高校遗留学生档案的成因及处理

刘一颖

根据国家政策，毕业生派遣期两年，满两年未落实工作单位的派遣回生源地。因为种种原因，暂存高校档案馆未返回生源地的档案转为了遗留档案。遗留档案的不断增多，加重了档案管理人员的工作负担，也给有限的馆舍存放条件带来了压力。如何应对日益增多的遗留学生档案和有效管理是目前亟待档案人员思考的问题。我校档案馆也意识到这个问题，紧抓机遇、创新实干，对遗留学生档案的管理进行了探索，取得了一定的成效。

学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，记录着学生在成长过程中的个人经历、德才能绩、学习和工作表现，是人事档案的重要组成部分，与个人发展、待遇福利息息相关。为了进一步分析遗留档案的成因，从源头上减少遗留档案的产生，更好地服务广大校友，笔者针对我校现存的遗留学生档案进行了详细的整理和分类，截至2018届以前的毕业生，共整理出2706份遗留档案（含南京动力高等专科学校，该校于2000年并入南京师范大学）。

一、遗留学生档案产生的原因

1.时代成因。1966—1971年，高等学校停止了按计划招生，1972年，多数高校恢复招生，但是不招收应届高中毕业生，只招收优秀工农兵学员。直到1977年国务院印发《关于1977年高等学校招生工作的意见》，开始恢复高考。20世纪70年代在校人数仅2000余人，新生人数和毕业生人数均不足1000人。随着中国社会发展，在校人数逐年增多，截至目前，在校人数已达30000余人。遗留档案的数量自20世纪90年代以后激增。

2.政策变化。1950年起中央决定对大专院校的毕业生一律统筹分配工作，到1989年国务院批转了国家教委《关于改革高等学校毕业生分配制度的报告》，1993年双向选择被推广到全国高校，完成了毕业分配制度向自主选择就业制度的过渡。20世纪90年代中后期，毕业分配制度基本退出历史舞台。所以，2000年以前的遗留档案相对较少，根据“一人一档，档随人走”的管理原则，档案根据毕业分配情况派遣至用人单位。双向选择制度实施后，毕业生就业的路径、形式多样化，随之带来的档案转递也出现了变化。1996年，人事部印发的《国家不包分配大专以上毕业生择业暂行办法》中指出：“全民所有制单位接收的毕业生档案，原则上由所在单位管理。非全民所有制单位接收的毕业生档案，由政府人事部门所属人才流动服务机构管理。毕业生毕业时没有找到用人单位的，由学校将毕业生档案转至毕业生入学前户口所在地政府人事部门所属人才流动服务机构管理。”2002年教育部和人事部规定，毕业生的就业时间延长为两年，学校可代管其档案，两年之后派遣回生源地。灵活宽松的政策方便了毕业生就业，但同时也出现了档案管理混乱和弃档现象。

3.学校内部沟通不畅。相当一部分的遗留档案处在学籍异动状态，包括休学、降级、转专业、延期毕业等。其中不乏十年以上的遗留档案。但这些异动状态仅是依靠毕业归档时，各学院辅导员根据当时情况而记录下来的，之后这些状态有无改变，是否已经办理了相关手续，档案管理部门无从而知。随着时间变迁，加上办公人员更替，学院辅导员流动频繁，造成了遗留档案无人问津，逐渐积压。部门之间缺少联动协作和制度规范，虽各司其职，但不能系统化地完成学籍由入校到出校。比如学籍异动单不能百分之百地转送到学生档案部门，造成在档案管理中出现多重数据交叉、反复整理档案等不必要的重复性工作。对于学籍状态不明的学生档案只能暂时保留在档案馆。学籍异动问题并不仅仅是流程性工作问题，学生档案的管理应与学籍管理一脉相连，档案的管理方式要随着学籍的异动而进行调整和改变。如果不重视这个问题就会导致档案管理的无序和混乱，造成不必要的麻烦。

