高校建筑工程档案信息化建设和规范管理途径

王 慧

在大数据时代背景下，建设工程领域对档案管理信息化建设和规范管理愈加关注，逐渐深刻认识到推进建设工程档案信息化建设和规范管理在保障工程项目档案资料的及时性、完整性和安全性，以及提升档案管理水平和业务工作效率方面的重要意义，需要积极探索信息化、数字化改革创新之路。

一、高校建筑工程档案管理现状和问题

1.从管理要求上来讲，高校档案涉及党务、政务、教学、科研、后勤保障等各个方面，内容极其庞杂且保存年代久远，建筑工程档案并未因其专业性、特殊性和重要性而得到特别关注。与其他档案不同，工程建设从前期立项到施工建设再到竣工验收，整个运行过程都不断产生资料甚至赖以资料推动，已竣工的工程档案也经常被调阅，尤其在遇到后续维修改造、评价审计等，需要查看档案原件，因此其管理更注重“用”而非“存”。学校档案管理部门和工程主管部门仅仅把资料保存好、登记好是远远不够的，而应该探索如何利用数字平台和新技术把档案管理好，更有利于调阅和查找。

2.从管理队伍上来讲，工程档案虽然由多个部门移交，但难以实现人人参与、人人负责的管理模式。工程档案也是建设项目的重要内容，但往往由一般管理人员兼职收集和管理，项目管理人员只负责职责范围内的具体工作，缺乏档案管理意识。工程档案管理员在传统模式下，无法起到数据资源平台管理者的核心作用，接收到什么资料就存什么资料，难以体现工程档案资料的价值。

3.从创新动力上来讲，工程档案大多数时候被视为业务工作的附属品，实际上任何对项目本身的推进和评价都有赖于工程资料的采集和整理，创新动力不足主要体现在理念落后和投入不足等方面。高校工程管理部门更注重工作实绩，对项目后期管理投入不积极，对保障工程资料管理的投入有待进一步提高，数据信息不能充分发挥应有价值。高校相关管理部门应通过引入新技术手段，创新管理方法来充分挖掘工程档案的价值。

二、高校建筑工程档案信息化建设可鉴经验

高校档案管理部门一般能参考城建档案馆要求，根据学校基本建设和维修工作的实际情况，制定存档范围和存档年限，要求校内各单位每年按统一格式统一移交档案。而高校工程管理部门通常按项目完成实际情况整理并移交档案，已竣工验收项目资料移交学校档案管理部门后，反而面临调阅程序复杂、时间跨度大的资料难找、管理人员调整等因素，常常让业务人员多跑腿、多操作，直接影响工作效率。工程档案管理信息化建设可有效解决这样的问题，部分高校已经理念先行，在此方面进行了有益探索，积累了许多值得借鉴的管理经验。

1.统一思想，增强档案管理现代化理念。高校基本建设和维修工程项目档案与一般房屋建筑和市政基础设施工程档案一样，涉及前期立项、招标和合同签订、施工、竣工验收等各个环节，包含建设工程勘察、设计、施工和监理等过程中形成的文字、图纸等各类资料。档案管理人员可利用数字化平台在档案管理系统中建立项目基本信息，根据项目实际情况制定管理流程图，按照项目计划收集每个环节资料，逐步建立项目数据库，做好原始资料的弃、存、用。

2.引入新技术手段，增强信息服务意识。许多高校搭建校园数字化平台，在建设智慧化校园方面进行了有益探索与积极实践，信息管理系统也涵盖了教学科研、行政管理和服务师生等多个方面，利用物联网、数据集成、文档加工、远程管理等新技术，打破信息壁垒，进行档案智能管理系统的设计与开发。比如，山东建筑大学在新校区建设初期，引入物联网理念，在工程档案管理信息化建设方面进行了积极的探索和实践，有效促进了学校的基本建设工作。“将物联网的射频识别技术和无线传感技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库”[1]，他们把每一份工程档案都设置了电子标签，通过无线传感网上传到档案云数据平台。这类工程档案管理方面的创新尝试，在高校工程管理方面也实现了信息管理和远程服务，大大提高了工作效率。

