新媒体环境下高校档案宣传工作如何寻求新发展——以华中科技大学档案馆为例

徐璟亮 王 鹏

高校档案宣传工作是高校档案工作的重要组成部分，是提升档案意识、加强档案法制建设、促进依法治档、增强档案影响力、推动档案事业进一步发展的重要手段[1]。党的十八大以来，全国各高校档案宣传工作深入贯彻落实习近平总书记系列重要讲话精神和治学新理念，坚持正确政治方向和舆论导向，大力宣传档案政策、档案事业发展成就和档案资源开发利用成果等，在服务学校工作大局、巩固发展主流意识方面发挥了积极作用，取得了良好效果。

一、明确档案宣传工作目标，提高宣传工作意识

1.把牢正确政治立场，提高政治敏锐度。高校的档案工作也应该谋大局、观大势，要始终以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，把高校档案宣传工作与国家和学校大事件紧密联系起来，与学校党委工作紧密联系起来，坚定正确政治立场，精心策划结合点、认真研究宣传项目。

2.明确宣传中心，抓住重要事件，宣传正能量。从档案的业务特点出发，重点宣传全校各单位在推动学校发展、学校整体素质提高方面的重要事件，重点反映党委指导能力和学校管理水平。高校档案宣传要在推进学校高层次全面现代化方面发挥重要的作用，要宣传正能量。

3.挖掘特色资源，强化时效意识，加强品牌培育。要充分发挥好高校档案馆的馆藏资源独特优势；要增强时效性与前瞻性，对学校发展的工作重点、社会热点问题提高预判能力；做到关键时刻不失语、重大问题不缺位，结合历史事件纪念日和重大事件开展全校档案宣传工作；要深入、持续打造学校品牌活动、品牌展览，使学校档案宣传的影响力和社会效果越来越深入人心，使学校品牌也成为学校档案的一张亮丽的名片。

4.加强联合协作，提升宣传成效。加强各高校档案系统内的协同配合；扩大本校档案馆与全校各单位的协同配合；加大与大众新传媒的协作；借智借力，多途径全方位提升档案宣传力度、深度和广度。

二、新媒体时代档案宣传的多种途径实践探索

近年来，各高校档案馆都在认真落实档案制度精神，积极发挥档案馆各方面功能，主动适应全媒体传播时代的发展。档案工作者在宣传工作中，的确应该充分利用馆藏档案资源，努力探索新路径，大力实施“唤醒馆藏”工程，树立档案文化自信，增强宣传工作的紧迫性与主动性，主动服务全校师生和学校创新建设。不断丰富档案文化宣传形式，以“文化+”为驱动，适应“互联网+”时代要求。

传统媒体在以往的档案宣传工作中占主要地位，例如橱窗、海报、小型宣传册、大型展板等。随着互联网信息技术的迅猛发展，QQ、微信、抖音、美拍、手机APP等新媒体不断出现，迅速刷新人们获取信息的方式，深刻地影响大众的日常生活，也为高校档案宣传工作提供了新的思维模式和工作渠道。新媒体以其受众广泛、交互性强、宣传成本低、传播效果好等优势，渗透到档案工作的具体业务环节之中，尤其是在档案宣传工作上发挥了积极作用。

1.档案馆网站，“互联网+政务”打造宣传与政务一体化的移动平台。档案馆网站是档案部门在互联网上建立的公开站点，发布各类重要档案信息[2]。很多高校已建立自己的档案馆网站，作为最早发展起来的一种新媒体平台，目前已较为成熟。

笔者所在的华中科技大学，是一所国家“211工程”和“985工程”建设的高校之一，档案馆网站于2012年建成开通并正式投入使用，开设有新闻公告、服务指南、档案编研、信息查询等多个栏目，主要介绍交流工作动态，发布最新文件，提供多种在线查询服务。我馆网站的建立，不仅能够使师生们通过网站简便、快捷地查询档案信息资源，还能够让档案宣传与政务紧密结合起来，采用多种形式面向全校报道档案工作，宣传档案各类事务，成为档案信息服务和档案宣传的重要窗口。

2.档案馆微信公众号，“互联网+文化+服务”构建宣传与服务相结合的新传播旗舰。微信是2011年由腾讯公司推出的、以移动终端和移动网络为媒介的新媒体，已被越来越多的档案机构所采用。据《2018微信数据报告》，微信月活跃用户数突破10.82亿。传播快、受众广、信息强是其特点，微信已是目前中国使用用户最多的社交媒体软件。档案馆微信公众号，能够结合历史大事件纪念日、时事焦点等，发布相关的档案历史资料，最大范围地促进档案信息与社会大众的融合与渗透。档案馆微信公众号同时也是服务平台，亲民服务提升新媒体的方便性，踏实服务提升新媒体的传播力，及时服务提升新媒体的影响力。

依旧以笔者所在华中科技大学档案馆为例，2017年开设档案馆微信公众号，面向广大师生校友提供毕业生档案去向查询、综合档案业务办理、预约参观校史馆等各种服务。抓住“特殊时段”，精准“特殊对象”，提高宣传的精准性。2018年在学生毕业之际，我馆微信公众号推出《毕业季你了解报到证吗？》《别让你的档案半路迷失》《请办好这档子事》等文章，让毕业生了解个人档案的重要性、遗失涂改档案的危害。这种关键时段集中宣讲人事档案的规范内容，比起“零敲碎打”的分散式宣传，效果事半功倍。抓住了毕业生整理个人档案的时机，选准了马上就要改变身份的对象主体，宣传效果十分显著。这样的例子还有很多，比如归档季对兼职档案员宣传《有一种苦口婆心，档案馆叫你及时归档材料》；在集中补考时间叮嘱《替换主修成绩单？本科生小伙伴们看过来！》，等等。这种精准的宣传直面当事人，势必会带来最佳最直接的效果。我馆微信上还开通了档案业务线上服务，预约访问校史馆等延伸服务，以办证人“少跑路”为目标，为师生办实事，将提高档案公共服务能力精神落到实处，受到广泛关注与好评。

