化应用软件支持随时随地办公。④流程制度化。依靠图像化展现形式，明确业务审批流程，落实审批人职责，使业务审批环节变得高效透明[4]。

4 企业智能协同办公平台实施方案

4.1 基于SOA架构建设协同办公平台

SOA架构具有高内聚和低耦合特征，依靠SOA架构搭建企业智能协同办公平台，使平台具备组件式集成发展理念。将原本分散的功能一同封装为组件，各个组件之间利用接口实现访问功能，这样不仅方便系统维护，平台组件管理也更规范，提升平台使用的灵活性。基于平台提供不同引擎组件，按照企业实际业务需求进行业务变更和功能充足，可以有效降低企业实施成本的同时实现与企业制度的高度契合。SOA协同办公体系架构下，将用户信息系统作为服务目标，所有内容整合到平台内，降低了用户使用平台的复杂程度，凸显平台的人性化。平台共有四个层次，第一层为展现层，包含内部员工、外部用户以及移动平台几部分，实现对各个用户的统一协调管理。业务层包含业务管理、流程管理、表达管理、信息发布等内容，在移动办公方面可实施报表开发和系统集成功能。引擎层主要包含数据挖掘引擎和门户配置引擎，与接口开发平台相联系。数据层包含关系型数据库、NoSQL数据库、文件服务器，可为企业日常办公管理提供强大的数据支持。

4.2 工作流引擎

智能协同办公平台的工作流管理模式符合WFMC标准，平台业务流程的建模符合BPMN2.0规范。工作流引擎可提供图形化界面，提供串行、会签等不同运行模式。针对流程审批人提供不同用户选项，可对审批人设置过滤项，使业务流程运行和工作流发起更为便捷。在模板设置方面，工作引擎可向使用者提供临时版本模板，也可让使用者自行补充模板，避免流程模板设置过于复杂，降低使用难度。对已经存在的流程实例提供统一化图形流程界面，方便用户感知流程运行情况，平台向用户提供针对流程的监控分析功能，帮助企业分析流程，使流程精简化，为流程的梳理提供数据参考支持。

4.3 表单设计引擎

结合企业办公的实际需求，使用者参考平台表达设计引擎已有模板在线设计表单，表单设计完成后可直接从平台预览设计效果。表单引擎可为用户提供文本框、文本域、审批空间等功能组件，实现对表单的个性布局，让表单设计在负荷企业制度的同时更加美观。智能协同办公平台表单设计引擎对使用者提供参考模板，实现表单操作的简单化。

4.4 业务引擎

按照企业已有的规章制度，用户通过平台内业务引擎对业务属性在线配置。选用满足业务需求的流程模板，对流程加以关联，设置审批候选人或提示语，配置业务管理形式。此外，平台业务引擎还可以定义流程流转条件，完成业务自下而上的无缝切换，支持业务线上线下的转换，全面提高企业业务审批效率。平台支持自定义查询与统计功能，对已经存在的业务数据加以分析。

此外，系统拥有良好的开放性，平台业务拓展能力较强，对外部系统有着强大的集成能力，各部分组件有着丰富的接口，可以支持平台对内对外的应用。在功能组件上，系统支持组件的插拔，使用者可以按照自身需求选择个性化功能组件，通过插拔式设计方式将功能组件安装在平台内，实现功能组件高内聚与松耦合，也方便对组件管理与维护。基于协同办公平台的协作沟通组件，可以实现企业内部通信的快捷畅通，用户按照业务需求做好内部资源的有效调配，打破内部屏障，推动业务发展。此外，系统支持文档的自动发布与管理，可实时化进行数据统计与分析，利用平台业务引擎实现文档电子化存储，用户登录平台后在业务引擎的帮助下可以快速查询文档，也可以通过精准关键词数据挖掘引擎，生成报表信息，向企业管理者提供资料，提高其领导监控能力。

4.5 安全设计方案

移动化办公平台最大的设计难点在于安全问题，可从以下几方面出发保障平台稳定运行：①物理安全设计。智能协同办公平台产生的数据进行本地化存储，数据服务器部署在机房，要求机房供电设施必须满足二级系统物理安全需求，保证机房不断电，同时加强日志管理，在确保用户快速解决问题的同时同步消除安全隐患，防止问题发生。②网络安全设计。应用平台安全接入功能，将企业内外网络隔离，在企业协同办公平台内统一身份管理、数据传输加密管理、安全端口管理以及应用授权管理几部分，完成对移动终端接入的安全控制，防止威胁入侵平台。③移动终端设备安全认证功能。可以采用MAC地址或IP认证方式，只有系统白名单内的移动终端才运行能进入平台。④用户访问安全设计。平台实施用户身份管理，可以采用人脸识别或职位认证，以此保证系统访问安全可靠。⑤应用安全与数据保密。业务部门与信息部门共同组成平台使用权限管理小组，负责对用户数据访问权限的审核，确保数据访问安全。在传输带有保密性质的数据时，应做好数据的加密处理，应用端对端加密方式，从客户移动终端到企业接入服务器端做好加密，避免信息被窃取。

5 结束语

总而言之，互联网时代背景下，现代化企业管理离不开大数据与云计算技术的支持，通过建立智能化协同办公系统实现实时办公，提高员工工作效率，人们可以利用碎片化时间处理公务。平台遵循统一性和实用性原则，采用无代码的方式开发定制业务，提高用户需求响应率，依靠SOA系统架构模式，建设简单便捷的企业智能协同办公平台，真正意义上实现无纸化办公，为企业现代化管理营造了良好的氛围。