面向可追溯管理的档案运用研究

徐辛酉 张珺超

可追溯管理即事后的追查、追究与再审视。这源于特定时空下人们认识能力的有限，或事物本身发展存在的不确定性，决定了人们往住不能完全掌控事物的发展轨迹，只能事后追溯，如通过事后追溯原因，寻找对策，以尽量弥补损失或防止下次出现类似问题。从这个意义上讲，可追溯管理就是一种事后控制的治理方式，是人们选取的一种合理的管理控制模式，它能弥补人们认识能力的不足，并有效指导和控制后续事物的发展。这其中，档案作为人类实践活动的原始记录，天然成为人们开展可追溯管理的权威依据和可信参考。但在追溯活动中，档案适用可追溯管理的内在机理是什么，其适用可追溯管理的表现方式又是什么，尚需进一步厘清。本文拟对上述问题展开研究，以期为人们开展相关治理活动提供启发与借鉴。

一、档案用于可追溯管理的可能性

如前所述，可追溯管理是在事后研究问题，通过再回头的方式寻找到不足的原因，以此指导和控制现在或将来事物的一项活动。所以，可追溯管理要求对“以往”的事物进行分析。但由于“以往”呈现为过去，不能重现，只能以间接手段对“以往”留下来的证据进行审查。这其中，因档案是对“以往”的一种记录信息，其适用于可追溯管理具备天然优势。

优势之一在于，一般意义上认为档案系一种历史的记录，是相对于时间的界定，表示对以往事物的记录。所以，其可成为事物可追溯的分析对象。如机构内部档案室保管的档案，其针对的事物有相当一部分就是在前一年发生的，是记录在文件中并于第二年归档的。再如一些特殊形式档案，如会计档案，往往是在生成后三四年才归档。特别是根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，属于中央级、省级或设区的市级档案馆，其接收的档案材料是立档单位自档案形成之日起满20 年才移交；而县级国家档案馆的档案，其接收时间是立档单位档案形成之日起满10 年移交。也就是说，档案的留存，实际是对以往事物的留存，是以档案记录的方式留存的，具有一定的滞后性，但这也往往成为其能对“以往”事物进行可追溯分析的依据。如公司的财务审计，基本要对历年的会计档案进行追溯分析，以用于分析问题与发现机遇，从中指导并控制未来的财务管理。

优势之二在于，档案的原始记录性为事物的可追溯提供权威凭证。如前所述，档案是人们在社会实践活动中直接形成的信息记录，所以具有相对较高的凭证性与可信度。“从使用档案的心理根源及实践需求角度讲，档案实际上是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠的信息支撑方能有效进行的现实需要的产物。”[1]所以，其用于事物的追溯，相对来说，可信、可用，属于一种必不可少的媒介。可使事物的可追溯建立在相对真实的信息基础上。

二、可追溯管理中的档案运用方式

人们开展可追溯管理活动，是因具体原由或需求引起的，它可以是为了发现问题、追究责任、探求思路等。或者说，可追溯管理活动的产生，一般有明确的待解决对象。对象明确，追溯才有方向与目的。所以，档案适用可追溯管理的表现方式是围绕具体事物展开的。

1.用于问题可追溯。问题可以表现为出现了意外、失败或其他造成损失或毁坏的事故。当问题出现时，为避免重复发生，人们一般需追溯问题原因，寻找对策，并用于合理指导并控制下次的类似活动。如通过分析历史上“非典”、汶川地震、玉树地震的相关档案，可追溯其中的得与失，以启发后续可能的公共危机的处理，如最近的新冠疫情防控[2]。

档案是以往活动的记录，自然可用于分析以往活动的相关情况，以此分析事物进展背后的动力或失误，并汲取教训或经验。而事实也如前所述，借助档案的分析，从中可发现事物的规律、异常或不合常规的疑点。这些均是问题追溯需掌握的线索或关键点。如科学管理之父泰勒在研究工作效率低下问题时，其依据的材料是数千次的有关工时研究记录、指示卡、工人表现记录、产品记录等试验中的档案材料，并从中寻找方法与规律，用于指导后续的生产管理活动。在泰勒的这一行为中，用席酉民的话解释：“从知识管理的角度看，运用组织的文档资料保存经过整理、分类、汇总的显性知识的做法，是实现有效的组织学习的另一个关键步骤。”[3]这里他把档案看成是人的隐性知识显性化的载体，可以借以实现对待解决问题的追溯分析，并从中寻找更合理的方法，以此指导实践，以实现生产过程中产量增长、工作效率提高的效果。