将来，我馆微信平台还可以推出“有声读档”“视频授课”等系列栏目，使档案的表达方式更加形象化、故事化、视听化。还可以开设“档案数据库板块”，以数字档案馆为核心资源，开放“空中展览”，有效地将开放档案信息资源展示在公众面前。

3.档案业务管理QQ群、“互联网+业务”线上线下相融合的宣传与授业新途径。QQ是一款网络实时通信软件，功能十分齐全，可支持在线对话、语音视频聊天、点对点传文件、群共享文件、群发消息、QQ邮箱等，可与多种通信终端相连[3]。群管理员可以随时与各部门（院系）兼职档案员互动，宣传归档范围、质量要求、工作流程等内容；利用集体讨论案例、专题答疑等多种方式，及时为兼职档案员答疑解惑，指导档案业务，有效地进行档案宣传和业务督促。

几年前，笔者已经在校内建立了档案管理QQ群，实践证明效果显著。我们在QQ群中，积极宣传贯彻落实档案馆各项决策部署，随时审查各院系落实情况，不断提升档案服务能力和治理水平。特别在新冠肺炎疫情全球爆发情况下，还将加大线上指导力度，比如上网课、制作教学视频等。通过我们的宣传指导和监督，全校各部门档案工作的积极性明显增强，归档工作更加主动、规范、全面，有力推动了档案整体工作水平。

4.档案日展览，“互联网+”助力传统模式焕发新的光彩。自2013年起，国家档案局确定每年6月9日为国际档案日，也是档案部门的宣传活动日。为努力打造档案理论宣传的重要阵地，建立服务师生的重要平台，各高校档案馆都加强了意识形态领域阵地建设，积极发挥爱国主义教育，开展主题档案征集活动，结合当下新媒体技术，实现职能延伸、服务延伸，努力普及档案知识，带领群众走进档案，为全校公众提供深厚的道德滋养和思想力量。

华中科技大学档案馆数年来连续以“国际档案日”为契机，以各种创新形式开展宣传活动。2018年围绕“档案与民生”活动主题制作展板进行展览，图文并茂的展示，吸引了不少师生。尤其是正值毕业生离校之际，制作的关于学生档案的宣传资料，同样也在微信平台上同步宣传，方便学生随时随地阅读，为毕业生介绍了个人档案重要性，及时有效地普及了学生档案知识。科学策划，丰富内容，利用网络新方法宣传展览、扩大普及率，有效提高了全校师生对档案重要性的认识和及时归档意识。2019年，华中科技大学档案馆利用部分馆藏和社会征集图片，举办了学校发展的今昔对比档案展览，为德育提供了一个特殊课堂，让尘封的历史有了鲜活的生命。此次展览，展示了全校历年来发展变化，展示了学校在教育改革中不断发展的新面貌。通过档案征集颁奖会场等方式与群众互动；大型LED显示屏24小时滚动播出扩大影响力；发放创意手绘地图；摆放各种新颖别致的校园文化产品吸引年轻学生；通过互联网大众媒体宣传报道；在现场互动区吸引观众打卡自拍发朋友圈，利用新媒体做了二次宣传，均收到了良好效果。与时俱进，将来我馆还可以在新媒体平台增设当下最为流行的抖音短视频宣传平台，利用网络传播的多样性，让档案文化流淌进网络的海洋。

三、开展新媒体宣传的启示

1.积极弘扬主旋律，传播社会正能量。高校档案宣传工作要始终把握好政治原则、政治方向，要建立健全档案宣传制度，进一步提升宣传工作的科学化、规范化、制度化。加强线下实体和线上网络宣传平台管理，强化审核、内容把关和舆情应对，构建网上网下“同心圆”。

2.严格把控涉密材料，完善发布规范。《高等学校档案管理办法》规定，高校档案馆应按照国家有关规定公布档案，涉及国家机密、专利或技术秘密、个人隐私的以及档案形成部门所限制利用的档案，不得对外公布[4]。档案的这一方面的特殊性就要求高校档案馆把握好档案开放的度，制定新媒体平台档案信息发布的规章制度，避免泄密。

3.加强防范措施，稳固互联网安全底线。在档案馆网站、微信平台安全建设上，建立健全相关制度，制定完善相关应急预案；在宣传信息发布方面，严格执行多级审批流程；在防黑客防攻击、账号被盗取、冒名发布信息等现象方面，积极部署软硬件防范措施，确保网站的安全。

4.打造优质宣传团队，补齐人才专业短板。应该定期组织人员培训，努力培养全媒型、专家型宣传工作人才，进一步改进工作作风，不断增强宣传的针对性、安全性和实效性。只有长期加强教育培训和管理监督，不断提高整体素质，培养打造一批优质档案宣传队伍，才能保证档案宣传工作持续创新改革和长期稳定发展。

不忘初心，逐梦前行，做好档案宣传工作任重而道远。档案事业在新形势下面临新挑战，高校档案宣传工作要继续深入贯彻落实党的方针政策，大力宣传档案工作服务广大师生的创新做法，大力宣传学校改革发展历史中涌现的生动实践案例，传播“档案好声音”。利用新媒体加强档案宣传工作，拓宽宣传工作领域，提升宣传工作水平，努力推出有思想、有高度、有品质的宣传作品，为学校营造良好人文氛围，为档案事业科学发展提供高质量宣传平台。