信息时代区域档案资源共享问题与对策

赵善栋

随着互联网、大数据的深入应用，传统的档案利用已不能满足日益多样化、个性化的需求，快速、便捷地共享档案资源成为公众的迫切需求。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“加快档案信息资源共享服务平台建设。实施国家数字档案资源融合共享服务工程。”2020 年6 月20 日颁布的《中华人民共和国档案法》中规定：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”一系列国家政策法规的出台，推动了档案资源共享的发展，对构建区域一体化档案资源共享平台，实现区域一站式档案资源整合共享，促进区域社会经济发展，提高区域档案服务整体水平具有重要意义。

一、档案资源共享存在的问题

区域档案资源共享的概念：“一定区域内，在不改变档案现有的保管位置和实体所有权的情况下，根据数字档案资源的特点以及用户的需求，借助各种现代化技术、方法和手段，将区域内比较分散的数字档案资源进行聚合与重组，建立区域性的数字档案资源中心或档案资源共享平台，以增强信息之间的相关性，提高数字档案资源的管理效率和利用效率，最终实现区域内数字档案资源的最佳社会共享和利用。”[1]虽然我国目前已有众多省份建立了档案资源共享平台，但均处在探索阶段，存在许多问题和面临许多挑战。

1.缺乏协同合作意识造成区域整体协同共建不足。一是档案馆内部各个科室之间没有形成协同机制，如档案归档、档案利用查询、档案信息化、档案编研，各科室之间出现各自为政的局面；二是档案馆馆际之间由于缺乏协同合作意识，各馆的管理体制、服务对象、档案资源开发不同等因素，没有主动采取有效的措施，互通有无、共建共享档案资源数据。

2. 用户多样化的需求造成档案资源共享服务的冲突。大数据时代，档案利用者迫切需要通过互联网技术查询、传递、共享档案信息，但现实情况不容乐观：一是多数档案馆未能实现在线查询、传递档案，而是要档案利用者到现场才能查阅、复印、扫描原件；二是部分市、县综合档案馆实现“就近查档、跨馆服务”，还未能实现跨城市的档案利用服务，档案利用者无法查询到异地城市的个人档案，从而导致档案利用率降低。

3. 档案数据共享标准不同造成了资源共享的困难与阻碍。共享的前提是丰富的馆藏资源档案数字化和档案数据化，但目前各档案馆实际操作的具体标准和规范有所差别，如档案收集、整理、分类标准不一，给档案共享增加了难度。而庞大的数据资源的增加带来了档案管理的问题，如著录和检索的方法不同，使档案查询难度增大、效率降低。

4.档案资源整合不足造成了资源共享壁垒。一是由于馆藏数字资源有限，数字化进程缓慢，档案数据库资源种类不多，因而开放不足。二是档案馆因具体整理标准不一，造成档案数据格式不一，因而难以实现档案资源整合。而且多数档案馆的整合仅局限在各自馆内，没有实现馆际之间的互联互通、共建共享，没有建立起协同机制，导致档案资源共建共享障碍和壁垒的形成。

二、加强区域档案资源共享的策略

建立档案资源共享的目的是为了实现档案价值最大化。为满足公众全方位、多层次需求，建立区域档案资源共享是大势所趋。而加强区域档案数据共享，必须立足于国家大数据战略，运用互联网、大数据技术建立区域档案数据共享平台。

1.树立档案资源开放共享意识，创新档案共享顶层设计。协同、创新档案服务，打破档案数据共享壁垒，拓宽档案共享在硬件储存设备和管理服务的边际，达到馆际的融合、统一，从而建立起档案数据协同整合共享体系，在整体规划、政策、措施和行动上做到区域联动。一方面，体系的建立必须要借助大数据的支持，才能实现档案数据共享；另一方面，在共建共享的过程中，要对储存设备进行统筹安排，对不同的档案资源统一技术标准，为不同档案馆之间的信息资源有效共享奠定坚实基础。如，湖州市建设了“湖州市数字档案资源共建共享工程”，该工程整合全市各个综合档案馆的档案资源，实现了“资源自建、跨馆出证、异地查档、信息共享”的目标[2]。

2.推进传统载体档案数字化，加强电子档案归档。由于共享数字档案不受地域的限制，在档案传送、共享、整合编研方面效率更高，从而实现档案利用效益最大化。而档案资源共建共享的前提是要强化档案的电子化和数字化及电子档案的归档工作，在2016 年发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中取消了“双套制”归档的要求，因此电子档案“单套制”必然成为发展趋势。如，2017 年1 月，浙江省发布的《浙江省公共数据和电子政务管理办法》中提到，“各级行政机关可以单独采用电子归档形式”。因此，档案馆对于归档的电子档案要有所侧重，建立各类数字档案资源库群，全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，为建设数字档案馆奠定数字资源基础。“2017年2 月22 日，浙江省杭州市的城建档案馆也通过了国家示范数字档案室的测试，成为全国首家专业档案馆。该档案馆以“互联网+”为基石，利用大数据技术深入挖掘专业馆藏资源，使档案资源公共服务作用得到充分发挥，从而实现专业馆藏资源的整合与共享。”[3]该馆的成功实践首先源于提前谋划，2011 年就开始以建立数字档案馆为目标，对标对表进行充实完善，以数据为要，十二五设立了“存量档案数字化”建设目标，完成528 万页纸质档案数字化，数字化率达99%。

