机关档案数字化外包工作风险防控

孙 姝

为了有效加强档案管理，更好地适应档案数字化发展趋势，许多机关档案室纷纷推进数字化档案工作。但是，由于机关档案数字化属于劳动密集型工作，其人员管理水平直接影响档案数字化质量[1]。对机关档案数字化外包工作风险进行有效管控，对于加快机关档案发展具有十分重要的作用。

一、档案数字化外包是机关档案数字化管理的重要路径

机关档案数字化外包，是实现机关档案管理数字化和信息化的重要路径，机关档案数字化外包工作，是基于档案数字化趋势而开展的。

机关档案数字化是信息时代发展的必然趋势。通过机关档案数字化，可以有效提升机关档案服务质量和服务效率，同时也是实现机关管理现代化的必然手段[2]。中央办公厅、国务院办公厅早在2014年5月印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确提出“要加快推进传统载体档案数字化”的要求，为机关档案数字化提出了新的发展要求。纸质档案存储、手工查阅与人工检索的传统档案管理方式存在的效率低下、管理落后、档案保护不力等诸多问题，已经严重制约和影响了机关档案管理工作，也对机关档案工作向数字化方向发展提出了新的要求。机关档案管理现代化、档案利用高效、服务网络化等，已成为机关档案管理的新目标，档案数字化成为机关档案管理新方向，机关档案管理已经从传统的纸质档案管理向数字档案管理进行转变。

机关档案数字化外包，主要是指某个机关单位把不属于国家法律法规限定的档案资源，委托专门的档案服务机构进行数字化加工服务的行为。中央办公厅、国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出，要支持档案专业中介服务机构参与档案事务，推动档案数字化外包服务健康开展。由于档案中介服务机构具有丰富的经验、先进的设备、娴熟的技能和专业化的档案服务，可以高效、快速地对大量机关档案资料进行批量加工。在对馆藏档案资料进行批量处理过程中，档案数字化外包是较为经济可行的路径和方案，档案数字化处理的进度和质量也都可以保障，有助于机关档案管理部门在短期内提高档案服务和档案管理水平。越来越多的机关单位开始意识到档案数字化管理的紧迫性与重要性，已开始推进机关档案数字化工作，机关档案数字化外包被许多单位所接受和使用，从而成为机关档案数字化的重要途径。

二、机关档案数字化外包工作中的风险分析

机关档案数字化，主要是采取数字化处理设备和技术，对机关档案进行数字化加工，将原来的纸质档案转化成为可以存储的数字档案[3]。机关档案数字化外包过程中，涉及承包方在机关档案数字化加工处理过程中有一套较为严格的技术要求和操作流程，因此对机关档案数字化外包工作风险进行评估，是确保机关档案信息安全和档案服务质量提高的重要前期。

1.机关档案数字化外包工作中的项目主管风险。机关档案数字化是一项系统性工程，机关档案数字化外包对实施单位有较高的资质要求，特别是对于机关档案数字化外包承包单位的技术力量、人员素质等有很高要求，直接关系到机关档案数字化的质量、进度和档案信息安全等。因此，在实施机关档案数字化外包之前，必须要对具体实施过程进行调研和统筹规划，不应只是安排了预算经费就一放了之，放任档案数字化外包单位自行安排人员进行入库调档和扫描处理，最终可能会因为制度执行不严不力、指导监管不到位、项目验收不严格，为后续的机关档案数字安全埋下隐患。

2.机关档案数字化外包工作中的档案实体风险。在机关档案数字化处理和加工的过程中，涉及的作业流程比较多，数字化处理工作量比较大，数字档案信息加工周期比较长，经手人员比较复杂。在机关档案数字化处理过程中，任何一个环节出现问题都会对实体档案安全产生威胁。如在对档案数字化处理过程中，实体档案资料出入库手续不健全或者交接不清楚，可能会导致实体档案丢失、缺少、损坏等问题，而且实体档案在数字化扫描处理过程中，也可能因为随意翻折或者错误打孔造成实体档案损伤。因此，在对机关档案数字化处理的时候，实体档案面临着“丢、损、乱”等问题。

3.机关档案数字化外包的数据质量风险。机关档案数字化过程，就是要把机关档案从传统纸质档案转化为现代信息化档案，就是把纸质档案内容向数据信息进行转化的过程[4]。在机关档案数字化过程中，如果对整理细则不能准确把握，最终将可能导致档案分类排序出现错误，档案内容的目录和实际内容无法对应。而且纸质档案的错扫、漏扫都可能导致纸质档案内容和数字档案内容对应不起来。色彩明暗调整处理及纸质档案去污、纠偏、裁剪如果出现不当，也可能导致色彩偏差较大、图像不完整、位置不居中等问题，对机关纸质档案的数字化处理工作质量产生影响。

4.机关档案数字化外包工作的信息安全风险。传统纸质档案面临着实体档案被损毁或丢失的问题，而机关档案数字化以后，也可能会面临存储介质稳定性和耐用性对机关档案数据安全性产生影响，特别是当机关档案数据存储介质，如移动硬盘、计算机硬盘等出现损坏现象以后，会导致机关档案数据丢失。机关档案数字信息的最大特点是档案载体和档案数据的可分离性，从而导致机关档案信息可能被篡改、复制。机关档案数字化以后，档案数据储存和使用的网络环境容易出现被病毒感染、黑客攻击等风险，可能也会导致机关档案信息出现泄密问题。