可以认为，对问题的追溯可以实现从以往活动中寻找科学方法或有效经验，并避免类似失误或错误，以更好地指导和控制社会实践。而其中，档案相当程度上可以记录和反映以往活动的经验。

由于人类仍面临诸多疑问和待解决的问题，所以人类一直在探索。探索的过程就是不断总结并不断改进的过程。其中，档案就是一种对人类探索过程予以记录的材料，自然成为问题中的经验总结或教训避免的分析对象。这一过程就体现为对人类以往探索智慧的追溯，并以此指导和控制人类后续的探索活动。

2.用于责任可追溯。这是与问题可追溯相伴产生的另一种可追溯管理的类型。因为问题的出现往往伴随着对相关当事人或部门的追责，这在规范化管理与法治时代体现得尤为明显。它源于社会日益强调质量、诚信和透明，这需对事件相关人或部门予以有效约束。其手段之一就是以档案方式锁定相关责任人或部门的权责，以用于事后追责。如2015 年10 月1 日起正式施行的《中华人民共和国食品安全法》第42 条规定：在社会逐步建立统一的食品安全追溯制度，实施对食品生产的全程管理。其借助的手段之一即建立食品安全档案，用于对食物供应链中出现相关问题的追责与治理。

这样，当问题出现时，相关责任人或部门可能因档案记录被追责。从科学管理视角看，该种追责行为，既有利于规范管理与法治推行，也可以警醒、威慑和启发后人。而现实中，档案，尤其是载有责任关系的档案，是事故追责的直接依据。如档案记录中的事物法定承担方或主办方，或基建档案中的施工单位、监理单位的确认等。这些档案在需要时，直接成为追责的依据。

3.用于记忆可追溯。档案作为人类社会实践活动的历史记录，丁海斌认为，它“具有一种可供追溯历史事实的特殊意义”[4]。这种“可供追溯”的特点，就表现为人们借助档案达到对过往事物的识记、再现或再认，或者说是对过往事物的再记忆。由于过往不能重现，所以对过去的认识与记忆只能通过间接手段，如档案。所以在一定意义上，档案甚至就代表着人们对过往的认识和记忆，可用于对过往记忆的可靠追溯。用福柯的话分析，由于档案的这种对历史记录的不可否认性，其对人们的社会记忆就发挥着可追溯的功能。

事实上，有关档案与记忆可追溯的关系，历来受到人们的关注。如时任国际档案理事会主席的布莱邦在第一届国际档案大会上就指出，档案属于一个国家的“记忆”。中国人民大学在2001 年11 月举办的“中国首届档案学博士论坛国际学术研讨会”，其主题是“21 世纪的社会记忆”。同样的，于2004 年在奥地利举办的第十五届国际档案大会，其主题也是“档案、记忆与知识”。

至于档案如何用于社会记忆可追溯，一般的方式包括[5]，通过留存、提供和展示与社会主流价值观、意识形态相符合的档案记忆信息，以形成可追溯的社会记忆。如现实中，通过制定体现国家意志的档案收集与管理办法，用以规范档案移交范围与档案保管期限的划分，并最终用以指导有选择的重点留存国家相关机构或认为有重要价值的文件，并长期保存以供人们的记忆可追溯。如《各级各类档案馆收集档案范围的规定》第三条明确要求收集的范围是“本行政区内重大活动、重要事件形成的、涉及民生的专业档案”。“重大”“重要”“民生”等评判标准的背后，就是与当时社会主流的思想或意识相关，与此相关的档案得以留存，自然人们对社会的记忆可以从这些档案中得以唤起与追溯。

与之相反，反映某段历史的档案材料的缺乏或不完整，很大程度将影响对当时社会记忆的可追溯，形成历史记忆的空白。如历史上缺乏对夏朝的记忆，即是因为无可考证的档案材料记录。

类似记忆可追溯的提法还可以包括历史可追溯。因为对记忆的追溯，从某种意义上讲，也是对记忆中反映的某段历史的追溯，所以才有了档案是没有掺过水的史料的说法。

三、结语

由于社会存在无序现象，社会问题或事故也层出不穷，人们在某种程度上也无法避免上述问题的发生。所以人们只能通过不断地开展可追溯管理活动，或寻找原因，或追索改进手段，或留存经验记忆，以尽可能改善后续事物的管理行为，减少错误与损失，同时保证记忆的有效存续。其中，档案以其原始记录性，在人们的可追溯管理中发挥着独特的作用，需引起人们的重视与肯定。借助档案用于人们的可追溯管理，可以成为人类开展社会治理活动的有效手段。