3.注重社交媒体信息存档，建立社会化存档框架。新兴社交媒体包括官媒、自媒，因来源丰富、主体不同、视角多元，同样具有存证作用，因而归档的范围要扩大到档案网站、网页、微博、微信公众号及社交媒体平台等。可以说，国家、机构和个人都是历史的记录者，涵盖各个阶段和各个领域，应注重进行收集和存档。如，新冠疫情期间社交媒体的特殊作用难以替代，已然成为全面“抗疫”记忆库的有机组成。社交媒体作为抗击疫情的发声与行为阵地，所形成的数量大、范围广和内容多样的信息具有高度的证据、记忆、资源与资产价值，应在跨平台、跨主体、跨形式、跨内容的前提下实现整体存档，为档案社会化全景实践提供试验场。因此，要“重视和将强抗击疫情工作中社交媒体档案与网页信息的收集与管理”[4]。如，浙江省档案馆发布的新冠疫情防控专题网络档案资源收集与归档工作方案就将有关疫情的网页归档和保存，全面、真实地记录全省的战疫全貌。截至2020 年6 月，浙江省档案馆已采集多媒体文件10389 个，图片文件5826 张，静态网页93576 页，合计数据达201GB。正如冯惠玲教授在第二届档案社交媒体圆桌会议上所指出的那样：“档案人是记录的保管者，社交媒体作为新兴的传播方式产生的文件应该能使其若干年以后还有迹可循。”

4. 制定档案数据共享标准，构建档案资源共享平台。一是建立统一的标准。在数字档案信息资源搜集、电子档案资源管理整个过程中，以同一个标准为准入，在档案信息化技术方面保持技术标准一致性，达到档案馆间以相同的标准有效衔接，提高档案数据共享效率。二是针对档案馆间不同类型的档案信息资源，选择相匹配的共享模式，在保障档案信息资源安全的前提下，构建起档案信息资源共享平台。在构建档案信息资源共享平台的过程中，实现档案信息资源的集中控制和管理，如通过P2P 技术，对储存在不同档案馆的资源建立对等网络，不同的档案馆账户端既是使用者又是提供者、共享者。对于档案馆与政府及社会组织可以建立信息共享联盟，向社会全面提供在线资源共享服务。目前，广西在进行档案信息资源共享平台建设，“广西档案信息资源共享平台是以全区档案信息资源为基础，依托广西电子政务外网，打破地域限制，为档案利用者提供一站式服务的平台”[5]。“通过档案信息资源共享平台，可以实现北部湾经济区市级档案馆及部分县级档案馆‘就近查档、跨馆服务’真正做到‘让数据多跑路，让群众少跑腿’，让档案更好地服务经济发展、服务民生，助力“最多跑一次”政务改革落地见效。”[6]

5.加强区域特色档案资源整合，强化档案数据化能力。一是建立区域特色档案资源库。运用大数据等技术，对区域特色档案资源进行挖掘分析，重新深度整合和加工，充分挖掘出档案资源的价值，并“建立了专题档案或专题档案数据库，如南宁市档案馆的‘绿城风情’，北海市档案馆的‘海上丝绸之路’‘近代西洋建筑’等”[7]。再如21 世纪初期启动的“‘国家文化信息资源共享工程’，围绕特定主题对我国特色文化资源信息进行整合，面向中华优秀文化和地区特色文化开展，与特色主题相关的文本档案、音频档案、影像档案等均可归入数字仓储系统之中。在数据信息采集过程中能够将档案模块仓储与图书资料等结合，在一定程度上减少数据孤岛的存在，推动档案信息资源的‘跨界’交流”[8]。二是特色流程档案资源库建设流程共享，即把采集、分类、编目、储存等整个流程经验共享。把不同的馆藏资源汇聚起来，凸显每个馆藏的区域资源特点，形成档案资源优势互补，并应用数据化、可视化等技术，实现跨文件、跨库智能查询，获取知识，以满足用户的各项多元化、个性化需求。如洛桑联邦理工学院与威尼斯州档案馆合作，运用机器视觉算法，从档案中获取有效信息，建立旧时社会关系网，形成链图，复原城市演变过程，再现历史事实和图景，让用户得到多图层体验。

6.建立跨部门、跨平台、跨层级、跨区域的政府机构合作与联盟，实现区域统筹。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：“利用现代化技术手段来推动辖区档案资源跨馆利用、跨馆出证工作；积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响，对档案管理理念和管理模式进行创新；探索档案区域协作发展模式，促进馆际合作。”档案部门可以借助电子政务与政府部门、企事业单位协同合作，各平台通过互联互通、数据整合共享，在多地区、多系统一网通办、一网统管、一站式服务中发挥关键性支撑作用，在众多领域中打造一个跨区域的公共服务平台，实现档案资源跨部门、跨平台、跨层级、跨区域的信息互认共享。2015 年，广西北部湾经济区（北钦防）签订档案事业协同发展合作框架协议。“根据协议，三市紧紧围绕广西北部湾经济区同城化发展战略，按照统筹发展、资源共享、优势互补、合作共赢的原则，共建档案事业协同发展平台，提升广西北部湾经济区档案工作水平，更好地为推进广西北部湾经济区协同发展提供档案服务。”[9]跨城市一体化发展越来越受到重视而得到发展，从新基建、数字经济、智慧城市多领域探索档案资源共享一体化发展趋势和方向，为区域发展整合新资源，促进区域各地协同发展，为社会经济发展贡献智慧。