以优化利用为导向的基层防疫防控档案对策研究

李伟旭

新型冠状病毒发生以来，举国上下，众志成城，共克时艰，各基层部门、企事业单位及社区、居委会等迅速行动，全力投入到防疫防控工作中来，各部门统筹推进，各行业协调运转，科学组织，有效控制，打赢疫情防控阻击战。其中形成的关于防疫防控工作的文字、图表、音频、视频及实物等档案资料，成为党和政府领导人民抗击新冠肺炎和稳定经济社会发展的真实记录，成为基层党组织防疫防控工作的组织动员能力和执行落实能力的直接见证，也对正在进行的防疫防控工作和今后可能发生的重大灾害的防治工作具有重要查考和借鉴价值。同时，在其他国家防疫形势日渐严峻的当前，对今后世界历史中体现中国特色社会主义制度的独有优势，弘扬民族正气，传递中国精神,彰显中国力量，具有重要的保存和利用意义。因此，以理清利用需求、拓展利用媒介、优化利用模式为导向，扎实做好基层防疫防控档案工作，更有效地发挥档案信息价值，是当前我们应当认真学习研究的实际问题。

一、当前基层组织和部门防疫防控档案工作现状

疫情发生以来，各地各级基层组织和部门高度重视，迅速行动，有许多值得借鉴宣传的好方法、好举措，但有些地区也存在着这样或那样的问题。

1.认识不足，重防疫轻档案。此次新冠肺炎疫情防疫防控工作涉及的范围之广、人员之多、力度之大，是前所未有的，各基层组织和部门都迅速组织人力、物力，积极投入到防疫防控工作中来。有些基层组织或部门由于认识不足，重视不够，出现重防疫轻档案的现象，认为只要防疫防控到位，不出问题即可，档案人员未能深入到一线，无法直接得到第一手资料，而一线防疫人员缺乏档案意识，错失许多宝贵资料，导致防疫防控档案工作不到位、不完善。

2.经验不足，防疫防控建档处于摸索阶段。应对突发的新冠病毒防疫防控工作，基层组织和部门无现成的工作模式或经验可借鉴，一切处于摸索阶段，防疫防控建档工作更缺乏统一的标准、规范和要求，工作开展随意性大，受人为因素影响大，水平各异，不能做到全面归档、应存尽存。

3.主动不足，档案信息价值未能充分发挥。档案人员对防疫防控档案工作的主动性不足，流于应付，对于档案的深入开发利用不够，导致档案的信息价值有所流失，有些先进有效的防疫防控工作经验或弘扬民族正气的典型事例等未得到推广和发扬。

4.模式保守，档案利用不够方便快捷。有些基层组织或部门的档案利用模式比较保守，工作方法单一，有些部门或组织仍沿用上门查阅的方式，缺乏对新技术的应用和探索，导致疫情期间档案利用不够便捷。

二、基层防疫防控档案优化利用导向分析

基层防疫防控档案的利用，是档案服务于基层防疫防控工作和服务于民的最终体现形式。以优化档案利用为导向，开展防疫防控档案工作将使档案工作者提前明确工作目标、努力方向、需要达到的工作成效，从而推导出切合实际的档案工作方案和具体推进时间节点，进一步优化档案利用渠道，发挥主观能动性，提升档案价值。

1.理清防疫防控档案的重点利用需求。基层组织和部门在开展防疫防控工作的同时，档案工作者首先要思考哪些防疫防控档案具有高度的利用价值，收集整理的目的和意义何在。要理清防疫防控档案的重点利用需求，如防疫防控工作的各项数据，将为整体防控工作提供基础测算支撑；防疫防控工作的组织实施方法，将成为今后或其他地区指导工作开展的重要参考；防疫防控工作的典型事迹、各行各业的先进做法，将成为重要宣传素材，为动员全国积极防疫提供精神鼓舞和示范。明确了主要利用需求后，将有助于档案工作者以利用需求为导向，提前建立防疫防控档案的重点收集类目，明确收集范围、收集方法和收集渠道、信息化程度等，制订工作方案并具体落实；明确档案收集后的利用渠道和编研方向，对档案信息进行整合加工，在第一时间满足利用需求，提升利用价值[1]1。

2.拓展防疫防控档案利用媒介。在当前抗击新型冠状病毒特殊要求下，在5G 技术逐步推广普及的技术形势下，基层组织和部门档案工作者要从防疫防控档案利用需求出发，不断创新工作方法，积极寻求新媒体途径，探索便捷灵活的档案利用方法，切实发挥档案的信息指导作用。一是有意识地提高防疫防控档案的信息化程度。在档案收集整理的过程中，要充分利用信息化设备，形成优质的新媒介档案资源，为新媒介的档案利用提供数据支持。二是积极拓展档案利用媒介。当前可利用的档案媒介主要有互联网、微信公众平台、现有的新媒体政务传播体系等。而基于智能手机的普遍应用，微信公众平台因其零成本、高效率、定向性及无须面对面接触的信息服务优势，更符合基层防疫防控档案的利用需求，并贴合公众利用习惯。因此，基层业务部门要充分利用微信公众平台的功能和优势，重点探索应用微信公众平台开展防疫防控档案利用工作。