3.注重数据共享和部门协同，提升工作效率。高校工程档案信息化建设主要侧重于项目数据库开发、网络平台搭建和管理系统建设。高校工程管理部门办公网站一般作为对外进行信息传播和业务服务的互联网平台，而档案的信息化建设更有赖于管理系统的建设。当前，高校积极推进无纸化办公，建立和利用办公系统实现日常行政事务管理。各参建单位也有各自职责范围内的管理系统，但这些系统通常只运行在独立的局域网，相互之间也可能不兼容，资源难以共享。工程立项后即可在系统上新建项目库，按建设阶段，对校外参建单位开通数据上报端口，通过工作流程采集信息，管理员审批通过才算真正实现归档；按部门职责，对校内参建单位开通信息链接端口，及时将立项手续、规章制度、合同、招标中标信息、会议纪要、施工日志、审计报告、验收报告等文件内容共享，提高工作效率和工程管理透明度。

三、加强规范管理和开拓创新途径的建议

1.加大信息化投入，搭建数字化平台。第一，2017年，国家档案局颁布了《纸质档案数字化规范》，为新时期档案信息化管理提出规范要求。“作为信息化转型的关键支撑，纸质档案数字化是数字档案馆和智慧档案馆的核心内容之一，是‘互联网+’时代档案工作的必然选择。”[2]尤其在大数据时代，数字档案的采集效率和数据分析功能是纸质化档案无可比拟的。高校是科学研究和教育教学的前沿机构，在适应大数据、智慧化、区块链、物联网、云计算等方面具有前瞻性，在学校基建和维修管理上也应加大信息化建设资金、技术和人力物力的投入，做好工程信息化设计建设和长远规划。第二，推进工程档案信息化，要为工程项目数据库的先期建立提供可靠的硬件和软件保障，将投入重点放在新技术的研发和完善上。大部分高校现有信息技术和硬件设备基本能满足档案数字化的要求，需要利用计算机、复印机、扫描设备、存储设备、链接校园网或学校信息网络中心设备等，还要配备办公用房满足档案（纸质和电子）存放、查阅和日常管理等需要。软件平台方面，高校可根据实际情况自主研发，也可通过招标采购方式委托给软件系统开发公司具体负责工程档案信息系统的设计、应用管理和后期维护服务。第三，高校管理队伍不乏各层次人才，队伍建设要及时跟进，做好培训工作，使管理专员熟悉并可以充分运用信息技术做好工程档案数字化平台和网络系统管理工作。工程管理人员应及时跟进最新政策要求和技术标准，业务上接受城建档案管理部门、建设行政主管部门及监督检查部门的指导，适应新时期国家对工程建设和档案管理的新要求。只有工程档案由专员管理、人人参与，环环相扣、层层审批，才能让档案用起来，管理活起来。

2.构建网络化系统，以资料控业务。第一，工程档案资料是伴随项目整个运行过程的原始记录，是把控工程质量、工程施工和支出进度的重要依据。通过档案管理数字化平台和网络系统，将工程资料和项目管理紧密结合，“构建一种工程档案管理和工程项目管理同步运行、相互支持、相互促进的新型管理模式，以实现文件流控制业务流、业务流促进文件流的目标”[3]。第二，高校建设历史数据资源丰富，档案数据库的建立基础比较好。可建立数据库，分为历史数据和在建项目数据两部分，历史数据通常由已经竣工验收的工程项目提供，直接将纸质档案数字化进行保存、利于查找即可；数据库建立主要目标还应在于为在建项目的管理上。将在建工程项目参建单位独立系统连接起来，按建设阶段和管理范围设置身份验证和使用权限，通过系统主脑对施工现场、设备材料、招标采购、咨询服务、工程监理、财务审批等方面进行控制，实现工程质量和进度的发展动态管理和项目的全过程监督。但在主脑的权限控制方面一定要注意网络安全问题，要不断更新完善信息技术和系统管理。