同时，根据档案转递的要求，接收单位尤其是各地人才市场对材料不全的档案不予接收退回学校。所以在派发档案之前档案馆会对学生档案进行检查，不符合派档条件的会暂时留馆也造成了遗留档案的产生。尽管在毕业归档过程中反复要求，但仍有漏归、错归的现象。学院也未能按照要求及时补充材料，加上人员更替频繁，很多补充材料被遗忘在学院。长此以往，遗留档案的遗留时间只会越来越长。

4.大学生档案意识不足。在学生成长过程中，档案教育严重缺乏。同时，人事档案的性质决定了档案不会由个人保管和留存，只有在办理入职、升迁、落户等重要问题需要利用档案时，档案才会被注意到，一般情况下普通人几乎不会关注到自己的档案问题。大学生通常比较关注就业政策，对就业后个人档案的处理了解少之又少，甚至对档案工作有误解和偏见。很多大学生认为档案是学校和用人单位之间的事情，把责任通通推向了学校，更有部分同学直接弃档，还有的同学认为学生档案可以随意地复制利用。未报到新生和退学学生也没有及时办理调档手续，其中有部分出国且选择保留一年学籍的同学，在期满后既未回校办理退学手续，也未处理档案的相关事宜。虽然档案馆的老师已尽可能联系这些学生，但始终无人办理调档，给本已繁复的学生档案工作增加了难度。所以，想要减少遗留档案的产生必须从源头上下功夫。

5.学生档案工作缺少法律法规支撑。目前，针对学生档案管理的法律法规几乎空白，教育部和国家档案局2008年颁布的《高等学校档案管理办法》（27号令）中仅对学生类档案归档范围作了概括，对如何具体实施学生档案的管理没有更进一步的条例。2012年颁布的《江苏省高等学校档案管理办法》明确学生人事档案应作为高校专门档案管理，对归档范围作出了更进一步的说明。各高校没有标准统一的学生档案管理模式，一直以来都根据自身实际情况来开展工作。学生档案管理的归属也各不相同，有的高校是由档案馆统一管理，有的是分散在各个学院管理，也有的是由学工部门或人事部门来代为管理。这几种管理模式都存在利弊，没有专门的法律法规为支撑，学生档案管理工作在实际操作中遇到各种各样的问题没有路径寻求解决依据，各个高校也是摸着石头过河。

二、高校学生档案管理的改进与遗留档案处理办法

1.从源头上减少遗留档案的产生。

（1）建立校内部门之间协作桥梁。学生档案的管理不能仅仅依靠档案管理部门，《江苏省高等学校档案管理办法》中指出：“高校应制定相应的管理办法，厘清档案机构与学生管理职能部门、院系之间的职责范围和工作流程。”学生档案的转递需要多个部门的配合，以我校为例，新生档案由各学院负责接收鉴定，之后统一移交档案馆保管。毕业材料档案由学院负责移交和归档。就业办公室负责统计就业数据，档案馆按整理好的数据统一派遣。在校期间的学籍异动则是教务处和研究生院管理。所以，每一个环节都涉及学生档案的去向。学校各部门应打通彼此之间的壁垒，建立统一的数据服务平台，可以快速地抓取学籍信息、派遣信息，尤其是学籍异动状态可以及时精准获取，便于此类学生档案的管理。对于退学的同学可以及时通知他们办理离校和调档手续。同时，档案馆要加强对学院辅导员和兼职档案员的培训，宣传学生档案的重要性，强调毕业归档材料的准确性，避免因材料不全延误派档。

（2）加强大学生档案意识的培养。高校应高度重视学生档案的管理，加大档案工作的宣传和教育力度。在新生开学教育活动和毕业季活动中加入档案知识普及，让大学生了解学生档案的重要性，从思想上重视起来。我校在2020年6月联合校团委和校学生会，在校学生会公众号上发送了名为“毕业季——毕业生，这是你的档案全攻略”的文章，宣传学生档案的重要性、毕业后档案去向以及在派遣过程中遇到问题该如何处理等问题。借助学生会自媒体广阔的平台和校内较高的关注度，文章推送后，取得了预期的宣传效果，对广大毕业生正确处理调档给予了很好的指导。

