大数据背景下高校档案精益化管理探究与思考

丁志高 井泓全 付 杰 马林刚

一、高校档案精益化管理的科学内涵

高校一直都是科技发展的前沿阵地，无论是技术研发还是技术应用。随着大数据时代的来临，高校档案管理也迎来发展的新契机，高校档案精益化管理应运而生。精益化管理的相关理念最早是来自汽车制造领域，其本意是降低不必要的生产成本，提升实际生产经营活动中的管理效率和产品价值，精益化管理的应用在规模经济领域起到了非常良好的效果[1]73。在高校档案管理工作中推进精细化管理，其主要目的是通过优化成本结构，降低管理成本，提升高校档案管理的效率和质量，以期在大数据时代的今天促进高校档案管理向着更高层次发展。

二、高校档案管理存在的问题

1.管理制度不健全。经过几十年发展，各大高校根据自身情况都制定了相应的档案管理制度。但是，从整体上看，各高校所构建的档案管理制度是不够健全的，存在管理制度漏洞。档案丢失、档案损毁、人员疏忽现象经常发生。这些都是制度建设和管理环节存在的问题，亟待改善。从发展的角度讲，档案管理制度存在问题，会极大地影响我国高校档案精益化管理的效率和质量。所以，要对现行的高校档案管理制度进行再审视、优化和完善。

2.管理模式低效。改革开放以来，党和国家十分重视高等教育的发展，针对高等教育发展的财政投入也是越来越多。但是，高校在发展过程中仍旧存在一些问题。其中，高校档案管理问题就是重要的一环。很多高校在档案管理问题上的重视程度不够，管理效率较为底下，档案管理质量也不好。同时，固守旧有经验和思维定式，不敢创新，沿用旧有高校档案管理模式，缺乏大数据时代技术革新与管理创新的敏感性，对新兴的网络和信息技术缺乏认识，造成了很多高校档案精益化管理工作的滞后。

3.管理人员综合素质亟待提高。大数据时代，高校档案的管理和维护，需要档案管理人员具有较强的专业知识和责任意识，需要掌握较为先进的网络和信息技术手段。目前，各高校的档案管理人员，大多都是非专业人员，且年龄结构、管理水平、知识储备、责任意识都参差不齐。这就是很多高校档案管理成本较高、管理效率低下、服务质量低下的根本原因。而且，很多高校的档案管理者是非本校的外聘人员，虽然其专业程度较高，但是其整体管理能力和责任意识都不足以完成高校档案精益化管理的预定目标。因此，加强高校档案管理人员队伍建设对大数据时代高校档案精益化管理目标的实现，十分关键。

4.管理技术手段储备不足。大数据是在云计算、物联网之后信息技术产业又一次颠覆性的技术革命[2]47。大数据时代，高校档案精益化管理需要较为先进的网络和信息管理技术手段作为技术支撑。但是，很多高校档案管理存在基础设施和技术设备陈旧等问题。部分高校档案管理者对数字化管理缺乏认识，对信息技术和网络技术应用不够敏感，造成对档案管理的技术投入力度不够，网络和信息技术设备更新不及时，技术水平严重落后，形成了高校档案管理工作低质低效的恶性循环，造成档案精益化管理工作困难重重。

三、高校档案精益化管理应遵循的原则

1.坚持制度化原则。高校档案精益化管理要重点强调管理制度建设，以旧有的管理经验为蓝本，取其精华；根据高校的实际情况，从人、设备、信息等各个方面构建一套健全的档案管理制度，形成管理良性循环，堵住管理制度漏洞，将管理风险降到最低，加强制度执行，努力将高校档案精益化管理的相关工作落实到位。

2.坚持责任化原则。高校档案管理中最重要的是对人的管理，大学是一种典型的利益相关者组织[3]91。高校档案精益化管理首先要加强对工作人员的管理。要提高工作人员的管理能力，明确职责，确定分工，强化责任意识，将相关工作落实到个人，提升管理效率和服务质量，深度挖掘现有档案管理工作人员的潜力，充分调动其积极性，努力实现高校档案管理工作的高效率和高质量。

3.坚持创新化原则。大数据时代，网络和信息技术飞速发展，旧有的档案管理制度、工作方式、管理流程已经很难满足高校档案精益化管理的要求。这就要求高校档案管理工作人员，要强化创新意识，更新管理理念，加强制度创新，提升对网络和信息技术更新的敏感度，更新服务理念和知识体系，将创新性思维融入高校档案精益化管理工作始终。

4.坚持服务化原则。大数据时代，高校档案管理向着数字化方向发展，对于高校档案信息的需求也会越来越多。坚持服务化原则，供给高质量服务，不仅是高校档案精细化管理的要求，也是供给侧结构性改革的基本要求。高校档案精益化管理要坚持以服务为导向，以满足档案信息使用者需求为最终目标，提升服务意识，强化服务理念，以服务带动管理，以期高效率、高质量服务的实现。

四、大数据应用在高校档案管理中的意义

1.保障数据的可靠性。在信息时代，大数据较为广泛地应用在各行各业。在高校的发展中，人才培养、招聘信息、学术研讨等相关工作涵盖了大量相关数据，对数据信息的可靠性尤其是数据链的可靠性，提出了相当高的要求。在高校档案精益化管理的过程中，充分利用大数据等相关技术手段，可以充分地对已采集的档案数据进行分类、归纳、分析，建立完整的档案数据链，能对高校档案信息做到完整呈现，以保障高校档案信息的真实性、完整性、可靠性。