3.建立信息管理标准，避免网络安全隐患。第一，工程档案在利用信息化技术采集、归档和管理过程中涉及项目运行的多个环节，可能接触招标代理、造价咨询、施工、监理、跟踪审计、财务、档案管理部门等多个单位和部门，“在档案管理信息系统构建过程中，主要面临着数据泄露和被破坏的风险，尤其在信息化技术和工程建筑档案管理不断融合的背景下，信息安全风险随之增大”[4]。为避免数字化平台和网络系统管理在工程档案信息化建设过程中产生不确定性，高校工程管理部门必须建立安全标准，根据实际情况设置密级和网络安全阀门，采取防护措施，规避因网络安全、信息技术不成熟等影响因素带来的数据丢失遗漏、黑客攻击、信息窃取等各类安全隐患。第二，信息化建设从建立基本数据库到构建数字化平台，无论技术还是管理上都有很多不成熟的地方。当然我们不能因此放弃对工程档案管理创新途径的探索，而是应该在实践过程中不断总结经验，通过建立信息管理标准实现规范化、精细化管理。比如，高度重视工程档案信息化建设工作，选择专业对口、学习能力强、职业道德好的档案管理人员负责，确保专人推进此项工作；完善工程资料数据采集计划图标，设定重要环节资料归档时限，确保工程管理人员和参建单位及时对接、随建随收、存档完整；设置项目资料审核关卡、环环相扣，使参建单位及时对接项目资料，保证入库工程档案的原始性、真实性和准确性；充分与数字化服务公司沟通，完善应用反馈和评价机制，通过适时调整入库标准、后台管理模块、定期抽检等技术手段，避免或改善审查遗漏、挂接错误、文不对题、查档缓慢、加密不清等问题。

4.档案数据集成化，实现资源共享。第一，任何信息化的建设和管理都依靠人来实现，权责明确、程序规范是做好档案管理工作的前提。学校主管工程建设的职能部门应明确分管档案部门领导责任，指派有责任心、业务能力强的专人负责工程档案管理，明晰专员职责。在项目实施过程中及时采集有效信息，监督项目运行漏洞和薄弱环节，竣工验收后按要求归档，避免项目资料缺失、整理不规范、超期存放等现象，资料移交后应继续承担日常查阅借阅、信息补充等管理工作。高校主管档案的职能部门应在充分征求学校建设管理职能部门的意见基础上，明确工程归档范围、保管期限，指派熟悉工程管理的专人负责管理，确保工程档案管理责任明确，入库出库程序规范、各项手续完备。以上两个职能部门应能在同一信息平台上进行无缝对接，共同管理，确保建设工程档案管理延续性，不因时间跨度大造成资料缺失或查找困难，能够实现校内多部门资源共享、信息互通。第二，高校基建和维修工程项目建设通常由学校工程管理部门具体牵头实施，纪检监察、财务、招标采购、审计、后勤、资产、安保等多个行政管理部门甚至教学管理等部门共同参与完成。除向上级管理部门报送文件、汇报信息等，在工程招标采购、资金来源和支出进度、国有资产管理、校园安全、全过程跟踪审计、后勤服务配合等方面，校内各个部门之间也常常进行信息交互。通过数据集成和后台权限管理，工程档案网络化系统根据项目实际情况和部门职责设置浏览查阅权限，将工程档案网络管理平台与高校办公系统、其他管理部门业务系统进行关联，可以有效减少信息资源和人力物力浪费，大大提高部门协作能力和工作效率，还可以加强对工程项目的日常监督检查，降低廉政风险，同时为学校审批决策提供充分依据。

高校基建维修管理和工程档案信息化建设依托信息和网络技术来实现，重点在于制度和运行规范的管理。在高校工程档案信息化建设和规范化管理方面的理念创新和实践应用，对高校工程业务管理和档案信息化管理的跨越式发展都具有重要意义，需要在建设过程中不断学习和探究。