（3）适当增加学生档案存档内容。因为没有专门的法规，所以学生档案的内容就没有明确的界定。目前，学生档案的存档内容局限在各类登记表、成绩单、党团材料和思想鉴定等方面。这些材料中几乎没有学生或家庭的联系方式。学生档案滞留在学校后，档案馆最先做的就是尝试联系学生，但是档案中没有记载，有的学生在毕业后即更换了电话号码，很难找到这些学生。如果在档案中增加联系方式会给遗留档案的处理带来便利。

（4）提高档案管理人员的职业素养。面对日益增加的遗留档案，首先，档案人员要积极面对，不能任由遗留档案越积越多。要对遗留档案逐一进行核查，明确遗留原因，比如因为材料不全或学籍状况不明的迅速反映给学校相关部门，退回的档案即刻联系学生本人。对于无法联系到本人的，发动学院的辅导员利用电话、微信群等方式通知学生。其次，在日常管理中，要定期对馆内遗留档案进行梳理，更新名单目录。对满足派档条件的遗留档案及时处理。最后，对于年代久远，材料有限的遗留档案，要认真核对个人信息。并注意遗留档案的保存方式，防止档案破损、发潮和发霉，对已经受损的档案进行修补。档案工作是一个系统性的工作，需要强烈的责任心和耐心，才能处理好纷繁复杂的档案工作。

（5）完善学生档案的法律法规。应健全和完善专门的学生档案法律法规，弥补这一块空白。只有在法律法规的支撑下，学生档案工作才可以有据可循、有法可依，才能有条不紊地发展下去。各个高校应高度重视学生档案工作，根据自身部门职能分工和学校发展需要，完善学生档案管理的规定和办法，厘清部门之间的职能划分和责任归属，制订相对标准的工作规范和模式。同时，加强档案管理人员、辅导员和大学生的档案意识培育，从制度上和思想上双管齐下，更好的解决学生档案工作中的实际问题。

2.对现有遗留档案进行精准管理。

（1）定期对遗留档案进行排查。遗留档案数量多、时间久、原因复杂需要进行准确、细致的管理，才能保证日后的利用需求。首先，要分类整理。我校以入学时间、学历和动专（南京动力高等专科学校）分为三类，分门别类并给每一份档案配以档案号。其次，著录成目录，详细标注出院系和专业。有的档案信息不全，就依据录取名册、毕业名册查找个人信息。尽可能做到详尽，方便日后查找。根据入库出库情况，每年对目录进行更新。再次，建立专项查询系统，利用数字平台加快检索查找速度，学生也可自行检索，提高工作效率。最后，对馆内库房进行合理划分，设置专门区域摆放遗留档案和在籍学生档案以示区分，实行专门管理。遗留档案遗留时间长还要做好防虫、防蛀、防霉工作，以防档案受损。

（2）建立遗留档案数字查询平台。为了更好地帮助广大毕业生查询自己的档案去向，我校构建了毕业生去向查询系统。随着干部人事档案审核专项工作的开始，档案馆陆续接到很多毕业生电话咨询，查找档案是否在馆，遗留档案又焕发了生机。我校档案馆利用先前收集的数据，在档案管理系统中加入了遗留档案查询功能。只要在我校档案馆主页上找到“毕业生去向查询”，在查询栏中输入“姓名”，学号为“遗留”，即可查询档案是否在馆，之后可按照调档程序申请调档。目前查询系统已经正式运行，效果明显，为多位校友解决了燃眉之急。

学生档案是高校教育工作的重要部分，关系着学生的学习、工作和日后的发展，学校各管理部门应通力合作、各司其职，为学生做好服务工作。解决好遗留档案问题是一项长期工程，作为档案管理者必须从根源上重视，在实践中找方法，优化管理方式让遗留档案不再遗留。