大数据背景下人事档案管理的新途径

高利军

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

数字信息化技术的高速发展，高可靠平台建设，海量数据的交换，各类终端设备智能化与普及，由此形成的“大数据”应运而生。全力推动高校人事档案信息大数据化势在必行，以数字化助推人事档案系统的长远发展，构建主动服务于高校人力资源管理模式，充分发挥人力资源的潜在价值，促进高校人力资源管理更加精准性、前瞻性、安全性。为人才培养、产学研、服务社会等方面提供全面的支持。

一、高校人事档案信息化建设的现状分析

当前高校人事管理工作，主要以传统工作方式为主，原有人事档案信息系统使用多年。但存在无纸化、智能化程度较低，系统升级更新慢、功能模块设计单一且数据聚合能力差，面对大流量的人员办理各种事宜，人工完成的工作繁琐而又信息量巨大，与当今人事管理现代化发展不相适应，在智能化、便捷化等方面相比存在明显的不足，系统集成能力差、扩展性不强方面尤为明显。主要表现在：

一是人事档案信息涵盖的信息范围有限，随着高校教育事业的快速发展，对目前人事工作也提出了更高的要求，档案材料的收集范围逐步扩大，不同部门需求联系更加紧密频繁。但没有形成集成管理信息系统，各部门的信息系统分散管理运行。例如教师业务教学能力档案信息、思想政治素养档案信息、任职履历等均属不同部门信息系统管理。受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案检索、查阅、调用功能。我们要生成个人综合信息就要分别从这些部门中查阅信息才能获得。

二是档案原件的频繁借阅调用，带来的问题是档案原件损毁或破坏。对于不同种类档案的保管，存在检索效率不高，准确性较差的问题。还存在部分档案资料涉及安全或隐私，给日常管理实际操作难以严格区分界定权限问题。

三是难以形成规范化建设，由于部分原有档案信息数据库中的数据一般都是形成时间较早.基础数据质量不高，动态信息数据补充不及时不完整。造成原有的档案数据信息质量较低，使用率和可信度均无法满足日常工作需求。

四是现有人事档案信息数据挖掘不充分，当前高校人事档案信息系统在数据挖掘方面存在不充分、不撤底，只能满足信息统计等日常管理使用。无法综合利用大数据技术对人力资源管理各环节量化、分析生成有价值数据，此外高校人事档案信息化建设在专业人员配备、人才培训方面投入不足。难以支撑、推进新技术的档案管理的应用落地。

二、基于大数据的高校人事档案信息化建设的必要性

近年来，高校在信息网络建设取得了巨大的成就，推动融合高校人事档案信息化建设越来越重要，每个人不可避免存在频繁用档需要，人事档案工作的重要性不言而喻，首先要持续加强人事档案工作的重要性宣传，在思想上做到高度重视。严格落实人事档案管理各项规章制度，另一方面，运用大数据信息技术有助于提升人事部门综合管理，从而在根本上完善人事档案资料的真实性、完整性奠定基础，又能做到人事信息的更新和完善，真正够提供高人事档案信息质量。让各类数据信息服务人，不仅能够提高人力资源管理的高效性，让人事档案工作用数据为决策技术支持，主动适应人事工作未来发展新趋势。

人事档案信息化建设在助力人力资源管理同时，促进高校师资队伍的不断优化，提高了社会服务的质量，随着大数据技术的逐步完善，高校人事档案信息化的水平进一步提升，真正实现线上线下的有效配合实现高校智能化管理服务新模式。以及个性化的视角提高智能化 管理的水平。满足众多客户端的需求，完成向用户提供推送服务，除了校内用户外，还提供移动端，满足各种层次用户系统的需求。

探索扩大用户自助服务范围。自助服务如今已经成为提升管理、服务的重要手段之一。当前高校人事档案自助服务方面还存在较大不足，目前南方部分高校结合实际推出一系列的自助服务，受到广大师生欢迎并收到良好效果，高校人事档案管理及结合大数据技术，从技术层面完全能够实现，进一步扩大用户自助服务的范围，将日常工作中一些常用的信息查询、复印等实现在自助的范围，提供更多人性化的自由和便利。同时要防止信息数据安全，做好信息安全保护，保障用户隐私是当下信息安全首先要解决的问题，高校人事档案在实现大数据信息化过程中应给予足够重视。

通过信息化建设采集的大数据，形成完整宝贵的数据资源，采用图像识别、数据挖掘、人工智能最新信息技术手段，支持高校人事工作中在人才招聘、绩效考核等方面提供科学的决策依据，做到人岗精准匹配客观公正、薪酬待遇公平合理。促进高校师资队伍的不断优化，最终实现服务社会发展的需要。

三、加强人事档案大数据建设的对策建议

大数据时代下,高校人事档案管理发生档案数量呈直线上升,人事档案的来源趋向于多元化,档案信息异构化,档案管理信息化等一系列的变化.就大数据时代下高校人事档案管理信息化建设,进行研究和分析.信息化管理水平较低是当前人事档案管理存在的现实问题 。由于人事档案整理具有严格的规范性和高度保密性的特点，新形势下档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，加快人事档案管理的信息化建设势在必行。同时也面临前所未有的压力。人力资源管理正在经历一场与数字化新世界相互协调统一的过程。结合新技术、经验与实践，定义数字化人力资源管理。“重构人才赋能”解决思路，高校人事档案信息化推进应该充分融入“大数据”理念，有效挖掘和完善各类相关信息资源。使高校人事管理更客观、准确、科学。

除了提高线上线下服务外，建立健全各类规章制度也是高校人事档案实现大数据服务模式不可忽略的两大要素。随着各类人事档案信息资源不断优化，还需在系统使用过程中设置隐私保护功能，用技术手段防止不符合权限的用户调取档案信息。高校人事管理应发挥自身能动性，在专业人员培养方面，引入高层次人才，确立智能化管理理念。

加强数据安全。当前在加强档案数据化信息提升过程中，注重数据安全的保护。需要软、硬件基础设施的投入，高校档案的目标用户相对单一，安全隐患较低。因此，很多高校在进行档案智能化管理的过程中忽视了用户隐私的保护及网络安全的管理及维护。成为阻碍高校智能化管理服务模式发展的主要因素，需引起校予以重视。为数据安全营造良好生态环境。在自律方面，应注重多方协同，组织动员各方面力量参与网络综合治理，引导提高个人信息保护能力和水平，推进人事档案管理能力现代化，加强数据安全保护，提升数据安全保障能力，有效应对各种安全风险与挑战。

随着大数据时代信息化的建立，人事管理模式和思维方式必然同步推进。有效利用大数据促进管理决策的科学化，是提高人力、人才资源竞争力的重要手段。如何通过大数据有效的挖掘、分析、提升数据，使这些数据助力社会发展的新动能。只有有效地利用大数据技术才能进一步提高人力资源管理能力，通过创新管理方法，运用新技术，才能应对机遇和挑战。通过数据挖掘的数据探索、关联规则、聚类分析等，进行深入分析和有效挖掘，生成具有潜在利用价值的信息，预测人力资源发展趋势，为管理者提供重要决策依据。