3.优化防疫防控档案利用模式。在通过微信平台实现防疫防控档案利用时，基层组织和部门一是建立微信工作群，定向联络沟通，发布工作通知、公告等内容，收集数据和工作情况，实现防疫防控档案信息的定向传输；二是结合当前本地区的热点关注问题，将防疫防控相关数据、经验及进展情况等，通过微信公众平台的订阅号或服务号向档案利用者及民众实现定期信息传输；三是联合现有的新媒体政务系统，由档案部门牵头，对本地区基层防疫防控档案进行信息整合，统筹安排，多方转载，实现联动传播，扩大防疫防控档案信息利用范围。微信公众平台的介入，将大大提高防疫防控档案利用的便捷性和信息利用效率，在传播推广档案信息的基础上，还可以发挥防疫防控档案信息的全面性和权威性优势，面向公众公开相关数据和情况，同时起到防疫宣传和舆论导向的积极作用，为防疫防控档案提供便捷、灵活、节约、精准的利用方式[2]36。

三、基层防疫防控档案工作的策略分析

1.统一认识，纳入总体安排部署。各基层组织和部门要充分认识到，防疫防控档案是对党和政府领导人民抗击疫情的真实记录和见证，对工作查考研究和经验借鉴具有重要价值，在思想上高度重视，提高站位，认清工作形势，结合实际情况，将疫情防控档案工作纳入总体安排部署，确保防疫防控档案应收尽收、应归尽归。要综合考虑各方面的因素，积极采取有效措施，保障档案各项工作正常运转。要加强日常检查和安全防护工作，确保防疫防控档案的实体和信息安全，确保档案工作人员的防疫安全。基层部门的档案工作者要进一步提高工作的主动性和责任感，明确工作职责和目标，不断改进工作方法，创新工作模式，在做好自身防疫防护的情况下，为党和国管好档案，为民搞好服务，用自己的力量为抗击新冠疫情作出贡献。

2.加强指导，明确档案工作的标准和规范。各级档案部门在疫情严峻的形势下，要积极发挥工作主动性，充分利用现代通讯技术，灵活采用电话、短信、网络、微信、移动客户端等适宜的方式，加强对各基层组织和部门的防疫防控材料收集归档工作的业务指导，明确防疫防控档案工作的具体标准和操作规范，厘清移交渠道，具体到文本材料、参与防疫人员信息记录、实物档案、音像视频资料的收集方式、范围和标准等，移交到哪些部门，由谁接收、由谁保管，明确责任人，让各基层组织做到心中有数，知道收集哪些、如何归档、由谁负责，在实际防疫防控工作中随时随处做好档案收集整理工作，避免遗漏丢失和过后应付弥补，做到应收尽收、应归尽归，与防疫防控工作实时同步。

3.统筹兼顾，建立防疫防控档案常态机制。档案部门可建立防疫防控专题档案工作组，落实专人，加强对防疫防控档案的建档指导；可选取先进典型作为示范，以点带面，在基层组织或部门予以广泛推广指导。基层组织和部门要明确自身职责、高度重视、统筹部署，全面记录和保存各地党委和政府组织动员群众抗击疫情的工作风貌，防疫一线医护人员勇于担当、救死扶伤的历史过程以及上下齐心、众志成城、共克时艰的感人画面；要加强沟通交流、强化保障、明确专人，主动做好防疫防控档案征集和接收工作；要不断丰富防疫防控档案的形式和内容，积极探索防疫防控档案工作新方法，形成科学化常态化工作机制。

4.主动作为，加强防疫防控档案编研。基层组织和部门在收集整理防疫防控档案的基础上，要增强工作的主动性，结合实际情况，加强防疫防控档案编研。例如，对表现突出的防疫个人进行事迹宣传，为各基层防疫工作者树立先进典型；对科学先进的防疫组织管理工作形成先进经验做法，在相应区域内推广应用；对防疫防控重要数据要及时汇总分析，对历史的防疫防控工作要进行总结提炼，提供参考借鉴等。要积极寻找关注度较为集中的档案信息点，针对不同的利用需求进行防疫防控档案的编研提炼，形成内容精准、实用强性的防疫防控工作的档案信息，用于对外发布或对上参考，提高防疫防控档案的信息应用价值。

5.全面记录，广泛开展防疫防控档案征集。基层组织和部门的档案工作者，要结合本部门防疫防控工作开展情况，广泛开展防疫防控档案征集工作。一是明确范围。将反映防疫防控工作的资料内容列入征集范围，并通过各种渠道将征集范围通知到基层疫情工作者，做到全面留存防疫防控工作记录。二是突出重点。面对社区、医院、高速卡点、学校等重点疫情防治部门和防疫防控岗位，有针对性地征集各战线的疫情防控档案。三是主题征集。以防疫防控工作专题为主线，如体现防控宣传、防疫执勤、先进事迹、防疫举措等情况的文字、组图、音视频资料等，进行分类征集。

6.加强宣教，培树基层防疫人员档案意识。基层防疫人员是基层防疫防控档案一手资料收集的直接责任人，基层组织和部门要切实加强防疫防控档案的宣传教育，时时提醒防疫人员工作留痕、档案留存，普及档案的基本技能，培树档案意识，让防疫人员掌握档案收集方法，主动收集档案，在防疫防控工作的同时，随时收集记录，留下真实历程和宝贵瞬间。基层档案工作人员可结合相关部门防疫基础工作实际，将档案收集的基本内容和主要方法以文字形式通知到防疫人员，还可以梳理制作出文书、音视频及实物档案的具体标准或样式，下发至各基层防疫点，并通过定期走访或实地指导，达到档案宣教及档案收集习惯培养的目的。