2.提升数据处理效率。大数据时代，大数据技术的特点是较高的运算速度和较强的处理能力。高校档案的精益化管理要充分运用大数据和网络技术手段，构建涵盖党建、教学、科研、行政、财务、组织、人事等领域的完备数据库[4]155。在有效的技术支撑下，各领域形成数据链，达到互联互通的效果，这会极大地提升高校档案数据的处理效率，对高校档案精益化管理的推进也有较大帮助。

3.提升数据使用效率。在高校档案精益化管理的过程中，积极运用大数据等技术手段，加强数据处理，会达到事半功倍的效果。在高校运行的过程中涵盖党建、教学、科研、行政、财务、组织、人事等诸多领域，传统档案管理模式已经难以满足当前高校运行节奏，强化大数据和计算机技术手段应用，实现对海量信息的甄别、筛选、提取、利用，弥补了高校档案管理信息采集数据规模大、时间长的不足，强化高校档案信息的分类和量化管理，提升了档案数据的使用效率，这是实现高校档案精益化管理的必由之路。

五、实现高校档案精益化管理的对策

1.优化信息采集。大数据时代，高校档案精益化管理的实质是信息资源的管理，优化信息采集就是重中之重。高校档案管理部门要提高认识、严格把控，加强对海量数据的处理、分析、整合，剔除缺乏实际价值的信息，提升档案信息资源的准确性、有效性、可靠性。同时，高校档案管理部门拓宽信息采集渠道，通过实用软件和手机App获得相应信息数据，还可以加强与政府、社会第三方组织的战略合作，实现资源共享，达到档案资源效益最大化。

2.强化资源共享。大数据时代，高校档案精益化管理强调信息资源共享的重要性。在精益化管理工作中，高校档案管理部门要树立大局意识，实现信息资源在多元主体之间共享，保证共享渠道畅通[5]163。提升高校档案资源的使用效率，深度挖掘高校档案资源的实际价值，构建一套高校档案资源共享制度。在实现精益化管理前提下，不断提升高校档案资源的开放程度，高校档案管理部门应具有包容性和开拓意识，加强高校和社会之间的合作，达成共识，构建一条信息资源共享的高速公路，以实现高校档案精益化管理的目标。

3.保障信息安全。大数据时代，高校档案精益化管理的实质就是信息管理，提升信息安全意识，强化信息安全手段尤为重要。高校档案管理部门加强对信息安全的重视程度，对精益化管理中可能出现的系统漏洞进行自检，加强人员培训，加强技术投入，坚持档案信息动态化管理，将档案精益化管理的相关制度落实到位，降低系统风险和信息安全风险，保障档案信息安全，实现高校档案精益化管理的高水平发展。

4.实现多元主体。高校档案的精益化管理要实现管理主体的多元化，为保证精益化管理的效率和质量，高校档案部门应与社会第三方组织合作，加强技术探讨、信息共享，拓宽信息来源渠道，从广度和深度进行有效合作，充分利用社会第三方组织的资源和经验，整体提升高校精益化管理水平。再者，在高校范围内，档案信息制造者、使用者、管理者形成良性互动，充分利用大数据和网络技术，高校档案管理部门可以设计相关实用软件和手机App，通过相关人员的广泛下载以及优化后台管理，拓宽信息采集路径，加强档案信息的多方主体，形成积极互动，实现高校精益化管理工作的常态化进行。

5.建设人才队伍。高校档案的精益化管理，必须突出人的作用。可以说，加强人才队伍的建设是高校档案精益化管理的关键。传统高校档案管理“四少两多”（四少：具有双高人员较少、具有专业素质人员较少、男同志较少、年轻同志较少；两多：女同志较多、年龄大的同志较多）的状态必须彻底改观。大数据时代，高校档案精益化管理需要高素质的综合人才，有管理统筹的大局观、技术革新的敏感性和制度创新的开拓性[6]65。这就需要高校构建一支综合素质较高的人才队伍，针对大数据时代高校档案精益化管理的特点，培养管理骨干，形成制度化。从短期、中期、长期三个时间维度，构建人才梯队，以招聘、培训、淘汰为手段，提升人才队伍的综合素质，为高校档案的精益化管理打下坚实的人才基础。

6.加强投入力度。大数据时代，高校档案的精益化管理需要一定程度的资金支撑，传统的低成本的档案管理模式已经难以满足需求，高校需要加强对档案管理的投入力度。要加强对技术升级的投入力度，大数据时代的技术设备更新换代较快，人员培训成本提高，日常管理费用也会有较大幅度的增长。但是，加强档案管理资金的投入，并不意味着可以浪费，高校档案精益化管理一个十分重要的特点就是实现管理资金效用的最大化，实现资金使用的合理分配和高效利用，避免不必要的消耗和浪费。要对旧有档案进行清理，实现相关资源的合理配置。高校要拓宽资金来源渠道，加强从社会募集资金，加强和相关企业合作，在合理、合法、合规的前提下，增加高校收入，为高校档案精益化管理提供充足的资金支撑。

大数据时代，实现高校档案精益化管理，要以大数据和网络技术手段为支撑，摒弃低效传统的档案管理模式，从档案信息资源的产生、采集、处理、分析、优化、整合等诸多方面，提升档案管理工作的质量和效率。我们也认识到，大数据时代，高校档案精益化管理要加强与政府、社会第三方组织的合作，拓宽信息来源路径、拓宽资金来源渠道、拓宽技术手段通道；重视人才培养，加强制度建设，坚持创新思维，真正地实现高校档案的精益化管理，助推高校教育事业的高水平发展。