5.机关档案数字化外包的企业经营风险。机关档案数字化外包企业，可能在追求利润的目标要求之下，忽视企业内部运营管理，从而造成了团队执行能力较低、工作制度不完善、安全监督缺乏、工作人员能力和素质不符合要求等问题，甚至有的档案数字化外包服务企业团队是临时拼凑起来的，人员未经培训，导致人员素质参差不齐、片面追求档案数字化进度、操作过程中随意性较强，在一定程度上影响了机关档案数字化工作的质量。

6.机关档案数字化外包的行业监管风险。当前，已经具备机关档案数字化外包服务相关资格和资质的外包企业数量仍然比较少[5]。为了便于开展机关档案业务工作对接，下级机关档案管理部门一般都会选择上级单位已经选用的档案管理服务系统，从而提高档案数据信息的兼容性。但也在一定程度上造成了机关档案数字化外包过程中的地域封锁、一家独大的问题，机关单位档案室可供选择余地比较小，其议价能力也随之降低，在缺乏行业监管的情况下，机关单位档案室只能被档案数字化外包服务企业牵着鼻子走路。

三、机关档案数字化外包工作风险管控对策

针对机关档案数字化外包工作中的风险问题，主要从以下几个方面加以提升。

1.强化机关档案数字化外包工作责任。第一，要针对机关档案数字化外包工作，做到分工明确和责任到人。机关单位开展档案数字化外包工作，要加强组织领导，为降低项目主管风险，要求建立由单位法务人员、财务人员、技术人员、档案管理人员共同参与的项目实施小组，明确相关人员在机关档案数字化外包工作中的职责和任务。第二，要针对机关档案数字化外包中的企业经营风险和行业监管风险，优选项目实施单位，进一步细化项目实施方案，特别是要优先选择具有保密资质和核心技术的实施单位，根据机关单位档案管理实际情况实施数字化处理。在正式开展工作之前，要强化对外包服务单位的资格资质审查，与其签订详细的保密协议，对机关档案数字化处理的质量标准、工作任务、验收方式、进度要求等内容进行细化与明确，以法律约束项目实施单位的行为。第三，要针对机关档案数字化外包中的信息质量风险，开展安全教育和建立严密的安全保密制度，强化信息质量风险管控。特别是对于机关档案数字化处理驻场工作人员，必须要建立工作人员档案，对其个人信息进行详细登记和严格管控，对其具体工作内容包括到岗和离岗时间进行详细登记，特别是对于项目实施人员入场办公，必须要提供身份证明、社会关系、个人简历等，要对其开展相应的政审，在正式开展工作之前必须要对相关人员开展机关档案资料安全保密教育，点对点签订保密协议，提高所有人员的安全保密意识。

2.健全机关档案数字化外包工作制度要求。第一，要将机关档案数字化的场所独立出来，并做到严格登记管理。机关档案数字化过程中，要严格根据《档案数字化外包安全管理规范》，封闭并独立运行机关档案数字化处理的空间，确保所有机关档案资料的安全，对档案出入库之前进行严格清点，杜绝档案外带，杜绝工作人员自行调档归卷。第二，要在机关档案数字化加工中谨慎操作和认真核对。对机关档案重要性加以明确，开展专门教育，提高机关档案数字化处理项目人员的安全意识和责任意识，在工作中自觉爱护档案资料。对于容易损坏的档案资料，可以使用平板扫描的方式进行保护，确保所扫描的档案图像清晰，无漏扫、错排问题，与纸质档案相符以后才能装订入库。

3.建立机关档案数字化外包技术操作标准。根据《机关档案数字化技术规范》要求，对已经数字化处理的机关档案再开展技术处理，确保最终留存的档案资料图片无黑点和黑边，没有污斑；同时也要由人工进行图片抠像处理，如机关档案资料中的印章区域，要进行特殊处理，确保印章的完整。对学历证件、身份证件、复印件以及相应的防伪技术原始图像，更要进行优化处理，可以直接采用原始图像数据。要确保最终完成入库的机关数字档案画面干净、版面居中、亮度适中、字迹清晰等，并进行相应的准确性、完整性、安全性、可靠性测试。

4.加强机关数字档案的安全防护管理。第一，加强机关数字档案安全防护设备管理。在机关数字档案软硬件设备选购方面，尽可能选择正版软件和国产设备。根据《档案数字化外包安全管理规范》要求，必须要对于机关档案数字化相关的所有设备开展安全检查，对加工场所中一些不必要的信息接入源进行封闭，对机关档案加工的工作网络和外部网络进行隔离处理，严禁使用无线网卡等设备，并由专人进行监督和检查，对机关档案数字化处理期间形成的所有数据进行可追溯处理。机关档案管理部门安排专人负责保管档案数字化处理的所有移动存储介质，并全部保管在机关档案室内，严禁外带和交叉使用。第二，在机关档案数字化加工处理完成以后，要进行撤场验收，对所有数据进行安全备份，同时还要对外包工作员工所自备的移动存储介质，如移动硬盘等，统一移交到机关档案室进行保管或者销毁，同时还要对移交的各类机关档案数字化视频资料、实体档案出入库登记清单、档案加工人员信息资料和变更资料同步交接、验收。